Gestión de los Interesados

1. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Dirección de Proyectos
Instructor:
Rubén Rodríguez Prado
Project Management Professional (PMP®)
Tema 11:
Gestión de los Interesados

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AGENDA
Introducción
La importancia de la
Gestión de los Interesados
Procesos de la Gestión de
interesados

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GESTIÓN DE
LOS INTERESADOS

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INTRODUCCIÓN
¿Somos conscientes
de a quiénes
logramos impactar
con nuestro
proyecto?

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GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
Incluye los procesos necesarios para identificar a las
personas, grupos u organizaciones que pueden afectar
o ser afectados por el proyecto, para analizar las
expectativas de los interesados y su impacto en el
proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión
adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los
interesados en las decisiones y en la ejecución del
proyecto

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INTRODUCCIÖN
 La gestión de los Interesados también se
centra en la comunicación continua con
los interesados para conocer sus
necesidades y expectativas, abordar las
cuestiones que se producen, la gestión
de los conflictos de intereses y el fomento
de la participación apropiada de los
interesados en las decisiones y
actividades del proyecto
 La satisfacción de los interesados debe
manejarse como un objetivo clave en el
proyecto

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GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
IDENTIFICAR A LOS
INTERESADOS

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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
 Es el proceso de identificar a las
personas, grupos u organizaciones
que podrían afectar o ser
afectados por una decisión,
actividad o resultado del proyecto
 Analiza y documenta la
información referida a los
intereses, involucramiento,
interdependencia, influencia y
potencial impacto en el éxito del
proyecto
Permite al Gerente de Proyecto
identificar el foco apropiado
por cada uno de los grupos
interesados

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Entradas
Acta de Constitución del Proyecto
Documentos de Adquisición
Factores ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Análisis de Interesados
Juicio de expertos
Reuniones
Salidas
Registro de Interesados
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
La identificación de todos los
interesados en las fases
iniciales es clave para un
proyecto exitoso

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de los Interesados
Identificar
Clasificar
Evaluar
Consiste en recopilar y analizar de manera
sistemática información cuantitativa y cualitativa,
a fin de determinar qué intereses particulares
deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.
Sigue los siguientes pasos:
 Identificar a todos los interesados potenciales del
proyecto y toda la información relevante
 Analizar el impacto o apoyo potencial que cada
interesado podría
generar, y clasificarlos para definir una estrategia de
aproximación.
 Evaluar el modo en que los interesados clave
pueden reaccionar o responder en diferentes
situaciones

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de los Interesados
 Matriz de Poder e Interés
 Agrupa a los interesados basándose en su nivel de
autoridad (“poder”) y su nivel de preocupación (“interés”)
con respecto a los resultados del proyecto.

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de los Interesados
 Matriz de Poder e Influencia
 Agrupa a los interesados basándose en su nivel de
autoridad (“poder”) y su participación activa (“influencia”)
en el proyecto.

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de los Interesados
 Matriz de Influencia e Impacto
 Agrupa a los interesados basándose en su participación
activa (“influencia”) en el proyecto y su capacidad de
efectuar cambios a la planificación o ejecución del
proyecto (“impacto”).

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de los Interesados
 Modelo de Prominencia
 Describe clases de interesados
basándose en su poder
(capacidad de imponer su
voluntad), urgencia (necesidad
de atención inmediata) y
legitimidad (su participación es
adecuada).

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SALIDAS
Registro de Interesados
 Posee información relevante como:
 Datos de identificación del interesado
 Información de evaluación (principales requisitos,
expectativas, fase de mayor influencia en el proyecto) y
clasificación (interno, externo; apoyo, neutral u opositor)

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GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE LOS INTERESADOS

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
 Planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de
desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la
participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida
del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades,
intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto
 El proceso de Planificar la Gestión de los Interesados identifica el
modo en que el proyecto afectará a los interesados, lo que
permite al director del proyecto desarrollar diferentes formas de
lograr la participación eficaz de los interesados en el proyecto,
gestionar sus expectativas y en última instancia, alcanzar los
objetivos del proyecto
 La gestión de los interesados es algo más que la mejora de las
comunicaciones y requiere algo más que la dirección de un
equipo

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
 La Gestión de los Interesados trata de la creación y el
mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los
interesados, con el objeto de satisfacer sus necesidades y
requisitos respectivos dentro de los límites del proyecto
 Este proceso genera el plan de gestión de los interesados, que a
su vez contiene planes detallados sobre cómo lograr una gestión
eficaz de los interesados
 A medida que avanza el proyecto, los miembros de la comunidad
de interesados y el nivel requerido de participación pueden
cambiar; por tanto, la planificación de la gestión de los interesados
es un proceso iterativo que el director del proyecto revisa
regularmente

