1. Fundamentos de TI
TALLER: “caso PAPERLESS”
1. ¿Qué es la gestión documental y la gestión de registros?
Gestión Documental:
Es el motor principal de la consecución de una oficina sin papeles, ha resultado
contraproducente en algunos casos en estudios de Gartner indican que en
algunas empresas la implantación de gestores documentales ha repercutido en
el aumento del consumo de papel, pero la inexistencia de un gestor documental
centralizado resulta imposible de concebir dados los problemas que esta clase
de productos solventa.
La gestión de registros:
La gestión de registros es la tecnología orientada al manejo de grandes
cantidades de documentos y la aplicación a los mismos de la normativa
legal pertinente que se rija, con distintos períodos de retención
dependiendo de la tipología del documento. La gestión de registros
automatiza el paso desde el mundo de la gestión documental al de la
gestión del registro, garantiza su inmutabilidad durante su período
como registro y parametriza un paso final del registro al
almacenamiento seleccionado al finalizar su vida como registro, o en
caso de ser necesario, su completa y definitiva eliminación.
De esta forma, desde el nacimiento de la información hasta la
eliminación de la misma dentro de la organización, los sistemas de
Tecnología de Información, pueden garantizar la completa
funcionalidad de un documento sin necesidad de impresión; la oficina
sin papeles se deshace de su halo de “mito” para pasar a ser una
realidad.
2. ¿Para qué sirven “input management” y “workflows”? ¿cómo han sido
aplicados para la solución de problemas?
“input management”
Permiten que toda la información que de una u otra forma llegan a las
empresas, puedan formar parte de los sistemas de información de las mismas.
Es decir, que todos los emails, faxes, documentos físicos (facturas, pedidos,
contratos, albaranes, pasen a los repositorios documentales y/o
transaccionales de la compañía, y si aplicación captura de facturación entrante
(departamento contable y departamento de cuentas a pagar). Tras este
proceso se suele dar inicio a procesos de aprobación de las facturas por parte
de los responsables s de la gestión documental corporativa ha sido el origen de
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2. Fundamentos de TI
la documentación, los documentos en origen seguían generándose en formato
no-digital y el coste en tiempo/dinero de digitalización.
“workflows”
El workflow es un sistema informático que organiza y controla recursos
necesarios para completar el proceso de negocio de la misma manera, en toda
empresa, la preocupación permanente por la mejora de la administración es
una constante, las finanzas y la producción ha conducido a la rápida adopción
de sistemas automáticos capaces de facilitar tareas mecánicas y rutinarias,
evitar errores y mejorar el control de la cartera de clientes y han sido aplicados
el workflow para destinados a apoyar el trabajo que se realiza en una empresa
mediante el uso de sistemas informáticos.
3. Explique los beneficios obtenidos en Oracle y Caja Madrid por separado.
Beneficios en Oracle
• Sus empleados han sido entrenados para hacer todas sus
transacciones sin moverse de sus escritorios, ahorrando cerca
de 4.000 kilos de papel por semana en todo el mundo y cerca
de 1.000 millones de dólares al año.
• Reducir el 80 por ciento del papel que utilizaban los más de
30.000 empleados que trabajan en diferentes partes del
mundo.
• Ya no requieren papel figuran la confección de hojas de gastos,
las compras y ventas, los pedidos, las transferencias bancarias
y las nóminas.
• ahorrando toneladas de papel que antes se destinaban a la
contabilidad, transacciones administrativas, contratos,
formularios de todo tipo, presupuestos, memos, informes,
archivos y hasta la compra de billetes de vuelo y reservas de
hoteles.
Caja Madrid
• Salvar 9.400 árboles y ahorrar hasta 630 toneladas de papel en
tres años alcanzando un ritmo de disminución anual de
consumo interno del 15 por ciento.
• Impulsó y coordinó un conjunto de acciones que contribuyeron
a potenciar una cultura organizativa de ahorro de papel.
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3. Fundamentos de TI
• Esto ha llevado implícito una mejora de la eficiencia en los
procesos comerciales, administrativos y de gestión.
• Eliminación de un total de 600.000 expedientes anuales en
papel a favor de sistemas de archivo digital.
• Eliminación del 100% de los listados en soporte papel por una
aplicación de listados electrónicos.
• Habilitar la firma electrónica a todos los clientes.
• Programas de formación, sensibilización y participación, y de
comunicación interna, de incentivos y de sugerencias en donde
se pretende concienciar a las personas para una utilización cada
vez menor del papel.
• Creación de un centro corporativo de digitalización de
documentos.
4. Represente en un diagrama la solución paperless para Oracle y Caja
Madrid por separado.
Oracle
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Ahorrar papel, esta
práctica ayuda a
disminuir los niveles de
error.
Ahorrando toneladas de
papel que antes se
destinaban a la
contabilidad,
transacciones
administrativas
Mejorar su rendimiento
el rendimiento de sus
trabajadores.

4. Fundamentos de TI
Caja Madrid
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Caja Madrid
Despliegue de 150 escáneres integrados en red
local, más del 95% en oficinas de la Red
Comercial.
Uso de tablet PCs entre los empleados, todo ello
gracias a una inversión tecnológica de 3,5
millones de euros, que ofrecen la posibilidad de
escribir sobre una pantalla para su posterior
traducción en documentos
electrónicos.
Puesta en marcha de infraestructuras tecnológicas
avanzadas que permiten la celebración de sesiones
sin distribuir o utilizar papel, en los comités ejecutivo

5. Fundamentos de TI
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6. Fundamentos de TI
5. ¿Qué es el e-gobierno? ¿qué relación tiene con el paperless? Describa el
caso de éxito.
El e-gobierno ha vuelto a impulsar la gestión documental y la idea
de “ paperless office”. Ha llevado la gestión documental a la mayor
empresa de España, la Administración Pública, que se ha
marcado como objetivo la eliminación del papel y la reducción del
tiempo en los procesos administrativos mediante la implantación de
tecnologías de gestión del ciclo de vida de la información y la
adopción de metodologías documentales afines al concepto de
oficina sin papeles. La relación que tiene es en que como e-
gobierno y paperless decidieron minimizar los enormes gastos
derivados del papel , reducir el impacto medioambiental, aumentar
la productividad en la infinidad de procesos en los que el papel es
el eje central del flujo de negocio.
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7. Fundamentos de TI
5. ¿Qué es el e-gobierno? ¿qué relación tiene con el paperless? Describa el
caso de éxito.
El e-gobierno ha vuelto a impulsar la gestión documental y la idea
de “ paperless office”. Ha llevado la gestión documental a la mayor
empresa de España, la Administración Pública, que se ha
marcado como objetivo la eliminación del papel y la reducción del
tiempo en los procesos administrativos mediante la implantación de
tecnologías de gestión del ciclo de vida de la información y la
adopción de metodologías documentales afines al concepto de
oficina sin papeles. La relación que tiene es en que como e-
gobierno y paperless decidieron minimizar los enormes gastos
derivados del papel , reducir el impacto medioambiental, aumentar
la productividad en la infinidad de procesos en los que el papel es
el eje central del flujo de negocio.
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