Breve introducción a las Bases de Datos - Visual Access

1. Introducción a los Sistemas de Gestión
de Bases de Datos
Tema: Fundamentos del Ambiente de
Programación Visual Access/Creación,
Edición y Visualización de datos en
Access.

2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de información empresariales tienen como misión, el de
proporcionar información precisa en el momento adecuado, tanto para la
gestión y realización de procesos de negocio como para el soporte a la toma
de decisiones. El repositorio de los datos sobre los que trabaja el sistema de
información es una base de datos. La base de datos permite el
almacenamiento de datos de manera estructurada, relacionada y ordenada,
con vistas a una consulta útil (se puede acceder a los datos relevantes de una
manera simple), eficiente (se prima el tiempo de acceso) y segura (existen
mecanismos que aseguran la coherencia de los datos).

3. Fundamento del Ambiente de Programación Visual Access
Tecnología orientada a objetos
Hoy en día la tecnología orientada a objetos ya no se aplica solamente a los
lenguajes de programación, además se viene aplicando en el análisis y diseño
con mucho éxito, al igual que en las bases de datos. Es que para hacer una
buena programación orientada a objetos hay que desarrollar todo el sistema
aplicando esta tecnología, de ahí la importancia del análisis y el diseño
orientado a objetos.
La programación orientada a objetos es una de las formas más populares de
programar y viene teniendo gran acogida en el desarrollo de proyectos de
software desde los últimos años. Esta acogida se debe a sus grandes
capacidades y ventajas frente a las antiguas formas de programar.

4. Una Perspectiva Histórica
Tradicionalmente, la programación fue hecha
en una manera secuencial o lineal, es decir una
serie de pasos consecutivos con estructuras
consecutivas y bifurcaciones.

5. Los lenguajes basados en esta forma de programación ofrecían ventajas al
principio, pero el problema ocurre cuando los sistemas se vuelven
complejos. Estos programas escritos al estilo “espaguetti” no ofrecen
flexibilidad y el mantener una gran cantidad de líneas de código en sólo
bloque se vuelve una tarea complicada.
Frente a esta dificultad aparecieron los lenguajes basados en la
programación estructurada. La idea principal de esta forma de
programación es separar las partes complejas del programa en módulos o
segmentos que sean ejecutados conforme se requieran. De esta manera
tenemos un diseño modular, compuesto por módulos independientes
que puedan comunicarse entre sí. Poco a poco este estilo de
programación fue remplazando al estilo “espaguetti” impuesto por la
programación lineal.

6. Entonces, vemos que la evolución que se fue dando en la programación se
orientaba siempre a ir descomponiendo más el programa. Este tipo de
descomposición conduce directamente a la programación orientada a objetos.
Pues la creciente tendencia de crear programas cada vez más grandes y
complejos llevó a los desarrolladores a crear una nueva forma de programar
que les permita crear sistemas de niveles empresariales y con reglas de
negocios muy complejas. Para estas necesidades ya no bastaba la
programación estructurada ni mucho menos la programación lineal. Es así
como aparece la programación orientada a objetos (POO). La POO viene de la
evolución de la programación estructurada; básicamente la POO simplifica la
programación con la nueva filosofía y nuevos conceptos que tiene. La POO se
basa en la dividir el programa en pequeñas unidades lógicas de código. A estas
pequeñas unidades lógicas de código se les llama objetos. Los objetos son
unidades independientes que se comunican entre ellos mediante mensajes.
Veamos con mayor detenimiento este tema.

7. ¿Cuáles son las ventajas de un lenguaje orientado a objetos?
Fomenta la reutilización y extensión del código.
Permite crear sistemas más complejos.
Relacionar el sistema al mundo real.
Facilita la creación de programas visuales.
Construcción de prototipos
Agiliza el desarrollo de software
Facilita el trabajo en equipo
Facilita el mantenimiento del software

8. Microsoft Access
Es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la
gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser
usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un
componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de
datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz
gráfica sencilla.
También pueden almacenar la información en varias tablas relacionadas,
permitiendo crear lo que se denomina normalmente como base de datos
relacionales. Si la información de una base de datos relacional esta organizada
de forma correcta podrá, tratar estas tablas como una única área de
almacenamiento y extraer de forma electrónica cualquier información de las
diferentes tablas que puedan necesitar.
Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas, etcétera)
de manera flexible. Access puede además importar y exportar datos de Word,
Excel, y otras bases de datos.
Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de
agrupamientos lógicos, para que sus procesos sean efectivos y los resultados
obtenidos sean útiles.

9. La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que
se considere importante para el individuo o la organización.
Dicho de otro modo, cualquier cosa necesaria para apoyar el proceso general
de atender los asuntos de un individuo u organización.
Objetos de Access
En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que
actúa la aplicación. En una base de datos de Access los objetos principales son
(ver Figuras): tablas, consultas (queries), informes, formularios, macros, y
módulos. El conjunto de estos objetos constituye una base de datos de Access.

10. Formulario
Un formulario es esencialmente una ventana en la que se puede colocar
controles para ofrecer a los usuarios información o permitir la introducción de
la información .Access un cuadro de herramientas que incluye muchos de los
controles de estándares de Windows, como etiquetas cuadros de textos,
botones de opción y casillas de verificación.
Utilice formularios para editar los registros de las tablas subyacentes o para
introducir nuevos registros. Al igual que ocurre con las tablas y consultas, los
formularios pueden visualizarse en varios modos de visualización. Las tres
vistas más comunes son las vistas de vista de formularios para la introducción
de datos.

