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  3. 3. Índice 1 4 6 9 13 Comunicaciónenlasempresas Commonpractices:Estrategiasdecomunicacióninterna Beneficiosdeunabuenaestrategiadecomunicación Los4grandesdesafíosdelacomunicaciónactual 15Pasosparaunaestrategiadecomunicacióndeúltimageneración
  4. 4. Comunicación en las empresas
  5. 5. Comunicación en las empresas Toda organización, por más pequeña que sea, contiene un medio ambiente complejo delimitado por procesos de comunicación. Dentro de estas acciones, la comunicación funciona como administradora del clima laboral, la imagen, el branding, la identidad y cultura organizacional, los mensajes y las relaciones entre trabajadores/organización. Por todo esto, en los últimos años los esfuerzos de comunicación interna se han incrementado en las organizaciones de nuestro país. Poco a poco se fue transformando de un carga más, a una propuesta prioritaria para conectar con toda la planta de trabajo. El 60% de las empresas no tienen una estrategia o visión de comunicación interna a largo plazo. (Gallagher) Comunicación en las empresas 4 Common practices: Estrategias de comunicación interna Del otro lado, existen empresas que ejecutan múltiples estrategias de comunicación que responden a las necesidades que enfrentan y con vista a retos futuros. Entre las iniciativas más comunes encontramos: Para crear, administrar y mejorar la comunicación dentro de las empresas es necesario el desarrollo de diferentes estrategias que se acoplen a los propósitos que la organización quiere alcanzar en materia de comunicación. Estas estrategias tienen que traer detrás un diálogo constante y un conocimiento amplio de su plantilla de trabajo. Esto es crucial, ya que busca abordar los puntos débiles de Y no es para menos, ya que además de esta conectividad, una buena ejecución de las estrategias de comunicación organizacional podría traer a tu empresa un sinfín de beneficios a corto, mediano y largo plazo. (McKinsey) La productividad de los empresas aumenta en un en organizaciones donde los empleados están conectados. 20% 25% a la empresa y qué es lo que necesita, debe y quiere escuchar su público más importante, los colaboradores. Muchas de las organizaciones no cumplen con el punto anterior, y lo ven como algo que solo las grandes empresas hacen, dejando para un futuro lejano lo que deberían empezar a hacer hoy. Estrategia para perfeccionar mensajes. Se crea un mapa interno de audiencias y se definen los mensajes clave. Elaboración de esquemas para mejorar el flujo de información a través de un análisis de oportunidades y expectativas. 1 Estrategia para impulsar el liderazgo. Se refiere al desarrollo de habilidades de comunicación, manejo de proyectos y otras competencias para mandos altos y medios. Se hace uso de diferentes proyectos de coaching para empoderar a los líderes y mejorar la efectividad de los equipos de trabajo. 2 Estrategia de vínculo con los objetivos del negocio. Se lleva a cabo por medio de la implementación de reuniones informativas y periódicas para revisar el cumplimiento de los objetivos estratégicos. También se desarrollan talleres y campañas sobre las metas, valores, razón de ser y todo sobre el proyecto empresarial. 3 3
  6. 6. Estrategia de fortalecimiento de la colaboración. Por medio de diferentes metodologías dinámicas, se alienta el trabajo en equipo, y el trabajo interdisciplinario entre áreas a través de actividades formales e informales. Se busca crear redes de interacción entre todos los integrantes de la empresa. 4 Estrategia de experiencia del empleado. Las organizaciones realizan un monitoreo de la experiencia del colaborador, donde existe una retroalimentación periódica y recíproca a través de encuestas que permitan colocar en el centro de la organización a los empleados. 5 Estrategia para la innovación organizacional. Se integra el uso de herramientas para potenciar la comunicación, como chats, aplicaciones, plataformas y metodologías participativas. 6 Existen otras estrategias que se acoplan a las diferentes generaciones, sexos, puestos y actividades dentro de la organización. En los años recientes, estas metodologías se han adaptado a las modificaciones sociales, económicas y políticas del entorno, y por ello surgen las estrategias de comunicación interna de última generación. Busca y analiza la que más se ajuste a tu empresa. Beneficios de una buena estrategia de comunicación A continuación te enumeramos algunas virtudes y beneficios que te podría dejar en el corto, mediano y largo plazo: Esta es una estrategia que promueve beneficios tanto para los procesos de la empresa, como para la experiencia de tus colaboradores, repercutiendo directamente en los indicadores clave del negocio. Todos trabajando por los mismos objetivos Da paso a la transparencia gracias a una apertura constante Promueve la creatividad en todas las actividades Genera un ambiente de trabajo colaborativo y equitativo Es una fuente de motivación diaria Coordinación empresarial integral Confianza laboral al escuchar y ser escuchados Intercambio ágil y constante de ideas Alimenta el sentido de pertenencia (engagement) Mejor visibilidad y manejo de las actividades Canal oficial de información y noticias relevantes para todos Propicio de nuevas relaciones laborales Retroalimentación constante = Mayor productividad en los procesos 5 6 Comunicación en las empresas Beneficios de una buena estrategia de comunicación
