Taller 3 gestión documental l. María Elena Marín Jiménez

1. TALLER
ENTIDAD PRIVADA
Nombre: COSEINPRO “Comercial y Servicios integrado
en propiedad raíz”
Dirección: Calle 43 N° 78 - 05 • Medellín – Colombia.
Teléfono: 412 6267 • Telefax: 582 5777
Gerente: Claudia Patricia Marín
• Misión: brindar un servicio profesional e idóneo a toda
persona natural o jurídica en el sector
inmobiliario, ofreciendo a sus clientes una gama de
propiedades para la venta, en arrendamiento y
administración en general con un profundo sentido de
pertenencia, responsabilidad y transparencia. Nuestro
objetivo principal está encaminado a la satisfacción de
nuestros clientes a través de una excelente gestión
administrativa inmobiliaria.

2. Visión: posicionar a COSEINPRO como una empresa altamente
calificada en la administración inmobiliaria en general,
trabajando por el mejoramiento continuo de las condiciones de
nuestro capital humano para servir cada día mejor a nuestros
clientes, profundizando en el conocimiento de este y en la
satisfacción de sus requerimientos, logrando con idoneidad y
profesionalismo diferenciarnos de la competencia, mediante
servicios inmobiliarios creativos e innovadores.

3. ENTIDAD PÚBLICA
Nombre: METROPLÚS
Coordinadora de Archivo Aleida
Montenegro

4. • Con el fin de establecer mecanismos tendientes a eliminar
la duplicidad documental, optimizar la inversión en
tecnologías de información, facilitar el seguimiento y
evaluación de la gestión pública, mediante la producción, el
manejo y el intercambio de información y uso de
tecnologías de información, el Programa de Gestión
Documental busca emplear y aplicar innovaciones
permanentes que demuestren definiciones, respalden
seguridad, y eficiencia en un sistema de calidad,
garantizando el correcto desarrollo de los procesos
documentales mediante guías, manuales e instructivos
basados en los procesos archivísticos tales como:
Producción, Recepción, Distribución, Tramite, Organización,
Consulta, Conservación y Deposición Final. Esto permite
una mejora continua como proceso de apoyo a la empresa
Metroplús S.A.

5. • ¿Qué importancia tiene el archivo en
su empresa COSEINPRO? Es
importante, porque es la memoria y
columna vertebral de la empresa,
representa el lenguaje natural de la
administración ya que constituye un
apoyo decisivo y transparente en la
gestión de la entidad, teniendo en
cuenta que lo que hoy es
información, mañana será historia.

6. • ¿Cómo se encuentra hoy el archivo de
COSEIPRO?
• Las políticas y normas archivísticas en
Colombia son relativamente nuevas, y
gracias a la carencia de estas, en las
entidades privadas no se tuvo ningún
control sobre los documentos y su
tratamiento, se constituye entonces, lo
que se conoce, en el ámbito
archivístico, como fondos acumulados.

7. • A partir de la promulgación de la ley 594 de
2000 - Ley General de Archivos, se ha
procurado por no incurrir en los mismos
errores del pasado. Esta Ley, básicamente
está orientada a racionalizar el trámite de
los documentos de la Administración Pública
y Privada promover la organización técnica
de los archivos de gestión, garantizar la
conservación de los documentos de valor
histórico de las empresas y estimular la
conservación y consulta de los archivos
históricos

8. • Igualmente la Resolución No 8934 de febrero 19 de
2014, emitida por el Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo Superintendencia de Industria y Comercio y
en ejercicio de sus facultades establece las directrices
en materia de gestión documental, organización de
los archivos, aplicando los decreto 2578 de 2012,
decreto 2609 de 2012 y demás normas
reglamentarias.
• Por tal razón, COSEINPRO se ve en la necesidad de
cumplir con esta disposición y se pone en la tarea de
desarrollar un Programa de Gestión Documental de
acuerdo a las normas dadas por el Archivo General de
la Nación y que dé cuenta de todas las actividades
que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las
disposiciones establecidas en la norma.

