¿Cuántas veces te ha faltado tiempo para realizar una presentación o has enviado tarde una cotización? ¿Te has desvelado para acabar un proyecto ya que durante el día tuviste que poner tu atención en otros temas, generalmente bomberazos o administrativos? ¿Hay procesos de ventas o productividad que requieres implementar en tu empresa y no has podido por falta de personal capacitado o tiempo para buscar las herramientas correctas? Si eres freelancer, estás arrancando tu startup o eres líder de tu pequeña empresa seguramente esto te ha pasado en más de una ocasión.

1. Delega, Crea tu Equipo
Virtual y Crece tu Startup
28 de mayo del 2015
The Pool
Hugo M. Bretón
Co-Fundador
hmb@octhopus.com
@hugombreton

2. Contenido
• ¿Eres un Mil Usos?
• Actividades por Delegar
• El poder de los Colaboradores y Equipos Virtuales
• Recluta y Capacita a tu Equipo Ideal
• Gestiona y Crece tu Startup
• ¿Cómo Empezar?
• Conclusiones
2

3. ¿Eres un Mil Usos?
• Como emprendedores (y
Latinoamericanos), tendemos a
resolverlo todo
• ¿En qué ocupas las horas de tu
día? ¿Cuánto vale tu tiempo?
• Mi aprendizaje Lean: Valor
agregado / Soporte /
Desperdicio
• ¿Cómo puedes enfocarte y
evitar estas distracciones?
3

4. La respuesta es…
•Identifica aspectos estratégicos de
tu empresa, enfoca donde hay valor
•Mejora tus habilidades como
gerente y líder
•Libera tiempo para aprovechar
talento
•Reduce tareas repetitivas en tu
operación
•¡Desarrolla a otros!
http://www.octhopus.com/por-que-delegar/ 4

5. ¿Cómo iniciar el viaje a un mar de tranquilidad?
• Investiga y diagnostica tu situación
actual
- Medición de tiempo
- Identificación de tareas
- Valoración de tu tiempo
• Logra ahorro de tiempo y dinero
(aunque no siempre es barato)
• Empieza con lo rutinario y ve hacia
lo complejo
• Busca calidad y reducir impacto
en TU tiempo
http://michaelhyatt.com/what-to-delegate-first.html 5

6. Tool time: RescueTime y toggl
6

7. ¿Qué puedes delegar?
Tareas administrativas
y de única vez
Tareas básicas
Especialidades de
Marketing y productividad
Copyright © 2014, Octhopus. All rights reserved.
• Tareas administrativas
• Fuera de tu expertise
• Lo que no te gusta
• Actividades repetitivas
(¿automatiza?)
• Redes sociales
http://www.octhopus.com/una-ola-de-temas-para-delegar/
7

8. Ejercicio: Listas de temas por delegar
• Las “tres listas a la libertad” de Chris Ducker:
- Lo que no te gusta
- Lo que no puedes hacer
- Lo que no deberías hacer (enfócate donde agregas valor)
• Cada participante revisa las actividades que hace, estima
el tiempo dedicado por semana y hace sus listas. Al
terminar, revisar el ejercicio con un compañero y
compartimos con el resto del grupo.
8http://www.chrisducker.com/3-lists-to-freedom/

9. Obstáculos al delegar
• Expectativas de calidad y manejo de tiempo
• Definir tareas que puedan delegarse
• Encontrar el personal adecuado
• “Toma mucho tiempo”
• Comunicación insuficiente o poco efectiva
9

10. Los secretos de
delegar
• Alcances y características del
producto final
• Tiempo de entrega
• Recursos a utilizar (tiempo,
monetarios, herramientas)
• Contexto, detalles y
entendimiento del proyecto
• Asigna cada tarea al recurso
correcto
• Establece metas
• Proporciona retroalimentación
http://www.octhopus.com/mejores-practicas-al-delegar-tareas/ 10

11. El poder de los
equipos virtuales
• ¿Qué es un equipo
virtual?
• Beneficios: costo,
talento/ experiencia,
escala, garantías
• Tu rol como CEO virtual
• Equipo virtual:
habilidades adecuadas,
conocimiento, confianza,
compromiso y formalidad
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12. Posibles roles en un equipo virtual/ tipos de
Asistentes Virtuales
Social/
Marketing
Escritor de
contenido
Especialista
en SEO
Mensajería/
Logística
Contabilidad/
Administración
Programador
Generalista
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13. Ejercicio: Composición de equipo virtual
• Integrar equipos de 3-5 personas
• En base a sus listas de actividades por delegar, describan el
equipo que tendrían que integrar para cubrir lo que se puede
delegar en su operación/ startup
• ¿Cuáles serían los principales retos para integrar y gestionar
dicho equipo?
• ¿Qué experiencias positivas o negativas han tenido con
equipos virtuales?
• Compartan con el grupo lo discutido
13

