MP - El método PRINCE2 en menos de mil palabras

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  1. 1. El método PRINCE2® “en menos de mil palabras” El método PRINCE2® “en menos de mil palabras” Juan Luis Vila Grau El método PRINCE2® “en menos de mil Juan Luis Vila Grau
  2. 2. “en menos de mil palabras” “En menos de mil palabras” es una serie de documentos cortos que tienen como propósito explicar de manera breve y sencilla diferentes aspectos del ámbito de la gestión de proyectos. PRINCE2® “en menos de mil palabras” Es un documento breve y sencillo que explica a muy grandes rasgos el método de gestión de proyectos PRINCE2®en base a sus cuatro elementos Puedes considerar este documento como una breve introducción al método PRINCE2®, pero en ningún caso pretende sustituir a la guía oficial “Éxito en la Gestión de Proyectos con PRINCE2®”, que es a fecha de hoy, 18 de febrero de 2015, la única guía oficial de PRINCE2® y un instrumento esencial para dominar el método. No obstante dicha guía puede resultar bastante complicada de leer y aprender, tanto si eres nuevo en la gestión de proyecto como en PRINCE2®. Mi propia experiencia me dice que sacarás mucho más provecho de la guía oficial si primero entiendes el contenido de este breve documento introductorio. Feedback Con el propósito de mejorar te agradeceré cualquier sugerencia o corrección sobre el contenido de este documento. Por favor, no lo dudes y escríbeme a: enmenosdemilpalabras@gmail.com Aprender más sobre PRINCE2 Tanto si quieres aprender más acerca de PRINCE2®, como estar informado de las últimas novedades y las discusiones más interesantes respecto al que es de facto el método de gestión de proyectos más empleado, no dejes de visitar mplaza.pm
  3. 3. El modelo PRINCE2® en 999 palabras PRINCE2® es una Marca Resgistrada de AXELOS Limited Logotipo en espiralTM (Swirl logoTM Management Plaza is a registered PRINCE2 aff Copyright © por Juan Luis Vila Grau Reservados todos los derechos. Con la excepción de breves pasajes y citas que tengan por propósito revisar o comentar el mismo, ninguna parte de esta pu cualquier forma o por cualquier medio sin consentimiento previo del autor. Contactar en juanluisvilagrau@gmail.com El modelo PRINCE2® en 999 palabras PRINCE2® es una Marca Resgistrada de AXELOS Limited Logotipo en espiralTM (Swirl logoTM) es una marca comercial de AXELOS Limited Management Plaza is a registered PRINCE2 affiliate of Trans-At Copyright © por Juan Luis Vila Grau Reservados todos los derechos. Con la excepción de breves pasajes y citas que tengan por propósito revisar o comentar el mismo, ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio sin consentimiento previo del autor. juanluisvilagrau@gmail.com iii ) es una marca comercial de AXELOS Limited At Reservados todos los derechos. Con la excepción de breves pasajes y citas que tengan por propósito blicación puede ser reproducida o transmitida en
  4. 4. El modelo PRINCE2® en 999 palabras i El modelo PRINCE2® “en menos de mil palabras” 1. ¿Qué es PRINCE2®?............................................................................................................... 1 2. Estructura de PRINCE2®........................................................................................................ 1 2.1. Los 7 Principios.............................................................................................................. 1 2.2. Las 7 Temáticas ............................................................................................................. 2 2.3. Los 7 Procesos............................................................................................................... 2 2.4. La Adaptación al entorno del proyecto......................................................................... 3 2.5. Mapa mental del modelo PRINCE2®............................................................................. 4 3. Beneficios de trabajar con PRINCE2®.................................................................................. 4 4. Bibliografía............................................................................................................................ 5
