Propuesta de Gestion de Ventas de una Farmacia- Artículo

1. 1
USO DE LAS TIC EN LA GESTION DE VENTAS DE LA FARMACIA “3 DE MAYO”
1 Laime Flores José Manuel, La Paz Bolivia, jsemanuel99@gmail.com
2 Condori Huanca Freddy,La Paz Bolivia,marceloman_hels@hotmail.com
3 Cosme Patty Marvin Jesús,La Paz Bolivia,calculin666@hotmail.com
4 Quispe Nina René,La Paz Bolivia,renequini.educa@gmail.com
Universidad Mayor de San Andrés
Facultad de Ciencias Puras y Naturales
Carrera de Informática
La Paz, Bolivia, 6 de mayo de 2015
RESUMEN
En este trabajo se muestra los problemas de la Farmacia “3 de MAYO”, donde se pudo encontrar
falencias como la mala atención al cliente provocada por la demora en la búsqueda del producto
que solicita el cliente, también el considerar que muchas personas que sufren de alguna dolencia
no pueden movilizarse hasta la farmacia y les sería muy útil acceder a los productos mediante un
pedido por vía web.Estos y otros problemas tratamos de resolver mediante este proyecto
proponiendo soluciones utilizando las TIC, haciendo énfasis en el uso correcto de “Base de Datos”,
para la mejora de sistemas orientados a la gestión de ventas; de nuestro caso la gestión de ventas
de las Farmacias “3 de Mayo”.
PALABRAS CLAVE
TIC, BASE DE DATOS, MODELO ENTIDAD RELACION, FARMACIA, GESTION DE VENTAS, SISTEMA
GESTOR DE BASE DE DATOS SQL SERVER.
ABSTRACT
In this paper the problems of pharmacy " 3 DE MAYO" where they could find flaws such as poor
customer service caused by the delay in finding the product that the customer requested sample,
v also consider that many people who suffer any condition they can not move to the pharmacy and
it would be very useful to access the products that it offers requesting it via web. These and other
problems we try to solve through this project proposing solutions using TIC, emphasizing the correct
use of " Database" , aimed to improve sales management systems; in our case sales management
Pharmacy " 3 DE MAYO " .
KEYWORDS
TIC, DATABASE, Entity Relationship Model, pharmacy, sales management, DATABASE MANAGER
SYSTEM SQL SERVER.
INTRODUCCION
Las tecnologías de la información y la
comunicación (TIC)(Consuelo, 2007) es un
conjunto de recursos, procedimientos y
técnicas usadas en el procesamiento,
almacenamiento y transmisión de la
información. Lo cual nos ayuda a mejorar el
conocimiento del entorno, mejora de la
eficacia y toma de decisiones a nivel de la
estructura de la empresa a nivel de gestión del
personal: nos ayuda a mejorar la gestión de los
recursos humanos. A nivel comercial nos ayuda
a la extensión del mercado potencial (comercio
electrónico, baja de los costos).
Dentro de las nuevas tendencias que trae el
desarrollo de las nuevas tecnologías, está lo
que se refiere al servicio y calidad, los cuales
hacen que tanto la tecnología como la
información se conviertan en las claves en lo
referente al servicio que dan las organizaciones
existentes en nuestro medio.
En Bolivia la gestión de ventas en la mayoría de
las farmacias no utiliza ni aprovechan las
ventajas que ofrecen las TIC, es por eso que
planteamos la implementación de una base de
datos en este proceso.
Las Farmacias “3 de Mayo” no cuentan con un
sistema automatizado para su control de

2. 2
ventas, provocando ineficiencia en la atención
al cliente y la administración de sus productos.
En nuestro proceso de investigación
encontramos en la biblioteca de informática de
la UMSA, un pequeño número de proyectos de
grado, de los cuales resaltamos(Fermina, 2004)
y (Leandro, 2003) que describen dos sistemas
de información relacionadas al control de
inventarios en el manejo de una farmacia, no
considerando la posibilidad de acceder a una
compra on-line; es decir no aprovechando
todas las ventajas que nos ofrece las TIC.
