1. Expediente Electrónico
¿Para qué se necesita un expediente electrónico?
El mecanismo tradicionalmente más empleado para ejecutar procedimientos
administrativos en la órbita de los organismos públicos y algunos privados, es el
Expediente. Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de documentos
en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos
entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.
El trasiego de los documentos en papel que forman el expediente, entre las personas,
entre oficinas y entre diferentes organismos, resulta de una ejecución ineficiente, con
una gran cantidad de riesgos asociados. Entre los principales destacan el extravío, la
pérdida de confidencialidad, la sustracción de fojas, el deterioro de los papeles, el
acceso no autorizado a los documentos.
Adicionalmente, existen costos relevantes asociados al manejo de estos documentos
en papel, tanto en la impresión, como en el traslado y el almacenamiento y
preservación de los mismos.
Por estos motivos, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a
implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de
estos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar
de en papel.

2. ¿Qué es el expediente electrónico?
Para comprender mejor es conveniente comenzar definiendo qué es un expediente para luego
adentrarnos en el expediente electrónico y sus particularidades.
Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que
requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados
en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o
personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir
una prueba o una evidencia de esa actividad.
Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte
digital, estamos frente a un expediente electrónico. Una definición más formal sería “... la serie
ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la formación de
la voluntad administrativa en un asunto determinado.” Un expediente electrónico es un caso
particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para
cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una
gran cantidad de similitudes entre ambos.

3. ¿Cuáles son las principales características de un expediente
electrónico?
1) Rapidez: Facilita el pasaje de los expedientes .
2)Descentralización: permite que los expedientes sean iniciados desde distintas
ubicaciones.
3) Validez legal.
4)Transparencia: puede ser seguido por el interesado paso a paso.
5)Interoperabilidad e intercambio: pueden ser inter operados.
6)Del papel al digital.
7)Rápida localización y fácil almacenamiento.
8)Heterogeneidad documental: pueden incorporar al expediente diferentes tipos de
documentos.
9)Copias fieles: Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea
necesario.
10)Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte
papel.
11)Firma electrónica.

4. Algunas ventajas más asociadas al uso de los expedientes electrónicos.
Además de lo dicho, es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la
administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas
para controlar y dar seguimiento a sus documentos.
Asimismo, la información que el software del expediente electrónico brinda respecto al proceso documental
puede ser utilizada por los propios organismos y empresas para identificar fallas, “cuellos de botellas” donde
se entorpece el funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser simplificadas. Contar con información
actualizada y completa propicia la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la administración en
procura de mayor eficiencia y rentabilidad.
La generación de datos aporta un pleno conocimiento de la gestión pudiéndose elaborar estadísticas sobre,
por ejemplo, la cantidad de expedientes que se iniciaron en torno a un mismo tema, o cuántos corresponden a
determinada oficina, se puede también cuantificar los tiempos totales o parciales que insume cada trámite, o
elaborar índices de eficiencia a partir de indicadores cuantificables.
En lo que respecta a los funcionarios y empleados, el expediente electrónico constituye un facilitador de las
tareas, porque las simplifica y pone a su disposición de forma inmediata toda la información que necesita para
tomar decisiones y realizar su actuación. Y si requiere acceder a otros expedientes (por que sean similares, para
evaluar antecedentes, etc.), podrá hacerlo rápidamente al tenerlos centralizados, completamente disponibles y
con herramientas de búsqueda eficientes.
Con la implantación del expediente electrónico se reducen considerablemente los costos de papelería e
impresión, los tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y deterioro de documentos, el costo de
los traslados de papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.

5. Midiendo los beneficios y conveniencia de implementar
expedientes electrónicos.
Muchos de los beneficios que el expediente electrónico aporta no son mensurables ni cuantificables, o al
menos no fácilmente. Sin embargo, otros sí lo son y hacerlo resulta muy importante tanto para tomar la
decisión de implantarlo, como para sustentar dicha decisión en el tiempo. Poder expresar los beneficios en
términos monetarios es una poderosa manera de medir la rentabilidad y conveniencia de implantar el
expediente electrónico en su organización.
Este ejercicio de estimación de beneficios es sumamente importante, aunque en algunas oportunidades no es
fácil determinar todos los rubros involucrados. En INTEGRADOC contamos con consultores especializados que
le ayudarán a realizar esta estimación si lo desea. Sólo deberá contactarnos.
Eficiencia y Productividad al buscar expedientes. Se estima que los profesionales gastan 50% de su tiempo
buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada documento en promedio. Esto se traduce
directamente en pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un costo para la organización.
Reducción de costos de impresión Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente cuantificables. Y
evitables!.
Reducción de costos y riesgos de perder documentos. Se estima que entre un 10 y un 15% de los papeles se
pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta un 30% del tiempo laboral buscándolos. Nuevamente
estamos frente a ineficiencias cuantificables.
Traslado de expedientes y manejo de versiones. Encontrar la última versión de un documento en un sistema de
archivos o en los correos electrónicos puede ser una tarea desgastante y costosa. Si a eso le sumamos el
trasiego de expedientes en papel y el tiempo perdido en hacerlo, estamos frente a una de las mayores
ineficiencias de las organizaciones.

6. Conclusiones y algunos ejemplos exitosos en organizaciones públicas y
privadas.
Al procurar mejorar la forma que se manejan, distribuyen y comparten expedientes, las herramientas
destinadas a reemplazar el soporte en papel por un soporte 100% electrónico cobran vital importancia.
Una herramienta de primer nivel como INTEGRADOC, permitirá modelar las etapas por las que pasa cada
expediente, ya sea que siga una ruta ad-hoc o fija, así como las personas que deben trabajar en ellas. Permitirá
actuar sobre esos expedientes de forma electrónica, integrando diferentes tipos de documentos, herramientas
de búsqueda, mecanismos de seguridad y firma electrónica. Indicadores de rendimiento permitirán analizar
objetivamente cómo se están procesando los expedientes, detectar cuellos de botella y oportunidades de
mejora, medir tiempos y volúmenes procesados, en orden de decidir mejoras para aumentar la eficiencia y
efectividad de la organización.
A continuación presentamos algunos ejemplos de implantaciones exitosas de expediente electrónico en
organizaciones de mediano y gran porte.
La Corporación Nacional para el Desarrollo del Uruguay (CND), automatizó completamente el manejo de sus
expedientes, de forma 100% electrónica, dando otro gran paso en procura de aumentar su eficiencia
administrativa (leer caso de éxito).
La Intendencia Departamental de Artigas(IDA), automatizó toda la gestión de sus expedientes de forma
electrónica, incorporando tecnología de última generación en orden de prestar un mejor servicio a todos los
ciudadanos (leer noticia).
El Ministerio Secretaría General de la Presidencia de Chile, transitó el camino hacia una administración total de
sus documentos de forma electrónica, con firma electrónica simple y avanzada, incluyendo la interoperabilidad
de los mismos con otros organismos (leer caso de éxito).