El contenido de este seminario combina una introducción al PMBOK® Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) con la descripción de las características principales de la herramienta Microsoft Project Server® 2010 Muestra ademas las lecciones aprendidas en la implementación del Producto En la V1 de la presentación se colocaron leyendas aclaratorias en algunas pantallas

1. EL PMBOK® GUIDE CON
MICROSOFT PROJECT SERVER RMYA.BIZ
RMYA.BIZ
0

2. SOBRE EL SEMINARIO
El contenido de este seminario combina una introducción al PMBOK®
Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) con la
descripción de las características principales de la herramienta Microsoft
Project Server® 2010
Lic. Patricia Bus
Lic. Raúl Martínez
RMYA.BIZ 1

3. CONTENIDO
 Introducción
 ¿Qué es un proyecto?
 ¿Qué es la administración de proyectos?
 El rol del Jefe de Proyecto
 La influencia de la organización y los interesados en el proyecto
 El ciclo de vida del proyecto
 El ciclo de vida de un producto y sus proyectos relacionados
 Los procesos de la administración de proyectos
 Las áreas de conocimiento
 Enterprise Project Management con Microsoft Project Server®
 La cartera de proyectos
 Referencias
RMYA.BIZ 2

4. RMYA.BIZ 3

5. DEBATE
¿Qué opinan de las siguientes afirmaciones?
1. El objetivo de un proyecto se define en términos de recursos, calendario y costos
2. Un proyecto es ejecutado a través de una serie de tareas independientes
3. La definición del éxito de un proyecto es cumplir el presupuesto y el calendario
RMYA.BIZ 4

6. ¿QUÉ ES UN PROYECTO? - Definición
Un proyecto es un emprendimiento
temporario llevado a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único
RMYA.BIZ 5

7. ¿QUÉ ES UN PROYECTO? - Análisis
 Tiene un objetivo específico:
 crear un producto,
 crear un servicio, o
 crear un resultado único
 Comprende una serie de tareas interrelacionadas
 desarrolladas utilizando elaboración progresiva del plan de proyecto
 Debe completarse dentro de ciertas especificaciones
 Tiene límites presupuestarios
RMYA.BIZ 6

8. ¿QUÉ ES UN PROYECTO? - Análisis
 Es un emprendimiento temporario con fechas de comienzo y fin
definidas
 Consume recursos de distinto tipo y áreas
 Implica incertidumbre
 Tiene un cliente principal
 Tiene un sponsor que usualmente provee una
dirección y fondos
RMYA.BIZ 7

9. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
Administrar un proyecto incluye:
 Identificar los requerimientos de negocio
 Abordar varias necesidades, preocupaciones y expectativas de los
interesados
 Balancear las restricciones del proyecto
Triple restricción
Satisfacción
del Cliente
RMYA.BIZ 8

10. DEBATE
¿Qué opinan de la siguiente afirmación?
1. Las siguientes son habilidades que debería tener un Jefe de Proyecto, en
este orden de prioridad:
 de comunicación
 de organización
 de formación de equipos
 de liderazgo
 tecnológicas
RMYA.BIZ 9

11. EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO
El Jefe de Proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para
lograr los objetivos del proyecto
Conduce el Equipo de Trabajo
Es el principal comunicador
Es el responsable directo de:
 los resultados
 el calendario
 el presupuesto
 el control del alcance
 crear y administrar el plan del proyecto
RMYA.BIZ 10

12. EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO (CONT.)
Las competencias del Jefe de Proyecto:
Dominar el Arte de la Administración de Proyectos
 Comunicación efectiva  Resolución de problemas
 Confianza, Valores, Integridad,  Comprensión del negocio
Honestidad  Negociación, Relación con
 Sociabilidad el cliente
 Liderazgo, Desarrollo del equipo  Manejo del cambio
 Flexibilidad  Manejo de expectativas
 Toma de decisiones  Consultoría
RMYA.BIZ 11

13. EL ROL DEL JEFE DE PROYECTO (CONT.)
Las competencias del Jefe de Proyecto:
Dominar la Ciencia de la Administración de Proyectos
 Planificación  Métricas
 WBS  Earned Value
 Gantt  Administración de riesgos
 Estándares  Reportes de avance
 CPM/ diagramas de precedencia  Estimación y nivelación de recursos
 Análisis de variaciones
RMYA.BIZ 12