9. • Se entiende por gestión documental el conjunto de
normas, técnicas y prácticas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben almacenarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
• La conservación preventiva de los soportes para
garantizar la permanencia de la información y del
valor jurídico del documento es uno de los principios
que rigen la gestión de los archivos y, por tanto,
también de los archivos de documentos electrónicos

10. ¿Qué documentos produce COSEINPRO?
Los documentos producidos por COSEINPRO, en
razón de sugestión administrativa están:
• Actas de comité de Reunión
• Contratos de arrendamiento de canon
• Contratos de compraventas de bienes raíces
• Comprobantes de ingresos
• Comprobantes de Egresos
• Balance General
• Certificados
• Correspondencia
• Informes
• Notificaciones

11. ¿Qué sistema de ordenación utilizan
para ordenar los documentos?
Utilizan el sistema de ordenación
cronológico y mixto

12. Que inmobiliario utilizan para almacenar los documentos de archivos?
Utilizan gavetas de maderas, además utilizan carpetas colgantes
¿Qué planes tiene el archivo de Metroplus?
Teniendo en cuenta la información que genera la empresa es necesario crear,
adoptar y aplicar herramientas para la gestión del conocimiento, control y
validación institucional. Todo esto con el propósito de definir las estrategias y
las políticas para la producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de la documentación, estableciendo
mecanismos tendientes a normalizar, estandarizar y así mejorar la calidad de
procesos y actividades que se efectúen durante el ciclo vital de la
documentación.
• En el Programa de Gestión Documental se presenta cada uno de los
procedimientos, instructivos, formatos y plantillas para realizar los procesos
que impliquen la vía documental como estrategia, requerimiento o evidencia
estando adaptado para su aplicación en la empresa Metroplús S.A.,
contribuyendo al sistema de calidad institucional.

13. ¿Por la actividad económica de Metroplús es un archivo
Histórico?
Si, por la actividad que desarrolla la empresa que es la
transformación de la ciudad de Medellín
¿Qué tipo soportes de documentos produce Metroplús?
• Los tipos de soportes son:
• Archivos digitales
• Recortes de prensa
• Soporte físico
• Planos
• Piezas Graficas
• Fotografías

14. ¿Qué inmobiliario utilizan para conservar los
planos?
El inmobiliario para la conservación de los
formatos no convencionales como son los
planos se conservan en unos bolsillos de papel
albánene y en la planoteca.
¿Qué instrumentos de control emplean para el
manejo de esta información?
Como herramienta fundamental esta los
inventarios documentales, donde se registra la
cantidad de planos, y se hace una descripción
amplia sobre documento, para luego ser
recuperada la información.
Identifique en el archivo visitado los siguientes
conceptos y luego, explique con sus propias
palabras que entiende por:

15. • ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente
• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos al fondo que naturalmente pertenece, los
documentos no deben mezclarse con otros.
• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: ordenación interna de un fondo documental, manteniendo la estructura
que tuvo durante el servicio activo.
• FOLIO: hoja de libro, o de cuaderno o de expediente al cual corresponde dos páginas, número que indica el
orden consecutivo de las páginas de un expediente o libro.
• FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia
• SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructuras y contenidos homogéneos.
• SUBSERIE Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
• TIPO DOCUMENTAL: son los diferentes tipos documentales que pueden distinguirse de acuerdo a unas
características diplomáticas.
• TABLAS DE VALORACIÓN: Listado de series o asuntos, tiene unos tiempos de retención en el archivo central
y disposición final
• TABLAS DE RETENCIÓN: listado de series correspondientes a los tipos documentales recibidos y producidos
por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, además tiene unos valores y tiempos de
retención.
• VALOR PRIMARIO, Es el valor que tiene los documento en el archivo de gestión, de acuerdo a las unidades
administrativas
• VALOR SECUNDARIO: valor que adquiere los documentos para la investigación, la ciencia y la cultura,
normalmente estos documentos son permanente

16. De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos
por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)
PRIMARIOS SECUNDARIOS
Administrativo Histórico
Legal Científico
Jurídico Cultural
Fiscal
Contable

17. EMPRESA PRIVADA COSEINPRO
• Actas de reunión
• Actas de comité
• Comprobantes de Egresos
• Adendas
• Minutas
• Certificados
• Comprobante de Ingresos
• Contrato de compraventa
EMPRESA PÚBLICA METROPLUS
• Acta de Gerencia
• Resoluciones de Gerencia
• Acta de obra
• Informes a entes de control
• Informes financieros
• Comunicaciones oficiales
• Instrumentos de control
• Certificados laborales
• Contrato de Obra
• Contrato de prestación de servicios
• Adendas
• Minutas
• Circulares
• Comunicaciones internas

18. • Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie,
subserie y tipo documental.
• COSEINPRO
• SERIE
• Contratos
• Actas
• Informes
• SUBSERIE
• Contrato de compra venta bienes raíces
• Actas de grupo primario
• Informes financieros
• TIPO DOCUMENTAL
• Certificado de paz y salvo de servicios telefónicos
• Constancia laboral
• Derecho de petición

19. • METROPLUS
• SERIE
• Contratos
• Actas
• Informes
• SUBSERIE
• Contrato de consultoría
• Actas de Junta Directiva
• Informes a entes de control
• TIPO DOCUMENTAL
• Pliegos de condiciones (Licitaciones)
• Derecho de petición
• Circular normativa

20. • Indague cuáles documentos se deben
eliminar en las oficinas, es decir, no son
archivados.
• COSEINPRO
• Documentos de apoyo, como normas,
acuerdos, leyes, presentaciones
• Volantes informativos
• Invitaciones
• METROPLUS
• Documentos de apoyo en las oficinas
de gestión, normas, acuerdos, leyes,
invitaciones, revistas, circulares
informativas

21. • Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la
foliación de los documentos.
• La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del
número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Folios. 1-200, Carpeta 2
Folios. 201-400, etc.
• Indique como se organizan los documentos dentro de las
carpetas.
• Respecto a las Historias Laborales, se recomienda considerar lo
que dice la circular No.004 de 2003 del AGN: “Los documentos de
cada Historia Laboral (deben estar) colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el
éxpediente, el primer documento sea el que registre la fecha más
antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente
podrá estar contenido en varias unidades de conservación de
acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada
carpeta tenga como máximo 200 folios.
• Las unidades de Conservación y almacenamiento definidas
para la organización de los documentos de los archivos de
gestión y central serán:
• CARPETAS:
• Carpetas legajadora tamaño oficio; dos carátulas, desasificada
(Color yute), con impresión de identificación del fondo
documental y de su contenido.

22. • Cartulina legajadora tamaño oficio; dos carátulas,
(Color Naraja), con rotulo de identificación del fondo
documental y de su contenido, para unidades
documentales en los archivos de gestión.

23. • Mencione los datos que deben tener
las etiquetas de las carpetas y cajas.
• - Identificar, marcar y rotular las
carpetas, así: fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número
de expediente, número de folios y
fechas extremas, número de carpeta
y número de caja si fuere el caso.

25. • CONTENEDORES: CAJAS DE
CONSERVACION DE EXPEDIENTES:
• Se utilizan cajas normalizadas en dos
especificaciones para archivos de
gestión no convencional y especial para
el Archivo Histórico. Igualmente
tendrán la información de identificación
normalizada por el Archivo, de forma
impresa.
• CAJA No. 20 ARCHIVO FOLDER
COLGANTE (gestión)

26. • Esta caja tiene una particularidad y es la de colocar la
documentación como si estuviera en un archivador, ya que
los folder quedan colgantes, de fácil manejo y acceso a la
información.
•
• CAJA No. 12 ARCHIVO HISTÓRICO
•
• Adecuada para archivar folder y carpetas tamaño oficio.
Ideal para conservar la documentación en perfectas
condiciones y que se logre mantener así por mucho tiempo,
el recubrimiento interno hace que los documentos se
protejan del polvo, humedad, agua, manchas y otros, con
perforaciones laterales de aireación para disminuir riesgos
de hongos en los documentos.

28. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Definido como la generación
de documentos dentro de
una institución, en
cumplimiento de sus
funciones.

