1. UNIDAD DOS
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES – DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
BLANCA ESTELLA JIMÉNEZ ACEVEDO
DOCENTE
RICARDO A. BOTERO RIOS
CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
AGOSTO
2017
2. INTRODUCCIÓN
Es un hecho que en la actualidad el conocimiento se genera en formato electrónico, y cada vez son
mas las empresas que han empezado a trasladar sus grandes volúmenes de papel a formato
digital, táctica que está enfocada a la eficacia de la gestión documental de todas las
organizaciones.
La digitalización de la información no propone la eliminación de todos los documentos que se
encuentren en papel, lo ideal es que el documento que nace electrónico se quede electrónico sin
necesidad de reproducirlo o copiarlo en un material fisco, de esta manera se minimizaría las cargas
administrativas en algunas áreas de empresa. El Estado no ha sido ajeno a este flagelo y por tal
razón a hecho grandes esfuerzos para que al interior de sus instituciones creen una conciencia de
cero papel, donde su programa de “Gobierno en Línea” ha marcado la diferencia para poder
alcanzar una interactividad entre los ciudadanos y el estado.
En el siguiente trabajo nos podremos dar cuenta cual ha sido en realidad las políticas, normas y
leyes que el país ha emprendido para lograr un desarrollo sostenible con sus habitantes y entorno.
3. GESTIÓN DOCUMETAL DIGITAL
Proceso de creación, almacenamiento y utilización
de los documentos digitales, que incluye su
selección, clasificación, conservación, búsqueda,
recuperación, reproducción y diseminación, a partir
de dispositivos electrónicos.
4. BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Reducción de costos
El porcentaje de erros
en los documentos es
mínimo
La Creación de
contenidos es mas
veloz
5. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
La incorporación de
nuevas tecnologías
permiten crear y gestionar
el archivo electrónico de
cualquier organización
Existen infinidad de dispositivos
con alta capacidad de
almacenamiento de información.
Los programas que se han
creado alrededor de este
proceso electrónico, no solo
permite el almacenamiento, si no
también la fácil recuperación de
la información.
Contexto
Contenido
Estructura
6. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. IDENTIFICALBE: desde otros programas
2. SOPORTADO EN POLÍTICAS: deben estar documentadas, autorizadas divulgadas
institucionalmente
3. PLANEADO: debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo.
4. ASIGNADO A UN RESPONSABLE: planearlos, desarrollarlo y monitorearlo.
5. LOCALIZADO: el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura
organizacional de la entidad.
6. ORGANIZADO: de acuerdo a las necesidades y estructura de la institución, la naturaleza del
negocio y el ambiente tecnológico
7. MANEJADO POR PERSONAS CON HABILIDADES: conocimientos adecuados en el campo de la
información, la gestión de documentos y la informática
8. IMPLEMENTADO EN TODA LA ORGANIZACIÓN: de manera sistemática y bajo la dirección de un
gerente con autoridad y autonomía.
9. MESURABLE REGULARMENTE: a través de procedimientos de auditoria de información.
7. SOFTWARE PARA GESTIÓ
DOCUMENTAL
Es una aplicación informática que sirve para
manejar, gestionar, conservar, publicar y
trabajar sobre todo tipo de documentos
electrónicos, ya sea este su formato original o
escaneados. Los software deben garantizar la
máxima calidad en la imagen, de manera que
cuando se requiera acceder a esta, sea fácil
de identificar.
Funciones
Integración con otros
sistemas
Colaboración entre
usuarios
Flujos de trabajo
documental
Categorización y
estructuración
Archivo de
documentación
8. RECOMENDACIONES A LA HORA DE ADQUIRIR UN
SOFTWARE DOCUMENTAL
Cuando en una empresa se toma la
determinación para adquirir un
software documental lo primero
que debemos de establecer son
unos criterios de valoración que
nos aseguren que lo comprado si
corresponde a nuestras
necesidades.
Almacenamiento
Movilidad
Workflow
Flexibilidad y adaptabilidad
Avisos y alarmasSeguridad
Soporte
técnico
9. DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
CERO PAPEL GOBIERNO EN LÍNEA
MODELO DE
GESTIÓN DE
INFORMACIÓN
CERO PAPEL
E-goverment
GOBIERNO EN
LÍNEA
Estado mas eficiente,
transparente y participativo
haciendo uso de las
tecnologías de la información
y las Comunicaciones
EFICACIA
EFICIENCIA
TRANSPARENCIA
AÑO
2000
10. POLÍTICA CERO PAPEL
BENEFICIOS COMPONENTES
1.Buenas prácticas en Gestión
Documental
2. Procesos y servicios más
eficaz
3. Aumento de la
Productividad
4. Uso óptimo de los
recursos
5. Disminución de los costos
asociados a la administración
de papel.
6. Mejorar el acceso a la
información dentro y entre
las entidades
7. Mayor control y seguridad
en el manejo de información
8. Eliminar la duplicidad de
documentos
Normativo y de
gestión documental
Ley general de
archivos
Decretos, Acuerdos
reglamentarios
Manual GEL 3.1
Estándares NTC, ISO
Cultura
organizacional
Guía 1. Buenas
prácticas
Guía 2.
Primeros pasos
Procesos y
procedimientos
Guía 3. Documentos
Electrónicos
Guía 4. Expediente
Electrónico
Componentes de
tecnología
Guia 5. Digitalizacion de
documentos
Guía 6. Sistemas de Gestión
de Documentos
11. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
LEY CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN
Ley 527 de 1999 • Aborda la reglamentación de los documentos
informáticos
• permite la seguridad electrónica de los
por medio del reglamento para el acceso y uso
del servicio, el comercio electrónico, y de las
firmas digitales
LEY 1581 DE 2012: LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión
Documental.
CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas
en el marco de la iniciativa cero papel
LEY 1437 DE 2011 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Se dictan las directrices que tienen que ver los
expedientes electrónicos. Derechos, deberes,
prohibiciones, impedimentos y recusaciones.
DECRETO 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las
Entidades del Estado.
Directrices en material documental, implementación
de un PGD- Programa de Gestión Documental.
12. CONCLUSIONES
Después de haber estudiado y analizado las características de un gestión de documentos digitales
pude concluir lo siguiente:
Son mas las ventajas que desventajas que tiene implementar procesos de digitalización en las
empresas, ya que el ahorro de tiempo y espacio se ve traducido en menores costos para las
organizaciones
Las nuevas tecnología de la Información y la Comunicación son factores claves para que las
políticas de cero papel del gobierno tengan los resultados esperados.
Las empresas deben hacer esfuerzos a un mas grandes para que la generación de los grandes
volúmenes de papel, impacta cada vez menos los ambientes naturales.
Atreves de los procesos de digitalización documental , se puede mejorar el acceso a la
información, ya que los usuarios pueden acceder a esta sin que el tiempo y el espacio sea una
limitante.
Los metadatos de los archivos digitales son un componente primordial para la conservación de los
documentos.
13. Bibliografía
(s.f.). Obtenido de http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf
Cam, C. G. (12 de 10 de 2007). Obtenido de
http://eprints.rclis.org/10647/1/La_importancia_de_la_digitalizaci%C3%B3n_de_archivos
_para_la_bi%E2%80%A6.pdf
Lic. Jessica María Espíndola Rosales, M. P. (2014). Obtenido de
https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/5704523.pdf
Montes, L. Z. (19 de 09 de 2001). Obtenido de
https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/4766985.pdf
Morillas, J. L. (s.f.). Obtenido de https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/1198733.pdf
