1. Portal del empleado
Resumen Ejecutivo

2. Problemática: el crecimiento exige automatización de procesos
•
Cuando las organizaciones empiezan a crecer empiezan a surgir problemas de
comunicación y los costes de gestión y logística se disparan:
1
Falta de accesibilidad, utilidad y fiabilidad de la información
2
Procesos que requieren de muchas horas de gestión
3
Deficiencias en la calidad de servicio a cliente
4
Costes de papel y archivo
5
Falta de visibilidad de la dirección

3. Gestión Tradicional
Problemática de gestión tradicional
Problemática
• Comunicación
• Dificultad en la comunicación con los empleados à nuevos productos,
comunicados, etc.
• Acceso a documentación obsoleta y mal organizada à consumo de tiempo
excesivo y errores por versiones obsoletas
• Gestión de procesos
• Tiempo en la gestión de cada solicitud multiplicada por cada interlocutor
• Uso de papel à coste de papel + espacio de archivo
• Disponibilidad física de responsables para flujos de aceptación
• Errores humanos de contabilización y correspondencia con políticas internas
• Necesidad de gestión por parte de RRHH, Calidad u otros departamentos à
consumo tiempo
3

4. La Solución
•
Para mitigar esa problemática se puede crear un PORTAL DEL EMPLEADO que
canalice la COMUNICACIÓN (canal empleado ßà empresa) y sirva de soporte a
la AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
AHORRO DE
COSTES
PREPARACIÓN PARA
EL CRECIMIENTO
GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO

5. Comunicación
Social
Automatización
de Procesos
Integración
• Creamos tu portal del empleado totalmente a medida, adaptado a tu
imagen y códigos de comunicación
• Facilitamos la comunicación efectiva en la compañía
• Organizamos la documentación y permitimos la gestión del
conocimiento efectivo
5

6. Comunicación
Social
Automatización
de Procesos
Integración
• Creamos e incentivamos los mecanismos para comunicarse con la
organización y entre ellos mejorando en ambiente y la vinculación con la
compañía:
Ideas
sugerencias
encuestas
concursos foros iniciativas
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7. Comunicación
Social
Automatización
de Procesos
Integración
• Automatizamos todos los procesos de relación empresa !" empleado,
mejorando la eficiencia y reduciendo costes:
Vacaciones, servicios de compensación, vehículos
de empresa, reservas de salas, notas de gastos
• Incorporamos procesos departamentales en ámbitos formación, selección,
riesgos laborales, etc.
7