14. ENTONCES ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
La administración de proyectos es la aplicación de
conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos
del proyecto
RMYA.BIZ 13

15. DEBATE
¿Qué opinan de las siguientes afirmaciones?
1. El Jefe de Proyecto siempre tiene autoridad sobre las decisiones del
proyecto, el presupuesto y los recursos
2. La organización del proyecto es independiente de la estructura de la
organización ejecutora del proyecto
RMYA.BIZ 14

16. LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO
Organización funcional
 El personal reporta a su jefe funcional
 Los proyectos se encaran en cada área en forma separada
 El rol de Jefe de Proyecto es compartido por los Jefes Funcionales
 Los jefes funcionales coordinan y administran el presupuesto
Coordinación del
proyecto Gerencia
Decisiones del
proyecto
Jefe Jefe Jefe
funcional funcional funcional
Personal Personal Personal
Personal Personal Personal
Personal Personal Personal
Equipo del proyecto
RMYA.BIZ
15

17. LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización matricial débil
 Tiene muchas de las características de la organización funcional
 Existe el rol de Coordinador o Facilitador
 El Coordinador tiene autoridad limitada
Gerencia
Decisiones del
proyecto
Jefe Jefe Jefe
funcional funcional funcional
Personal Personal Personal
Coordinación del
proyecto
Personal Personal Personal
Personal Personal Personal
Equipo del proyecto
RMYA.BIZ 16

18. LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización matricial balanceada
 Reconoce la necesidad de un Jefe de Proyecto, pero no provee la
autoridad total sobre el proyecto y su presupuesto
Gerencia
Jefe Jefe Jefe
funcional funcional funcional
Personal Personal Personal
Coordinación del
proyecto Personal Personal Personal
Decisiones del
Jefe de Personal Personal
proyecto
Proyecto
Equipo del proyecto
RMYA.BIZ 17

19. LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización matricial fuerte
 Tiene muchas de las características de la organización por proyectos
 Los jefes de proyecto están asignados full-time y tienen autoridad total
sobre el proyecto
Gerencia
Jefe Jefe Director de Jefes
funcional funcional de Proyecto
Personal Personal Jefe de Proyecto
Coordinación del Decisiones del
proyecto Personal Personal Jefe de Proyecto proyecto
Personal Personal Jefe de Proyecto
Equipo del proyecto
RMYA.BIZ 18

20. LA INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL
PROYECTO (CONT.)
Organización por proyectos
 El personal reporta al Jefe de Proyecto, que tiene mucha independencia y
autoridad sobre el proyecto
 La organización está estructurada en torno a proyectos
Coordinación del
proyecto Gerencia
Jefe de Jefe de Jefe de
Decisiones del Proyecto proyecto Proyecto
proyecto
Personal Personal Personal
Personal Personal Personal
Personal Personal Personal
Equipo del proyecto
RMYA.BIZ 19

21. DEBATE
¿Qué opinan de las siguientes afirmaciones?
1. Los interesados de un proyecto son aquellos que tienen interés en que
éste concluya con éxito
2. Un usuario final que no fue involucrado en el proyecto no es un
interesado
3. Las expectativas de los interesados sólo interesan al principio del
proyecto
RMYA.BIZ 20

22. LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO
Los interesados son personas u organizaciones que están activamente
involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados positiva
o negativamente por el desarrollo o finalización del proyecto
Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, sus entregables o los integrantes
del equipo de proyecto
RMYA.BIZ 21

23. LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO (CONT.)
Es tarea del Jefe de Proyecto:
 Identificar a todos los interesados
 detectar su interés y expectativas en el
proyecto
 determinar su poder para actuar sobre el
proyecto
 manejar su influencia en relación a los
requerimientos del proyecto, para asegurar
un resultado exitoso
RMYA.BIZ 22

24. LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO (CONT.)
La relación entre los interesados y el proyecto
Los interesados
Oficina de Clientes/
Proyectos Usuarios
Jefe de
Jefes
Cartera de
funcionales
Proyectos
Sponsor
Jefe de Jefe de
Programa El equipo de proyecto Operaciones
Jefe de
Otros
proyecto Proveedores /
interesados
Vendedores
Equipo de
Otros
administración
integrantes
del proyecto
RMYA.BIZ 23