  5. 5. El modelo PRINCE2® en 999 palabras 1. ¿Qué es PRINCE2®? PRINCE2 es un método de gestión de proyectos, aplicable a cualquier proyecto de cualquier ámbito, tamaño, organización, en la gestión por procesos. Un proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un resultado específico: toma unos aportes (INPUTS) y los convierte en (OUTPUTS) que a su vez formará los INPUTS de otros procesos. Las ACTVIDADES son necesarias para transformar los INPUTS en PRODUCTOS con ayuda de las TÉCNICAS y unos ROLES y RESPONSABILIDAES definidos. 2. Estructura de PRINCE2® PRINCE2® aborda la gestión de proyectos a partir de cuatro elementos integrados: sobre los que se articulan 7 temáticas y 7 procesos, que necesariamente deben adaptarse al entorno del proyecto. 2.1. Los 7 Principios Son las obligaciones y buenas prácticas que determinan si un proyecto está siend utilizando PRNCE2. Los 7 son de obligado cumplimiento, y es necesario que se contemplen par considerar un proyecto como PRINCE2®. El modelo PRINCE2® en 999 palabras de gestión de proyectos, aplicable a cualquier proyecto de cualquier ámbito, tamaño, organización, ubicación geografía y cultura. La metodología PRINCE2 se base Un proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un resultado ortes definidos nvierte en productos que a su vez formará los procesos. Las ACTVIDADES son necesarias para transformar los INPUTS UCTOS con ayuda de las TÉCNICAS y unos ROLES y RESPONSABILIDAES PRINCE2® aborda la gestión de proyectos a partir de cuatro elementos integrados: sobre los que se articulan 7 temáticas y 7 procesos, que necesariamente deben adaptarse al on las obligaciones y buenas prácticas que determinan si un proyecto está siend son de obligado cumplimiento, y es necesario que se contemplen par proyecto como PRINCE2®. 7 Principios 7 Temáticas 7 Procesos Adaptarse al entorno del Proyecto Diagrama 2 – Los 4 elementos de PRINCE2® Diagrama 1 – Elementos de un proceso 1 de gestión de proyectos, aplicable a cualquier proyecto de cualquier geografía y cultura. La metodología PRINCE2 se base Un proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un resultado PRINCE2® aborda la gestión de proyectos a partir de cuatro elementos integrados: 7 principios sobre los que se articulan 7 temáticas y 7 procesos, que necesariamente deben adaptarse al on las obligaciones y buenas prácticas que determinan si un proyecto está siendo gestionado son de obligado cumplimiento, y es necesario que se contemplen par Adaptarse al entorno del Elementos de un proceso
  6. 6. El modelo PRINCE2® en 999 palabras 2 Principios Definición Justificación comercial continua Se requiere un motivo para iniciar un proyecto, que debe mantenerse en el tiempo y documentarse Aprender de la experiencia Los equipos de proyectos PRINCE2® aprenden de la experiencia (lecciones aprendidas) a lo largo de toda la vida del proyecto Roles y Responsabilidades definidos Se requiere de un equipo de gestión del proyecto con roles y responsabilidades bien definidos Gestión por fases Los proyectos PRINCE2® se planifican, supervisan y controlan fase por fase. Al final de cada fase debe se evalúa el estado del proyecto para asegurar que este se mantiene viable Gestión por excepción Se establecen tolerancias para cada objetivo de tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y beneficio del proyecto que permiten delegar autoridad Enfoque en los productos Los productos del proyecto se acuerdan y definen antes de realizar las actividades requeridas para producirlos Adaptación al entorno del proyecto PRINCE2® se adapta al entorno, tamaño, complejidad y nivel de riesgo del proyecto 2.2. Las 7 Temáticas Describen los ámbitos o aspectos del proyecto que deben gestionarse continuamente durante todo proyecto. PRINCE2® establece cómo debe abordarse los distintos ámbitos de gestión de un proyecto (temáticas), que deben adaptarse al proyecto y a su entorno en cada ocasión. Temáticas Contesta a... Business Case ¿Por qué? Organización ¿Quién? Calidad ¿Qué? Planes ¿Cómo? ¿Cuándo? y ¿Cuánto? Riesgos ¿Qué pasa si…? Cambios ¿Cuál es el impacto? Progreso ¿Dónde estamos ahora? ¿A dónde vamos? ¿Deberíamos continuar? 2.3. Los 7 Procesos Con PRINCE2® la gestión del proyecto se realiza a través de siete procesos que se suceden a lo largo de la vida del proyecto. PRINCE2® establece para cada proceso: una detallada lista de actividades, los productos de gestión (creados específicamente para la gestión del proyecto), y las responsabilidades de cada rol. Tabla 1 – Los 7 principios de PRINCE2® Tabla 2 – Las 7 temáticas de PRINCE2®