29. CREACIÓN Y DISEÑO DE
LOS DOCUMENTOS
MEDIOS Y TÉCNICAS DE
PRODUCCIÓN
SOPORTE DOCUMENTAL
IMAGEN CORPORATIVA
DETERMINACION DE USO Y
FINALIDAD DE LOS
DOCUMENTOS
DETERMINACIÓN DE TAMAÑOS ,
CALIDAD Y TIPOS DE
SOPORTES, GRAMAJE,
TINTAS.
INSTRUCTIVOS PARA EL
DILIGENCIAMIENTO DE
FORMULARIOS.
PERSONAL AUTORIZADO PARA
FIRMAR DOCUMENTACIÓN
EXTERNA E INTERNA
ADECUADO USO DE LA
REPROGRAFÍA

30. NORMALIZACIÓN
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDECIAS PRODUCTORAS.
TIPOLOGIAS DE DOCUMENTOS
FORMATOS
TIPOS DOCUMENTALES
NUMERO DE COPIAS
CONTROL DE PRODUCCIÓN DE
NUEVOS DOCUMENTOS
PERIOCIDAD DE LA PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL

31. CICLO VITAL

32. • Programa de Gestión Documental
• Archivo de Gestión: aquí interviene los procesos de producción, recepción,
distribución, tramite, organización, consulta y conservación.
• Archivo Central: Interviene los procesos de organización, consulta, disposición
final
• Archivo Histórico: Los procesos que interviene son consulta, disposición final
• 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en
alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de
conservación o eliminación.
• Comunicaciones oficiales derecho de petición
• Llega la comunicación a la recepción, el auxiliar administrativo encargado del
proceso de la recepción de los documentos, debe analizar para quien va dirigida
la comunicación, una vez analizada y que cumpla con las condicione de
recepción se radica, registra en el software documental, se digitaliza y se
direcciona a la dependencia competente, luego en los recorridos internos se
distribuye y entrega la comunicación física a la persona designada por la
dependencia, luego se empieza con el trámite de la solicitud, se analiza, se
soporta la respuesta y en términos inferiores a 10 días hábiles, se debe tener
una respuesta, se realiza una comunicación oficial original y copia, la cual debe
cumplir con las normas técnicas de elaboración de comunicaciones, se envía a
recepción, con el fin de que sea radicada y enviada por mensajería externa al
usuario que hizo la petición, se debe dejar constancia de recibido y de entrega
de la misma. La copia es devuelta al Centro de Administración Documental por
el mensajero, se verifica el recibido, se digitaliza, se sube al software y la física
se archiva en unidad documental correspondiente, si el derecho de petición
tiene que ver un contrato de obra debe ir al expediente y dejarlo cumplir según
el tiempo de retención de acuerdo a la Tablas de Retención Documental, que
son 20 años..o si el derecho de petición es de un funcionario de la entidad, se
archivaría en la historia laboral y dejaría por 80 años.

33. VALORACIÓN
PRIMARIA
VALORACION
SECUNDARIA
TVDTRD
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
ARCHIVO
TOTAL
TRANSFERENCI
A SECUNDARIA
ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO CENTRAL
ADMINISTRATIVA
LEGAL FISCAL
JURIDICO
CONTABLE
HISTÓRICO CULTURAL
CIENTIFICO

34. • 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de
2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
• - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
• Establecer que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, sabiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, convirtiéndose
en un proceso integral.
• A través del Decreto 2609 de 2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma
a cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generado por las
organizaciones gubernamentales en nuestro país, y consiguiendo con ello los
gobiernos en línea o digitales.
•
Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no debemos
olvidar que el sector privado que cumple funciones públicas como las instituciones
privadas y particulares, ya que estos cumplen una función importante en el manejo
de la documentación, optimizando los servicios a los ciudadanos y a la consolidación
de un estado eficiente y transparente, pero vemos que en capitulo V de este mismo
Decreto, ya delegan responsabilidades a los Ministerios y a la superintendencias, para
que formulen, establezcan normas, para la implementación y evaluación de los
programas de Gestión Documental de las entidades privadas que estén bajo su
inspección y vigilancia.
• - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del
mencionado Decreto?
• Los aspectos más relevantes en mi opinión son los tecnológicos y de política pública
gobiernos en línea, donde se aplica y se fortalece las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, las TIC.

35. • BIBLIOGRAFIA
• Constitución Política de Colombia: artículos 15, 20, 23, 67, 72, 74, 78
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000,
Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos
de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones
por razones de conservación.
• Acuerdo 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por
razones de conservación.
• Acuerdo 048 de 2000. Conservación de documentos: preventiva, conservación,
y restauración documental
• Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
• Acuerdo 050 de 2000. Conservación de documentos: Prevención de deterioro
de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
• Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para
la Consulta” del capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del
reglamento general de archivos.
• Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones Oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas.
• Decreto 2609 de 2012