25. DEBATE
1. Den un ejemplo de ciclo de vida de un proyecto
2. ¿Cómo se relaciona el ciclo de vida con la administración del proyecto?
RMYA.BIZ 24

26. EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Consiste en un conjunto de fases
 Generalmente secuenciales y a veces solapadas
Se determinan por:
 la naturaleza del proyecto
 su área de aplicación
 necesidades de administración y control
Permiten segmentar al proyecto en conjuntos lógicos para su mejor
administración, planificación y control
RMYA.BIZ 25

27. EL CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO Y SUS
PROYECTOS RELACIONADOS
Ciclo de vida de un producto
Introducción al Saturación y Retiro del
Crecimiento Madurez
mercado deterioro mercado
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Ciclo de vida de un proyecto
Investigación Diseño Construcción Implementación
La administración del proyecto
Seguimiento y Control
Inicio Planificación
Ejecución Cierre
RMYA.BIZ
26

28. 27

29. DEBATE
1. Los siguientes, ¿son procesos de administración de proyectos?
Planificación estratégica
Confirmación de interés en el producto
Investigación
Confirmación de comercialización
Prototipado
Confirmación de producción
Factibilidad
Confirmación de lanzamiento
Implementación
Finalización del proyecto
RMYA.BIZ 28

30. LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Los procesos de un proyecto se clasifican en dos categorías principales:
Procesos de administración de proyectos:
 intentan llevar el proyecto hacia su objetivo
 abarcan las técnicas y herramientas descriptas en el PMBOK® Guide
 aplicables a cualquier tipo de proyecto
Procesos de la Procesos
Procesos orientados al producto: administración orientados al
 definidos por el ciclo de vida del proyecto de proyectos producto
 varían según el área de aplicación
Tiempo de existencia del proyecto
No son independientes e interactúan entre ellos
RMYA.BIZ 29

31. LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
(CONT.)
La propuesta del PMI incluye:
 42 procesos de administración de proyectos
 Agrupados en 5 grupos de procesos:
 Inicio
 Planificación Seguimiento y
Control
 Ejecución Inicio Planificación
 Seguimiento y control Ejecución Cierre A . B I Z
RMY
 Cierre
Grupo de
Por ejemplo: procesos
Inicio Desarrollar el acta del proyecto
Identificar a los interesados
Procesos
RMYA.BIZ 30

32. LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
(CONT.)
Los procesos y los grupos de procesos:
 Interactúan entre sí a lo largo del proyecto o la fase del proyecto
Nivel de Ejecución Seguimiento y Control
Interacción
Planificación
Inicio Cierre
Comienzo del proyecto o fase Final del proyecto o fase
 No son fases del proyecto
 No son el ciclo de vida del proyecto
 No son secuenciales
RMYA.BIZ 31

33. LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
(CONT.)
Nivel de costo y recursos afectados
Ejecución
Cierre
Planificación
Inicio
Avance del proyecto
Salidas de la Entregables Documentos del
Charter Plan del Proyecto
Administración de Aceptados proyecto archivados
Proyectos
RMYA.BIZ 32

34. LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
(CONT.)
Al comienzo del proyecto, es mayor:
 la influencia de los interesados Alto Influencia de los interesados
Riesgo
 el riesgo Incertidumbre
 la incertidumbre
Grado
Al comienzo del proyecto, es menor:
 el costo de los cambios Costo de los cambios
Bajo
Avance del proyecto
RMYA.BIZ 33

35. 34

36. DEBATE
1. Además del alcance, el calendario y el presupuesto, ¿qué otros aspectos
debería tener en cuenta el Jefe de Proyecto al planificar, ejecutar y
controlar el proyecto?
RMYA.BIZ 35

37. LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Son una propuesta para agrupar los conocimientos requeridos para
administrar un proyecto
El PMI sugiere 9 áreas de conocimiento o aspectos a conocer
buscar proveedores para colaborar determinar y administrar el trabajo a
en el proyecto, y realizar el control y realizar por el proyecto
seguimiento Alcance
determinar cuánto tiempo tomará el
trabajo, desarrollar un calendario y
Adqui- administrarlo
coordinar todos los procesos y Tiempo
siciones
actividades de modo que ocurran
correctamente
preparar y administrar el
pensar qué problemas pueden Riesgos Integración Costo presupuesto del proyecto
ocurrir y determinar cómo
protegerse de ellos
asegurar que el trabajo que se hace
cumple las expectativas de los
Comuni-
Calidad interesados
caciones
lograr que todos los Recursos
interesados conozcan lo Humanos
que deben hacer y el crear el equipo de proyecto, ayudar,
RMYA.BIZ 36
estado del proyecto dirigir y motivar al mismo

38. LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO (CONT.)
Cada uno de los 42 procesos de administración de proyectos:
 Pertenece a un área de conocimiento
 Pertenece a un grupo de procesos
Áreas de
Por ejemplo: conocimiento
Grupo de
procesos Inicio Desarrollar el acta del proyecto Integración
Identificar a los interesados Comunicaciones
Procesos
RMYA.BIZ 37

39. ALCANCE
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … incluimos todos los requerimientos?
 … no estamos trabajando en algo que el usuario no necesita?
 … estimamos todo el esfuerzo a realizar para poder concluir
el proyecto exitosamente?
 …. todos conocen y entienden el alcance?
 … todos saben cuál es su participación en el proyecto?
RMYA.BIZ 38

40. ALCANCE - Procesos
Planificación
Definir los requerimientos
Definir el alcance del proyecto
Definir la WBS del proyecto
Seguimiento y control
Relacionado con la
Verificar el alcance aceptación
Relacionado con el estado
Controlar el alcance y los cambios
RMYA.BIZ 39

41. ALCANCE – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Matriz de trazabilidad de requerimientos
WBS
Diccionario de la WBS
Línea base del alcance
Entregables aceptados
Pedidos de cambio
RMYA.BIZ 40

42. TIEMPO
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … la estimación del proyecto es realista?
 … todos estamos de acuerdo con el calendario del proyecto?
 … vamos a detectar y manejar los desvíos?
 … el calendario representa la situación actual del proyecto?
RMYA.BIZ 41

43. TIEMPO - Procesos
Planificación
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos para las actividades
Estimar la duración de las actividades
Definir el cronograma
Seguimiento y control
Controlar el cronograma
42

44. TIEMPO – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Lista jerárquica de recursos
Línea base del calendario
Estimación de duración de actividades
Pedidos de cambio
43

45. COSTOS
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … el cliente está de acuerdo con el presupuesto del proyecto?
 .... vamos a detectar y manejar los desvíos?
 … incluimos un fondo de reserva en el presupuesto?
RMYA.BIZ 44

46. COSTOS - Procesos
Planificación
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Seguimiento y control
Controlar los costos
45

47. COSTOS – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Línea base del costo
Estimación de costo de actividades
Pronósticos de presupuesto
Pedidos de cambio
46

48. CALIDAD
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … el resultado de nuestro proyecto tiene la calidad requerida
por el usuario?
 … sabemos cuál es la calidad requerida por el usuario?
 … seguimos los procesos que nos aseguran la calidad del
producto?
 … estamos considerando el impacto de la calidad en el plan
de proyecto?
RMYA.BIZ 47

49. CALIDAD - Procesos
Planificación
Planificar la calidad
Ejecución
Ejecutar el aseguramiento de calidad
Seguimiento y control
Ejecutar el control de calidad
48

50. CALIDAD – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Plan de calidad
Métricas de calidad
Mediciones de control de calidad
Entregables validados
Pedidos de cambio
49

51. RECURSOS HUMANOS
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … tenemos identificados a todos los roles y perfiles
requeridos para nuestro proyecto?
 … las personas serán asignadas al proyecto a medida que se
las necesite?
 … conocemos el desempeño del equipo y podemos
mejorarlo?
RMYA.BIZ 50

52. RECURSOS HUMANOS - Procesos
Planificación
Desarrollar el plan de recursos humanos
Ejecución
Adquirir el equipo de proyecto
Desarrollar el equipo de proyecto
Conducir el equipo de proyecto
51

53. RECURSOS HUMANOS – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Plan de recursos humanos
Asignaciones al proyecto
Evaluaciones de desempeño
Calendarios de recursos
Pedidos de cambio
52

54. COMUNICACIONES
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … conocemos las necesidades de comunicación de cada
interesado?
 … informamos en tiempo y forma el estado del proyecto?
 … invitamos a una reunión sólo a los que deben ser
invitados?
 … tenemos la información del proyecto disponible cuando la
necesitamos?
RMYA.BIZ 53

