2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN?
Es un conjunto de elementos de una organización
que interactúan para establecer políticas, objetivos
y procesos organizacionales centrados en la
satisfacción del cliente, el cumplimiento de sus
requisitos, los legales y reglamentarios aplicables y
la mejora continua del sistema.
3. OBJETIVOS DEL SIG
1. Mantener y mejorar la satisfacción de nuestros clientes respondiendo a sus
necesidades y expectativas
2. Garantizar la oportunidad del servicio cumpliendo con los tiempos y especificaciones
establecidos por nuestros clientes
3. Fortalecer las competencias de los colaboradores, garantizando su idoneidad para la
prestación del servicio y minimizar los accidentes de trabajo y/o Enfermedades
Laborales
4. Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos
controles para prevenir incidentes, accidentes y enfermedades Laborales.
5. Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores mediante la mejora continua
del SG- SST
6. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables y vigentes.
4. ¿Cómo contribuimos al cumplimiento de los objetivos?
Cumplimiento
de los requisitos
Buen
desempeño
Salidas
Conformes
SATISFACCIÓN
DEL
CLIENTE
• Normas
• Procedimientos
• Instructivos
• Formatos.
• Mejora
continua
• Compromiso
• Excelencia.
• Productos Conformes
• Servicios conformes y
a tiempo.
5. POLITICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Para MEGA LOGISTIK ML SAS es importante satisfacer a nuestros clientes y dar cumplimiento a nuestra promesa de valor, prestando
servicios de operación logística, limpieza y mantenimiento de instalaciones al sector industrial, basados en los pilares de nuestro sistema
integrado de gestión que son:
• Mantener y mejorar la satisfacción de nuestros clientes respondiendo a sus necesidades y expectativas.
• Garantizar la oportunidad del servicio cumpliendo con los tiempos y especificaciones establecidos por nuestros clientes.
• Fortalecer las competencias de los colaboradores, garantizando su idoneidad para la prestación del servicio.
• Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, en todos los niveles de la organización y centros de trabajo, estableciendo los
respectivos controles, para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Protegiendo la seguridad y salud de todos los
trabajadores, contratistas, visitantes, y demás partes interesadas, mediante la mejora continua de los procesos del SIG, proporcionando
condiciones de trabajo seguras y saludables.
• Dar cumplimiento al SGI, a través de la asignación de recursos humanos, físicos, y financieros orientados al fomento de una cultura
preventiva y del autocuidado.
• Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables y vigentes.
Así mismo la empresa manifiesta su compromiso en el fomento de la participación y consulta activa por parte de todos los trabajadores
con enfoque en seguridad y salud en el trabajo. Todo nuestro equipo de trabajo se compromete a cumplir las normas y procedimientos
con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo basados en la mejora continua de los procesos; así como en la participación y
consulta activa de todos los trabajadores, siendo responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan
generar consecuencias negativas a su salud y seguridad, el patrimonio de la empresa, la prestación del servicio y el ambiente.
6. POLÍTICA DE PREVENCION DE CONSUMO DE ALCOHOL, TABACO Y
SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
En MEGA LOGISTIK ML S.A.S. somos conscientes que la prevención es el primer paso para garantizar la seguridad, bienestar y salud de todos nuestros
empleados, contratistas y visitantes.
Por lo anterior, definimos la siguiente política de prevención; con el fin de asegurar un ambiente de trabajo exento del consumo de alcohol, tabaco y
sustancias psicoactivas, que pueda reflejarse en la salud y bienestar de las personas y en la protección de los bienes de la empresa.
La política estará en vigencia a partir de su firma y publicación en las instalaciones que sean consideradas como áreas de trabajo de MEGA LOGISTIK,
aplicable a nuestros trabajadores contratistas y visitantes, para los efectos de la presente política, se entienden por instalaciones todos los edificios,
vehículos y terrenos.
• Está prohibido el consumo, posesión y/o comercialización de drogas ilícitas, bebidas embriagantes y tabaco, tanto en las instalaciones de la
entidad como en actividades de trabajo o deportivas, recreativas o culturales organizadas por la empresa o en representación de ella.
• Está prohibido a todos los trabajadores o contratistas presentarse al sitio de trabajo bajo la influencia del alcohol o cualquier otra sustancia
psicoactiva.
• Todo trabajador o contratista debe facilitar la realización de las inspecciones o pruebas necesarias para descartar indicios de abuso de drogas y/o
alcohol durante el desempeño de sus funciones laborales.
• Todo funcionario o contratista debe asistir a las actividades enmarcadas en el programa de sensibilización y prevención que en la materia se
adelanten por la empresa y a las cuales sea convocado.
