1. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Analista en Computación Administrativa I
Programación I
Integrantes:
Antonella Pasotti
Fabricio Basso
Melisa Martínez
Blog: www.fanme11.blogspot.com
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2. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
- Para crear una base de datos en correspondencia utilizando Microsoft Word
debemos:
1) Seleccionar la pestaña “Correspondencia”.
2) Hacemos un click en la opción “Seleccionar destinatarios”, presionamos en
“Escribir Nueva Lista…”
3) Se abrirá una nueva ventana donde podremos ingresar los datos de los
destinatarios:
Entrada
Elimina una entrada Personaliza campos
Agrega Entrada Búsqueda de
dato especifico
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3. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
…O bien modificarlos según nuestras necesidades, utilizando la opción “personalizar
columnas”, aparecerá la siguiente ventana:
Agrega un nuevo campo
Elimina campo
seleccionado
Modifica nombre del campo
Sube un lugar en el orden del
campo
Baja un lugar en el orden del
campo
Al finalizar, presionar Aceptar.
 Ejemplo: Para nuestro trabajo los datos necesarios serán: Nombre, Apellido,
Dirección, Localidad.
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4. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
 En los campos modificados, agregamos los datos en tres entradas:
Nota: Si eliminamos un campo utilizando la opción “personalizar columnas”, los
datos ingresados en el mismo, también se eliminarán.
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5. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Imagen de la base de datos una vez eliminado el campo:
- La base de datos creada, se almacenará en formato .mdb. Este formato
puede ser ejecutado por los programas Excel, Access, Word.
- NOTA: Esta base de datos podrá ser utilizada por diferentes documentos.
PASOS PARA MODIFICAR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE
Si se desea modificar una base de datos ya creada, debemos seguir los
siguientes pasos:
a) En la pestaña “Correspondencia” seleccionamos la opción “Editar lista de
destinatarios”; se abrirá una ventana donde se visualizará la lista de
destinatarios ingresada con anterioridad. Luego buscamos el recuadro donde
dice “Origen de datos” (parte inferior izquierda de la ventana), y hacemos click
en “Base de datos 1.mdb”; posteriormente presionamos “Edición…”.
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6. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Ejemplo: A nuestra base de datos le agregaremos Idioma.
Nota: Los pasos para modificar son los mismos que los detallados con anterioridad
(personalizar columnas, agregar, ingresar el nombre del campo, etc…)
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7. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
FILTROS
La función “filtros” nos permite seleccionar de la totalidad de los datos de la base,
aquellos que sean necesarios para el usuario.
Por ejemplo: De la siguiente base de datos, necesitamos utilizar solo los datos de
las personas cuya cuidad de residencia sea Venado Tuerto.
Para poder omitir los datos de las personas de residencia en Arias, debemos:
- Ir a la opción “Filtrar…”
- Se abrirá una ventana en donde deberemos seleccionar el campo deseado
(en este caso “Ciudad”), y escribiremos el nombre “Venado Tuerto”.
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8. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Una vez eliminados los datos innecesarios, la base de datos se verá de la siguiente
manera:
REGLAS
Las reglas “Si… Entonces… Sino…” utilizan campos SI para mostrar información
en función una condición específica. Esto nos permite personalizar los mensajes
para los destinatarios.
Por ejemplo:
Queremos agregar un texto específico a todas aquellas personas mayores de 30
años. Operamos de la siguiente manera:
- En la pestaña “Correspondencia” hacemos un click en la función “Reglas” y
presionamos en la opción “Si…Entonces…Sino”
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9. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
INSERTAR CAMPOS COMBINADOS
Luego de haber escrito el documento que deseamos enviar, lo combinaremos con
los datos de los destinatarios ingresados en la base, para luego poder editar e
imprimir documentos individuales.
Para esto debemos, en primera medida, insertar campos combinados y por último
combinar.
Por ejemplo:
- Necesitamos llenar los datos en el siguiente encabezado de carta:
Viernes, 15 de abril de 2011
Sr.:
Dirección:
Ciudad:
1) Llevamos el cursor a continuación de la sigla “Sr.:”, hacemos click en la
opción “Insertar campo combinado” y seleccionamos “Apellido” y “Nombre”.