55. COMUNICACIONES - Procesos
Inicio
Identificar a los interesados
Planificación
Planificar la comunicación
Ejecución
Distribuir la información
Manejar las expectativas de los interesados
Seguimiento y control
Reportar el desempeño
54

56. COMUNICACIONES – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Registro de interesados
Plan de comunicaciones
Reportes de desempeño
Pedidos de cambio
55

57. RIESGOS
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … manejamos la incertidumbre durante el proyecto?
 … conocemos la tolerancia al riesgo que tiene la
organización?
 … estamos contemplando el impacto de mitigar un riesgo?
 … la estrategia frente a un riesgo no provoque nuevos riesgos
inesperados?
RMYA.BIZ 56

58. RIESGOS - Procesos
Planificación
Planificar la administración de riesgos
Identificar riesgos
Realizar el análisis cualitativo de riesgos
Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
Planificar las respuestas a los riesgos
Seguimiento y control
Monitorear y controlar las respuestas a los riesgos
57

59. RIESGOS – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de riesgos
Registro de riesgos
Pedidos de cambio
58

60. ADQUISICIONES
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … elegimos el proveedor más adecuado para el proyecto?
 … conocemos el grado de avance de las actividades de
nuestro proveedor?
 … el proveedor cumplió con todo lo que fue pactado?
RMYA.BIZ 59

61. ADQUISICIONES - Procesos
Planificación
Planificar las adquisiciones
Ejecución
Conducir las adquisiciones
Seguimiento y control
Administrar las adquisiciones
Cierre
Cerrar las adquisiciones
60

62. ADQUISICIONES – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de adquisiciones
Definición de alcance de adquisiciones
Contrato
Calendario de recursos
Pedidos de cambio
61

63. INTEGRACIÓN
 ¿Cómo nos aseguramos de que…
 … el proyecto está debidamente autorizado?
 … las actividades definidas en el plan de proyecto se están
ejecutando?
 … sólo se incorporan cambios al alcance si están aprobados
por quien corresponde?
 … todos trabajan con la última versión de los documentos del
proyecto?
RMYA.BIZ 62

64. INTEGRACIÓN - Procesos
Inicio
Desarrollar el acta del proyecto
Planificación
Desarrollar el plan de administración del proyecto
Ejecución
Dirigir y administrar la ejecución del proyecto
Seguimiento y control
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control integrado de cambios
Cierre
Cerrar el proyecto o la fase
63

65. INTEGRACIÓN – Salidas o resultados
Algunas salidas o resultados
Acta de proyecto (Charter)
Plan de administración del proyecto
Entregables
Información de desempeño
Pedidos de cambio
Producto, servicio o resultado final
64

66. PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO - RESUMEN
Grupos de procesos
Área de
conocimiento
Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
4.4 Monitorear y
4.1 Desarrollar controlar el trabajo del 4.6 Cerrar el
4.2 Desarrollar el plan de administración del 4.3 Dirigir y administrar la ejecución
4. Integración el acta del proyecto proyecto o
proyecto del proyecto
proyecto 4.5 Realizar el control fase
integrado de cambios
5. Alcance 5.1 Definir los requerimientos 5.4 Verificar el alcance
5.2 Definir el alcance del proyecto 5.5 Controlar el alcance
5.3 Crear la WBS del proyecto
6. Tiempo 6.1 Definir las actividades 6.6 Controlar el
6.2 Secuenciar las actividades cronograma
6.3 Estimar los recursos para las actividades
6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
7. Costo 7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos
7.2 Determinar el presupuesto
8. Calidad 8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento de 8.3 Realizar el control
calidad de calidad
9.1 Desarrollar el plan de recursos humanos 9.2 Adquirir el equipo de proyecto
9. Recursos
9.3 Desarrollar el equipo de proyecto
Humanos
9.4 Gestionar el equipo de proyecto
10. Comunicaciones 10.1 Identificar 10.2 Planificar la comunicación 10.3 Distribuir la información 10.5 Reportar el
los interesados 10.4 Gestionar las expectativas de los desempeño
interesados
11. Riesgos 11.1 Planificar la administración de riesgos 11.6 Monitorear y
11.2 Identificar riesgos controlar las
11.3 Realizar el análisis cualitativo de riesgos respuestas a los
11.4 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos riesgos
11.5 Planificar las respuestas a los riesgos
12. Contrataciones 12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Conducir las adquisiciones 12.3 Administrar las 12.4 Cerrar
adquisiciones A . B I Z
RMY 65
las
adquisiciones

