Para lograr el éxito de un proyecto de Business Intelligence (BI), una organización debe: 1) identificar el problema de negocio que la solución de BI abordará; 2) determinar cómo y cuánto usarán los usuarios la solución de BI; y 3) asegurarse de entregar los datos correctos de manera oportuna. Además, es importante 4) capacitar a los usuarios para que adopten la solución y 5) seleccionar una solución vertical u horizontal que mejor satisfaga las necesidades actuales y futuras de la organización.

1. 5 pasos para lograr un proyecto
de Business Intelligence exitoso
Los proyectos exitosos de
Business Intelligence (BI) son
más que la implementación de
una solución dentro del periodo
y el presupuesto establecidos.
El verdadero éxito debe medirse con
respecto a la forma en que la solución de
BI mejora el desempeño general mediante
una mayor eficacia en la generación de
reportes, la planificación, las funciones
financieras y las medidas de desempeño.
Esto ayudará a que los proyectos de BI de
las organizaciones formen parte de la tasa
estimada de éxito, que es del 30 por
ciento.
Se ha escrito mucho sobre la forma de para negocios que implementan una
medir el retorno de la inversión para BI, y solución de BI. Estos pasos cubren áreas
la conclusión general es que no es fácil como la identificación del problema de
obtener información tangible de las negocios, el uso de la herramienta de BI,
ventajas iniciales. A medida que las la entrega de datos, las iniciativas de
organizaciones adoptan de manera más capacitación y el desarrollo de un
general los enfoques de planeación y esquema de trabajo que lleve a
análisis, cumplimiento normativo y seleccionar la solución correcta para la
previsión, se vuelve más fácil identificar organización. Estas cinco áreas dan una
los beneficios a largo plazo. Las empresas visión general de los puntos que deben
que quieran saber más sobre cómo identificarse antes de implementar BI
implementar una solución BI con éxito, dentro de una organización o una unidad
deben evaluar el éxito que han tenido comercial.
otras empresas, incluidos sus
implementaciones y su uso de BI, y Primero: Identificar el problema de
compararlo con sus propias iniciativas. negocios
También es importante que las
organizaciones aprendan de los fracasos El primer paso para asegurar el éxito de
de otras organizaciones –y eviten un proyecto es identificar el problema de
repetirlos. negocios de BI. Cuando una empresa sabe
perfectamente qué es lo que no funciona,
Este artículo identifica y explora cinco puede no sólo empezar a buscar formas
pasos que las organizaciones deben seguir para corregirlo, sino identificar los
para evitar los fallos que son comunes recursos adecuados, generar una

2. aceptación y asignar prioridades a las para que soporte una cantidad tan grande
medidas que tomará para atacar el de consultas, y muy probablemente fallará
proyecto. Para generar un retorno de la y hará que los usuarios dejen de creer en
inversión, la solución de BI debe este nuevo sistema y que posiblemente
corresponder con un problema de vuelvan a la estabilidad del ambiente que
negocios de la organización; de lo tenían antes de la implementación de BI.
contrario, implementar una herramienta
de consultas particulares, un cubo de Además de la falta de confianza, puede
procesamiento analítico en línea (OLAP) o parecer inútil seguir esforzarse para hacer
un tablero de control no será una medida que un sistema inestable funcione o para
que genere ventajas a largo plazo. vivir los retrasos o invertir el tiempo
necesario para crear un ambiente estable.
Desafortunadamente muchas veces se Cuando las expectativas no son realistas,
impone una solución de BI a las unidades se genera una frustración que puede
de negocios buscando cumplir con el hacer que la organización dude en utilizar
objetivo de tecnología de la información BI. Por lo general es más fácil cuando
(TI) en lugar de cubrir una necesidad de estos sistemas se adoptan en una parte
la organización. Algunas veces las de la organización, ya que los demás
organizaciones se involucran con las departamentos o unidades de negocios
iniciativas generales y pierden de vista los ven las ventajas y empiezan a adoptar el
beneficios reales que BI proporciona en sistema. Sin embargo, es necesario
cuanto a gestión del desempeño, determinar de antemano el uso que se
colaboración, flujo de trabajo, mejoras a espera hacer de BI.
los procesos, etc.
Otro factor que hay que tomar en cuenta
Para lograr una aceptación, la comunidad es el tipo de herramienta de BI que se
de usuarios debe formar parte del proceso usará. Por ejemplo, un conjunto de
de identificación del problema. Aun reportes estáticos no ayudarán al director
cuando la decisión de seguir con la de ventas que debe aumentar las ventas y
implementación viene de la dirección, quiere analizar las tendencias, la
necesita la información sobre los distribución de productos y el desempeño
requisitos de los usuarios, ya que puede de su departamento. Lo más conveniente
representar la diferencia entre para él sería una herramienta de
implementar una herramienta que visualización de datos que maneje estas
funciona como propuesta de valor e cuestiones y sirva para desarrollar un plan
implementar una que puede percibirse basado en el análisis de las tendencias.
como inútil.
Tercero: Comprender la entrega de
Segundo: Determinar las expectativas datos
con respecto al uso
Reunir la información correcta para
Por lo general, una vez que se ha generar reportes y llevar a cabo análisis
implementado un sistema de BI en una es vital para dar valor a las
organización, su uso aumenta y supera las organizaciones. La identificación de los
expectativas iniciales. Por ejemplo, es datos requeridos es un proceso que toma
posible que en una organización supongan tiempo, pero es la columna vertebral de
que la implementación de BI implicará 10 BI. Además es necesario definir con
a 20 usuarios, cuando en realidad sean anticipación cómo se identificará qué
400 usuarios al mes los que consulten los datos se entregarán, cuáles son las
datos. De acuerdo al diseño inicial de la actividades adecuadas de purga de datos
plataforma, el sistema no puede crearse y si los datos se entregarán en lote o en

