Este documento contiene información sobre un Proyecto Fin de Carrera (PFC) realizado por Alberto Pila Alonso para obtener el título de Ingeniero de Organización Industrial. El PFC se titula "Estudio para implantar nuevos métodos de gestión en mantenimiento ferroviario" y fue dirigido por Manel Rajadell Carreras. Incluye dos anexos que explican el software SAP PM y los servicios de consultoría de mantenimiento.

1. Titulación:
Ingeniería de Organización Industrial
Alumno (nombre y apellidos)
Alberto Pila Alonso
Título PFC:
ESTUDIO PARA IMPLANTAR NUEVOS MÉTODOS DE
GESTIÓN EN MANTENIMIENTO FERROVIARIO
Director del PFC:
Manel Rajadell Carreras
Convocatoria de entrega del PFC
Septiembre 2012
Contenido de este volumen:
- ANEXO 2,3-

2. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
INDICE ANEXO 2: SAP PM
A2.1. SAP R/3 ...................................................................................................... 1
A2. 2. SAP PM ...................................................................................................... 2
A2.3. Representación y codificación de activos. ................................................... 2
A2.4. Elementos básicos. ...................................................................................... 4
A2.5. Catalogación de averías .............................................................................. 9
ANEXO 3: Servicios de consultaría del mantenimiento
A3.1. El proceso de consultaría .......................................................................... 13
A3.2. Consultaría organizacional ........................................................................ 14
A3.3. Consultaría de mantenimiento ................................................................... 15
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3. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
ANEXO 2: SAP PM
Este anexo se ha incluido por dos motivos:
1) Es una información necesaria para comprender este PFC.
2) Fue un trabajo relacionado con el desarrollo del la solución explicada en
este PFC, ya que corresponde con la formación diseñada e impartida a las
65 personas que componen la sección en la que versa este PFC, para
familiarizarles con lo que ha sido la herramienta que debía articular el
cambio en la administración de la sección de mantenimiento en cuestión.
A2.1 SAP R/3
En el devenir de una empresa la información y su flujo dentro de la organización
es de vital importancia dado que afecta a la toma de decisiones que la
organización debe realizar continuamente. El uso de programas informáticos
para la gestión de esta información fue un desarrollo lógico. Pero se llegó a la
situación de que las diferentes funciones de una misma empresa utilizaban
programas diferentes cuya información debían comportar o aportar de unos a
otros. Por ello nacieron los ERP (Enterprise resource planning), como solución a
este problema. Los ERPs, son sistemas de información empresarial que
habitualmente engloban diversas funciones de una empresa. Su ventaja es que
con un único sistema se satisfacen todas las necesidades de tratamiento de
información de una empresa.
SAP R/3 es el ERP de la empresa SAP AG. La primera versión la denominada
R1 data de 1970. La ultima versión, la R3 es lanzada en 1992, la cual ha sido
rebautizada como SAP ERP y últimamente como SAP ECC (Enterprise core
component). Otros ERPs muy utilizados son: Microsoft Dynamics, People Soft de
Oracle, JD Edwards de Oracle.
SAP R3, se organiza en los llamados módulos, los cuales tratan diferentes
aspectos funcionales de una empresa. En la siguiente figura se puede observar.
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4. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
El modulo PM (plant maintenance), cumple la función de GMAO. Compite con
Maximo de IBM por ser los GMAO mas instalados en empresa de primer orden.
En el capitulo 1 se ha definido lo que es un GMAO (gestión de mantenimiento
asistido por ordenador). En todo proceso de administración del mantenimiento
una parte muy importante es el análisis de datos. Cuando el parque de activos
no es pequeño el uso de una herramienta informática para la gestión de la
información es vital. Un GMAO es un sistema de información para el
mantenimiento, como ya se ha citado pueden llamarse también CMMS (
Computerized maintenance Management system), o también EAM (Enterprise
asset Management).
A2. 2. SAP PM
En este apartado se explicará de forma somera algunos de los elementos
principales de este GMAO y que en algunos casos han sido referidos en este
PFC.
A2.3. Representación y codificación de activos.
Tener bien organizados los activos mantenidos es fundamental para estructurar
alrededor la información que se almacenará y tratará. Es habitual que los GMAO
utilicen una representación ordenada jerárquicamente de los activos gestionados
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5. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
con el programa. Esta representación tienen la apariencia que se puede
observar en la siguiente figura.