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Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Registro de Interesados
Factores ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Juicio de expertos
Reuniones
Técnicas analíticas
Salidas
Plan de Gestión de los Interesados
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
El beneficio clave de este
proceso es que proporciona un
plan claro y factible para
interactuar con los interesados
del proyecto a fin de apoyar los
intereses del mismo

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Técnicas Analíticas
 Se compara la participación o compromiso actual de los
interesados vs el compromiso deseado según el plan
Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder
• Desconocedor
del proyecto y
de sus
impactos
potenciales
• Conocedor del
proyecto y de
sus impactos
potenciales, y
reticente al
cambio
• Conocedor del
proyecto,
aunque ni lo
apoya ni es
reticente.
• Conocedor del
proyecto y de
sus impactos
potenciales, y
apoya el
cambio.
• Conocedor del
proyecto y de
sus impactos
potenciales, y
activamente
involucrado
en asegurar el
éxito del
mismo

22. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Técnicas Analíticas
 A través de este proceso analítico se pueden identificar las
brechas entre los niveles de participación actual y deseado
 El equipo del proyecto puede identificar las acciones y
comunicaciones necesarias para cerrar estas brechas a
través del juicio de expertos
Interesado
Desconoce
Seresiste
Neutral
Apoya
Líder
Ejemplo de Interesado 1 X D A B Mantener satisfecho
Compromiso
Poder/
Influencia
Interés
Estrategia
X: Actual; D: Deseado; A: Alto; B: Bajo
Estrategias: Gestionar de cerca (A-A); Mantener Satisfecho (A-B); Informar (B-A); Monitorear

23. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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SALIDAS
Plan de Gestión de los Interesados
 Los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave
 El alcance e impacto del cambio para los interesados
 Las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se
hayan identificado
 Los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual
del proyecto;
 La información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje,
formato, contenido y nivel de detalle;
 El motivo para la distribución de dicha información y el impacto
esperado en la participación de los interesados;
 El plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria
a los interesados, y
 El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados
a medida que avanza y se desarrolla el proyecto.

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GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
GESTIONAR LA
PARTICIPACIÓN DE LOS
INTERESADOS

25. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
 Gestionar la Participación de los Interesados es el proceso de
comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus
necesidades / expectativas, abordar los incidentes en el momento
en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los
interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de
vida del mismo
 Gestionar la Participación de los Interesados ayuda a aumentar la
probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados
comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos
del mismo

26. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Entradas
Plan de Gestión de los Interesados
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Registro de Cambios
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Métodos de comunicación
Habilidades interpersonales
Habilidades de Gestión
Salidas
Registro de incidentes
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección
del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
El beneficio clave de este proceso permite al
director del proyecto incrementar el apoyo y
minimizar la resistencia por parte de los
interesados, aumentando significativamente
las posibilidades de lograr el éxito del
proyecto

27. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Métodos de Comunicación
 Reuniones
 Teleconferencias
 Correo electrónico
 Etc.
Habilidades Interpersonales y de gestión
 Generar confianza
 Resolución de conflictos
 Escucha efectiva
 Actitud hacia el cambio
 Negociación
 Oratoria
 Búsqueda del consenso
 Etc.

28. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
CONTROLAR LA
PARTICIPACIÓN DE LOS
INTERESADOS

29. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
 Controlar la Participación de los Interesados es el
proceso de monitorear las relaciones generales de
los interesados del proyecto y ajustar las
estrategias y los planes para involucrar a los
interesados
El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o
incrementará la eficiencia y la eficacia de las actividades de
participación de los interesados a medida que el proyecto
evoluciona y su entorno cambia

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Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Registro de Incidentes
Datos de desempeño del Trabajo
Documentos del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Sistemas de Gestión de Información
Juicio de Expertos
Reuniones
Salidas
Información de desempeño del Trabajo
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección
del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

31. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Sistemas de Gestión de la Información
 Un Sistema de Gestión de la Información proporciona una
herramienta estándar para que el director del proyecto
capture, almacene y distribuya a los interesados la
información relativa a los costos, el avance del cronograma
y al desempeño del proyecto
 También permite al director del proyecto consolidar
informes provenientes de varios sistemas y facilitar la
distribución de informes a los interesados del proyecto

32. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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SALIDAS
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
 Registro de Interesados
 Registro de Incidentes
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
 Notificaciones a los Interesados
 Informes del Proyecto
 Presentaciones del Proyecto
 Registros del Proyecto
 Retroalimentación de los Interesados
 Documentación sobre lecciones aprendidas

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PREGUNTAS