7. POLÍTICA DE PREVENCIÓN ACOSO LABORAL
MEGA LOGISTIK ML S.A.S. está comprometida con la prevención del acoso laboral y reconoce la importancia de
mantener un ambiente laboral adecuado, armonioso y seguro para todos sus trabajadores.
Para esto ha creado el Comité de Convivencia Laboral el cual mantendrá una cultura preventiva para contribuir a la
buena salud psicosocial, el respeto por los derechos humanos, y desarrollo de actividades tendientes a generar una
conciencia colectiva de sana convivencia al interior de la empresa, tales como:
• Construcción del manual de convivencia laboral, con el funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral y
normas de convivencia.
• Sensibilización y capacitación sobre acoso laboral para el personal
• Capacitación en temas que fortalezcan el relacionamiento tales como el manejo de conflictos, comunicación,
relaciones interpersonales y trabajo en equipo.
• La implementación de un procedimiento para recibir, tramitar y gestionar una queja por acoso laboral.
Para dar cumplimiento a lo expuesto esta política fue revisada y firmada a los 10 días del mes de febrero de 2022.
8. POLÍTICA CONDUCTA LABORAL
Para mantener un ambiente de trabajo de respeto, honesto, armonioso, pacífico, ordenado, limpio, seguro y
productivo, MEGA LOGISTIK ML S.A.S ha adoptado una serie de normas de conducta que deben cumplir todos los
empleados. Es nuestro interés orientar a los empleados para propiciar una sana convivencia y evitar al máximo la
imposición de medidas disciplinarias. Sin embargo el incumplimiento a las normas de conducta, puede resultar en la
aplicación de medidas correctivas, incluyendo la separación del cargo.
Las siguientes faltas de conducta deben ser evitadas por todos los empleados:
• No cumplir las leyes y normas colombianas vigentes.
• No cumplir las políticas y normas de MEGA LOGISTIK ML S.A.S.
• Sustraer mercancías, dinero, documentos, bienes o equipos propiedad de la empresa, de sus clientes o de sus
compañeros de trabajo.
• Realizar sobornos, fraudes, estafas o malversación contra la empresa, sus clientes o sus compañeros de trabajo.
• Falsificar documentos personales, de los clientes o de la empresa.
• Presentar una conducta ofensiva a la decencia y moral pública (riñas, discusiones fuertes, bromas, matoneo,
amenazas, juegos de manos, entre otros) en las instalaciones de la empresa, de sus clientes o en otro sitio portando
el uniforme de la empresa.
9. POLÍTICA CONDUCTA LABORAL
• Realizar hostigamiento sexual: insinuaciones o proposiciones de naturaleza sexual, crear un ambiente de intimidación
y/o hacer acusaciones o comentarios malsanos.
• Reportarse a trabajar bajo la influencia de bebidas embriagantes o sustancias alucinógenas.
• Utilizar información confidencial de la empresa indebidamente o sin autorización.
• Portar armas de fuego, blancas o de cualquier tipo en las instalaciones de la empresa o del cliente o en otros sitios
dentro del horario laboral y/o portando el uniforme de la empresa.
• Portar, negociar, manipular drogas alucinógenas o sustancias controladas por la policía, en las instalaciones de la
empresa, de sus clientes o en otro sitio portando el uniforme de la empresa.
• Distribuir literatura o material impreso o propaganda sin la autorización de la Gerencia.
• Llegar repetitivamente tarde al trabajo o no asistir injustificadamente.
• Consumir, alterar, negociar o extraer materiales, herramientas o productos terminados propiedad de los clientes sin
autorización.
• Suministrar información falsa, incompleta o incorrecta requerida por la empresa al momento de la contratación del
empleado o requerida para la elaboración de reportes o informes de la empresa.
10. POLÍTICA CONDUCTA LABORAL
• Rehusar obedecer las órdenes relacionadas con el trabajo.
• Presentar un patrón de desempeño deficiente de manera reiterativa.
• Ocasionar daños a propiedad de la empresa, del cliente o de sus compañeros.
• Llegar al sitio de trabajo con una deficiente presentación personal y vestimenta, que afecte la imagen de la
empresa ante clientes y terceros.
• Abandonar el trabajo antes del horario designado.
• No cumplir con el uso del uniforme ni de los elementos de protección personal requeridos.
• No colaborar con cualquier investigación, capacitación, entrenamiento o certificación que esté adelantando la
empresa.
• Asumir autoridad no concedida.
