Como seleccionar un primer proyecto BPM. en este documento se dan 10 criterios para seleccionar el proceso candidato mas apropiado para iniciar la implementación de BPM en una organización.

1. Juan Camilo Parra Martínez

2.  Se debe seleccionar un
proyecto de gran
impacto en la
organización, que tenga
visibilidad suficiente
dentro de la
organización, para que
con el éxito de la
implementación, otros
procesos quieran
trasladarse a BPM.

3.  A su vez este proceso debe ser
lo menos complejo posible,
esto con el fin de minimizar los
riesgos en la implementación,
al ser un primer proyecto los
riesgos de infraestructura y
plataforma son lo
suficientemente grandes y
complejos, la adopción de
BPM en la organización trae
consigo muchos retos que no
son fáciles de superar,
minimizar los riesgos de la
implementación y agilizar la
misma traerá consigo
beneficios a futuro.

4.  El proceso seleccionado
debe ser de preferencia
alineado a la estrategia
corporativa, de esta
manera las gerencias
tendrán el
involucramiento necesario
para un primer éxito,
además de
posteriormente tener los
recursos suficientes para
crecer y realizar nuevas
implementaciones.

5.  Piensa en grande, empieza
pequeño y crece rápido, esta
estrategia de innovación dará a
todos los procesos bpm, la
posibilidad de ser exitosos, pensar
en grande es abarcar todo el
proceso y su concepción desde un
principio debe ser global, empieza
pequeño es simplificar y reducir la
mayor cantidad posible en una
fase inicial y crecer rápido es
escalar el proceso de a pocos,
pero como se tiene el concepto
general desde un principio este
crecimiento será gradual y bien
hecho.

6.  El nivel de madurez del
proceso no debe ser tan
grande que el proceso
sea rígido, ni tan laxa que
el proceso tenga que ser
definido de ceros, un
proceso que este
documentado será
suficientemente bueno
para empezar, el análisis
será más simple, y se
tendrá la suficiente
libertad de realizar ajustes
y modificaciones.

7.  Un proceso centrado en
resultados al cliente tiene la
capacidad de reducir tiempos y
mejorar la eficiencia de la
compañía, además de mejorar
la visibilidad de la compañía
frente a la competencia, si el
proceso puede estar ligado de
forma directa o indirecta con
satisfacer demandas del cliente
y reducir sus tiempos de
espera o mejorar su
experiencia con la
organización, el proyecto no
solo será exitoso sino que
marcará la diferencia.

8.  Un proceso cuyos involucrados puedan
comprometerse será un proyecto exitoso,
de por si el cambio organizacional que
representa BPM es fuerte, y si a parte de
luchar con el proyecto también hay que
luchar por implantar el cambio
organizacional en los interesados la
solución será frustrante y no tendrán el
ánimo de continuar, nada les gustará y
cualquier inconveniente será catastrófico,
si por el contrario las personas
involucradas están interesadas en el
cambio, tienen más paciencia con los
inconvenientes, darán ideas, sus criticas
serán constructivas, los feedback serán
mucho productivos.

9.  El primer proceso debe
tener pocas integraciones y
suficiente interacción
humana para dar a la
organización la sensación
de que se está ayudando y
reduciendo la cantidad de
trabajo a los participantes
del proceso, si el proceso se
centra en las integraciones
no va a tener visibilidad y
todo el trabajo realizado no
va a tener la relevancia
correspondiente.

10.  Un proceso simple tiene
un ROI fácil de calcular,
proyecciones a corto y
mediano plazo que
demuestren a la
organización que la
inversión traerá consigo
beneficios económicos,
reducción de tiempos y
satisfacción al cliente.

11.  El sentido común y una
evaluación cualitativa de los
procesos a seleccionar pueden
ser más acertados que
cualquier punto expuesto
anteriormente, cada
organización es diferente y
aunque aquí se plasma una
guía para elegir un primer
proceso, no todo aplica a todas
las organizaciones, poner
sentido común les ayudará a
elegir acertadamente un primer
proceso.