08 gestion de las comunicaciones

DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Dirección de Proyectos
Instructor:
Rubén Rodríguez Prado
Project Management Professional (PMP®)
Tema 8:
Gestión de las Comunicaciones

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AGENDA
Introducción
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Controlar las Comunicaciones

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GESTIÓN DE
LAS COMUNICACIONES

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INTRODUCCIÓN
La comunicación efectiva es crucial para el éxito de
un proyecto
La comunicación incluye las actividades y
comportamiento por medio de los cuales la
información y las ideas son transferidas entre los
individuos involucrados en un proyecto
Al usar sus habilidades de comunicación, los
gerentes de proyectos ayudan a: Planificar, dirigir,
controlar y coordinar las actividades
El gerente de proyecto utiliza aproximadamente el
90% de su tiempo para comunicarse

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INTRODUCCIÓN
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
incluye los procesos requeridos para asegurar que la
planificación, recopilación, creación, distribución,
almacenamiento, recuperación, gestión, control,
monitoreo y disposición final de la información del
proyecto sean oportunos y adecuados
Los directores de proyecto emplean la mayor parte
de su tiempo comunicándose con los miembros del
equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si
son internos (en todos los niveles de la organización)
como externos a la misma.

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INTRODUCCIÓN
 Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos
a menudo pueden presentar numerosas dimensiones
potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo entre
otras:
 Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros
proyectos, organizaciones, el público)
 Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos
electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc)
 Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y
horizontal (entre pares)
 Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones
extraoficiales)
 Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje
corporal)

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INTRODUCCIÖN
 Comunicación No Verbal
 Codificación de mensajes sin utilizar palabras. Incluye
gestos, tonos vocales, expresiones faciales y lenguaje
corporal
 Además de los tonos vocales y expresiones faciales
pueden influir además en la comunicación verbal: los
gestos, el género y la vestimenta
 ¿Cómo es la comunicación en ambientes de proyectos?
Impacto Total del Mensaje = Palabras (7%) + Tonos vocales (38%) +
Expresiones faciales (55%)

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INTRODUCCIÓN
 La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección
general y a la dirección de proyectos. Éstas incluyen, entre otras:
 Escuchar de manera activa y eficaz
 Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensión
 Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éste pueda ser
más eficaz
 Investigar los hechos para identificar o confirmar información
 Investigar y gestionar expectativas
 Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo
una acción
 Motivar para proporcionar estímulo o confianza
 Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados
 Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes
 Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
 Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos

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NECESIDADES DE COMUNICACIÓN DEL GP
Proveer
dirección al
proyecto
Vender y
Hacer
marketing
Asistir a
reuniones
Relaciones
públicas
Gestión del
Proyecto
global
Gestionar
registros
Toma de decisiones, Autorizar trabajos, Dirigir actividades, Negociar, Reportar
Toma de decisiones, Autorizar trabajos, Dirigir actividades, Negociar, Reportar

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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan
adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre
la base de las necesidades y los requisitos de
información de los interesados y de los activos de la
organización disponibles
El beneficio clave de este proceso es que
identifica y documenta el enfoque a utilizar
para comunicarse con los interesados de la
manera más eficaz y eficiente

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Entradas
Plan de Gestión del Proyecto
Registro de interesados
Factores ambientales
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Análisis de requisitos de comunicación
Tecnología de Comunicación
Modelos de comunicación
Métodos de comunicación
Reuniones
Salidas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Actualizaciones a los documentos de
proyecto

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Planificar las comunicaciones del proyecto es
importante para lograr el éxito final de cualquier
proyecto
Una planificación incorrecta de las comunicaciones
puede dar lugar a problemas tales como demoras en
la entrega de mensajes, comunicación de información
a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente
con los interesados y mala interpretación o
comprensión del mensaje transmitido

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Las consideraciones importante que puede ser
necesario tener en cuenta incluyen, entre otras:
 Quién necesita qué información y quién está
autorizado para acceder a ella
 Cuándo van a necesitar la información
 Dónde se debe almacenar la información
 En qué formato se debe almacenar la información
 Cómo se puede recuperar la información
 Si es necesario tener en cuenta zonas horarias,
barreras de idioma y consideraciones
interculturales

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Requisitos de Comunicación
 El análisis de los requisitos de comunicación determina las
necesidades de información de los interesados del proyecto
 Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato
de la información necesaria con un análisis del valor de
dicha información
 Los recursos del proyecto se deben utilizar únicamente
para comunicar información que contribuya al éxito del
proyecto o cuando una falta de comunicación pueda
conducir al fracaso
 Hay que determinar y limitar los canales de
comunicaciones. Es decir, quién se comunicará con quién,
y quién recibirá cuál información

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 La información típica requerida para determinar los
requisitos son:
 Organigramas
 Relaciones entre la organización del proyecto y las
responsabilidades de los interesados
 Disciplinas, departamentos, y especialidades
involucradas
 Cantidad de personas y locales
 Necesidades de información interna
 Necesidades de información externa
 Información sobre los interesados

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2 Personas
1 Canal de Comunicación
3 Personas
3 Canales de Comunicación 4 Personas
4 Canal es de Comunicación?