Considerando el gran avance que han sufrido
las TIC en nuestros días, proponemos el
desarrollo de una base de datos para las
Farmacias “3 de Mayo”, que considere el uso y
las ventajas que ofrecen las TIC, otorgando al
cliente acceso rápido y eficiente a los costos,
productos y todo el material que se tiene en la
farmacia, así facilitando al cliente realizar
consultas en línea. Como también facilitar al
personal el acceso a los productos con
facilidad, porquetendrá registrado todo el
material existente de la farmacia en nuestra
Base de Datos.
METODOS Y MATERIALES
Para empezar nuestra explicación de nuestro
proyecto recordemos algunos conceptos.
LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN (T.I.C.)
Las TIC, se desarrollan a partir de los avances
científicos producidos en los ámbitos de la
informática y las telecomunicaciones. Las TIC
son el conjunto de tecnologías que permiten el
acceso, producción, tratamiento y
comunicación de información presentada en
diferentes códigos (texto, imagen, sonido, base
datos, minería de datos, etc...).
(ADELL, 1998) Se está produciendo un cambio
de paradigma, dadas las características y
nuevas posibilidades que ofrecen las redes
telemáticas, así este autor plantea que "el
paradigma de las nuevas tecnologías son las
redes informáticas. Los ordenadores, aislados,
nos ofrecen una gran cantidad de
posibilidades, pero conectados incrementan su
funcionalidad en varios órdenes de magnitud.
Formando redes, los ordenadores sirven como
herramienta para acceder a información, a
recursos y servicios prestados por ordenadores
remotos, como sistema de publicación y
difusión de la información y como medio de
comunicación entre seres humanos".
APLICACIONES INFORMÁTICAS
Las aplicaciones o programas que podemos
utilizar con el ordenador en algunos casos no
requieren el uso de las redes de comunicación,
sino que están diseñados para su uso de forma
local -off line-. Estas aplicaciones informáticas
están bastante extendidas, siendo las más
utilizadas por los usuarios principalmente las
aplicaciones ofimáticas (procesador de texto,
hoja de cálculo, gestor de bases de datos,
etc.), que se adaptan a las necesidades de
usuarios de diferentes ámbitos y profesiones.
No obstante, podemos encontrar otras
aplicaciones que son utilizadas en ámbitos más
específicos o concretos (ej. aplicaciones
estadísticas, contabilidad, gestión, etc.).
BASE DE DATOS
Una Base de Datos es un conjunto de
información relacionada con un asunto, tema o
actividad específica.
Así, se pueden utilizar Bases de Datos para
cosas tan sencillas como mantener un registro
de nuestra colección de música, hasta llevar
toda la gestión de una gran empresa u
organización. (Base de datos: Modelo Entidad
Relación, 2007)
MODELO ENTIDAD RELACION
El Modelo de Entidad Relación es un modelo de
datos basado en una percepción del mundo real
que consiste en un conjunto de objetos básicos
llamados entidades.(Base de datos: Modelo
Entidad Relación, 2007).
y relaciones entre estos objetos,
implementándose en forma gráfica a través del
Diagrama Entidad Relación.
ENTIDAD
Se puede definir cono Entidad a cualquier
objeto, real o abstracto, que existe en un
contexto determinado o puede llegar a existir
y del cual deseamos guardar información. (Base
de datos: Modelo Entidad Relación, 2007).
ATRIBUTOS
Los Atributos son características o propiedades
asociadas a la entidad que toman valor en una

3. 3
instancia particular. Ejemplo: nombre, cédula,
teléfono. (Base de datos: Modelo Entidad
Relación, 2007).
CLAVE PRIMARIA
Se denomina Clave principal o primaria al
atributo o conjunto mínimo de atributos
(Uno o más campos) que permiten identificar
en forma única cada instancia
De la entidad, es decir, a cada registro de la
tabla. Las claves principales se utilizan cuando
se necesita hacer referencia a registros
específicos de una tabla desde otra tabla. En
un principio se puede identificar más de un
atributo que cumpla las condiciones para ser
clave, los mismos se denominan Claves
candidatas.
