GLOSARIO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO EN INGLES Y ESPAÑOL

1. GLOSARIODOCUMENTACION Y ARCHIVO
CLAUDIA MARCELA CABULLA.
YISELL PAOLA RAMIREZ ARIZA.
GERMAN ALEXANDER LOZANO SANTACRUZ.
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO.
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS.
COMERCIO INTERNACIONAL.
ECONOMIA
BOGOTA. D.C.
2014

2. 1. Archiveros o archivista: es una persona con titulación superior o media dedicada a
la organización y mantenimiento de un archivo, su tarea principal consiste en
elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo,
institución o entidad para que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina
como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización.
2. Archivística es la ciencia o disciplina de los Archivos y Centros de Documentación,
así como la Archivología la Teoría de la Archivística. Tradicionalmente una ciencia
auxiliar de la Historia, que se ha independizado buscando su objeto de estudio
propio dentro de las Ciencias de la Información y la Documentación, manteniendo
su conexión evidente con la Historia.
3. Archivo: (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos
elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus
actividades.
4. Archivo Clasificación: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a
cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar
también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa,
suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.
5. Acceso a los a archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley
6. Biblioteconomía es la recuperación y presentación clasificada, ordenada y
valorada de documentos impresos y de vídeo y audio sobre un tema preciso, que
puede ser un artículo o un sistema o un producto o un descriptor. En una obra
científica es la bibliografía de un informe final, tanto la que ha sido utilizada como
la sugerida de ampliación.
7. Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la
pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas
son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o
institución o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de
carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de
carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el
período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.
8. Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas
con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario
referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía
primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia
arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual,
el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

3. 9. Centro de documentación: Organismo orientado a la preparación de
compilaciones de documentos, además anuncian, seleccionan, procesan, a través
del resumen, recuperan y diseminan determinados documentos en respuesta a las
demandas y necesidades de información específicas de los usuarios. Su objetivo es
facilitar el acceso rápido y sencillo a los documentos mediante un análisis de su
contenido. También llamado Centro de información.
10. Catalogo: instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de
uno o varios fondos tomando en cuenta un criterio determinado.
11. Copia autenticada: es la reproducción de un documento refrendada por el
funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo
establecido por la ley y que la confieren la fuerza jurídica de origina.
12. Documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el
testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una
fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.
13. Documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos)
como la ciencia del procesamiento de información, que proporciona información
algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.
14. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen
una unidad archivística, unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánicos y funcionalmente por una oficina productora.
15. Gestión documental: Se entiende por gestión documental el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo
en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
16. Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una
pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan
para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde debe archivarse o localizarse
los documentos.
17. Instrumento de consulta: documento sobre cualquier soporte publicado que
relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de
establecer un control físico administrativo o intelectual de los mismos.
18. Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica
cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

4. 19. Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario,
tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por
la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente
por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por
categoría o tema (asunto).
20. Sistema numérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los números como
elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena
conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de este
sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos
terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es
posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable.
En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse
detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque
haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las
derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

5. GLOSSARY
DOCUMENTATION AND FILING
CLAUDIA MARCELA CABULLA.
YISELL PAOLA RAMIREZ ARIZA.
GERMAN ALEXANDER LOZANO SANTACRUZ.
SAN MATEO UNIVERSITY FOUNDATION.
ADMINISTRATIVE FACULTY.
INTERNATIONAL TRADE.
ECONOMY
BOGOTA. D.C.
2014