  7. 7. Los 4 grandes desafios de la comunicación actual
  8. 8. 10 9 Además de los múltiples beneficios que proporcionan estas estrategias, también se enfrentan con dificultades a la hora de su implementación como el mal uso de los medios de comunicación, comunicación poco clara, miedo a la integración de estas acciones, dificultad de aprendizaje, mensajes incorrectos, poca conexión con los colaboradores, ausencia del tono organizacional, entre otros. Las estrategias de comunicación interna deberán resolver múltiples desafíos específicos entre los que podemos encontrar 4 puntos principales: Reestructurar los flujos de comunicación para que no sean únicamente de arriba hacia abajo. Si dentro de la organización no existen los canales necesarios para escuchar a tu gente, es poco probable que se comuniquen de manera proactiva por sí solos. Los flujos de hoy en día tienen que ser horizontales, verticales, interdepartamentales e intercontinentales, así la información correcta puede llegar a aquellos que la esperan. Los gerentes deben de motivar a su equipo para participar en la comunicación interna. Los 4 grandes desafios de la comunicación actual Prestar atención a la retroalimentación de los empleados. Se debe buscar que los empleados tengan la misma oportunidad de brindar retroalimentación y dar sugerencias para la mejora y añadir valor a la cultura de la empresa a su manera. Dales la confianza de que comuniquen esto de la manera que quieran y no aquella que tú impongas. Todos deben de tener acceso a las mismas herramientas de comunicación para que puedan compartir y discutir ideas entre sí. Medir los esfuerzos de comunicación regularmente. Para saber si tus estrategias están funcionando utiliza KPIs, herramientas tecnológicas, evaluaciones y encuestas para medir y después ajustar tu estrategia de manera constante. Piensa a cuántos empleados estás informando, cuántos han participado en la comunicación, si estás llegando a la gente correcta, y qué cambios hay en la conducta debido a tus esfuerzos. Alcanzar y generar engagement en los empleados a pesar de su ubicación. Una estrategia de última generación deberá tener en cuenta una comunicación que permita a los empleados informarse y participar de una forma equitativa en sus diferentes lugares de trabajo. Como ya mencionamos arriba, existen diferentes tipos de estrategias, pero estos 4 elementos no deben pasar por alto al momento de diseñar la comunicación que hagas para tu empresa. Los 4 grandes desafios de la comunicación actual A. C. D. B.
  9. 9. 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación
  10. 10. 3.- Identifica tus stakeholders. Realiza una segmentación de los diferentes públicos a los que te podrías dirigir de acuerdo a su puesto, área, edad, sexo, habilidades, lugar de origen, etc. Recuerda que no siempre es conveniente dirigirse a toda la planta de trabajo como si fuera una sola muestra homogénea. 13 14 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación 2.- Identifica los canales existentes y cuáles son los más populares entre tu gente. Haz un análisis de los canales con los que cuenta tu organización (pantallas, red social corporativa, pizarrones, folletos, correos, juntas, entre otros), y verifica su funcionalidad. Además, mide el impacto entre el personal, y el uso que pueden llegar a darle. 1.- Documenta qué medidas se toman para trabajar con la comunicación dentro de tu empresa. Es necesario conocer el estatus de los procesos de comunicación en tu empresa: ¿Cómo se transmite un mensaje? ¿Este llega a todos los miembros de la organización? ¿Alguien está trabajando para mejorar estos flujos? 4.- Conoce las necesidades de tus colaboradores. De la mano con la segmentación, identifica cuáles son los intereses, necesidades y expectativas de los diferentes sectores de tu empresa. Así tu estrategia tendrá un mejor enfoque. 7.- Selecciona las metas organizacionales que soportarán tus estrategias. Con tus objetivos ya definidos, ten en mente cómo estos podrían apoyar los objetivos generales de la empresa en el corto, mediano y largo plazo. 6- Plantea tus objetivos, estrategias específicas, tácticas y timing de las mismas. Para este punto, podrías apoyarte de la metodología SMART (objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo) como una guía efectiva de las actividades a realizar. 5.- Diversifica la información, sé incluyente. Promueve el uso de herramientas y contenido que se adapten a las diferentes capacidades de tu gente. Esto podría ir desde una plataforma a la que cualquiera pueda acceder, hasta tener carteles en braille. 8.- Planifica con una aproximación colaborativa. Pide ayuda a gerentes, directivos, colaboradores, e incluso asesores externos para rectificar y afinar tu estrategia. Además, todos estos podrían apoyarte en funciones clave a lo largo de las diferentes actividades. 9.- Empodera a los gerentes. Estos deben de ser conscientes que una de sus responsabilidades es una buena comunicación con su equipo, ya que ellos son el vínculo entre tu estrategia y sus equipos de trabajo. Capacítalos y potencia tus tácticas con su ayuda. 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación
  11. 11. Solo el 10% de los líderes en las organizaciones, son considerados como efectivos al momento de comunicarse correctamente con su equipo (Man Power y DDI) 15 11.- Mantén tus textos concisos, pero muy significativos. Si tienes muy claro qué es lo que necesitas comunicar, deberás optar por mensajes cortos con todo lo que quieres decir. Entre más breve, llamativo y relevante, tendrás mejores resultados entre tu planta de trabajo. Pide apoyo de áreas como marketing para definir la guía de estilo de tus campañas. 10.- Escoge el formato que más te sirva y más se adapte a tu público. Ten en mente a las diferentes generaciones y sus necesidades para desarrollar tu estrategia. Cada actividad, campaña y estrategia tiene que contar contar con diferentes formatos (texto, animaciones, fotografías, audios, carteles, dinámicas, charlas, etc.) según sea lo ideal. Prioriza la distribución del contenido y la segmentación del mismo al elegir tanto el formato como la herramienta de comunicación. Para las nuevas generaciones procura que se incluyan plataformas móviles y contenidos modernos. 15.- Encuentra la mejor estructura para tus publicaciones. Analiza factores puntuales como la narrativa, tono, palabras clave, sintaxis, imágenes, gráficos, formatos, tiempo, duración, canal, comentarios, etc. Compáralos entre sí de acuerdo a los niveles y tipos de interacción que hayan tenido para encontrar un mejor camino para la comunicación de la empresa. 14.- Mide tu proceso. La medición es la mejor manera para saber que llegaste a tus objetivos, o mejor aún, que estás ayudando a los objetivos de la empresa (mayores ingresos, ROI, retención, etc.). Mide tus esfuerzos de manera regular, lo que funcionó en un principio podría no hacerlo meses después. La colaboración y retroalimentación será fundamental para obtener resultados más completos. 16.- Métricas de engagement. En ocasiones, una gran razón por la que la planta de trabajo no siente un apego a la cultura de la empresa son las múltiples fallas de comunicación que existen en su empresa. Es importante que apliques encuestas de clima laboral constantemente a tus colaboradores para conocer cómo viven su experiencia dentro de la empresa. 13.- Campañas con duración específica. Dependiendo de tus necesidades pon muy en claro si tus campañas de comunicación serán semanales, mensuales o activaciones de un día. Recuerda que si son muy largas, podrían llegar a ser tediosas, así que actualízalas constantemente. 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación 16 Bonus extra .- Planea contenido multiformato. Recuerda no publicar un material aislado, sino planear varias publicaciones de refuerzo que ayuden a reiterar y enriquecer la idea principal.
  12. 12. Aprox 70% de las fallas en organizaciones se debe a una pobre comunicación (Gartner) 17 Una estrategia de comunicación interna es fundamental para el correcto funcionamiento de los diferentes procesos de tu organización. No olvides tener siempre a la mano el registro de tus estrategias, actividades, funcionamiento y la retroalimentación, para las próximas campañas. Crea un ecosistema de comunicación dentro de tu organización para que todos estén conectados con la cultura de tu negocio. 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación 15 Pasos para una estrategia de comunicación de última generación 18
  13. 13. Fuentes: https://www.inc.com/peter-economy/9-powerful-tips-for-communicating-better-with-millennials.html https://www.forbes.com/sites/christinecomaford/2018/07/28/trouble-managing-millennials-3-strategies-for-rapid-results/#10cdf7f35a38 https://www.entrepreneur.com/article/316152 https://www.milenio.com/opinion/varios-autores/expresiones-udlap/la-importancia-de-una-comunicacion-organizacional-eficaz https://medium.com/@AlisonDavis123/11-ways-to-build-an-effective-internal-communication-plan-9db957120d0 https://www.entrepreneur.com/article/289884 https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy En Forward desarrollamos estrategias de capacitación de personal, comunicación interna e incentivos laborales empresarial para impulsar las habilidades y potencializar la productividad de sus colaboradores. Somos expertos en implementar soluciones tecnológicas integrales que te permitan llevar el crecimiento de tu organización y su gente, al siguiente nivel. Contáctanos y estaremos felices de poder platicar contigo sobre tus retos de capital humano de tu compañía. www.ForwardCompany.com +52 55 3683 5173 info@forwardcompany.com © 2021 by Forward ¿Cómo podemos ayudarte a resolver estos retos?

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