2. Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados,
formalmente organizado y que congrega y emplea recursos,
buscando resultados pre-establecidos.
Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para
satisfacer una necesidad del negocio. Tiene un principio y un fin.
3. PLANEACION ESTRATEGICA
PLAN DEL PROYECTO
Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance
descripción de la solución)
Organización ( Organigrama, roles,
estrategia de comunicaciones)
Planeación y Cronograma ( Bases, Descomposición
estimación del trabajo, ruta critica, recursos)
Presupuesto ( Presupuesto, detalle de
P gastos e inversiones)
R Riesgos del proyecto ( Riesgo, acción
O para minimizarlo)
Y
E
C
T • Progreso del plan (Plan vs real)
Seguimiento y • Ejecución presupuestal
O • Informe de actividades del proyecto
S control
• Registro de administración del proyecto
• Control de cambios
4. L FACTORES
TIEMPO
COSTO
CALIDAD ES POSIBLE
+
Conocer prioridades
SI SE TIENEN
CLAROS:
OBJETIVOS
d Tomar decisiones en
PLAN
forma rápida
+
• Manejar cambios
• Tomar nuevas decisiones
5. Proyectos de Sistemas de información
Proyectos de infraestructura de telecomunicaciones
Proyectos de redes
Proyectos de tecnología
7. GERENCIA
GENERAL
DIRECCION DIRECCION DIRECCION DIRECCION
COMERCIAL FINANCIERA TECNICA ADMINISTRATIVA
ESPECIALIDAD ESPECIALIDAD
A B
PROYECTO PROYECTO PROYECTO
X Y Z
8. VENTAJAS DESVENTAJAS
Desarrollo y acumulación de la Falta de visión global
capacidad técnica Posibilidad de conflictos entre
Las líneas de autoridad y jerarquía especialistas
son claras Dificultad de adaptación,
Mayor eficacia en la estandarización resistencia al cambio
Definición clara de funciones y Difícil circulación de información
responsabilidades
Las líneas de ascenso y desarrollo de
personal son claras
9. GERENCIA
GENERAL
DIRECCION DIRECCION DIRECCION DIRECCION
COMERCIAL FINANCIERA DE PROYECTOS ADMINISTRATIVA
GERENTE GERENTE GERENTE
PROYECTO X PROYECTO Y PROYECTO Z
ESPECIALISTA ESPECIALISTA
A B
10. DESVENTAJAS
Poca posibilidad de transferencia de
VENTAJAS nuevos conocimientos de un proyecto
Proporciona completa a otro
autoridad sobre el proyecto a Poca continuidad, inseguridad para
una persona los individuos
Permite una visión global del
Dificultad de adaptación, resistencia
proyecto al cambio
Facilita la capacidad de
Subutilización de recursos y
adaptación al cambio duplicidad de funciones
Control total sobre los
recursos
Facilita la colaboración y la
coordinación
11. GERENCIA
GENERAL
DIRECCION DIRECCION DIRECCION DIRECCION
DE PROYECTOS FINANCIERA TÉCNICA COMERCIAL
TECNICA TECNICA TECNICA
A B C
PROYECTO 1
PROYECTO 2
12. VENTAJAS DESVENTAJAS
Objetivos claros Complejidad
Continuidad de desarrollo de la Competencia por la obtención de
capacidad técnica recursos.Necesidad de negociar
Utilización flexible y eficaz de los continuamente
recursos Competencia por la obtención de
Punto de contacto con cliente y otros recursos. Necesidad de negociar
participantes continuamente
Perspectiva global Peligro de conflictos de proyectos
Coordinación de recursos Dos jefes. Ambiguedad en la
autoridad
Posibilidad de experiencia
administrativa y de logro de
resultados viables
13. EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
COM ITE DEL
PROYECTO
GERENTE DEL
PROYECTO
ANALISTAS DE ANALISTAS DE ANALISTAS DE ANALISTAS DE
MANTENIMIENTO MATERIALES CONTABILIDAD SISTEMAS
OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de información para los negocios de
Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.
14. EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
EJECUTIVO DEL
PROYECTO
LIDER DEL
LIDER TECNICO
CLIENTE
OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el
Departamento de Materiales.