• Hacer comentarios o gestos groseros, mal intencionados u ofensivos a jefes, compañeros de trabajo o empleados
de los clientes
11. POLÍTICA PARA EL NO USO DE DISPOSITIVOS ELECTRONICOS
Se encuentra prohibido el uso de dispositivos electrónicos u otras distracciones cuando se está al volante o en
áreas operativas por seguridad de nuestros empleados y los de nuestros clientes. MEGA LOGISTIK aprueba el
uso de móviles con fines laborales, administrativos o en caso de emergencia, pero prohíbe que los
conductores de vehículos y personal operativo realicen llamadas, envíen mensajes, reproduzcan música,
videos, juegos o hagan uso de manos libres, el uso de los dispositivos electrónicos se restringe a periodos de
descanso o alimentación.
Si se requiere realizar o contestar una llamada personal, laborar o en tal caso de emergencia mientras
conduce un vehículo, o se encuentra en un área operativa deberá parar y/o ubicarse en un lugar seguro libre
de tránsito vehicular, o en un sitio designado dentro de las instalaciones para tal fin, donde no ponga en
peligro su integridad física o la de otro compañero.
Además, MEGA LOGISTIK MLS.A.S espera que todos los actores de movilidad vial involucrados con la empresa
cumplan las normas de movilidad internas y las que establece el código de tránsito en Colombia, en lo que
respecta al uso de móviles mientras se conduce en un vehículo motorizado.
Para dar cumplimiento a lo expuesto en esta política fue revisada y actualizada el 31 de enero de 2022.
12. POLÍTICA SEGURIDAD VIAL
La empresa MEGA LOGISTIK se compromete a establecer los recursos financieros, técnicos y humanos para el desarrollo de actividades de promoción
y prevención de accidentes internos y en vía pública, que puedan afectar la integridad física, mental y social de los funcionarios, contratistas, la
comunidad en general y el medio ambiente, enlazando los cambios organizacionales y las etapas que conlleven a la mejora continua frente al plan de
seguridad vial.
Para cumplir este propósito la empresa MEGA LOGISTIK ML S.A.S, se basa en las siguientes medidas:
• Cumplir con la reglamentación establecida en el código nacional de tránsito terrestre según la ley 769 de 2002 y aquellas normas que lo
modifiquen o sustituyen y toda la normatividad legal vigente, que se enmarca en principios de seguridad vial, calidad, la preservación de un
ambiente sano y la protección del espacio público.
• La empresa MEGA LOGISTIK ML S.A.S, vigilara la responsabilidad de los contratistas en el mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto
de mantener el desempeño óptimo de los vehículos, estableciendo las medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan
generar daños al individuo o a terceros.
• Establecer estrategias de concientización a los funcionarios atreves de capacitación de orientación a la prevención de accidentes de tránsito y
respeto por las señales de tránsito vehicular, que permitan la adopción de conductas practicas frente al manejo defensivo (técnicas de
prevención de accidentes).
• Los trabajadores y contratistas, son responsables de la aplicación de las disposiciones establecidas y divulgadas por la empresa MEGA LOGISTIK,
en el manual de normas de seguridad vial.
• La gerencia destinara los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios para dar cumplimiento a esta política.
• Nosotros MEGA LOGISTIK nos comprometemos a la elaboración y ejecución el PESV contribuyendo a la mejora continua del PESV y cada uno de
sus pilares.
Para dar cumplimiento a lo expuesto esta política fue revisada y actualizada a los 10 días del mes de febrero de 2022.
13. POLÍTICA DE CONDUCCIÓN Y USO DE VEHÍCULOS
Solo empleados autorizados de MEGA LOGISTIK ML S.A.S pueden conducir vehículos automotores (automóviles, camionetas y/o montacargas, entre otros)
propiedad de la empresa o de sus clientes.
Las personas autorizadas para tal fin deben cumplir siempre con lo siguiente:
• Conductores de vehículos deben contar con licencia de conducción vigente y de categoría apropiada para el tipo de vehículo que conduce.
• Acatar siempre las leyes, normas y códigos de tránsito vigentes.
• Acatar las recomendaciones del fabricante del vehículo para su uso y cuidado apropiado. No realizar personalmente ningún tipo de reparación técnica al
vehículo;
• Nunca conducir en estado de embriaguez o bajo la influencia de sustancias alucinógenas.
• Acatar siempre las normas y límites de velocidad establecidas dentro de las instalaciones y fuera de ellas al conducir vehículos propios de la empresa, o de
nuestros clientes.
• Usar siempre el cinturón de seguridad y exigir a los pasajeros (si aplica) que lo usen.
• Nunca usar el teléfono celular ni audífonos mientras conduce.
• Usar los elementos de protección personal requeridos para la actividad.
• Realizar revisión preoperacional a: luces, frenos, pitos, llantas, extintor, mangueras, fugas, y demás elementos. En caso de alguna novedad debe
reportarse inmediatamente al jefe inmediato para determinar plan de acción a seguir.
