Podio Instructions

2.  Ingresamos a podio
 Vamos a nuestros espacios de trabajo
 Seleccionamos oGIP Management

3. Se tienen varias aplicaciones en el espacio de
Podio, pero nos enfocaremos en dos que son las
que nos darán la información de los aplicantes que
quieren empezar un proceso de intercambio.
Se encuentran los
interesados en empezar
proceso
Evaluación que nos
permite ver si un
aplicante es apto o no
para correr el proceso.

4. Se encontrarán todos los aplicantes ordenados por último inscrito al mas
viejo.
Entramos a oGIP Applicants

5. 1.
2.
3.
Ya que ésta es una plataforma nacional, están los aplicantes de toda
Colombia, por esto debemos filtrar los aplicantes por Comité Local.

6. Cada forma nos muestra información relevante que nos permite saber que
tan apto puede o no ser un aplicante para tomar el intercambio
Cuando se envía la
evaluación MRB
pasamos su estado a
Contactar después
Si tiene 30 años o está
muy próximo a cumplirlos
ya no se puede correr
proceso

7. Aquí podemos ver a
que comité local al que
pertenece y cambiarlo
si es necesario –
(Depende de la
universidad del
aplicante)
Información de la
Universidad. Dependiendo
de ésta, el aplicante
pertenece o no a nuestra
segmentación.

8. Este es el background
que el aplicante maneja,
o la carrera que estudia.
Super importante para
la continuidad de su
proceso debido a los
subproductos que
manejamos. De igual
forma a todos los
perfiles se les envía el
MRB

9. Se verifica el semestre
en el que se encuentra.
Si estudia una carrera,
el mínimo semestre es
el 8vo, si estudia una
tecnología el mínimo
semestre es 6to
Esta información es dada
por el estudiante,
igualmente cuando se
envía el MRB se evalúa el
nivel de inglés.

10. Enfoca el programa que al
que quiere hacer parte.
Importante para alinear
expectativas

11. Luego de Enviar el Mail se
cambia el Status a
“Contactar Después” y se
agrega un comentario de
enviado.
A todos y cada uno de los aplicantes, se les enviará el test de inglés y el MRB.
En este link encontrarás un modelo de MAIL para enviarle los test a los aplicantes:
bit.ly/mailmrb
1.
2.

12. El test MRB nos permitirá saber mucho más acerca de nuestros aplicantes, los países que tienen en
mente para el intercambio, si tienen o no recursos, a qué rama quieren enfocar su intercambio.
Esto nos permite
posteriormente, tener
bases para
contactarlos y alinear
sus expectativas
frente al intercambio, y
si son aptos, cerrar la
venta para empezar el
proceso de match.
Entramos a MRB Virtual

13. Al igual que en oGIP Applicants, filtramos por Comité Local

14. En caso de ser positiva,
significa que quiere
intercambio de corta
duración, de igual forma se
debe citar para aclarar
ésta modalidad.
Se empieza a revisar punto
por punto el perfil del
aplicante para definir si es
apto o no para tomar un
intercambio con AIESEC.

15. Estados por los que pasa un
aplicante. Dependiendo de
su perfil se aprueba o no, y
se le notifica.
Cuando un perfil es apto se
debe contactar y citar para
aclarar dudas: Esperando
confirmación Aplicante
Cuando se cierra la venta el
perfil pasa a ser Aprobado
Y finalmente cuando el
aplicante paga, el estado
cambia a IP-Legalizado

16. Nos ayuda a segmentar
desde su carrera que tan
apto puede ser.
Se deben remitir a los
subproductos y carreras
foco que esté manejando el
mercado en ese momento.

17. Si una persona tiene más de
2 años de egresada, es
necesario, para tomar el
intercambio con Aiesec,
haber hecho en ese tiempo
algún curso o haber tenido
experiencias profesionales
en ese tiempo.

18. Esta parte nos ayuda a
identificar las expectativas
que tiene el aplicante.
En caso de no estar alineado
a los países foco que se
trabajan en el momento, se
debe hacer una alineación de
expectativas cuando se
reúnan con el aplicante y
contarle acerca de las
posibilidades en los países
que se tienen como
referente.
… Alineación de expectativas

19. Se buscan personas que se
quieran ir por lo menos en
los próximos 4-5 meses, de
lo contrario se contactan
para contarles que el
proceso se puede comenzar
después.
… Alineación de expectativas
referente a los posibles
gastos de intercambio.
-Fee de Aiesec
-Visa
-Tiquetes
-Seguro internacional

20. Todas las carreras tienen líneas
de profundización.
Esta parte nos permite ver
acerca de que línea de
profundización o en qué áreas
quieren trabajar los aplicantes.
Así nos permite tener una
mejor segmentación referente
a las capacidades y a los focos
que se están manejando
globalmente.

21. Se verifica el resultado
de la prueba de inglés.
Todos los perfiles
preferiblemente con
nivel B2.
Con un nivel de inglés
menor a B2, se
reducen los países a
los que se puede
aplicar, haciendo
mucho más difícil el
match para ésta
persona.

22. Finalmente se contacta al
aplicante para aclarar dudas, y
se agrega un comentario
referente al seguimiento que
se hace al aplicante.
Se cierra la venta
Se espera el pago
Y se pasa a hacer la
legalización del mismo.
Cuando se paga, se cambia el
Status a IP – Legalizado
And… That’s all folks!

23. 