8. Comunicación
Automatización
de Procesos
Social
Integración
• Integramos el portal con cualquier solución de gestión laboral ó ERP de la
compañía (SAP, Meta4, PeopleSoft, etc):
Nóminas
Mod. 145
Certif. de retenciones
Bajas
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9. Portal del empleado
Beneficios Portal del empleado
Beneficios
• Eliminación de papel, y archivo
• Eliminación de trabajo de gestión y control por RRHH
• Agilización del proceso de aceptación/denegación
• Mejora en la satisfacción del empleado
• Visibilidad a los Managers y Directores en tiempo real
• Capacidad competitiva, toda la empresa está informada de las últimas novedades.
• Unificación de todos los servicios, aplicaciones, documentación interna etc. disponibles
en la compañía en un único portal.
• Transmisión de imagen de empresa.
• Fomento de la colaboración entre empleados.
• Integración con las aplicaciones disponibles en la compañía.
• Simplificación de los procesos administrativos.
• Información unificada e integrada à >Aumenta la eficacia de los canales de
comunicación y la productividad de los empleados.
• Empleados involucrados y eficientes y la empresa aumenta su rendimiento.
• Segmentación de la información
• Trabajo a distancia que ofrece a todos los empleados la posibilidad de acceder a las
informaciones y aplicaciones de la empresa.
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10. Cuadro funcional
Directorio
(organización
funcional
y
jerárquica)
|
Sistema
de
nevagación
(Portal)
Comunicación
• Circulares
• Notas
de
prensa
• Revista
corpora6vas
online
• Polí6cas
de
compañía
• Plan6llas
/
procedimientos
• Who
is
who
• Welcome
Pack
• Riesgos
Laborales
Solicitudes
y
work
flows
• Vacaciones
• Help
Desk
Informá6co
• Vehículos
de
compañía
• Servicios
de
compensación
• Planes
de
pensiones
• Stock
Op)ons
• Seguro
médico
• Tickets
Restaurant
• Vehículos
de
compañía
• …
Social
• Eventos
• Consultas
temá6cas
(foros:
laboral,
técnico,
etc.)
• Tablón
de
anuncios
• Encuestas
• Ideas
Logís6ca
/
Facili6es
• Notas
de
gastos
• Notas
de
gastos
de
viajes
• Reservas
de
Salas
• Reservas
de
material
(cañones,
portá6les,
disposi6vos,
etc.)
• Biblioteca/
Hemeroteca
on-­‐
line
(reservas
recursos)
Selección
• Solicitud
de
becarios
/
empleados
• Job
Pos6ngs
(Puestos
vacantes)
• Programa
de
referencias
a
puestos
vacantes
• Proceso
de
selección
Formación
y
desempeño
• Definición
de
puestos
y
skills
• Plan
de
carrera
• Plan
de
formación
de
empleados
• Catálogo
de
formación
• Sistemas
de
Formación
on-­‐
line
(elearning)
• Evaluación
de
desempeño
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11. Solicitud empleado
• Rellena papel de solicitud
• Firma de Jefe à localizar físicamente
• Envío a RRHH à archivo manual y
mecanización a sistema de control (excel)
Problemática
• Uso de papel à coste de papel + espacio
de archivo
• Disponibilidad física del jefe para
aceptación
• Necesidad de una persona para el control
de las vacaciones
• Errores humanos de contabilización, y
correspondencia, con políticas internas
Proceso Automatizado (Portal
del empleado)
Proceso tradicional
Ejemplo proceso automatizado / Solicitud de vacaciones
Solicitud empleado
• Solicitud desde el Portal del empleado
• El sistema controla los días disfrutados y
los disponibles, contando con fiestas y
políticas de compañía
• Llega la notificación al Jefe por email/sms
para la aceptación à no requiere
presencia física
• El sistema contabiliza automáticamente
los días para ese empleado
à RR.HH. no necesita intervenir
Beneficios
• Eliminación de papel, y archivo
• Eliminación de trabajo de gestión y control
por RRHH
• Agilización del proceso de aceptación/
denegación
• Mejora en la satisfacción del empleado
• Visibilidad a los Jefes, y Directores, de
cómo está la situación de su personal
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12. Fases de proyecto
Consultoría y Definición de proyecto
Diseño y Usabilidad
Implementación funcional
Estudio consultoría previo
Estudio previo usabilidad
Integración tecnológica del alcance definido
Estructuración lógica del directorio (usuarios,
perfiles y privilegios)
Diseño Base
Puesta en marcha
Definición de sistema de navegación y Acceso a
recursos y aplicaciones actuales
Creación de piloto navegable
Implantación plan de comunicación y
gestión del cambio
Definición de secciones de Contenidos: noticias,
comunicados, políticas, acceso a revista, etc.
Estudio con Focus Group para test de
usuarios, previo a la integración con la
plataforma de gestión (opcional)
Definición de procesos a automatizar
Plan de comunicación interna web: Definición de
iniciativas de comunicación posibles a utilizar
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13. Tecnología para el éxito
Visión modelo tecnológico

14. Selección de la tecnología más adecuada
•
A la hora de seleccionar la tecnología adecuada debemos tener en cuenta los
siguientes criterios:
•
•
•
•
•
•
•
•
Necesidad de flexibilidad en la funcionalidad
Coste de mantenimiento: equipo humano, licencias, actualizaciones, mantenimiento de
backups, adecuación a LOPD/LSSI
Coste de infraestructuras: servidores, conectividad, sistemas de respaldo, escalabilidad de
accesos
Migraciones de productos e inversiones en nuevas licencias y servicios profesionales
Facilidad de integración de los distintos sistemas de información
Capacidades de producto y coste de complementos (si existen).
Coste de desarrollos de funcionalidades no estandarizadas en el producto
Coste de adopción de nuevas funcionalidades/productos asociados
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15. Tecnología en modelo Cloud
•
La tecnología utilizada es transparente para el cliente, abstrayendo toda esa
complejidad. Todo se incluye en el servicio y solo se paga por el uso realizado
mensualmente.
•
•
•
•
•
No tengo que coordinar equipos de informática (interna o externa)
No tengo que pensar en el dimensionamiento de infraestructuras independientemente del
nivel de accesos y uso de servicios
No tengo que invertir en desarrollos que luego no vuelvo a utilizar, porque cuento con un
producto consolidado
Tengo un equipo de soporte para atenderme ante cualquier necesidad
Tengo la flexibilidad para poder evolucionar las funcionalidades que necesito en tiempos
cortos
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16. Beneficios del Cloud Computing
Arquitectura Multiusuario
Fácil personalización
Acceso Universal
16