Si la clave primaria se determina mediante un
solo atributo de la entidad, entonces
Se dice que la misma es una Clave simple. En
caso de estar conformada por
Más de un atributo, la misma se conoce como
Clave compuesta.
La Clave foránea (también llamada externa o
secundaria) es un atributo que es
Clave primaria en otra entidad con la cual se
relaciona. (Base de datos: Modelo Entidad
Relación, 2007)
PASOS PARA CONSTRUIR EL DIAGRAMA
ENTIDAD RELACION
Según (Base de datos: Modelo Entidad Relación,
2007) nos sugiere seguir los pasos siguientes:
1. Identificar las entidades
2. Determinar las claves primarias
3. Describir los atributos de las
entidades
4. Establecer relaciones entre las
entidades
5. Dibujar el modelo de datos
6. Realizar comprobaciones.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS
Para el desarrollo de la base de datos
utilizamos el software “DIA” para crear el
modelo conceptual, es decir el modelo Entidad
relación, también utilizaremos el Sistema
gestor de Base de datos “Postgres” para el
desarrollo del modelo físico, y para poderlo
graficar utilizamos el software DbVisualizer
9.0.7.
DESARROLLO
En el desarrollo del proceso de diagnostico de
la Farmacia “3 de Mayo” se utilizaron métodos
y técnicas de recogida de datos.
 La encuesta, con 10 preguntas
cerradas aplicadas al Farmacéutico,
encargada de la Farmacia y al personal
que ayuda en la farmacia.
 La entrevista se realizaron a todo el
personal que desempeña sus funciones
en la Farmacia de acuerdo al siguiente
detalle:
o En fecha 15 de abril, 2015 al
Gerente de la Farmacia “3 de
Mayo”.
o En fecha 16 de abril, 2015 al
farmacéutico de la Farmacia “3
de Mayo”
o En fecha 17 de abril, 2015 al
técnico de almacenes.
 Reunión del grupo de trabajo,
aclaración inicial de requisitos que
encontramos en la primera entrevista.
 Tiempo de espera de los clientes era
aproximadamente de 15 minutos, ya
que en algunos clientes requerían
inyecciones y era donde se demoraba
más tiempo.
 Los clientes no tenían el dinero
suficiente para cancelar.
 Mientras la farmacéutica colocaba las
inyecciones, el ayudante no conocía
mucho a cerca de los productos,
entonces la atendía a algunos.
 Los clientes tenían la información del
producto que iban a adquirir, de todas
formas igual debían realizar fila para
ser atendidos, para luego que puedan
informarle que el producto no existía
en la Farmacia.
 Había una confusión de la farmacéutica
sobre en la confusión de los productos
y el cliente regresaba molesto.
 En el tiempo que estábamos en el lugar
no vimos que la farmacéutica emitiera

4. 4
Inventa
rio
manual
95%
Inventa
rio por
algun
medi …
factura. (Tenía NIT y podía emitir
factura).
PROPUESTA
En el trabajo realizado en esta fase de
diagnóstico se puedo evidenciar lo siguiente:
Fig. 1
Fig. 2
 Fig. 1.-Con relación a la atención al
público el 70% del procedimiento es
manual, mientras el 30% se utiliza
algunos medios tecnológicos, como ser
calculadora y celular para pedidos a
domicilio.
 Fig. 2.-Con relación al control del
almacén el 95% es manual por que se
maneja un sistema de kardex y el 5%
interviene algún medio tecnológico.
 El tiempo de atención es muy
importante, pues sumando el tiempo
de tardanza de atención por medios
arcaicos es un completo desperdicio
tanto para el dueño como para el
cliente. Así tenemos que un simple
valor de variables que puedan
maximizar ganancias y minimizar
costos al momento de atención,
llegando a obtener una matriz de
tiempos vs costos por atención de los
cuales comparados al final y al inicio
son abundantes.