6. 1. Archivistsorarchivistisa personwithupperormiddle degree dedicatedtothe
organizationandmaintenance of afile,itsmaintaskisto developandimplementthe
classificationof the documentationof the agency,institutionorentitytowhichitis
appliedinbothmanagementoroffice filesandthe final file,andcontrol theirmonitoring
and updating.
2. Archivingisthe science ordiscipline of the ArchivesandDocumentationCentresandthe
Archival Archival Theory.Traditionallyanauxiliaryscience of history,whichhasbecome
independentseekingitsobjectof studywithinthe InformationScienceand
Documentation,maintainingitsobviousconnectionwithhistory.
3. File:(LatinArchivum) iscommonlyusedtodenote anorderedsetof documents.Alsothe
place where the documentspreparedorreceivedbyanentityasa resultof the
implementationof itsactivitiesare preserved.
4. File Classification:Isthe art of arrangingobjects,documents...eachdesignatingtheir
respective places.(EnsenyatandArtigas,1980). You mayalso considerthe distributionof
writtendocumentsof interesttothe business,providingeachaspecificorderaccordingto
theircharacteristics.
5. Accessto files:Rightof citizenstoview informationthatpreserve publicrecordsunderthe
termsestablishedbythe law
6. Libraryis the recoveryand,classifiedandvaluedpaperandpresentationof videoand
audioon a specifictopic,whichcanbe an itemor a systemor a productor descriptor.Ina
scientificworkisthe literature of afinal reporton whichhasbeenusedasthe suggested
extension.
7. Folders:Cardboardfoldedintwo,withthe sheettabat back. Inthe tab labeled,indicating
the contentsof the folderiswritten.Foldersare usedtoplace relatedtoa person,firmor
institution,orrelatingtothe same subjectdocuments.Individual foldersandfolders
Miscellaneous:Generallytwotypesof foldersare used.The type of foldertouse,
dependingonthe volume of correspondence receivedduringthe periodof file,whichcan
be six monthsto a year isdecided.
8. Individual folders:Those thatare assignedtoactive correspondentsorpersonswithwhom
communicationismaintainedconstantandwhichisoftennecessarytorefer.sorted
alphabeticallybehindeachprimaryguide.Insidethe folderare arrangedchronologically
papersup inorderof date,the latestfront.To openindividual folder,the correspondent
musthave at leastfive documents.
9. DocumentCenter:Agencyaimedatpreparingcompilationsof documents,andannounce,
select,process,throughthe summary,retrieve anddisseminate certaindocumentsin
response tothe demandsandneedsof specificuserinformation.Itaimstofacilitate the
quickand easyaccessto documentsbyanalyzingitscontent.Alsocalledinformation
center.
10. Catalog:reference tool describingthe documentsselectedfromone orseveral funds
takingintoaccount certaincriteria.

7. 11. Authenticatedcopy:the reproductionof adocumentendorsedbythe official authorized
to investitwithcertainformsand formalitiesasprovidedbylaw andthat conferlegal
force originates.
12. Document:isa material witnesstoafact or act done inthe exercise of itsfunctionsby
institutionsorindividuals,legal entities,publicorprivate,registeredinaunitof
informationinanymedium(paper,tapes,magneticdisks,photographs,etc.) innatural or
conventional language.Itisthe testimonyof ahumanactivityfixedonasupport,resulting
inan archival,archaeological,audiosource,etc.
13. Documentationasdocumentaryscience couldbe defined(roughly)asthe science of
informationprocessing,whichprovidessomethingfora specificpurpose,multidisciplinary
or interdisciplinaryfield.
14. File:setrelatingtoa matterconstitutinganarchival unit,file consistsof a setof organic
and functional documentsgeneratedbyaproductionoffice documents.
15. Documentmanagement:documentmanagementisdefinedasthe setof technical
standardsand practicesusedtomanage the flow of documentsof all kindsinan
organization, allowingthe retrievalof informationfromthem, determine the time thatthe
documentsmustbe stored,remove itandnotserve and secure the indefinite retentionof
the most valuable documents,applyingprinciplesof rationalizationandeconomy.
16. Guides:IndicatorCardsmade of strong and sturdycardboard,include atab at the top
where the title,name orsubjectappears.Are usedtodivide drawersintosectionsand
indicate where theyshouldbe archivedorlocate the documents.
17. Querytool:any publishedsupportdocumentthatrelatesordescribesalibraryof unitsin
orderto establishanadministrative orintellectual physical control thereof.
18. Label:Title thatappearsprintedonthe top flange of the guide.Identifyeachguide,
describingwhatappearstobe archivedor behindit.
19. Alphabeticsystem.Itisbasedmainlyonthe use of the alphabet,consideringthe name of
the people ororganizations,whichiswhyitisone of the bestknown.Youcan file
alphabeticallybynamesof individualsororganizations,locations(geographic),bycategory
or theme (topic).
20. Numbersystem.Inthissystemthe natural seriesof numbersisusedasthe mainelement,
assigningprogressively.Eachdocumentissortedaccordingto a numberwithoutregardto
any otherelement.Withinthissystemare:straight,simplenumerical numerical system.
Terminal digits,middle digits.
Each systemisparticularlyrecommendedincertaincasesandcan not say decisively,what
isthe bestandmost suitable system.Consequentlythe systemforfilingdocumentation
mustbe carefullyconsideredineachcase and neversimplyuse one of themjustbecause
theyhave beenappliedinsimilarcases,orforotherreasonsthanthose derivedfroma
studyaccordingto the needscompany.