11. La vista de hojas de cálculo de apariencia similar a la de una tabla, y la vista
Diseño, que permite trabajar con los elementos del formulario para refinar la
apariencia y el funcionamiento de este.
Tablas
Las tablas son objeto principal de la base de datos. Su finalidad es almacenar la
información. La finalidad de cada uno de los otros objetos es interactuar de algún
modo con las demás tablas. Una base de datos Access puede contener miles de
tablas. El factor más importante sobre la limitación del número de registro que
cada tabla puede contener es el espacio disponible en el disco fijo.

12. Cada objeto de Access dispone de dos o más vistas. Para las tablas las dos
principales vistas son las hojas de datos. Donde puede observar y editar las hojas
de la tabla, y la vista de diseño, donde puede observar y editar la estructura de
las tablas. Para alternar entre la vista hojas de datos y la vista de diseño de una
tabla, puse el botón Vista a partir de la lista desplegable
De todos estos objetos. Solo se usa uno de ellos para almacenar información: las
tablas las demás objetos se utilizan para gestionar, tratar analizar, recuperar,
visualizar o publicar información de las tablas. Es decir para hacer que la
información sea lo más accesible y útil posible.
Columna o campo
Cada columna representa una característica de los datos.
Hilera o registro
Las hileras son instancias conocidas como registros.

13. Consultas
Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se
pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla.
También es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las
tablas existentes. Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro
específico o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un
conjunto de criterios. Una vez hecha la selección, se puede producir un listado.

14. Reportes
Objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena apariencia
de la información presentada. Por ejemplo, lista ordenada de los campos y
registros seleccionados en un formato fácil de leer, o etiquetas para envíos por
correo y formatos de cartas personalizados.
Macros
Las macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de
manera automática. Algunos ejemplos de instrucciones que se pueden incluir en
una macro son: validar campos, abrir y ejecutar, abrir, tablas, imprimir reportes,
ejecutar otras macros.

15. Módulos
Es un objeto que contiene una función personalizada y que puede ser creada.

16. Informe
Puede incluir elementos de información seleccionados precedentes de varias
tablas y consultas, valores calculados a partir de la información de la base de
datos y elemento de formato como encabezado pies y títulos.

17. Creación, Edición y Visualización de Datos en Access
Crear una tabla en una base de datos existente
1.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja
de datos.

18. Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un
campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá
que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos
identificadores de producto que sirven para identificar los productos que
vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista
Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos
definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben
utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos
aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de
producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un
campo remplazando la opción proporcionada por Office Access 2007,
debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la
ficha Datos.

19. Definir explícitamente el tipo de datos
1.- En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en
Tipo de datos.
2.- Haga clic en el tipo de datos que desee.
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

20. Definir explícitamente el formato
1.- En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en
Formato.
2.- Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los
campos en Office Access 2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto
Caracteres alfanuméricos
Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Hasta 255 caracteres.
Memo
Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto
enriquecido.
Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las
notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de
datos para los que se utilizaría un campo Memo.
Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en un control.
Número
Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).
Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se
utiliza el tipo de datos Moneda.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.
Fecha/Hora
Fechas y horas.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un
componente de fecha y otro de hora.
8 bytes.
Moneda
Valores monetarios.
Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).
8 bytes.
Autonumérico
Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta
que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento
especificado o aleatoriamente.
4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.
Sí/No
Valores booleanos.
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o
Verdadera/Falso, por ejemplo.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE
Objetos OLE u otros datos binarios.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.
Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos
Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.
Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de
700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos.
Hipervínculo
Hipervínculos.
Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de
una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC
(convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access
almacenados en una base de datos.
Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en un control.
Asistente para búsquedas
En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para
buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.
Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.
Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

21. Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números
que no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de
datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el
tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de
propiedad tamaño del campo.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se
almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una
tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de
teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear
campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable
crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office
Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos,
intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles.

22. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible
almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita
realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de
información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener
más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos.
Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada
campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla.
También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que
almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las
operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de
almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo
de opciones denominadas propiedades que definen las características formales
o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato
de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

23. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede
agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna
Agregar nuevo campo.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se
almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una
tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de
teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos
para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio. Es
importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear
un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access
2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente
almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles.

24. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar
el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar
informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de
información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener
más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos.
Eliminar los datos de un campo
Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas
abiertas en la vista Hoja de datos y si hay formularios de entrada de datos
abiertos en las vistas Formulario y Presentación
Eliminar datos de una hoja de datos
1.- En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee
usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
2.- Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el
campo.
3.-Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

25. O bien,
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea
necesario.
Eliminar datos de un formulario
1.- En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto
abrirá el formulario en la vista Formulario.
O bien,

26. En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha
Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista
Presentación.
2.- Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el
campo.
3.- Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien,
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

27. O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea
necesario.
Notas
Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los
datos. Hay varios factores que pueden detener la eliminación:
* Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de
consultas. Por ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por una consulta de
tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos calculados (valores que
calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que no residen en una tabla).
* No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos. Póngase en contacto
con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.
* El campo no acepta valores en blanco o valores nulos. Si tiene los permisos
necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a continuación, cambie la propiedad
de tabla Requerido (Required) de Sí a No.
* Está intentando eliminar información de una lista. En una hoja de datos de un
formulario, siempre se puede ver una lista porque Access coloca una flecha abajo
en un extremo, como esta. Para obtener información sobre cómo eliminar valores
de una lista, vea la siguiente sección de este tema.

28. CONCLUSION
Básicamente una base de datos es el equivalente en informática de una lista de
información organizada normalmente. Esta información posee un aspecto o
finalidad común.
Si lo único que se ha hecho en una base de datos es almacenar información en
una tabla esta debería resultar tan útil como una lista de empresas. Pero, dado
que la base de datos almacena información en un formato electrónico es posible
tratar la información de manera eficaz aumentando así su utilidad.

29. FIN