14. Recluta y capacita a tu equipo virtual
• Identificación de fuentes de
talento
• Proceso de selección según
fuente (perfil: habilidades,
ratings, proyectos, capacidad)
• Posting! (o búsqueda)
• Entrevista: habilidades,
experiencia, personalidad,
disponibilidad, pago
• Contratación
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15. Tool time: Elance
15

16. Consideraciones con tu equipo
• Desarrolla y gestiona un presupuesto
• Bienvenida, on-boarding y capacitación
(tecnología, comunicación, desempeño)
• Acceso a herramientas y dinámicas de
trabajo
• Temas laborales
• Consideraciones legales: derechos de
autor, laboral
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17. Tool time: clarify y Jing
17

18. Gestiona y crece tu
Startup
• Integra a tu equipo, hazlos
parte de tu startup
• Entiende sus estilos
sociales y de liderazgo (y
los tuyos)
• Pon a prueba sus
habilidades
• Establece mecanismos de
gestión
• Proporciona
retroalimentación
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19. Gestión del desempeño
• Métricas de equipo y esquemas de revisión
• Gestión de proyectos y productos finales
• Herramientas de medición de tiempo y gestión de
proyecto
19

20. Tool time: Skype
20

21. ¿Cómo Empezar?
• Cambia tu mentalidad, ¡no
más mil usos!
• Conoce las opciones en el
mercado
• Evalúa qué se adapta a
tus necesidades
• Enfoca en actividades
para crecimiento
• Soporta con
productividad
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22. Ejemplo de delegar:
Objetivo
Principios y
reglas
Procesos y
mecanismos
Ejecución
Retro-
alimentación
• Liberación
de tiempo
• Enfoque
• Inbox zero
• Spam
• Archivo
• Folders
(p.ej.,
Resp.,
Leer,
Comprar)
• Horario
• Herra-
mientas
• Manejo de
conflictos
• Comuni-
cación
• Prueba
piloto
• Mejora
continua
de los
procesos
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23. Bonus!
• El tesoro escondido en
lugares de co-working
• Otros recursos
• No falles en lo básico
• ¡Contenido!
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24. Tool time: y
24

25. Algunas opciones para delegar
Asistentes
tradicionales
Outsourcing
• Solución tradicional
• Costo
• Espacio de trabajo
• Responsabilidad
laboral
• Falta de
experiencia en
algunas áreas
• Muchas opciones
• Informal, cambio
de personal
• Calidad variable
• Costoso
• Personal capacitado
• Servicio especializado
• Asignación individual
• Enfoque digital
• Premium, seguridad y
discreción
• Bajo costo
• Tiempos definidos
• Muchas opciones
• Calidad variable
• Infraestructura
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26. Copyright © 2014, Octhopus. All rights reserved.
=
Acelerar la economía
startup y freelance
en América Latina
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27. Asistentes
tradicionales
Sitios de
freelancers
Outsourcing
Asistentes
virtuales
premium
Conocimiento digital ✓ ✓ ✓
Atención en tareas urgentes ✓ ✓ ✓
Entorno de servicio a cliente ✓ ✓
Personal asignado ✓ ✓
Personal certificado ✓
Capacitación especializada ✓
Procesos y protocolos de atención ✓
Personal bilingüe ✓
Enfoque en nuevos negocios
Asesoría en uso de servicio
Comparativo con opciones en el mercado
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28. Conclusiones
• ¡Deja de ser un Mil Usos!
• Enfoca el valor que aportas a tu startup, delega el resto
• Considera armar un equipo virtual, aprende más y aplica
para gestionar
• Evalúa a quién necesitas y busca el mejor talento
• Gestiona a tu equipo, adapta tu estilo y enfoca en el
crecimiento de tu Startup
• Inicia con pequeños pasos, luego crece
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29. –Don Rittner, autor e historiador
“Un Líder es alguien que puede hacerlo
todo pero deja que otros le ayuden.”
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30. www.octhopus.com
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