que es access y su uso

2. Documento Access
Nathalie Rojas
8-6
Liceo Departamental
Tecnología informática
Cali
2018

3. Documento Access
Nathalie Rojas
8-6
Guillermo Mondragón
Profesor
Liceo Departamental
Cali
2018

4. Access es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. El uso más habitual del
termino en nuestra lengua está vinculado a un programa informático desarrollado por la
empresa Microsoft.
Access o Microsoft accces, es un software que permite gestionar base de datos. El programa
forma parte de Microsoft officce, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de
oficina.
Access es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos
es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico.
Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o
un programa diferente para crear y administrar sus datos.
¿Para qué sirve?
A través de este programa se puede ordenar la información de diferentes formas según la que
le sea mas conveniente al usuario.
Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y
modificación de la información que contenga la base de datos.
¿Por Qué Necesitamos Bases de Datos?
¿Qué es una Base de Datos?
Una base de datos le permite guardar información relacionado con un tema específico de una
manera organizada. Además de guardar datos, también puede, clasificar, extraer, y resumir
información relacionada con los datos. Uno de los programas que le permite hacer esto es
Microsoft Office Access 2007, el cual es un programa para crear y administrar bases de
datos.
Ejemplo Access 2007
¿Por Qué no Simplemente Usar Excel?
Hay muchos tipos de datos que necesitará archivar y administrar: texto y números, por
ejemplo. Dependiendo de lo que quiera de sus datos, usted querrá o no usar una base de
datos. Usted podrá usar un programa para hacer hojas de cálculo como Microsoft Excel.
¿Cómo saber cuáles datos pueden se pueden administrar adecuadamente con Excel y cuales
datos de verdad necesitan Access para administrarlos eficientemente? Todo depende en la

5. cantidad de datos que usted necesita administrar y para que necesita sus datos. Respondamos
esto mirando un escenario como una librería.
access es un programa una herramienta para recopilar infomacion
en access podemos :
°eliminar
°oraganizar
°modificar
°compartir
°usar datos
La administración de bases de datos es el manejo de datos que pueden ser organizados o
categorizados en listas de una forma u otra. Por ejemplo una lista de Clientes, una lista de
estudiantes o una serie de facturas (tanto información de encabezados como detalles
específicos de un artículo), podrían ser consideradas grupos de datos, las cuales serian
manejadas por una aplicación para administración de base de datos. Con frecuencia, hay
tareas comunes que se realizan con todos los datos o con una parte de ellos. El usuario quizás
desee agregar, actualizar o borrar ciertos datos; generar informes que muestren ciertos datos,
o combinar datos de distintas áreas. Estas operaciones comúnmente se realizan sobre un
subgrupo de toda la base de datos. Aunque todas estas operaciones podría realizarlas de
forma manual el usuario, a menudo eran demasiado complejas y requerían automatizarse. Así
que aparecieron las aplicaciones para la administración de base de datos junto con los
lenguajes de programación, para facilitar la creación de programas que ejecutan con creces
rutinas sofisticadas de automatización.
Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows,
para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado
en entornos personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft
Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente
gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser
consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la
categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite
manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre
tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

6. Razones para cambiarse a una base de datos:
1) Disponer de demasiados archivos independientes o demasiados datos en archivos
individuales,
ya que hará mas difícil la gestión de los datos. Además, los datos pueden exceder los limites
del software la capacidad de la memoria del sistema.
2) Utilizar los datos para varios usos, detalles de transacciones (por ejemplo, facturas),
análisis de totales
(por ejemplo, un resumen de ventas trimestrales) y escenarios "Y SI". En este caso,
necesitaremos ser capaces de examinar los datos de diferentes formas y será difícil crear
varias "presentaciones" de los datos.
3) Necesidad de compartir los datos. Por ejemplo, varias personas pueden estar
introduciendo, actualizando y analizando los datos. Mientras que con una hoja electrónica o
un documento de tratamiento de texto tan solo una persona puede estar actualizando los
datos, en una base de datos muchas personas pueden compartir y actualizar una misma tabla.
Además, las bases de datos garantizan que las personas que están leyendo los datos solo vean
las actualizaciones efectuadas.
4) Necesidad de controlar los datos debido a que diferentes usuarios tienen acceso a ellos,
bien porque son utilizados para el funcionamiento del negocio o porque están relacionados (
por ejemplo, clientes y pedidos). Esto significa que debemos asegurar el acceso a los datos,
controlar el valor de los datos y garantizar la consistencia de los mismos.
El tamaño de un archivo MDB es de 2 GB EN VERSIONES 2K.
Si trabajas con tablas vinculadas en otras MDB,el tamaño total estará limitado por la
capacidad de tu HD.
El número de objetos en una MDB es de 32.768.
Módulos incluyendo los de los Formularios e Informes: 1.021
Número de caracteres en el nombre de un objeto: 64
Números de usuarios simultáneos: 255.
Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música, etc. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y
manejarlos por medio de las consultas e informes.