Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas Ambientales Material utlizado para el Seminario Internacional de Tecnologías de Información y Gobierno Electrónico -SITIGE 2015 realizado los días 11, 12 y 13 de febrero de 2015. Expositora: Jaddy Fernández – Líder Proyecto Cero Papel - Banco de la Nación

2. ProGobernabilidad
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#SITIGE15

3. 1 Jaddy Fernández
Líder Programa
Hacia un Banco Cero Papel
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Jaddy@Fernandez.pe
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Cero Papel:
Uniendo
Administración
Electrónica y
Buenas Prácticas
Ambientales

4. 4
1
Sociedad de la Información y el Conocimiento

5. Sociedad de la Información y el Conocimiento
5
1

6.  Perú sube 10 posiciones
en este Ranking pasando
del Puesto 82 al puesto
72 de 193 países
Puede acceder al informe completo a través del
siguiente enlace: http://bit.ly/1q6op5P
Sociedad de la Información y el Conocimiento

7.  Promover las políticas de datos abiertos gubernamentales
como parte de las iniciativas de gobierno electrónico.
 Promover acciones de concientización de los ciudadanos en
referencia a los derechos y responsabilidades que acarrean el
uso de las nuevas tecnologías.
 Promover acciones que aseguren el ejercicio de derechos
humanos en el entorno digital.
 Promover las políticas de datos abiertos gubernamentales
como parte de las iniciativas de gobierno electrónico.
 Incentivar el uso de las nuevas tecnologías en ámbitos de
seguridad pública.
 Avanzar en la implementación transversal de la perspectiva de
género en las políticas orientadas a superar la brecha digital y
promover la generación de estadísticas e información sobre la
brecha de género y los impactos diferenciados de las TIC.
 Incentivar el uso de las TIC para contribuir a la protección del
medio ambiente, la lucha contra el cambio climático, el uso
sostenible de los recursos naturales y la prevención y
mitigación de los desastres naturales.
Sociedad de la Información y el Conocimiento

8. Open Government Partnership
8

9. 9
Política Nacional de Gobierno Electrónico

10. Jaddy Fernández
Líder Programa
Hacia un Banco Cero Papel
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e- Administración2

11. e-Administración
Municipalidad de Quito con grandes colas para pagar
impuesto predial
Pagos con banca Móvil

12. e-Administración

13. e-Administración
13
Oficina sin papel o cero
papel es ..
Que es Cero Papel ?Cero Papel ? • Es la reducción
ordenada del uso del
papel mediante la
sustitución de los
flujos documentales
en papel por soportes
y medios electrónicos,
acompañado de una
cultura del cambio
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOSPROCESOS • Racionalización y
optimización de
procesos
• Automatización
BUENAS
PRÁCTICAS
• Manejo seguro de
activos de
información
• Gestión de
documentos
electrónicos
• Firma Electrónica
• Firma Digital
• Seguridad de la
Información
• Digitalización
• Uso de estándares
• Aprovechamiento
de TIC en buenas
prácticas
• Cambio cultura
organizacional
• ISO
 Ecoeficiencia
 Responsabilidad Social Cultura Organizacional
 Compromiso e identificación
 Gestión del cambio
 Uso racional y eficiente

14. e-Administración: Cero Papel
14
1
1414
2000
Firma y certificados
digitales
2003
Normativa sobre
interoperabilidad
y estándares
Normativa sobre
correo electrónico
Normativa materia de
archivo de documentos
e información
2008 2012
Normativa puesta
en marcha de la
firma digital
Seguridad de la
Información “NTP-ISO /IEC
27001:2008
2013
Reingeniería del sistema
de Trámite Documentario
Modernización de la
plataforma tecnológica.
Mejora del Sistema
de Trámite Documentario
Proyectos relacionados a Trámite Documentario
Política Nacional de
Gobierno Electrónico
Proyectos relacionados a Firma Digital – Cero papel
ISO 30300
ISO:30301
Otras…
2011
….

15. e-Administración: Cero Papel
Canal
presencial
Canal
electrónico
e-registro e-notificacióne-consulta Buzón virtual
SEDE ELECTRÓNICA
Documentos (
entrada - salida)
Expediente
electrónico(físico –
electrónico)
GESTIÓN DOCUMENTAL
Financiera RRHH
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contratación Otros
IDENTIFICACIÓN SEGURA
CLIENTES Y CIUDADANOS
ENTIDAD
FUNCIONARIO
GOBIERNO
GESTIÓN DE TRÁMITES
Y PROCESOS
Preservación
y Acceso
(Digitalización)
Interoperabilidad
Interoperabilidad
PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Certificado
Digital
15
Certificado
Digital
PLAN DE COMUNICACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES
POLITICAS, DIRECTIVAS, ESTANDARES
Firma electrónica
Certificado
Digital
IDENTIFICACIÓN SEGURA
IDENTIFICACIÓN SEGURA

16. 0- Papel
Jaddy Fernández
Líder Programa
Hacia un Banco Cero Papel
@jadesan1
Jaddy@Fernandez.pe
#SITIGE15
3

17. 17
1
Cero Papel: e-administración y prácticas ambientales

18. 18
1
Cero Papel: e-administración y prácticas ambientales
Personas
Procesos
Tecnologías
• PERSONAS.- Capacitación, Roles definidos, Privilegios por rol
• PROCESOS.- Con Marco legal y normativa establecida, Gobernados (Métricas), Optimizados & Automatizados
(en la medida de lo posible)
• TECNOLOGIA.- Gestor de Contenidos, Flujo de trabajo con firma electrónica, Documentos electrónicos con firma
digital, Notificación electrónica