Como se observa la técnica de organización es en árbol, muy similar a la usada
en los directorios de Windows. La representación jerárquica de los activos a
mantener utiliza los siguientes conceptos para construir esta organización en
árbol:
• Unidad productiva: conjunto de equipos principales y auxiliares
necesarios para la función de producción.
• Instalación: conjunto de equipos con homogeneidad funcional en la
unidad operativa.
• Equipamiento: conjuntos de diferentes equipos dentro de una misma
instalación.
• Equipo: componentes que desarrollan una función básica, parte individual
de un equipamiento.
• Componente o elemento: elementos indivisibles que desarrolla una
función elemental dentro de un equipo.
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6. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
Existen otras maneras de representar los activos como por ejemplo la
especificada en la norma ISO 14224.
En SAP PM la representación jerarquizada de los activos gestionados recibe el
nombre de ubicaciones técnicas. Su nombre en ingles es mas representativo
“functional location”. Esta forma recibe el nombre de restructuración funcional.
Las ubicaciones técnicas representan unidades funcionales, unidades
productivas o bien representan su estructura espacial. Además de las
ubicaciones técnicas, existen los llamados equipos. Las ubicaciones
representarán entonces los lugares donde se encuentra el equipo.
Sobre las ubicaciones técnicas se pueden articular trabajos correctivos,
preventivos, de otro tipo según la organización de la empresa. Estas ubicaciones
técnicas se pueden disponer de datos varios como por ejemplo marcas,
modelos, valores nominales, etc. Mediante la codificación de estas ubicaciones
así como de otras herramientas puede hacerse una completa clasificación de
activos. Gracias a ello se pueden hacer listados de inventario muy completos. A
su vez se pueden sacar listados de históricos de averías, trabajos preventivos
realizados sobre dichas ubicaciones técnicas. Cada ubicación técnica tendrá
archivado todos aquellos datos que durante su vida han sido imputados a la
misma.
A2.4. Elementos básicos.
Los trabajos básicos de mantenimiento y los elementos con los que se articulan
son los mostrados en las siguientes figuras:
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7. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
Básicamente el proceso para gestionar un trabajo de correctivo o avería es como
se muestra a continuación.
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8. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
El “aviso de mantenimiento” es el documento que genera el operador
normalmente del activo, es una solicitud de intervención de mantenimiento. En
el introduce una serie de datos cuyo objetivo es caracterizar la avería: topología,
lugar y hora de ocurrencia, personal que la detecta, etc. El aviso se vincula con
el historial del equipo y los catálogos de mantenimiento. La orden de trabajo
articular el trabajo de mantenimiento ya sea materiales usados, mano de obra
utilizada, tiempos de ejecución, trabajos subcontratados designados para la
reparación. Es decir la orden se vincula con los costes y con los recursos
humanos.
Es frecuente que tanto los avisos como las órdenes de trabajo se agrupen por
topologías. Esta tipología es una codificación. Un ejemplo de categorización
habitual es la de diferenciar entre avisos que supongan una parada productiva,
llamándose averías y avisos que no supongan parada productiva que suelen
denominarse como reparaciones. Ambos avisos generarán una orden de trabajo
correctiva. Las ordenes de trabajo también se pueden categorizar, habitualmente
sueles dividirse en tres: correctivas, preventivas y mejoras.
Un proceso de preventivo seria básicamente como sigue:
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9. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
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10. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
El proceso de preventivo habitualmente se genera de forma programada, es
decir sobre calendario. Lo que se llama”plan de mantenimiento” es el elemento
de SAP PM que articula las fechas de lanzamiento de la orden de trabajo, el
activo a mantener y las operaciones de mantenimiento a realizar. Estas las toma
de otro elemento que se llama “hoja de ruta”.
Las horas dedicadas a cada orden de trabajo deben ser introducidas en el
sistema mediante lo que se llama “notificación de horas de trabajo”.
Una vez el trabajo está finalizado el aviso y la orden han de ser “cerradas”, para
así identificar los trabajos terminados.
El proceso de los avisos y órdenes de trabajo que de forma general se ha
mostrado en anteriores figuras, definen los diferentes “caminos”, estos quedan
identificados mediante los llamados códigos de status. Estos estatus van
cambiando a medida que se avanza en el flujo del proceso.
