Que es un workflow

1. Diseño de Software IntegradoDiseño de Software Integrado
Profesor : Roberto Rojas RProfesor : Roberto Rojas Rodríguezodríguez
Carreras : Ingeniería de Ejecución en InformáticaCarreras : Ingeniería de Ejecución en Informática

2. WorkFlowWorkFlowWorkFlowWorkFlow

3. TemarioTemario
IntroducciónIntroducción
FuncionalidadesFuncionalidades
¿ Qué debe proveer ?¿ Qué debe proveer ?
¿ Qué debe Asegurar ?¿ Qué debe Asegurar ?
Caso prácticoCaso práctico
Arquitectura de un Sistema WorkflowArquitectura de un Sistema Workflow
Gestión de procesos mediante WorkflowGestión de procesos mediante Workflow
Impacto estratégico y organizacionalImpacto estratégico y organizacional
Impacto sobre el desarrollo informáticoImpacto sobre el desarrollo informático
Qué es y qué no es un WorkflowQué es y qué no es un Workflow
Características técnicasCaracterísticas técnicas
RecomendacionesRecomendaciones
ConclusionesConclusiones

4. WorkFlow ( Flujo de trabajo ) es laWorkFlow ( Flujo de trabajo ) es la
Formalización y automatización deFormalización y automatización de
actividades rutinarias a través deactividades rutinarias a través de
aplicaciones computacionalesaplicaciones computacionales
(sistemas)(sistemas)
Las que están basadas en formularios,Las que están basadas en formularios,
los cuales proveen mecanismos delos cuales proveen mecanismos de
auditoría y seguimiento deauditoría y seguimiento de
transacciones, reportando el estado deltransacciones, reportando el estado del
trabajo.trabajo.
IntroducciónIntroducción

5. FuncionalidadesFuncionalidades
Proveer herramientas de software necesarias paraProveer herramientas de software necesarias para
el : Desarrollo, ejecución y análisis de los procesosel : Desarrollo, ejecución y análisis de los procesos
de negocios.de negocios.
Asegurar que los diferentes flujos de trabajoAsegurar que los diferentes flujos de trabajo
automatizados se ejecuten en forma continua hastaautomatizados se ejecuten en forma continua hasta
su término.su término.
Monitorear los diferentes eventos que puedanMonitorear los diferentes eventos que puedan
afectar la ejecución del procedimiento.afectar la ejecución del procedimiento.
Capturar el input de los usuarios que intervienen enCapturar el input de los usuarios que intervienen en
su ejecución.su ejecución.
Entregar herramientas que permitan determinar elEntregar herramientas que permitan determinar el
estatus actual de un procedimiento y la historia deestatus actual de un procedimiento y la historia de
su ejecución.su ejecución.

6. Caso PrácticoCaso Práctico
Monitor deMonitor de
ejecuciónejecución
WorkFlow ManagerWorkFlow Manager
Descripción del Flujo : Solicitud deDescripción del Flujo : Solicitud de
créditocrédito
HISTORIAHISTORIA
PASO 1PASO 1 PASO 2PASO 2 PASO 3PASO 3
1. Iniciar 2. Notificar 3. Invocar 4. Obtener 5. Rutear al 6.1. Iniciar 2. Notificar 3. Invocar 4. Obtener 5. Rutear al 6.
NotificarNotificar
el Flujo Usuario “A” Aplicación Resultados Próximoel Flujo Usuario “A” Aplicación Resultados Próximo
Usuario “B”Usuario “B”
Paso “1” Paso “1” PasoPaso “1” Paso “1” Paso
Iniciar aplicaciónIniciar aplicación
Solicitud deSolicitud de
créditocrédito
Lista deLista de
actividadesactividades
Usuario “A”Usuario “A”
Aplicación PasoAplicación Paso
“1”“1”
Lista deLista de
actividadesactividades
Usuario “B”Usuario “B”

7. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Base de datos de descripción delBase de datos de descripción del
proceso.proceso. Contiene la descripción y losContiene la descripción y los
parámetros del proceso apoyado por elparámetros del proceso apoyado por el
sistema.sistema.
Aquí se almacenan los datos de losAquí se almacenan los datos de los
usuarios, los roles, las tareas, lausuarios, los roles, las tareas, la
seguridad, las prioridades y otros datosseguridad, las prioridades y otros datos
que permiten al motor del sistema deque permiten al motor del sistema de
WorkFlow efectuar su labor a activación yWorkFlow efectuar su labor a activación y
seguimiento del trabajo.seguimiento del trabajo.

8. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Módulo de Diseño.Módulo de Diseño.
Orientado a quién tieneOrientado a quién tiene
la responsabilidad dela responsabilidad de
diseñar el proceso y dediseñar el proceso y de
efectuar suefectuar su
mantención.mantención.

9. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Módulo deMódulo de
Administración.Administración.
Herramienta que utiliza elHerramienta que utiliza el
administrador del sistemaadministrador del sistema
para mantener vigentespara mantener vigentes
las diferenteslas diferentes
definiciones.definiciones.

10. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Motor del WorkFlow.Motor del WorkFlow.
Encargado de activarEncargado de activar
las tareas, informar alas tareas, informar a
los usuarios allos usuarios al
respecto y de registrar,respecto y de registrar,
en la base de datos delen la base de datos del
WorkFlow, las tareasWorkFlow, las tareas
iniciadas y terminadasiniciadas y terminadas
y sus historias.y sus historias.

11. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Base de datos delBase de datos del
WorkFlow.WorkFlow.
Se almacena laSe almacena la
información acerca de lasinformación acerca de las
tareas, pero tambiéntareas, pero también
puede contener datos depuede contener datos de
las aplicacioneslas aplicaciones
especificas.especificas.

12. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Carpetas.Carpetas.
Ofrecen el servicio deOfrecen el servicio de
Clasificar actividades,Clasificar actividades,
tareas y mensajes entareas y mensajes en
múltiples carpetas. Ejemplo:múltiples carpetas. Ejemplo:
Carpetas de mensajes noCarpetas de mensajes no
leídos, tareas urgentes,leídos, tareas urgentes,
tareas atrasadas más de 24tareas atrasadas más de 24
hrs., etc..hrs., etc..

13. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Centralizaciones versusCentralizaciones versus
descentralizaciones.descentralizaciones. BD de WorkFlowBD de WorkFlow
pueden manejarse centralizada opueden manejarse centralizada o
distribuida.distribuida.
Centralizada = Garantía deCentralizada = Garantía de
actualización y consistencia de datos.actualización y consistencia de datos.
Distribuida = Usuarios móviles, datosDistribuida = Usuarios móviles, datos
compartidos sólo en forma limitada ocompartidos sólo en forma limitada o
para ahorrar costos depara ahorrar costos de
comunicaciones.comunicaciones.

14. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Módulo Cliente o estaciónMódulo Cliente o estación
de trabajo.de trabajo.
Coordinarse con el motorCoordinarse con el motor
de WorkFlow y con las BDde WorkFlow y con las BD
de WorkFlow. Una de susde WorkFlow. Una de sus
actividades principales enactividades principales en
manejar la lista de tareasmanejar la lista de tareas
pendientes del usuario enpendientes del usuario en
cuestión.cuestión.

15. Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow
Aplicaciones.Aplicaciones.
Aplicaciones comunes, porAplicaciones comunes, por
ejemplo : Remuneraciones,ejemplo : Remuneraciones,
contabilidad, activo fijo, etc.contabilidad, activo fijo, etc.
tienden a ser más modulares ytienden a ser más modulares y
autónomas debido a que estánautónomas debido a que están
exentas de toda referencia aexentas de toda referencia a
otras aplicaciones o a losotras aplicaciones o a los
aspectos de secuenciación deaspectos de secuenciación de
tareas.tareas.

16. Gestión de procesos mediante WorkFlowGestión de procesos mediante WorkFlow
Conocimiento explícito sobre la estructura de los procesos yConocimiento explícito sobre la estructura de los procesos y
de la organización que apoyan.de la organización que apoyan.
Información detallada instantánea acerca del desempeñoInformación detallada instantánea acerca del desempeño
de los procesos.de los procesos.
Concebir situaciones importantes como por ej. un depto deConcebir situaciones importantes como por ej. un depto de
Inf. puede saber en todo momento cual es su carga deInf. puede saber en todo momento cual es su carga de
pedidos de mantenciones y balancearla, manteniendopedidos de mantenciones y balancearla, manteniendo
adecuada y permanentemente informados a sus usuarios.adecuada y permanentemente informados a sus usuarios.
La estructura paramétrica permite efectuar importantesLa estructura paramétrica permite efectuar importantes
cambios sin la intervención de personal especializado y concambios sin la intervención de personal especializado y con
gran rapidez.gran rapidez.

17. Impacto Estratégico y OrganizacionalImpacto Estratégico y Organizacional
CompetitividadCompetitividad.. Sistematiza de una forma que eraSistematiza de una forma que era
difícil de conseguir los procesos de atención dedifícil de conseguir los procesos de atención de
clientes, haciendo viables las proposiciones oclientes, haciendo viables las proposiciones o
recomendaciones que surgen.recomendaciones que surgen.
Métodos de trabajoMétodos de trabajo. Mejora notable en la. Mejora notable en la
coordinación interna de la organización.coordinación interna de la organización.
Disminución de papelesDisminución de papeles.. Desaparición de elementosDesaparición de elementos
tradicionales : formularios.tradicionales : formularios.
Formas diferentes de organizaciónFormas diferentes de organización.. Equipos deEquipos de
trabajo, responsables integrales, ampliación deltrabajo, responsables integrales, ampliación del
contenido de los cargos, menos necesidad de capascontenido de los cargos, menos necesidad de capas
de coordinación.de coordinación.