67. 66

68. QUÉ ES LA SOLUCIÓN MICROSOFT
ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM)
RMYA.BIZ 67

69. CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM
 Una solución Microsoft Enterprise Project Management es un entorno de
colaboración
 Ayuda a las organizaciones a:
 obtener más visibilidad y control del trabajo
 mejorar la toma de decisiones
 mejorar la alineación con la estrategia empresarial
 maximizar la utilización de los recursos
 mejorar la ejecución de los proyectos para optimizar el retorno de la
inversión
RMYA.BIZ 68

70. CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)
Visibilidad de la
Visibilidad del estado asignación de las
de los proyectos personas
Equipo de proyecto
Jefes de recursos
Interesados
TI
Administración y Configuración y
control de los Jefes de Proyectos
escalamiento de la
Proyectos plataforma
RMYA.BIZ 69

71. CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)
Project Central
Jefes de recursos
Interesados
Project Workspace
Jefes de Proyectos Equipo de proyecto
Project Professional
RMYA.BIZ 70

72. CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM (CONT.)
Administración
de la demanda
Análisis y
Administración selección de
de Programas cartera
Análisis Administración
negocio (BI) de recursos
EPM
Microsoft Enterprise
Project Management
Colaboración Administración
de equipo del cronograma
Reportes de
avance Administración
financiera
Administración
de riesgos e
issues
RMYA.BIZ 71

73. CÓMO SOPORTA LA SOLUCIÓN MICROSOFT EPM®
A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
RMYA.BIZ 72

74. ALCANCE
Algunas salidas o resultados
Matriz de trazabilidad de requerimientos
WBS
WBS
Matriz de trazabilidad de requerimientos
Diccionario de la WBS
Línea base del alcance
Entregables aceptados
Pedidos de cambio
Línea base del alcance (versiones)
Diccionario de la WBS
WBS con cambios de alcance
Línea base del alcance (Documentos)
RMYA.BIZ 73

75. TIEMPO
Algunas salidas o resultados
Lista jerárquica de recursos
Línea base del calendario
Estimación de recursos
Estimación de duración de actividades
Timeline
Cronograma
Pedidos de cambio
del proyecto
Línea base del Cronograma del
proyecto
Nivelación de recursos
74

76. TIEMPO
Algunas salidas o resultados
Lista jerárquica de recursos
Línea base del calendario
Estimación de duración de actividades
Pedidos de cambio
Camino crítico
Visualización y actualización de
tareas asignadas al recurso
Aprobación de las
actualización de tareas
75

77. COSTOS
Algunas salidas o resultados
Línea base del costo
Estimación de costo de actividades Reportes sobre presupuesto y costo
Pronósticos de presupuesto
Pedidos de cambio
Indicadores sobre el presupuesto y costo
Reporte de Earned Value
76

78. CALIDAD
Algunas salidas o resultados
Plan de calidad
Métricas de calidad
Sistema de Gestión de Calidad
Mediciones de control de calidad
Entregables validados
Procesos
Pedidos de cambio
Resultados de auditorías
Indicadores de estado del proyecto
Plantillas de WBS
Registro y administración de no conformidades al
Plantillas de Documentos producto
77

79. RECURSOS HUMANOS
Algunas salidas o resultados
Plan de recursos humanos
Asignaciones al proyecto
Evaluaciones de desempeño
Asignación diaria de los recursos
Calendarios de recursos
Pedidos de cambio
Asignación de los recursos a los proyectos
Disponibilidad de los recursos
78

80. COMUNICACIONES
Algunas salidas o resultados
Registro de interesados
Plan de comunicaciones
Reportes de desempeño Central de Proyectos
Pedidos de cambio
Indicadores de estado de tareas
Visualización de tareas asignadas
Espacio de trabajo de proyecto
79

81. COMUNICACIONES
Algunas salidas o resultados
Registro de interesados
Plan de comunicaciones
Reportes de avance
Reportes de desempeño
Pedidos de cambio
Análisis de datos
80

82. RIESGOS
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de riesgos
Registro de riesgos
Pedidos de cambio
Gestión de riesgos
Gestión de riesgos
Riesgos vinculados a las actividades del proyecto
81