Procedemos de igual manera con “Dirección” y “Ciudad”. Se verá de la
siguiente manera:
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10. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
2) Una vez asignados los campos, hacemos click en “Vista previa de resultados”
y utilizando las flechas de “Anterior” y “Siguiente” podremos visualizar los
distintos encabezados con los datos de sus correspondientes destinatarios.
3) Una vez finalizado, el último paso a realizar es Combinar:
- Hacemos un click en la opción “Finalizar y Combinar” y seleccionamos “Editar
documentos individuales…”. Esto nos permitirá imprimir las copias de la carta,
cada una con sus correspondientes datos.
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11. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
CÓMO RELACIONAR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL CON UN DOCUMENTO
DE WORD
Al crear una base de datos en Excel mediante la función “Tabla”, podemos
posteriormente utilizar sus datos desde “Correspondencia” de la misma manera en
que opera una realizada en Word.
- Ejemplo: En Excel contamos con la siguiente base de datos:
Debemos enviar una carta a cada uno de estos destinatarios, la cual está
escrita en Word; para poder utilizar estos datos, debemos:
1) En la pestaña “Correspondencia” vamos a “Seleccionar destinatarios” y
hacemos un click en la opción “Usar lista existente”.
2) Aparecerá una ventana de búsqueda en donde debemos seleccionar el
archivo que contiene la base de datos de Excel. Hacemos un click en
“Abrir”.
3) Para corroborar que operamos correctamente, seleccionamos la opción
“Editar lista de destinatarios” donde aparecerá la siguiente ventana:
 NOTA: Como podremos observar en la imagen, el formato de la base de
datos cambió a .xls (formato de Excel), no obstante, opera de la misma forma
que los archivos .mdb.
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12. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
4) Una vez escritas las cartas y seleccionados los destinatarios, el paso a
seguir es crear sobres y etiquetas; para esto debemos ir a la opción
“Iniciar combinación de correspondencia” y hacemos click en “Paso a paso
por el Asistente para combinar correspondencia…”
- En la parte lateral derecha de la pantalla aparecerá la ventana “Combinar
correspondencia”. Debemos seleccionar el tipo de documento con el cual queremos
trabajar, en este ejemplo haremos un click en “Sobres”, presionamos “Siguiente:
inicie el documento”
- Seleccione el documento inicial: hacemos click en “Utilizar el documento actual”.
Presionamos “Siguiente: seleccione los destinatarios”.
- Haremos un click en la opción Utilizar una lista existente. Presionar “Siguiente:
escriba la carta”. Nos aparecerán las siguientes opciones: Bloque de direcciones,
Línea de saludo, Franqueo electrónico, Más elementos. Seleccionaremos “Bloque de
direcciones”.
- Se abrirá la siguiente ventana:
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13. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Vista previa de
destinatarios
Vista previa de los
Formato de destinatario siguientes destinatarios
- Con las opciones correspondientes, debemos elegir el formato del destinatario y si
es necesario corregir con el botón “Asignar campos”. Presionamos Aceptar y nos
aparecerá en la hoja “<<Bloque de Direcciones>>”. Al presionar Vista Previa de
resultados podemos observar los datos de los destinatarios seleccionados.
- LINEA DE SALUDO: al seleccionar línea de saludo nos aparecerá la siguiente
ventana:
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14. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Allí seleccionaremos las opciones deseadas. Presionamos Aceptar y nos aparecerá
en la hoja “<<Línea de saludo>>”. Al presionar Vista Previa de resultados podemos
observar por ejemplo “Querido/a Raul Gutierrez:”.
SOBRES Y ETIQUETAS
Para realizar sobres y etiquetas utilizando bases de datos debemos:
Ir a la opción “Sobres” o “Etiquetas”. Al abrirse la ventana correspondiente, en la
solapa “Sobres” presionaremos en “Agregar al documento” y en la solapa “Etiquetas”
presionaremos en “Nuevo documento”.
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15. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
Sr.:
Dirección: …(etc.)
Sr.:
Dirección: …(etc.)
- Una vez realizados estos pasos, el sobre y las etiquetas podrán visualizarse
de la siguiente manera:
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16. ICES “Nº 9141” 16 de abril de 2011
NOTA: El sobre aparecerá en forma apaisada, arriba de la primera hoja del
documento. De la misma forma que en la redacción de la carta, los datos de los
destinatarios se agregan con la opción “Insertar campo combinado”.
- Hoja con división de etiquetas. La asignación de datos en las etiquetas, se
realiza de la misma manera que en los sobres.
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