19. Identificar soluciones , estándares
 Records Management (RM): Implican la administración sistemática de todos los registros y la
información o datos que ellos contengan. Con el avance en las tecnologías de la información, ha sido
necesario incorporar la información electrónica a este proceso, correos electrónicos, archivos adjuntos
(attachments), video, voz, etc.
 Document Management (DC): Document management o Document Imaging es digitalización de
documentos. La captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital
(imagen) con el propósito de archivarlos con inteligencia
 Enterprise Content Management (ECM): Conceptualmente se refiere a Integrar, optimizar y distribuir
contenido. Las herramientas de ECM permiten: Integrar y controlar los procesos de creación,
almacenamiento, reutilización y distribución de la información.
 Workflow (WF): Se trata de la automatización de los procesos de negocio en los que “documentos”,
“información” y “tareas o actividades” (manuales o automáticas) van pasando de un participante a
otro (con roles diferentes) según un conjunto de reglas o procedimientos que establece la definición
del proceso.
 Archival Management (AM): Es el sistema responsable del manejo de los archivos adquiridos para su
preservación en el tiempo.
 Identificar e implementar aquellas soluciones, estándares, modelos, buenas prácticas, hardware / software en
gestión documental mas acordes a la implantación de un Gobierno Abierto, así como identificando las tendencias
tecnológicas y de investigación futuras.

20. Gestión de Procesos de Negocio – Enfoque Metodológico
Áreas de Conocimiento
Tecnologias de Gestión de Procesos de Negocio
Gestión de Procesos Corporativos
Gestión de Procesos de Negocio
Organización de Gestión de Procesos
1.-
Modelamiento
de Procesos
2.-
Análisis
de Procesos
3.-
Diseño
de Procesos
4.-
Gestión
Desempeño
De Procesos
5.-
Transformación
de
Procesos
Fuente: BPM CBOK®

21. Gestión de Procesos de Negocio – Enfoque Metodológico
Fuente: BPM CBOK®

22. Gestión de Procesos de Negocio – Calidad del
Modelamiento
1
2
3
4
5
Modelo de Integración / Sistemas Dinámicos
Modelo para Planeamiento / Análisis
Modelo Operacional / Control
Documentación / Entrenamiento
Diagrama básico
BAJO
BAJO
ALTO
Valor
Nivel de Detalle

23. Identificar soluciones , estándares según Gartner
 En 2016, la gestión de
contenidos será
personalizada, con
necesidades en carpetas y
procesos adaptados a cada
usuario individual.
 Para el 2017, casi el 50%
de todo el contenido de
negocios será no textual,
lo que exigirá a las
organizaciones a invertir
más ampliamente en el
análisis como parte de la
gestión de contenidos.
 Identificar e implementar aquellas soluciones, estándares, modelos, buenas practicas, hardware / software en
gestión documental mas acordes a la implantación de un Gobierno Abierto, así como identificando las tendencias
tecnológicas y de investigación futuras.

24. ECM & BPM para Gestión de documentos electrónicos

25. ECM para Gestión de documentos electrónicos

26. ECM para Gestión de documentos electrónicos

27. Fortalecer las capacidades de los funcionarios
 Definir modelos educacionales que capaciten a los funcionarios
públicos en la estándares, lineamientos relacionados con la
Gestión Documental.

28. Identificar soluciones , estándares
28
Fuente:
• Newsweek lista de las 500 compañías más “verdes” a Nivel Global y de Estados Unidos 2012/ www.thedailybeast.com

29. Beneficios Cero Papel
29
Fuente:
• Newsweek lista de las 500 compañías más “verdes” a Nivel Global y de Estados Unidos 2012/ www.thedailybeast.com

30. Factores Críticos de Éxito
30
30
Compromiso y apoyo de
la Dirección Ejecutiva y la
Alta Gerencia respecto
del desarrollo del
proyecto, así como del
personal que participará
en las entrevistas y
reuniones.
Capacidad de respuesta a los
requerimientos de información de
documentación.
Coordinación / comunicación
fluida entre nuestro equipo y el
personal clave de la
Organización. Transparencia en
las comunicaciones.
Adecuada asignación de
recursos del personal
clave.
La comunicación formal se realizará mediante
correo electrónico.

31. Lecciones Aprendidas en proyectos de Gestión Documental:
 Enfoque Personas, Procesos, Tecnología
 Antes de iniciar un proyecto en Gestión Documental debe revisarse el marco legal
Internacional , Nacional para mitigar riesgos y duplicar esfuerzos.
 No es la Tecnología antes que los procesos
 No es Tecnología es Solución
 La gestión del cambio es un factor importante a tomar en cuenta y debe ser vista de manera
transversal
 El plan de comunicación debe ser claro y saber comunicar a todo el personal de la
organización de manera clara, oportuna
 Lo que no se mide no se mejora , debe definirse una línea base y sobre ella plasmar la visión
lo que queremos reducir, minimizar, mejora con indicadores
 El involucramiento de la Alta Dirección es clave para el éxito del proyecto
 Comunicar permanentemente el avance del proyecto y los riesgos identificados
 El fortalecimiento de capacidades del personal es clave en todas las fases del proyecto
 Se debe establecer un equipo trabajo con las áreas involucradas y asignarles roles de
participación esto servirá para las modificatorias de Directivas, procesos , procedimientos.

32. ProGobernabilidad
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