Este documento proporciona instrucciones paso a paso para desarrollar diagramas de flujo. Explica que los diagramas de flujo muestran el flujo de un proceso mediante la representación de sus pasos y puntos de decisión. Luego detalla los 7 pasos clave para crear un diagrama de flujo, que incluyen definir el objetivo, identificar el inicio y fin del proceso, determinar los pasos, establecer su secuencia, verificar la completitud y analizar posibles mejoras.

1. DIAGRAMAS DE FLUJO
METODOLOGIA PARA SU DESARROLLO
Inicio
Proceso
Aprobado
No
Si
Fin

2. QUE ES Y PARA QUE SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una representación esquemática o "dibujo" que
muestra todos los pasos o actividades de un proceso. Frecuentemente la
construcción de un diagrama de flujo es la primera o segunda actividad
que realiza un analista o un equipo de trabajo, cuando están diseñando un
procedimiento para:
 Entender y ponerse de acuerdo más fácilmente acerca de lo que es el
proceso en términos de sus actividades y puntos de decisión.
 Determinar cómo realmente funciona el proceso.
 Determinar cómo debería funcionar el proceso.

3. SIMBOLOS MÁS FRECUENTES EMPLEADOS EN LOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
Inicio/ Fin de Proceso Documento
Proceso Conector
Decisión Línea de Dirección del Proceso

4. Un diagrama de flujo es una herramienta útil para identificar perdidas y
oportunidades de mejoramiento ya que permite mostrar y comunicar
efectivamente el flujo de procesos complejos.
También muestra un esquema global del proceso permitiéndole al analista
o al equipo hacer las siguientes preguntas para cada actividad:
. ¿Puede simplificarse?
. ¿Puede reorganizarse?
. ¿Puede combinarse?
. ¿Puede eliminarse?
De igual modo, los diagramas de flujo son útiles como medios para
verificar si el proceso "según se ha redactado", fluye en una secuencia
lógica, y para asegurar que se han considerado todos los pasos o
actividades requeridos del proceso y que no se han "dejado algunos
pendientes".

5. PREPARACIÓN PREVIA
Inicialmente, Las Jefaturas deben definir equipos participante para la
construcción de diagramas.
Estos Equipos debieran incluir a personal de las áreas / seccione implicadas
en el proceso a estudiar:
El número no debe ser superior a 5 participantes
Preparar la sesión de trabajo: El lugar, pizarra , lápices , papeles post etc...

6. PASO 1: Clarificar el OBJETIVO y escribirlo de forma visible.
Lo anterior para definir claramente Por Qué emplearemos un Diagrama
de Flujo y el resultado Esperado al término de la Sesión de Trabajo.
Ejemplo:
OBJETIVO:
ESTABLECER UN PROCESO DE ATENCION DE RECLAMOS.

7. PASO 2: Definir Claramente Dónde Comienza el Proceso y Donde
Termina.
Los integrantes del equipo deben estar de acuerdo en cuanto al nivel de
detalles que deben mostrar en el diagrama de proceso para comprender
claramente el proceso e identificar las áreas problemáticas.
El diagrama de proceso puede ser un Macrodiagrama de proceso simple en
el que se mestre solo la suficiente información para comprender el flujo
general del proceso o podría ser detallado y mostrar cada acción finita y
punto de desición.El equipo puede comenzar con un Macro diagrama de
proceso y luego añadir detalles mas tarde o sólo donde es necesario.
INGRESO RECLAMO PROCESO ACCION PREVENTIVA

8. PASO 3: Determinar los Pasos del Proceso.
Elaborar una lista de todas las actividades principales, introducciones,
resultados y decisiones empleando papeles tipo post, desde el
principio hasta el final.
Puede emplearse la herramienta de gestión “Tormenta de Ideas “ para
lograr la generacion creativa de ideas.
Asigna
el Reclamo
Investigar
Registrar
el Reclamo

9. PASO 4: Establezca una Secuencia de los Pasos
Ordene los pasos en el orden en que son efectuados.
Use hojitas Post-It para que pueda moverlas de un lugar a otro. No dibuje
flechas todavía.
Sugerencia: A menos que esté creando el
Registrar diagrama de procesos de un proceso nuevo,
el Reclamo establezca una secuencia de lo que sucede en
realidad, no de que debiera suceder o lo ideal.
Esto puede ser difícil al principio, pero es
Asigna necesario para ver en qué lugar del proceso
el Reclamo están las causas probables de problemas.
Investigar

10. PASO 6: Verifique si el Diagrama de Proceso está Completo.
Los símbolos están usados correctamente?
Los pasos del Proceso ( Introducciones,resultados,acciones , decisiones,
esperas / demoras) están identificados claramente?
Asegúrese de que cada camino lo lleva hacia otro paso, ya vaya hacia adelante
o hacia atrás.
Verifique que cada conector tenga un punto correspondiente en otro lugar del
diagrama de proceso o en otra página del diagrama.
Valide un programa del proceso con personas que no pertenezcan al equipo y
que lleven a cabo las acciones del proceso. Señale las añadiduras o sustracciones
que estas recomiendan. traiga las recomendaciones al equipo a fin de analizar e
incorporar el diagrama de proceso final.

11. PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS EN UN FLUJOGRAMA
La principal causa de deficiencia en la interpretación de los Diagramas
de Flujo es que éste NO REFLEJA LA REALIDAD debido a:
 Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado y No la
práctica habitual de aquellos que lo ejecutan.
 Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera el
proceso.
 Se utilizan Diagramas de Flujo de procesos obsoletos o bien No han sido
revisados después de producirse cambios en los procesos.

12. PASO 7 Para Finalizar Conteste Si:
¿El proceso está funcionando de la manera que debe?
¿Las personas están siguiendo el proceso según el diagrama?
¿Existen complejidades o redundancias obvias que puedan ser
reducidas o eliminadas?
¿En Qué se diferencia el proceso actual del Proceso ideal?
Dibuje un diagrama de proceso ideal para:
Comparar los dos ( el actual y el ideal ) identificando las discrepancias
y mejoras.

13. RECOMENDACIONES
Mantenga Diagrama de Proceso Simples, usando los símbolos básicos
que se acaban de mencionar. A medida que su experiencia crece, use
otros símbolos mas gráficos para representar los pasos.
Sea uniforme en cuanto al nivel de detalle mostrado.
Recuerde que un Micro diagrama de procesos muestra pequeños
detalles.
Nombre cada paso del proceso usando palabras que resulten
comprensibles para todo el mundo.
Añada flechas para mostrar la dirección del flujo de los pasos en el
proceso.
 Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre
de arriba abajo o de izquierda a derecha.
No se olvide de identificar su trabajo. Incluya el título de proceso, la
flecha en que se hizo el diagrama y los nombres de los integrantes del
equipo.

15. EJERCICIOS EN CLASES
Desarrolle un diagrama de flujo simple para el proceso de:
c) Encendido y manejo de un automóvil.
b) Retiro de dinero en un cajero automático.