Los archivos de gestión conservan y organizan la documentación activa desde su creación hasta su eliminación o transferencia. La documentación activa es la de uso habitual en la oficina productora. Los archivos de gestión diferencian entre documentos de archivo y documentos de apoyo informativo. El Cuadro de Clasificación Documental de la Universidad del País Vasco recoge las Series Documentales normalizadas para clasificar la documentación generada por las unidades administrativas.
2. CONCEPTO
• Los archivos de gestión son los encargados de conservar y organizar
la documentación activa desde su creación o recepción hasta su
eliminación o transferencia. Esta documentación activa es la de uso
habitual en la oficina productora.
3. Criterios para la organización de archivos de
gestión
• De cara a una buena organización del archivo gestión hay que
diferenciar entre documentos propiamente de archivo y documentos
de apoyo informativo. Tanto unos como otros se organizan en el
archivo de oficina, pero con una finalidad.
4. Documento de apoyo informativo.
• Son ejemplares múltiples.
• Informan de un asunto concreto.
• Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma de
decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales,
libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras
instituciones, etc.
• Su valor es meramente informativo y a corto plazo.
• No testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su
Patrimonio Documental, por lo tanto, no se transferirán al Archivo
General y se destruirán en la propia oficina.
5. El Cuadro de Clasificación Documental de la
Universidad del País Vasco
• El Cuadro de Clasificación recoge todas las Series Documentales
normalizadas a partir de las cuales se deberá clasificar la
documentación generada por las distintas Unidades Administrativas
de la Universidad.
• El parámetro clasificador que se tiene en cuenta a la hora de diseñar
una Serie Documentales .