• Garantizar el uso apropiado del vehículo, solamente para las actividades para las cuales ha sido autorizado por la empresa o por el cliente.
• Estacionar (temporal o pernocta) el vehículo en zonas autorizadas y apropiadas donde no se ponga en riesgo su integridad y donde no obstaculice rutas de
evacuación y/o flujo de personas u otros vehículos.
Para dar cumplimiento a lo expuesto en esta política fue revisada y actualizada a los 28 días del mes de enero de 2022.
14. POLÍTICA REGULACIÓN DE LA VELOCIDAD
MEGA LOGISTIK ML S.A.S reconoce e identifica el riesgo vial al cual se encuentran expuestos sus colaboradores dia a
dia en sus labores por lo cual ha definido una política de regulación de la velocidad para prevenir la ocurrencia de
accidentes de tránsito en la vía publica o en las instalaciones internas, por lo cual los trabajadores y contratistas que
realicen labores de conducción para Mega Logistik ML S.A.S deberán respetar y acatar los límites de velocidad de
sus vehículos de acuerdo a lo estipulado en el código nacional de tránsito así:
✓ Carreteras nacionales y departamentales 80 km/h
✓ Carreteras urbanas 60 km/h
✓ Zonas escolares, residenciales o rurales 30 km/h
✓ En patio o dentro de las instalaciones de la empresa y/o cliente 10 km/h
Así mismo todo conductor deberá ajustar los limites de velocidad a la señalización, condiciones de viaje y de la vía.
Para dar cumplimiento a lo expuesto esta política fue revisada y actualizada a los 11 días del mes de febrero de
2022.
15. POLÍTICA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Todos los sistemas de información suministrados por MEGA LOGISTIK ML SAS, incluyendo hardware y software y toda su
información relacionada, son propiedad exclusiva de MEGA LOGISTIK ML SAS. Estos sistemas de información, que
incluyen el correo electrónico e internet solo deben ser usados para actividades relacionadas directamente con la
operación de la empresa. No deben ser usados para transmitir hacia el exterior de la empresa, información confidencial
y/o de propiedad exclusiva de la empresa, sin que exista un propósito comercial adecuado y sin que se hayan tomado las
precauciones necesarias de seguridad. Así mismo los empleados deben abstenerse de ingresar a páginas, direcciones
y/o sitios de internet no autorizados o que atenten contra la ética y la moral (material ofensivo, abusivo y/o sexualmente
explicito), que puedan poner en riesgo la información de la compañía a través de virus informáticos. Los empleados
deben abstenerse de compartir usuarios y/o claves de sus computadores y programas corporativos.
El incumplimiento de una o varias de estas normas acarrea medidas disciplinarias. Cualquier duda con respecto a este
tema pregúntele a su jefe inmediato y/o las directivas de la empresa.
Para dar cumplimiento a lo expuesto esta política fue revisada a los 12 días del mes de febrero de 2022.
16. POLITICA DE COMUNICACIÓN Y RESPUESTA OPORTUNA
Para MEGA LOGISTIK ML SAS la comunicación de la información es de vital importancia para el ambiente laboral, cada persona es
responsable del manejo adecuado tanto de la información como de los medios usados para transmitirla de forma oportuna, veraz
responsable, y coherente. Así mismo son responsables de informar por medio de canales internos y externos, cualquier necesidad o
acción de comunicación que se requiera.
MEGA LOGISTIK busca que la comunicación sea guiada bajo los siguientes principios:
• Comunicación proactiva, emitiendo mensajes e información confiable y de interés.
• Comunicación objetiva, transparente y pertinente.
• Asegurar una gestión adecuada de los medios establecidos en el procedimiento de comunicación interna y externa, así como de
los contenidos porque de ellos depende la imagen de la organización.
Es compromiso de todos estar plenamente informados de las actividades de la empresa, a fin de que puedan asumir de manera eficaz
un rol proactivo en apoyo a las mismas.
Mantener una comunicación continua y fluida con el fin de asegurar que la información esté disponible y sea entendida.
De tal manera las llamadas, mensajes, y correos electrónicos que envíe el cliente, sin excepción alguna, deben tener una respuesta
inmediata, la respuesta debe resolver la solicitud. Si la solicitud del cliente no se puede responder de manera inmediata, se debe
indicar que se va a validar la solución y una vez se tenga la respuesta hacerle el seguimiento, bajo ningún supuesto se puede dejar una
solicitud sin respuesta. Aplica para cliente interno y externo.
Para dar cumplimiento a lo expuesto en esta política se firma a los 06 días del mes de abril de 2022.