18. Impacto sobre el desarrollo informáticoImpacto sobre el desarrollo informático
Menores plazos de desarrollo.Menores plazos de desarrollo. Mejor modularidad.Mejor modularidad.
Tienden a tener una estructura más modular y flexible.Tienden a tener una estructura más modular y flexible.
Diseño de sistemas más uniforme y estructuradoDiseño de sistemas más uniforme y estructurado..
Imponen una estructura estándar al sistema lo que a suImponen una estructura estándar al sistema lo que a su
vez induce una metodología simple y efectiva de diseño.vez induce una metodología simple y efectiva de diseño.
Reusabilidad y orientación a objetos.Reusabilidad y orientación a objetos. Muchas tareasMuchas tareas
requerirán funciones tales como, verificar la existencia derequerirán funciones tales como, verificar la existencia de
un ítem en una base de datos, obtener una autorización oun ítem en una base de datos, obtener una autorización o
consultar una tabla.consultar una tabla.
Funciones importantes y complejas pre-programadasFunciones importantes y complejas pre-programadas..
Mensajería, correo electrónico, control de acceso, etc.Mensajería, correo electrónico, control de acceso, etc.
Facilidades para prototiposFacilidades para prototipos.. Definir un formulario, unDefinir un formulario, un
conjunto de tareas y una secuencia de ejecuciónconjunto de tareas y una secuencia de ejecución
fácilmente.fácilmente.

19. Qué es y qué no es un WorkFlowQué es y qué no es un WorkFlow
WorkFlow y Correo electrónico.WorkFlow y Correo electrónico. Los correos electrónicos conformanLos correos electrónicos conforman
una familia que es subconjunto de la familia de los WorkFlow.una familia que es subconjunto de la familia de los WorkFlow.
WorkFlow y sistemas de agendasWorkFlow y sistemas de agendas. Los sistemas actuales de WorkFlow. Los sistemas actuales de WorkFlow
no suelen ofrecer este tipo de facilidades.no suelen ofrecer este tipo de facilidades.
WorkFlow y aplicaciones funcionalesWorkFlow y aplicaciones funcionales. Son sistemas generalizados que. Son sistemas generalizados que
no saben a priori las tareas que apoyarán. Por esta razón ningúnno saben a priori las tareas que apoyarán. Por esta razón ningún
WorkFlow puede ser por ej. un sistema de contabilidad.WorkFlow puede ser por ej. un sistema de contabilidad.
EDIEDI. Abarca solamente el tramo interempresas sin incluir lo que ocurre. Abarca solamente el tramo interempresas sin incluir lo que ocurre
al interior de ellas.al interior de ellas.
Manejo de ImágenesManejo de Imágenes. Son un subconjunto de los sistemas WorkFlow. Son un subconjunto de los sistemas WorkFlow
debido a que una de las raíces de los sistemas WorkFlow son losdebido a que una de las raíces de los sistemas WorkFlow son los
sistemas para el manejo de imágenes de documentos.sistemas para el manejo de imágenes de documentos.

20. Características TécnicasCaracterísticas Técnicas
Arquitectura cliente-Servidor o red de área local.Arquitectura cliente-Servidor o red de área local.
El Software administrador de flujo corre en un servidorEl Software administrador de flujo corre en un servidor
UNIX o en un servidor de red de área local.UNIX o en un servidor de red de área local.
La aplicación servidora de flujo se fundamenta en unaLa aplicación servidora de flujo se fundamenta en una
base de datos relacional.base de datos relacional.
Las tareas o aplicaciones del proceso corren enLas tareas o aplicaciones del proceso corren en
computadores de distintos ambientes.computadores de distintos ambientes.
El administrador de flujo es compatible con bases deEl administrador de flujo es compatible con bases de
datos y otras aplicaciones.datos y otras aplicaciones.

21. RecomendacionesRecomendaciones
REINGENIERIA.REINGENIERIA.
Para lograr el mayor beneficio de un producto dePara lograr el mayor beneficio de un producto de
WorkFlow, es altamente recomendable realizar unWorkFlow, es altamente recomendable realizar un
estudio de reingeniería para determinar los procesos yestudio de reingeniería para determinar los procesos y
habilidades del sistema, los mecanismos de apoyo yhabilidades del sistema, los mecanismos de apoyo y
control que deben implementarse, y los niveles decontrol que deben implementarse, y los niveles de
integración a la nueva tecnología que tendrán lasintegración a la nueva tecnología que tendrán las
aplicaciones ya existentes.aplicaciones ya existentes.

22. ConclusionesConclusiones
Mejora la productividad.Mejora la productividad.
Mejora en nivel del Servicio.Mejora en nivel del Servicio.
Reduce los tiempos de proceso.Reduce los tiempos de proceso.
Mejora en control de los procesos.Mejora en control de los procesos.
Reduce los costos.Reduce los costos.