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Tecnología de Comunicación
 Las metodologías usadas para transferir información
pueden variar significativamente
 Los factores que pueden influir en la selección de la
tecnología de comunicación incluyen, entre otros:
 La urgencia de la necesidad de información
 La disponibilidad de la tecnología
 Facilidad de uso
 Entorno del proyecto
 Sensibilidad y confidencialidad de la información

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Modelos de Comunicación

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Modelos de Comunicación
 EMISOR
 Codificar el mensaje claramente
 Seleccionar un método de comunicación
 Enviar el mensaje
 Confirmar que el mensaje ha llegado al receptor y ha
sido entendido por éste
 RECEPTOR
 Decodificar el mensaje
 Confirmar que el mensaje ha sido recibido y entendido:
proveer retroalimentación

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Métodos de Comunicación
 Interactiva.- Intercambio de información tipo
multidireccional. Asegura un entendimiento común de un
tema determinado específico: reuniones, llamadas
telefónicas, videoconferencias, etc.
 Tipo PUSH (empujar).- Enviada a receptores específicos,
asegurando su distribución pero no su entendimiento, esto
incluye: cartas, memos, informes, e-mails, faxes, correos de
voz, comunicados de prensa, etc.
 Tipo PULL (jalar).- Utilizadas para grandes volúmenes de
información o para audiencias grandes, requiere que cada
receptor acceda a la información según su criterio: intranet,
e-learning, servidores de contenido, etc.

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Reuniones
 Planificar la gestión de las Comunicaciones requiere del debate y el
diálogo con el equipo del proyecto para determinar la forma más
adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y
para responder a las peticiones de diversos interesados para esa
información
 Estas discusiones y el diálogo son comúnmente facilitado a través
de reuniones, que pueden llevar a cabo cara a cara o en línea y en
lugares diferentes, como el sitio del proyecto o en las instalaciones
del cliente
 La mayoría de las reuniones del proyecto se componen de grupos
de interés que se unen con el fin de resolver problemas o tomar
decisiones. Aunque las discusiones informales pueden ser
interpretadas como una reunión, la mayoría de las reuniones del
proyecto son más formales con una hora acordada, lugar y orden del
día

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SALIDAS
 Plan de Gestión de las Comunicaciones
 Requisitos de comunicación
 Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido y nivel de detalle
 Responsable de comunicar
 Persona o grupo receptor
 Métodos o tecnología usada
 Frecuencia de la comunicación
 Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos
 Método de actualización y refinamiento del plan
 Glosario de terminología común
 También pueden incluir guías para las reuniones de estado del proyecto,
reuniones del equipo del proyecto, reuniones virtuales y correo electrónico
 El plan puede ser formal o informal, esbozado a grandes rasgos o altamente
detallado, dependiendo de las necesidades del proyecto
 El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de
entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional

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GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES

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GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,
recuperar, y realizar la disposición final de la
información del proyecto de acuerdo con el plan de la
gestión de las comunicaciones
permite un flujo de comunicaciones eficaz y
eficiente entre los interesados del proyecto

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Este proceso va más allá de la distribución de
información relevante y procura asegurar que la
información que se comunica a los interesados del
proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida
y comprendida
También proporciona oportunidades para que los
interesados realicen solicitudes de información
adicional, de aclaración y de debate

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Entradas
Informes de Desempeño del Trabajo
Factores ambientales de la Empresa
Organización
Tecnología de Comunicación
Modelos de comunicación
Métodos de comunicación
Sistemas de la gestión de la
información
Informar el desempeño
Salidas
Comunicaciones del Proyecto
Actualizaciones al plan para la dirección
del Proyecto
proyecto
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización

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Sistemas de Gestión de la Información
 Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos,
informes y comunicaciones de prensa
 Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónica,
fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y
conferencias web, sitios y publicaciones web
 Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos:
interfaces web con software de programación y de gestión
de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas
virtuales portales y herramientas de gestión del trabajo
colaborativo

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Informes de Desempeño
 El análisis del desempeño pasado
 El análisis de las proyecciones del proyecto
(incluidos tiempos y costos)
 El estado actual de los riesgos e incidentes
 El trabajo completado durante el período
 El trabajo a completar en el siguiente período
 El resumen de los cambios aprobados en el
período, y otra información relevante que debe ser
revisada y analizada

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SALIDAS
Comunicaciones del Proyecto
 El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye
las actividades requeridas para crear, distribuir,
recibir, confirmar y comprender la información
 Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre
otras, los informes de desempeño, el estado de los
entregables, el avance del cronograma y los costos
incurridos

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CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES

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CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del
proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados del
proyecto
asegura, en cualquier momento, un flujo
óptimo de información entre todos los
participantes de la comunicación

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Entradas
Comunicaciones del Proyecto
Registro de incidentes
Datos de desempeño del trabajo
Organización
Sistemas de la gestión de la
información
Juicios de Expertos
Reuniones
Salidas
Información de desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan para la dirección
del Proyecto
proyecto
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

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Sistemas de Gestión de la Información
 Un sistema de gestión de la información proporciona un
conjunto de herramientas estándar para que el director del
proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la
información relativa a los costos, al avance del cronograma
y al desempeño del proyecto
Reuniones
 El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del
debate y del diálogo con el equipo del proyecto para
determinar la manera más adecuada de actualizar y
comunicar el desempeño del proyecto, y de responder a las
solicitudes de información por parte de los interesados

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SALIDAS
Información de Desempeño del Trabajo
 La información de desempeño del trabajo organiza
y resume los datos de desempeño recopilados
 Estos datos de desempeño normalmente
proporcionan información sobre el estado y el
avance del proyecto con el nivel de detalle
requerido por los diferentes interesados
 Esta información luego se comunica a los
interesados adecuados

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PREGUNTAS

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