83. ADQUISICIONES
Algunas salidas o resultados
Plan de administración de adquisiciones
Definición de alcance de adquisiciones
Contrato
Calendario de recursos
Pedidos de cambio
Todos los aspectos de la contratación pueden administrarse en la herramienta,
como se describió para las otras áreas de conocimiento:
 Alcance
 Tiempo
 Costo
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
82

84. INTEGRACIÓN
Algunas salidas o resultados
Acta de proyecto (Charter)
Plan de administración del proyecto
Entregables Actas de proyecto
Información de desempeño
Pedidos de cambio
Producto, servicio o resultado final
Gestión de pedidos de cambio
Documentos de planificación
Lecciones aprendidas
Gestión de entregables
83

85. PROYECTO, PROGRAMA Y CARTERA DE PROYECTOS
RMYA.BIZ 84

86. LA RELACIÓN ENTRE PROYECTO, PROGRAMA Y
CARTERA DE PROYECTOS
Grupo de proyectos o programas, gestionados en forma
Cartera de más
coordinada para alcanzar objetivos estratégicos de negocios
alto nivel
Proyectos
Grupo de proyectos relacionados, gestionados en
Cartera de bajo forma coordinada para obtener beneficios y control,
nivel que no serían alcanzables si se gestionaran
Programas de
individualmente
alto nivel
Programas de
alto nivel
Proyectos Programas de Autorizados como resultado de
bajo nivel una o más consideraciones
Proyectos estratégicas:
Programas de
bajo nivel - Demanda de mercado
Proyectos - Oportunidad estratégica o
Proyectos necesidad de negocio
Proyectos - Pedido del cliente
- Avance tecnológico
- Requisito legal
85

87. CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EPM
 Las soluciones EPM administran el ciclo completo de los proyectos,
desde la estrategia hasta la planificación de los proyectos
Enterprise Project Management
Create Select Plan Manage
Demand Portfolio Work Collaboration &
Management Selection Planning Reporting
RMYA.BIZ 86

88. CREACIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS
 Iniciativa Posible usuario: Analista de Negocio
 Caso de Negocio
 Workflow Iniciativas
Flujo completo desde iniciativa a proyecto
RMYA.BIZ 87

89. DRIVERS ESTRATÉGICOS Y ALINEACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Posible usuario: PMO
 Drivers
 Alineación
Alineamiento proyectos propuestos / drivers
RMYA.BIZ 88

90. SELECCIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTO MÁS CONVENIENTE
 Análisis de escenarios Posible usuario: PMO y Controller
Búsqueda de la mezcla óptima de cartera
RMYA.BIZ 89

91. TABLERO DE CONTROL DE LA CARTERA DE PROYECTOS
Posible usuario: Dirección y PMO
RMYA.BIZ 90

92. LAS PRINCIPALES LECCIONES APRENDIDAS DE LOS
PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE UN EPM
Según nuestra experiencia
y corroborado con el libro Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed
RMYA.BIZ 91

93. LECCIONES APRENDIDAS
 Encarar la implementación EPM como un proyecto
 Tener en cuenta que es un proyecto complejo
 Utilizar un esquema evolutivo (por etapas)
 Minimiza la incertidumbre, ansiedad y frustración mientras se planifica,
ejecuta y despliega la implementación EPM
 Focalizarse en los cambios
 La implementación EPM afecta a las personas, los procesos y la
organización
 Prestar atención al entorno organizacional, más allá del técnico
92

94. LECCIONES APRENDIDAS (CONT.)
 Esforzarse en las habilidades de Administración de Proyectos
 La herramienta de software no garantiza el éxito
 La administración de proyectos es compleja y requiere de personas con
habilidad
 Establecer expectativas realistas
 La implementación EPM tomará tiempo
 Planificar en forma evolutiva para obtener logros rápidamente
 No esperar que se aproveche toda la capacidad en forma inmediata
93

95. REFERENCIAS
 PMI - www.pmi.org
 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®
Guide)
Fourth Edition
 The Standard for Program Management
Second Edition
 The Standard for Portfolio Management
Second Edition
94

96. REFERENCIAS
 Microsoft – http://msdn.microsoft.com
 Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed - Copyright©
2008 by Sams Publishing
 Microsoft Enterprise Project Management – EPM Solution Guide
2010 - © 2010 Microsoft Corp.
 Excelza
 http://excelza.biz/
95

97. RMYA.BIZ 96