15. RESPONSABILIDADES
Comíte o Ejecutivo del proyecto
Aprobar viabilidad del proyecto
Facilitar los recursos requeridos del proyecto
Aprobar planes y recomendaciones
Aprobar cambios
Líder del área cliente
Definir plan del proyecto
Proveer información sobre avance del proyecto
Endosar decisiones que afectan al negocio
Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas
Actuar como representantes de los clientes
16. RESPONSABILIDADES
Líder del área técnica
Definir plan del proyecto
Proveer información sobre avance del proyecto
Endosar decisiones que afectan al área técnica
Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas
Actuar como representantes del área técnica
Equipo de trabajo
Ejecutar las actividades del plan
17. MECANISMO DE COMUNICACION
Reporte de progreso
Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes, problemas
y variaciones
Periodicidad debería ser mensual
Reuniones de revisión con grupos de trabajo y contratistas
Tiene como propósito monitorear el progreso de las actividades del grupo
y reorientar los esfuerzos si es necesario.
Periodicidad debería ser semanal
Reuniones con grupos externos al proyecto
Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto
Periodicidad es eventual
18. La asignación y la comprensión de las responsabilidades organizacionales e
individuales es clave para una administración de proyectos exitosa.
Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una línea de
dependencia y comunicación.
Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el
proyecto deberán estar definidos por ejemplo: Acuerdos de responsabilidades,
informe de impacto, acuerdos de responsabilidades y soporte.
Elementos básicos de una organización
Comíte o Ejecutivo del proyecto
Líder del área cliente
Líder del área técnica
Equipo de trabajo
19. CONTENIDO DE UN INFORME DE IMPACTO
Dirigido a
Servicios y/o infraestructura requeridos
Fecha requerida de terminación
Distribución de costos
Aprobación / Aceptación
21. TALLER DE ORGANIZACION
Se requiere definir la organización y sus responsabilidades para la contratación e
implementación de los servicios de Outsourcing para operar los equipos de cómputo en
que operan las aplicaciones contables y financieras de la compañía Exito.
El proyecto ha finalizado su fase de análisis/formulación y ha definido como objetivo :
Contratar con un tercero durante 2011 la operación, mantenimiento y administración de
los equipos de cómputo .
El proveedor prestará los servicios en el centro de cómputo actual que tienen la
compañía Exito.
Los servicios de outsourcing cubrirá las actividades relacionadas con :
Suministro, operación y mantenimiento de equipos
Mantenimiento de software operacional
Administración operacional de la base de datos
Procesamiento del correo electrónico
Procesamiento de aplicaciones productivas
23. La planeación es la actividad directiva más importante en cualquier proyecto y
requiere habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como
un todo y cada fase en detalle.
Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores :
Planeación a mediano y largo plazo
Fuentes utilizadas para generar el plan
Herramientas utilizadas para describir un plan
Estrategias apropiadas para administrar proyectos
Planeación de proyectos
− Pensar anticipado 50%
− Comunicar 25%
− Monitorear 25%
25. El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un
marco que facilite la planeación, el control de los recursos y minimizar los
riesgos.
Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de sistemas tienen seis
fases estándares, las cuales pueden variar dependiendo del tamaño y tipo
de proyecto :
− Análisis Entender requerimiento del negocio
Formulación Definir la solución al requerimiento
Especificaciones Mostrar la solución (Punto vista-Cliente)
Diseño Mostrar la solución (Punto vista - Sistemas)
Desarrollo Producir la solución
Implementación Entregar la solución funcionando al cliente
26. Elementos a tener en cuenta para establecer el número de fases:
Tamaño del proyecto
Grado de riesgo asociado
Tipo de proyecto
Tamaño del proyecto :
Pequeño 3-6 meses No de fases: 2
Mediano 6-18 meses No de fases: 4
Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo
Tipo de Proyecto :
Compra de paquetes
Llave en mano
Desarrollo con contratista
Desarrollo en casa
27. DEFINICION DE OBJETIVOS
La definición e interpretación de objetivos es fundamental para la gestión
de todos los proyectos debido a que:
Direccionan el trabajo a ser hecho
Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios
Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la gerencia
y los clientes.
Son un parámetro básico para la resolución de conflictos.
Miden el desempeño y progreso del proyecto.