A continuación podemos observar un aviso, que básicamente consta de:
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11. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
o Un texto identificativo donde el operador identifica el trabajo, avería o
incidencia.
o Un numero identificativos que el sistema asigna.
o Activo afectado identificado por su ubicación técnica.
o Fechas: de creación del aviso, de inicio y fin de la avería.
o Catalogación de la avería por síntoma, causa y elemento afectado.
o Bitácora donde el personal implicado en la reparación escribirá lo que se
convenga. Normalmente se suele poner aquella información que pueda
ser de intereses para la reparación y datos que futura puedan ser útiles
como por ejemplo una descripción de cómo se realiza la reparación que
en caso repetitivo puede facilitar una reparación.
A2.5. Catalogación de averías
Para una adecuada caracterización de las averías para poder facilitar análisis de
averías, SAP PM, dispone de lo que se llama catálogos para poder caracterizar
una avería. Este sistema de catalogación habitualmente suele ser el siguiente,
aunque a petición del usuario se pueden implementar otros.
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12. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
• B: parte objeto. Se refiere al elemento de la ubicación técnica que ha
sufrido la avería. Es habitual que haya elementos comunes a muchos
tipos de equipos, como por ejemplo: conexiones, cableado maniobra,
contactos, etc.
• C: síntoma (damage). El síntoma es el como se manifestado la avería. Es
el efecto que se genera en el medio o en el activo cuando este se avería.
Es habitual que este código identifique el tipo de avería, por ejemplo:
alarma temperatura, mal funcionamiento, atasco, velocidad reducida,
gripaje, etc
• 2: actuación. Es posible usar una codificación para la actividad correctiva,
por ejemplo: sustitución, reparación, limpieza, ajuste, etc.
• 5: causas. Determinar la causa de la avería aporta información útil.
• A: actividad: Se refiere al método de detección de la avería. Por ejemplo:
ronda de preventivo, mantenimiento predictivo, casual, perdida de
funcionalidad del equipo, etc.
Cada ubicación técnica puede serle asignado un “perfil de catalogo”, en cada
uno de los 5 catálogos definidos. Este perfil de catalogo tendrá asignado una
serie de códigos que formarán las opciones que el usuario puede asignar en el
aviso que está creando, solo un código por catalogo. A continuación se muestra
un ejemplo de lo descrito. Podemos observar como a la ubicación técnica
averiada, se le puede asignar uno síntoma de un listado disponible.
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13. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
En la siguiente figura se presentan algunos ejemplos de catálogos y sus códigos.
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14. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
Este sistema de identificación de averías es muy útil a la hora de obtener
información sobre la realidad de nuestra actividad mantenedora. Se puede hacer
diversidad de “reports” o listados identificando los códigos mas usados en forma
de ranking o en forma de Paretto. No solo esto si no que estos códigos están
disponibles en otros tipos de listados. Por ejemplo se podría saber que tipos de
averías son mas frecuentes en determinados días del año, según el turno, etc.
Otro ejemplo seria obtener listados causa-efecto, mediante el uso de los
catálogos causa y síntoma.
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15. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
ANEXO 3: Servicios de consultaría del mantenimiento
Como se explica en este PFC, este trabajo académico se ha orientado como un
estudio de consultaría de mantenimiento.
La consultaría de empresas u organizaciones es un servicio profesional de gran
utilidad para ayudar a los “managers” de las organizaciones a identificar y definir
los principales problemas que afectan a sus organizaciones y que les dificultan
alcanzar sus propósitos emanados de la misión, analizar las causas raíces que
lo provocan y proyectar acciones para su mejora. El consultor como “agente del
cambio”, implica la trasferencia de conocimientos así como la capacitación
(formación) del personal de la organización cliente de forma implícita o explicita.
La consultaría proporciona conocimientos teóricos y técnicas profesionales que
deben servir al cliente para que pueda resolver problemas prácticos de gestión.
Podría decirse que la consultaría funciona como un vínculo entre la teoría y la
práctica de la dirección, por ello creo que se adapta muy bien a lo que un PFC
de Ingeniería de Organización Industrial debe ser.
