TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. Transferencias
Documentales
John Gener Zuñiga Zuñiga
Idalia Alvarado Torres

2. Transferencias
documentales
cumplimiento de objetivos. y de acuerdo con las políticas de
recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio
documental de la Nación.

3. Finalidad
• Conocer que es una transferencia documental y los tipos de transferencias
• Determinar la información que se debe ser transferida según las tablas de
retención documental
• Consultar el procedimiento que se debe cumplir para realizar una
transferencia documental.

4. Las Transferencias Documentales
Permiten:
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las
dependencias e instituciones productoras.
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histórico institucional.
• Guardar definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
• En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de
oficinas al central , finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo
en cuenta el ciclo vital de los documentos.

5. Archivo de gestión o de oficina
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central las series y subseries documentales que halla cumplido el
tiempo en la TRD.
Deberá transferir documentos ordenados respetando la secuencia de producción , previamente depurados
extrayendo valores de gran importancia que no aplique valor secundario.
Llevar un inventario en el q se relaciona las series y subseries consignando las fechas extremas y numero de
folio.
El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la
documentación y el Jefe del Archivo Central.

6. Archivo central o intermedio
• los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente,
cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central
deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público
en general de acuerdo con las normas que lo regulen.

7. Archivo histórico o permanente
• Se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del correspondiente comité de archivos deben conservarse
permanentemente dado el valor que adquiere para ala investigación , la
ciencia y la cultura.
• Al transferir la documentación al archivo histórico de se debe cotejar con el
inventario para incorpórala al fondo documental correspondiente.

8. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS
TRANSFERENCIAS
• Existencia del Comité de Archivo en la entidad,
• Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de
Archivo.

9. PREPARACION FISICA DE LA
DOCUMENTACION
Toda entidad, empresa u oficina deberá arreglar la documentación siguiendo los
pasos que se enuncian a continuación:
• Limpieza de la documentación.

10. Revisión y foliación

11. Eliminación material Metálico

12. Identificación de material biodeterioro

13. Unidad de conservación y realmecenamiento