28. Definición de los Objetivos
• Con frecuencia, la primera tarea del director del proyecto es clarificar los
objetivos del proyecto.
• Un objetivo de proyecto es un enunciado que especifica los resultados
que se deben conseguir.
• Los objetivos bien definidos son los que cumplen las siguientes
características:
▫ Asequible:
Identifica una meta que puede alcanzarse con los tiempos y restricciones
existentes.
▫ Definitivo:
Especifica concretamente qué es lo que se debe lograr y en qué grado de
detalle.
▫ Cuantificable:
Indica un criterio de finalización.
▫ De duración específica:
Define la duración de las actividades.
29. DEFINICION DE OBJETIVOS
Ejemplo :
objetivo del proyecto :
“Proveer a la compañía XYZ durante 2012 de un sistema integrado para el
manejo de la información en la administración del recurso humano y pago de
nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
Objetivo de la fase (Formulación) :
“Definir la solución para la compañía XYZ durante 2012 para el manejo
integrado de la información en la administración del recurso humano y pago
de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
30. DESCOMPOSICION DEL TRABAJO
Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la
identificación y organización del trabajo necesario para completarlo.
El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas
de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.
Beneficios:
Identificar los productos a entregar
Definir responsabilidades
Estimar duración de actividades
Programar actividades
Controlar el avance del proyecto
31. DESCOMPOSICION DEL TRABAJO
Responsabilidad :
El análisis de descomposición es un ejercicio que debe desarrollarse
conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y sistemas.
Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar involucrados en este proceso
para asegurar que todas las actividades estén incluidas y familiarizarse con la
estructura del proyecto.
Estructura :
El análisis de descomposición está subdividido en proyecto, subproyectos,
milestones y actividades.
32. Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT)
• Método para la Descomposición
1. Identificar los principales elementos del proyecto (primer nivel).
En unos casos serán los entregables del proyecto y la gestión de dicho proyecto
En otros casos el primer nivel de descomposición viene determinado por las fases
del ciclo de vida del proyecto.
2. Identificar los elementos que constituyen el entregable.
Los elementos constituyentes deberán ser descritos en términos de resultados
tangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecución, y de cómo
el trabajo del proyecto se realizará realmente.
34. PROYECTO
PLANEACION ANALISIS DE REVISAR TRAMITAR DEFINIR
MERCADO PROCESOS COTIZACIONES SOLUCION
Estructura para un proyecto en la fase de análisis y formulación .
35. PROYECTO
PLANEACION DISEÑO DE INFRAESTRUC INSTALACION INSTALACION PUESTA
REDES CABLEADO SERV / PCS SW REDES EN PRODUCT.
Estructura para un proyecto de redes en la fase de desarrollo e implementación .
36. PROYECTO
PLANEACION INSTALACION ENTTO Y ADAPTACION PUESTA
DE HW/SW PRUEBAS DEL NEGOCIO EN PRODUCT.
LICITACION Y INSTALACION MIGRACION
COMPRA DE PAQUETE DE DATOS
Estructura para un proyecto de implementación de un paquete .
37.
38. Proceso:
Identificar y documentar las actividades específicas que deben
realizarse para producir los diversos entregables definidos en la Gestión
del Alcance (WBS, WFD).
• Lista de Actividades: entregable del proceso.
▫ Debe incluir:
Todas las actividades que deberán ser realizadas en el proyecto y sólo
las del proyecto.
Descripciones de cada actividad para que el equipo comprenda el
trabajo que debe realizarse.
• En ingeniería del software (estándares ISO, etc.) las actividades se
consideran formadas por tareas.
• Para realizar la definición de las actividades es necesario tener en
cuenta las restricciones y asunciones a las que está sometido el
proyecto.
39. Establecimiento de la Secuencia de Actividades
Diagramas en Red del Proyecto:
▫ Visión esquemática de las actividades del proyecto y las dependencias entre ellas.
