1. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Dirección de Proyectos
Instructor:
Rubén Rodríguez Prado
Project Management Professional (PMP®)
Tema 8:
Gestión de las Comunicaciones
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AGENDA
Introducción
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Controlar las Comunicaciones
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GESTIÓN DE
LAS COMUNICACIONES
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INTRODUCCIÓN
La comunicación efectiva es crucial para el éxito de
un proyecto
La comunicación incluye las actividades y
comportamiento por medio de los cuales la
información y las ideas son transferidas entre los
individuos involucrados en un proyecto
Al usar sus habilidades de comunicación, los
gerentes de proyectos ayudan a: Planificar, dirigir,
controlar y coordinar las actividades
El gerente de proyecto utiliza aproximadamente el
90% de su tiempo para comunicarse
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INTRODUCCIÓN
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
incluye los procesos requeridos para asegurar que la
planificación, recopilación, creación, distribución,
almacenamiento, recuperación, gestión, control,
monitoreo y disposición final de la información del
proyecto sean oportunos y adecuados
Los directores de proyecto emplean la mayor parte
de su tiempo comunicándose con los miembros del
equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si
son internos (en todos los niveles de la organización)
como externos a la misma.
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INTRODUCCIÓN
Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos
a menudo pueden presentar numerosas dimensiones
potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo entre
otras:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros
proyectos, organizaciones, el público)
Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos
electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc)
Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y
horizontal (entre pares)
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones
extraoficiales)
Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje
corporal)
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INTRODUCCIÖN
Comunicación No Verbal
Codificación de mensajes sin utilizar palabras. Incluye
gestos, tonos vocales, expresiones faciales y lenguaje
corporal
Además de los tonos vocales y expresiones faciales
pueden influir además en la comunicación verbal: los
gestos, el género y la vestimenta
¿Cómo es la comunicación en ambientes de proyectos?
Impacto Total del Mensaje = Palabras (7%) + Tonos vocales (38%) +
Expresiones faciales (55%)
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INTRODUCCIÓN
La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección
general y a la dirección de proyectos. Éstas incluyen, entre otras:
Escuchar de manera activa y eficaz
Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensión
Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éste pueda ser
más eficaz
Investigar los hechos para identificar o confirmar información
Investigar y gestionar expectativas
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo
una acción
Motivar para proporcionar estímulo o confianza
Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados
Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos
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NECESIDADES DE COMUNICACIÓN DEL GP
Proveer
dirección al
proyecto
Vender y
Hacer
marketing
Asistir a
reuniones
Relaciones
públicas
Gestión del
Proyecto
global
Gestionar
registros
Toma de decisiones, Autorizar trabajos, Dirigir actividades, Negociar, Reportar
Toma de decisiones, Autorizar trabajos, Dirigir actividades, Negociar, Reportar
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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES
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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan
adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre
la base de las necesidades y los requisitos de
información de los interesados y de los activos de la
organización disponibles
El beneficio clave de este proceso es que
identifica y documenta el enfoque a utilizar
para comunicarse con los interesados de la
manera más eficaz y eficiente
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Entradas
Plan de Gestión del Proyecto
Registro de interesados
Factores ambientales
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Análisis de requisitos de comunicación
Tecnología de Comunicación
Modelos de comunicación
Métodos de comunicación
Reuniones
Salidas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Actualizaciones a los documentos de
proyecto
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Planificar las comunicaciones del proyecto es
importante para lograr el éxito final de cualquier
proyecto
Una planificación incorrecta de las comunicaciones
puede dar lugar a problemas tales como demoras en
la entrega de mensajes, comunicación de información
a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente
con los interesados y mala interpretación o
comprensión del mensaje transmitido
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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Las consideraciones importante que puede ser
necesario tener en cuenta incluyen, entre otras:
Quién necesita qué información y quién está
autorizado para acceder a ella
Cuándo van a necesitar la información
Dónde se debe almacenar la información
En qué formato se debe almacenar la información
Cómo se puede recuperar la información
Si es necesario tener en cuenta zonas horarias,
barreras de idioma y consideraciones
interculturales
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Requisitos de Comunicación
El análisis de los requisitos de comunicación determina las
necesidades de información de los interesados del proyecto
Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato
de la información necesaria con un análisis del valor de
dicha información
Los recursos del proyecto se deben utilizar únicamente
para comunicar información que contribuya al éxito del
proyecto o cuando una falta de comunicación pueda
conducir al fracaso
Hay que determinar y limitar los canales de
comunicaciones. Es decir, quién se comunicará con quién,
y quién recibirá cuál información
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Requisitos de Comunicación
La información típica requerida para determinar los
requisitos son:
Organigramas
Relaciones entre la organización del proyecto y las
responsabilidades de los interesados
Disciplinas, departamentos, y especialidades
involucradas
Cantidad de personas y locales
Necesidades de información interna
Necesidades de información externa
Información sobre los interesados
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Requisitos de Comunicación
2 Personas
1 Canal de Comunicación
3 Personas
3 Canales de Comunicación 4 Personas
4 Canal es de Comunicación?
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Requisitos de Comunicación
2 Personas
1 Canal de Comunicación
3 Personas
3 Canales de Comunicación 4 Personas
4 Canal es de Comunicación?
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Tecnología de Comunicación
Las metodologías usadas para transferir información
pueden variar significativamente
Los factores que pueden influir en la selección de la
tecnología de comunicación incluyen, entre otros:
La urgencia de la necesidad de información
La disponibilidad de la tecnología
Facilidad de uso
Entorno del proyecto
Sensibilidad y confidencialidad de la información
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Modelos de Comunicación
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Modelos de Comunicación
EMISOR
Codificar el mensaje claramente
Seleccionar un método de comunicación
Enviar el mensaje
Confirmar que el mensaje ha llegado al receptor y ha
sido entendido por éste
RECEPTOR
Decodificar el mensaje
Confirmar que el mensaje ha sido recibido y entendido:
proveer retroalimentación
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Métodos de Comunicación
Interactiva.- Intercambio de información tipo
multidireccional. Asegura un entendimiento común de un
tema determinado específico: reuniones, llamadas
telefónicas, videoconferencias, etc.