Fig. 3. Una vista de cómo los clientes
denotados a la hora de ser atendidos
Fig. 4 Mecanismo desde un punto de vista
de la teoría de colas.
 Fig. 4.-Al final vemos el mecanismo de
servicio mejorado y fundamentado por
anteriores ecuaciones.
En este proceso de diagnostico a la Farmacia “3
de Mayo” se contó con la participación de los
actores principales de esta organización
quienes llevan adelante el proceso de
administración, ventas y el control del
almacenes de los productos farmacéuticos de
la Farmacia y son los siguientes: Gerente
General, Farmacéutico y el Técnico de
Almacenes y se tiene las siguientes propuestas.
 La elaboración de un Modelo Entidad
Relación Sistema de automatización de
la Farmacia “3 de Mayo”.
 Desarrollo (programación) del Sistema
de Gestión de Ventas de la Farmacia “3
de Mayo”.
 Implementación del Sistema de Gestión
de Ventas de la Farmacia “3 de Mayo”.
Manual
70%
Medio
tecnologi
co
30%
0% 0%Tipo de Atencion

5. 5
 La capacitación del personal en el
manejo del Sistema de Gestión de
Ventas de la Farmacia “3 de Mayo”.
El Sistema de Gestión de Ventas de la Farmacia
“3 de Mayo”, cumplirá las siguientes funciones:
 Gestión de Ventas y facturación de
productos de la Farmacia “3 de Mayo”.
 Inventario y almacenes de la Farmacia
“3 de Mayo”.
El modulo de control de personal se
implementará de acuerdo a otro estudios y
requerimientos de la Farmacia “3 de Mayo”.
CONCLUSIONES
Las tecnologías de la Información y la
comunicación nos provee de muchas
herramientas en las cuales como equipo de
investigación nos facilitó en la comunicación
entre el equipo, en el uso de las redes sociales,
llamadas, correos electrónicos y otros. Sin duda
nos simplificó de gran manera el tiempo y el
espacio, por ejemplo en la comodidad en la
casa, realizar investigaciones y poder
fortalecer nuestra investigación con una
comunicación virtual e intercambio de
opiniones y dudas sobre el artículo de
investigación.
En el Modelo Entidad Relación nos facilita a la
construcción de la Base de
Datos, a través del software “Dia” de fácil
manejo claro a la hora de interpretar el
modelo, seguidamente pasamos al Modelo
Relacional que es la parte de la codificación
donde se puede observar las tablas, en nuestro
caso la Farmacia “3 de mayo” con sus
respectivos atributos y se pudo realizar a través
del Software ”ERwin” y para su desarrollo
utilizamos el sistema de gestión de Bases de
Datos “Postgresql 9.1”.
El sistema es de fácil uso, con interfaces
amigables donde facilita al farmacéutico a
almacenar y tener el control del stock
disponible. Como también ayuda al cliente en
hacer consultar anticipadas de todos los
productos disponibles en la farmacia y permita
realizar proyecciones a la Farmacia “3 de
MAyo”.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
(Base de datos: Modelo Entidad Relación,
2007)
Base de datos: Modelo Entidad Relación. (15 de
MAYO de 2007). Recuperado el 2 de
MAYO de 2015, de
www.belgrano.esc.edu.ar/matestudio/
carpeta_de_access_introduccion.pdf
Consuelo, B. O. (24 de agosto de 2007).
http://www.uv.es/~bellochc/pdf/pwti
c1.pdf. Recuperado el 2 de mayo de
2015, de
http://www.uv.es/~bellochc/pdf/pwti
c1.pdf
Fermina, C. C. (2004). Sistema de informacion
y control de ventas "Famacia San Jose".
La Paz - Bolivia: UMSA.
Leandro, M. S. (2003). Sistema integrado de
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la UMSA. La Paz - Bolivia: UMSA.
ADELL, J. (1998). "Nuevas tecnologías e
innovación educativa. Organización y
gestión educativa, núm. 1, p. 3-7.