A3.1. El proceso de consultaría
El proceso de consultaría es una actividad realizada de forma conjunta o
coordinada entre el equipo consultor y su cliente, es un servicio de
asesoramiento. El objetivo buscado es el de resolver un problema concreto y
aplicar cambios deseados en la organización del cliente. Habitualmente el
proceso de consultaría podría decirse que tiene las siguientes etapas básicas:
1) Preparación inicial
2) Diagnostico
3) Planificación de las actividades a realizar por el consultor
4) Determinación y definición de las medidas a implementar por el cliente
5) Planificación de las acciones a tomar por el cliente
6) Implementación de las acciones propuestas por el equipo consultor.
7) Terminación del proceso
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16. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
A3.2. Consultaría organizacional
Se considera ante todo un método para mejorar las prácticas de gestión de las
empresas que reciben estos servicios profesionales. Los servicios de consultoria
son fundamentalmente acciones de asesoramiento normalmente contratado a
profesionales en una determinada materia que prestan asistencia de manera
objetiva e independiente a la organización cliente para poner al descubierto
problemas de gestión, analizarlos, recomendar soluciones a esos problemas y
coadyuvar si se les solicita, en la aplicación de las soluciones determinadas y
definidas en el proceso de consultoría.
Autores como Fritz Steele (1975), define la consultaría como sigue: “por proceso
de consultoría entiendo cualquier forma de proporcionar ayuda sobre el
contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto de tareas, en que
el consultor no es efectivamente responsable de la ejecución de la tarea misma,
sino que ayuda a los que lo son”. Otro autor como Peter Block (1971) sugiere:
“se actúa como consultor siempre que se trata de modificar o mejorar la
situación, pero sin tener un control directo de la ejecución”.
Realmente puede considerarse como una verdadera profesión que conllevan
una cierta metodología y filosofía de trabajo. La consultaría organización se
practica de muchas formas, debido a que ello refleja la diversidad de
organizaciones y entornos en que se desenvuelven y actúan.
Cualquier “manager” de una organización puede actuar como consultor de su
propia empresa si decide asesorar y ayudar a un colega o incluso a sus propios
subordinados, en lugar de darles instrucciones y ordenes.
Es normal que en cualquier organización sus empleados estén muy
influenciados por su participación personal y por las tradiciones y valores
existentes para captar un problema en su verdadera dimensión y pensar en
soluciones factibles. Por ello los servicios de asesoramiento de un consultor son
en muchos casos muy útiles.
A3.3. Consultaría de mantenimiento
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17. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
Debido a que el mantenimiento suele ser una función “olvidada” por los
Directivos, (y por los planes de estudio) no es muy conocido que los servicios de
consultaría del mantenimiento pueden ser de gran utilidad para toda empresa
que desee mejorar su eficacia y su eficiencia. Hoy en día donde muchas
empresas han invertido esfuerzos en mejorar sus procesos. Si nos centramos en
el ámbito de la Ingeniaría las mejoras relacionadas con la producción (diseño,
fabricación, control de calidad) han sido importantes. Sin embargo aspectos
relacionados con el mantenimiento de los activos físicos que generan los bienes
y servicios que venden las empresas, ha quedado normalmente apartado de
dichas mejoras generadas gracias a la aplicación de modelos, métodos,
herramientas, normas, etc. La mejora en la gestión del mantenimiento es una
clara oportunidad para mejorar la competitividad. En la siguiente figura podemos
ver por qué el mantenimiento influye en la competitividad.
Debido a ello, las empresas que puedan ofertar servicios de consultaría del
mantenimiento, pueden hoy en día tener un mercado importante.
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18. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
A titulo informativo se muestra a continuación algunas imágenes sobre empresas
que ofrecen servicios de consultaría del mantenimiento. Así el profesorado y los
alumnos que puedan leer este PFC, podrán hacerse una idea de la importancia
que representan los trabajos de consultaría del mantenimiento.
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19. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
Fuente: www.mantecnologia.com
Fuente: PMM Institute for learning
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20. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
Habitualmente las empresas de consultaría mas importantes como por ejemplo
Accenture, KPMG, también ofrecen este tipo de servicios, en muchos casos
asociadas a sus servicios de tecnología, donde a través del contacto con
empresas importantes donde asesoran e implantan grandes sistemas de
información como SAP, detectan carencias y ofrecen servicios para solventarla
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21. Estudio para implantar nuevos métodos de
gestión en mantenimiento ferroviario
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