Tipo PUSH (empujar).- Enviada a receptores específicos,
asegurando su distribución pero no su entendimiento, esto
incluye: cartas, memos, informes, e-mails, faxes, correos de
voz, comunicados de prensa, etc.
Tipo PULL (jalar).- Utilizadas para grandes volúmenes de
información o para audiencias grandes, requiere que cada
receptor acceda a la información según su criterio: intranet,
e-learning, servidores de contenido, etc.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Reuniones
Planificar la gestión de las Comunicaciones requiere del debate y el
diálogo con el equipo del proyecto para determinar la forma más
adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y
para responder a las peticiones de diversos interesados para esa
información
Estas discusiones y el diálogo son comúnmente facilitado a través
de reuniones, que pueden llevar a cabo cara a cara o en línea y en
lugares diferentes, como el sitio del proyecto o en las instalaciones
del cliente
La mayoría de las reuniones del proyecto se componen de grupos
de interés que se unen con el fin de resolver problemas o tomar
decisiones. Aunque las discusiones informales pueden ser
interpretadas como una reunión, la mayoría de las reuniones del
proyecto son más formales con una hora acordada, lugar y orden del
día
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SALIDAS
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Requisitos de comunicación
Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido y nivel de detalle
Responsable de comunicar
Persona o grupo receptor
Métodos o tecnología usada
Frecuencia de la comunicación
Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos
Método de actualización y refinamiento del plan
Glosario de terminología común
También pueden incluir guías para las reuniones de estado del proyecto,
reuniones del equipo del proyecto, reuniones virtuales y correo electrónico
El plan puede ser formal o informal, esbozado a grandes rasgos o altamente
detallado, dependiendo de las necesidades del proyecto
El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de
entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional
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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES
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GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,
recuperar, y realizar la disposición final de la
información del proyecto de acuerdo con el plan de la
gestión de las comunicaciones
El beneficio clave de este proceso es que
permite un flujo de comunicaciones eficaz y
eficiente entre los interesados del proyecto
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GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Este proceso va más allá de la distribución de
información relevante y procura asegurar que la
información que se comunica a los interesados del
proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida
y comprendida
También proporciona oportunidades para que los
interesados realicen solicitudes de información
adicional, de aclaración y de debate
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Entradas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Informes de Desempeño del Trabajo
Factores ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Tecnología de Comunicación
Modelos de comunicación
Métodos de comunicación
Sistemas de la gestión de la
información
Informar el desempeño
Salidas
Comunicaciones del Proyecto
Actualizaciones al plan para la dirección
del Proyecto
Actualizaciones a los documentos de
proyecto
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Sistemas de Gestión de la Información
Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos,
informes y comunicaciones de prensa
Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónica,
fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y
conferencias web, sitios y publicaciones web
Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos:
interfaces web con software de programación y de gestión
de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas
virtuales portales y herramientas de gestión del trabajo
colaborativo
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Informes de Desempeño
El análisis del desempeño pasado
El análisis de las proyecciones del proyecto
(incluidos tiempos y costos)
El estado actual de los riesgos e incidentes
El trabajo completado durante el período
El trabajo a completar en el siguiente período
El resumen de los cambios aprobados en el
período, y otra información relevante que debe ser
revisada y analizada
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SALIDAS
Comunicaciones del Proyecto
El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye
las actividades requeridas para crear, distribuir,
recibir, confirmar y comprender la información
Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre
otras, los informes de desempeño, el estado de los
entregables, el avance del cronograma y los costos
incurridos
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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES
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CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del
proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados del
proyecto
El beneficio clave de este proceso es que
asegura, en cualquier momento, un flujo
óptimo de información entre todos los
participantes de la comunicación
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Entradas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Comunicaciones del Proyecto
Registro de incidentes
Datos de desempeño del trabajo
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y Técnicas
Sistemas de la gestión de la
información
Juicios de Expertos
Reuniones
Salidas
Información de desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan para la dirección
del Proyecto
Actualizaciones a los documentos de
proyecto
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Sistemas de Gestión de la Información
Un sistema de gestión de la información proporciona un
conjunto de herramientas estándar para que el director del
proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la
información relativa a los costos, al avance del cronograma
y al desempeño del proyecto
Reuniones
El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del
debate y del diálogo con el equipo del proyecto para
determinar la manera más adecuada de actualizar y
comunicar el desempeño del proyecto, y de responder a las
solicitudes de información por parte de los interesados
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SALIDAS
Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo organiza
y resume los datos de desempeño recopilados
Estos datos de desempeño normalmente
proporcionan información sobre el estado y el
avance del proyecto con el nivel de detalle
requerido por los diferentes interesados
Esta información luego se comunica a los
interesados adecuados