La gestión de documentos digitales compromete a las organizaciones a sustituir documentos en papel por documentos electrónicos y darles el mismo valor. La gestión documental digital implica la creación, almacenamiento y uso de documentos digitales a través de dispositivos electrónicos para mejorar la gestión. El uso de software de gestión documental permite almacenar, conservar y gestionar documentos electrónicos de forma eficiente. La normatividad colombiana como la Ley 594 de 2000 trata documentos electrónicos y convencionales por igual.

1. DOCUMENTOS DIGITALES
GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
MELANY GUERRERO CASTILLO
GRUPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO – FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS
ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
AGOSTO 2017
CALI

2. La Gestión de Documentos Digitales compromete a la
organización a la sustitución de documentos en
papel, pero aparte de eso a dar el valor suficiente al
documento electrónico como una herramienta de
valor para la organización.
Es por esto que presentaremos su significado,
importancia y beneficios para su implementación.
INTRODUCIÓN

3. CONTENIDO
 ¿Que es la gestión documental?
 Construcción y Gestión de documentos digitales
 Principios de la Gestión de Documentos Digitales
 Software de Gestión Documental
 Cero papel - Gobierno en línea
 Normatividad y legislación Colombiana

4. ¿Qué es la gestión Documental?
La GDD (Gestión Documental
Digital) es el proceso de
creación, almacenamiento y
utilización de documentos
digitales a partir de dispositivos
electrónicos con el fin de
brindar una eficiente, eficaz y
efectivo resultado en el proceso
de gestión documental.

5. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
Creación de sistemas que permitan el
almacenamiento y recuperación de la
información de manera eficiente.

6. Principios de la Gestión de Documentos Digitales

7. Software de Gestión Documental
Aplicación informática la cual permite el
almacenamiento, conservación y gestión de
documentos electrónicos escaneados o
creados originalmente en digital.
Para la selección correcta de un software de
gestión documental la organización debe
tener en cuenta que sea de fácil uso,
potente buscador, seguridad, capacidad de
actualización, flexibilidad, tecnología. Etc.

8. DOCUNET
Solución de GESTION DOCUMENTAL para la gestión electrónica de los
documentos, cuenta con una característica y/o fortaleza diferenciadora frente
a otros software del mercado: está basado en la normatividad emitida por el
Archivo General de la Nación (Ley 594 del año 2.000 del AGN) la cual es de
uso obligatorio para entidades públicas, privadas que cumplen funciones
públicas y las vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio
• Archivo
• Tramite de Correspondencia y Workflow
• Normas y procedimientos

9. Cero Papel – Gobierno en Línea
Ya son muchas las organizaciones
que se encuentran sujetas a esta
iniciativa de cero papel en donde
se busca llegar al “futuro del
documento digital”, con estrategias
como el gobierno en línea GEL. El
cual busca integrar al estado en las
TIC.

10. ¿Como beneficia a las organización la política cero papel?
Buenas
practicas
gestión
documental
Aumento en la
productividad
Disminuir los
tiempos de
localización de
archivos
Descripción de
la tarea
Eficiencia en
los servicios y
procesos
Disminución
en costos
Mejorar
entorno del
trabajo
Uso optimo de
recursos
Mejor acceso,
seguridad y
control de la
información
Eliminación
duplicidad de
los
documentos
Reducir
espacios de
almacenamien
to

11.  Normatividad y Legislación Colombiana
Se debe aclarar que los documentos electrónicos tienen el
mismo tratamiento jurídico que los documentos en formato
papel, la Ley 527 de 1999 aborda la reglamentación de los
documentos informáticos. Haciendo posible que las
entidades logren dar un adecuado tratamiento también a sus
documentos electrónicos.
El AGN pone a disposición de los usuario el documento
Compilación Normativa facilitando la consulta y difusión de
tratamiento de documentos electrónicos.
Contamos con:
• La ley 1581 de 2012 protección de datos personales.
• Ley 1437 de 2000 expediente electrónico

12. CONCLUSIONES
La gestión de Documentos Digitales, se convierte en una herramienta adecuada para mejorar la
calidad de las actividades tanto para el empleado como para la organización, creando procesos
agiles, eficientes y con respuestas más efectivas.
Por otra parte exponemos la importancia de implementar un sistema de gestión de documentos
digitales y como se puede beneficiar la organización. Al pasar de los tiempos los documentos
digitales adquieren un gran auge estando cada vez más cerca de la “oficina sin papel”.

13. BIBLIOGRAFIA
• M, J. V. (2010). Preservación documental digital y seguridad informática. Investigación bibliotecológica,
24(50).
• Soluciones TIC. (s.f.). Obtenido de http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-
informacion/gestion-documental/administracion-y-gestion-electronica-de-documentos/569--docunet
• Uso estratégico del Internet Para el Desarrollo. (s.f.). Gobierno en Línea y Democracia Electrónica.
Obtenido de http://colnodo.apc.org./gobiernoLinea.shtml