▫ Existen dos tipos básicos de técnicas para construir el DRP:
Método de Diagramación por Precedencia (PDM - Precedence diagramming
method)
Nodos Actividades
Arcos Dependencias
Método de Diagramación por Flechas
(ADM - Arrow diagramming method)
Nodos Dependencias
Arcos Actividades
40. Establecimiento de la Secuencia de Actividades
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
▫ Consiste en construir un Diag. Red del Proyecto utilizando
Nodos para representar las actividades
Conectándolas con flechas que representan las dependencias
una extensión de PDM
▫ Si una actividad A precede a otra B,
Existen 4 tipos de relaciones de precedencia:
Acabar-para-empezar (fin-comienzo):
La actividad A debe concluir antes de poder comenzar la B.
Empezar-para-empezar (comienzo-comienzo):
La actividad A debe comenzar antes que la B.
Acabar-para-acabar (fin-fin):
La actividad A debe haber concluido antes de poder concluir
también la B.
Empezar-para-acabar (comienzo-fin):
La actividad A debe haber comenzado antes de poder concluir la B
(no usada en software).
41. PLANEACION DE ACTIVIDADES
Ejemplo : Preparación de un curso
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION PRECEDENTES
A Levantar procedimientos 2 B
B Entrenar equipo 6 C,D
C Obtener equipo 3 E
D Obtener instructor 4 F
E Definir conocimiento 1 H
F Definir entrenamiento 2 E,G
G Definir documentación 2 -
H Reunir gerentes 3 -
43. Método de Diagramación por Flechas (ADM)
▫ Construir un Diag. Red del Proyecto utilizando
Flechas para representar las actividades
Nodos para indicar las dependencias entre
actividades.
44. PLANEACION DE ACTIVIDADES
La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser
realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :
Gráficos de GANTT
Diagramas PERT
Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades
de un proyectos a lo largo del tiempo.
Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades
de un proyecto.
45. VENTAJAS DESVENTAJAS
GRAFICO GANTT GRAFICO GANTT
Muestra los datos de inicio/término No muestran las dependencias entre
de una actividad las actividades
Facilitan el análisis comparativo Visualización difícil para proyectos
(Plan vs Real) con muchas actividades
No permiten análisis de impacto :
atrasos /adelantos
DIAGRAMAS PERT
DIAGRAMAS PERT
Muestra la interdependencia entre
Su actualización es difícil
las actividades
Permiten analizar el impacto de No permite saber la fecha en la que
atraso/adelanto de una actividad una actividad será ejecutada
sobre las demás
Identifican las actividades más
criticas y muestra las holguras
46. Técnicas para desarrollar el Calendario
• Etapas de la técnica PERT:
1. Elaboración del Grafo (diagrama de flechas tipo ADM).
2. Ordenación del grafo por niveles (opcional)
3. Cálculo de los Tiempos PERT.
4. Cálculo de los Tiempos más tempranos posibles
(‘Early').
5. Cálculo de los Tiempos más tardíos posibles (‘Late').
6. Cálculo de las Holguras (total, libre e independiente).
7. Determinación del Camino Crítico.
8. Definición de Fechas..
47. PERT: Elaboración del Grafo
• En PERT los proyectos se consideran descompuestos en
actividades.
• Las actividades ocurren entre dos sucesos (inicial y final).
• Un suceso es un acontecimiento temporal (una fecha) que no
consume ni tiempo ni recursos.
• Grafo: Actividades = arcos (flechas); Sucesos = nodos
(círculos).
• La longitud del arco no tiene relación con la duración de la
actividad.
• Relaciones de precedencia entre las actividades son Fin-
Comienzo.
• Los sucesos deben estar numerados siempre de forma
creciente a lo largo de cualquiera los caminos.
48. PERT: Elaboración del Grafo
El método utiliza una estructura de grafo para la
representación gráfica de las actividades o tareas de un
proyecto.
Las actividades se representan por líneas o flechas (arcos
del grafo).
Los sucesos se representan por círculos (vértices del
grafo).
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58. Diagramas de barras o de Gantt:
Representación gráfica de las tareas sobre
una escala de tiempos. Las tareas se
representan en forma de barra sobre dicha
escala manteniendo la relación de
proporcionalidad entre sus duraciones y su
representación gráfica, y su posición
respecto del punto origen del proyecto.
No permiten la representación de conexiones
cruzadas que muestre directamente la
dependencia de tareas.
Tampoco permiten conocer claramente la
lógica utilizada en la planificación.