17. Cloud
OnPremise (tradicional)
Cloud Computing vs OnPremise
Licencias
Implantación
Valores
habituales
para Toma de
decisión
Infraestructura
Mantenimiento
Equipo humano
Escalabilidad de
infraestructura
Upgrades producto
Valores que
se olvidan y
suponen
mucho coste
Migraciones
LOPD
17

18. Seguridad y Cloud Computing
Geanet realiza anualmente fuertes inversiones para garantizar la
Alta disponibilidad y la Securización de su plataforma de cara
a dar un exigente SLA y ofrecer la mayor tranquilidad a nuestros
clientes de que sus datos están en el mejor sitio.
Así, el modelo Cloud nos permite disponer de un nivel
securización de nuestros servidores que sería le costosísimo
abordar económicamente a un cliente de manera individual.
18

19. La solución
•
Gestión de directorio: Organización (centros, departamentos, puestos, Tipos de contratos,
etc.) y dependencias jerárquicas, Who is Who
•
Soluciones de comunicación: circulares, comunicados, notas de prensa. Control de lectura
efectiva y estadísticas de acceso. Creación de contenidos de obligada lectura.
•
Gestión de Tareas pendientes (leer comunicados, entrar a un curso, aprobar unas
vacaciones, etc.
•
Publicación de contenidos: filosofía, políticas, plantillas, gestión documental. Publicación
selectiva de contenidos à cada uno ve lo que le puede interesar
•
Riesgos laborales: publicación de formación e información por puestos
•
Solicitudes: Vacaciones, servicios de compensación, coches, etc.
•
Formación: planes de formación, elearning, definición de puestos y plan de carrera, evaluación
del desempeño
•
Selección: Solic. Becarios y empleados, job postings, procesos de selección
•
Facilities: Reserva de salas, material, notas de gastos, viajes
19

20. Enfoque al Retorno de la Inversión (ROI)
•
Análisis previo

21. Return on Investment (ROI)
•
El Retorno de la Inversión (ROI) es una medida clave a tomar en cuenta en cualquier
proyecto de inversión
•
•
•
en la fase de decisión
a la hora de fijar objetivos
en el seguimiento y análisis de los resultados
¿Por qué calcular el ROI?
•
•
Resume de forma cuantitativa los costes y beneficios de la inversión
Define el período de tiempo previsto para la recuperación de la inversión

22. Cálculo del ROI / tangibles (ejemplo)

23. Cálculo del ROI / intangibles
Mejora de la Captación y Retención de talento
Mejora de ambiente laboral
Más tiempo disponible para dar mejor servicio
à Satisfacción del cliente / excelencia
Retención del Know How en la compañía
à Gestión del conocimiento

24. Algunos casos de éxito

25. Portal del Empledo Room Mate
• Consultoría de comunicación
• Estructuración
• Definición de perfiles de acceso
• Definición de interfaz
• Definición e implantación de
procesos de negocio
• Comunicación interna
• Gestión de Vacaciones
• Descarga de nóminas
(comunic. SAP)
• Colaboración
• Formación
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26. Portal del Empleado Inversis
• Consultoría de comunicación
• Estructuración
• Definición de perfiles de
acceso
• Definición de interfaz
• Definición e implantación de
procesos de negocio
• Automatización Procesos
RRHH
• eLearning
26

27. Intranet BSCH
• Consultoría de comunicación
• Estructuración
• Definición de perfiles de acceso
• Definición de interfaz
• Definición de procesos
• Definición y automatización
• Dirección de equipo externo para
implantación con Lotus Domino
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28. Intranet TPI
• Consultoría de comunicación
• Estructuración
• Definición de perfiles de
acceso
• Definición de interfaz
• Definición e implantación de
procesos:
• Comunicación interna
• Notas de gastos
• Comercial
• Colaboración
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29. Intranet Sun Microsystems
• Consultoría de comunicación
• Estructuración
• Definición de perfiles de
acceso
• Definición de interfaz
• Definición e implantación de
procesos de negocio
• Automatización Procesos
RRHH
• Aplicativos Comercial y
MKT
• Seguimiento de la calidad
• Formación y evaluación del
desempeño
• Etc,
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30. Intranet / Portal del Empleado MOA
• Consultoría de comunicación
• Estructuración
• Definición de perfiles de acceso
• Definición de interfaz
• Definición e implantación de
procesos de negocio
• Automatización Procesos
RRHH
• Implantación ERP con modulo
financiero, comercial (CRM,y
Operaciones)
• Gestión de acciones de
Markqting e eMail Marketing
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31. Principales Clientes

32. Principales clientes
32

33. Contacto
§ Para más información, por favor contactar con:
Juan Conde Morala
627 550 763
jconde@adysa.com
Adysa Group
C/ Alcalá, 119 – 3º dcha
Madrid - 28009
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