  7. 7. El modelo PRINCE2® en 999 palabras 3 Los siete procesos que conforman el modelo de gestión PRINCE2 son: • La Puesta en Marcha de un Proyecto, que tiene por objetivo reunir los datos necesarios para comenzar el proyecto. • La Dirección de un Proyecto, • Iniciar un Proyecto, proceso durante el cual se examina la justificación del proyecto y se crea la Documentación de Inicio del Proyecto (PID) que incluye el Plan del Proyecto (Project Plan). • El Control de una Fase, que es el proceso centrado en las tareas diarias de vigilancia y de control que realiza el Jefe de Proyecto sobre el proyecto. Aquí es donde el Jefe de Proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en un proyecto. • Gestión de los Límites de Fase, este proceso proporciona una forma controlada de completar una fase y planear la siguiente. • Gestión de la Entrega de Productos, es el proceso de entrega de los productos. Es donde los productos (Productos Especializados), que van a ser utilizados por los usuarios, son entregados por los miembros del equipo. • Cerrar un proyecto, proceso confirma la entrega de los productos y el Jefe de Proyecto prepara el cierre del proyecto. 2.4. La Adaptación al entorno del proyecto La adaptación al entorno es el cuarto elemento del método PRINCE2®; se refiere a la necesidad de adaptar los elementos de PRINCE2® al contexto específico de cada proyecto, con el objetivo de no sobrecargar el proyecto y ofrecer el nivel de control apropiado. Observa a continuación que elementos del método pueden adaptarse y cuáles no. PRINCIPIOS TEMÁTICAS PROCESOS Actividades R&R Productos* ADAPATACIÓN SI - Incorporando las políticas y normas corporativas o del programa pertinentes - Incorporando los términos de la organización o programa Incorporando los términos de la organización o programa y adaptando el contenido NO Se aplican siempre - Es necesario realizar todas las actividades El contenido de los Roles, ni las responsabilidades - *Productos de gestión Cuadro 1 – Adaptación de los diferentes elementos de PRINCE2®
  8. 8. El modelo PRINCE2® en 999 palabras 4 2.5. Mapa mental del modelo PRINCE2® 3. Beneficios de trabajar con PRINCE2® Algunos de los beneficios de trabajar con PRINCE2® son: - Provee un lenguaje común - Centrado en los productos - Emplea la gestión por excepción; control automática en caso de desviación del plan original - Promueve la mejora continua (aprender de la experiencia) - Control constante del proyecto asegurando que: o Existe una razón válida para el proyecto y que todas las personas y los recursos están organizados y listos para el proyecto (PRE-PROYECTO E INICIO) o El proyecto mantiene su validez y se controla el trabajo realizado durante toda la vida del proyecto (FASES DE ENTREGA(S) POSTERIOR(ES)) o La entrega y aceptación del proyecto por el cliente antes del cierre oficial (CIERRE) - Revisiones periódicas de los progresos - Utilizado en todo el mundo por empresas públicas y privadas PROYECTOPRINCE2 Pre-Proyecto Inicio Entrega posterior 1ª Entrega posterior 2ª (ultima) Cierre Diagrama 3 – PRINCE2®
  9. 9. El modelo PRINCE2® en 999 palabras 5 4. Bibliografía MURRAY, A. (2013) Éxito en la Gestión de Proyectos con PRINCE2®. Reino Unido: TSO. “PRINCE2 Foundation Pre-Course”. Youtube <https://www.youtube.com/watch?v=4U- Bp8eZgpk> [Consulta: 7 de febrero de 2015] The PRINCE2® Process Model Diagram <http://mplaza.pm/elearn/files/P2IB-Diagram- Slide.pdf> [Consulta: 5 de Febrero de 2015] TURLEY,F. (2010) An introduction to PRINCE2® <http://www.projectsmart.co.uk/docs/prince2- introduction-ps.pdf> [Consulta: 7 de Febrero de 2015] TURLEY, F. (2010) The PRINCE2® Training Foundation Manual <http://mplaza.pm/product/prince2-foundation-training-manual/> [Consulta: 7 de Febrero de 2015]

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