3. tiempo real. Si los datos no se purgan o entusiasman con el sistema nuevo y todo
no se limpian cuando es necesario, lo que podrán hacer con él, pero cuando
entonces las herramientas de front-end de finalmente llega el momento de la
BI no darán a la organización el valor implementación –algunas veces meses
adecuado. más tarde-, la excitación inicial y la
aceptación han disminuido y, lo que es
Las soluciones de BI imparten valor a más importante, los usuarios han olvidado
través del análisis de los datos, de manera sus nuevas habilidades. Para volver a
que es vital que dichos datos lleguen generar un impulso hay que repetir la
cuando se requiere, en el formato capacitación –y gastar dinero y tiempo.
adecuado y en el momento correcto.
Además de las herramientas de Nunca es fácil lograr que en una
extracción, transformación y carga (ETL), organización se acepten los cambios. Los
la calidad y la purga de los datos deben usuarios se apegan a sus procesos
ser aspectos inherentes a la entrega de BI actuales, aunque estos no necesariamente
dentro de la empresa. En realidad, a falta sean productivos. La aceptación no es
de una iniciativa de gestión de los datos algo que se da inmediatamente al
maestros (MDM) en toda la empresa, las mostrarles a los usuarios el valor
unidades de negocios que implementen BI inherente de BI, ya que cambiará toda la
serán quienes deban encargarse de forma en que hacen negocios. Crear un
proporcionar datos precisos. programa de capacitación y ofrecerla a
tiempo ayuda a los usuarios a aplicar sus
Algunas empresas tienen ideas nuevas habilidades inmediatamente y a
equivocadas y creen que su solución de BI que acepten mejor el sistema.
les dará las herramientas para resolver
sus problemas con los datos. Las Quinto: Seleccionar una solución
soluciones de BI pueden proporcionar vertical u horizontal
procesos constantes relacionados con la
calidad de los datos, pero no son innatos a Las organizaciones deben identificar qué
las ofertas de software. Algunas les traerá más valor: una solución vertical
herramientas de BI contienen funciones creada específicamente para la industria
mejores de integración y calidad de los de la organización o el departamento o
datos, pero hay otros proveedores que una solución horizontal que puede crecer
suponen que la organización es quien con ellas. Por ejemplo, una organización
debe encargarse de ello. Las debe decidir si necesita una herramienta
organizaciones deben implementar genérica de generación de reportes,
estructuras de gestión de datos para análisis y consultas que abarque todas sus
reducir las frustraciones que producen los operaciones, o si necesita desarrollar un
problemas con los datos. proceso y una forma de cumplimiento con
la ley Sarbanes Oxley (SOX) o la ley de
Cuarto: Implementar las iniciativas de responsabilidad y portabilidad de seguro
capacitación médico (HIPAA). La respuesta ayudará a
la organización a definir qué tipo de
Una forma para contribuir al éxito de un solución satisface mejor sus necesidades.
proyecto es decidir cuándo se llevará a
cabo la capacitación. Las iniciativas de Además, el uso de BI en el futuro y su uso
capacitación deben empezar durante o anticipado pueden ayudar a determinar si
antes de la fase de implementación. Sin una solución horizontal o vertical será lo
embargo, en muchas organizaciones, mejor para las necesidades de la
inician meses antes de la implementación organización. Aquellas organizaciones que
misma. En estos casos, los empleados se deban apegarse a ciertas normas y

4. reglamentos pueden aprovechar las soluciones de acuerdo a las necesidades
soluciones verticales porque los individuales. Esto tiene que ver con la
proveedores han desarrollado soluciones identificación del problema del negocio y
para cumplir con los requisitos específicos la anticipación a las necesidades futuras
de cumplimiento normativo. Las de la organización.
soluciones horizontales deben
personalizarse mucho para aumentar su Conclusión
calidad, y esto implica gastos adicionales
de dinero y tiempo en el desarrollo de las Con demasiada frecuencia, los proyectos
soluciones. de BI no logran satisfacer las expectativas
de las organizaciones. Sin embargo, es
Las organizaciones que pertenecen a las posible evitar dicho fracaso si se lleva a
industrias verticales deben considerar las cabo una investigación y una planeación y
soluciones verticales que podrán cubrir se cuenta con una metodología sólida.
sus necesidades “de fábrica”. Las Para ayudar a garantizar el éxito de los
soluciones verticales pueden satisfacer los proyectos de BI, las empresas deben
requisitos generales de una industria o un seguir estos cinco pasos esenciales:
departamento en particular, pero como las identificar los problemas de su negocio,
soluciones de BI horizontales no se basan determinar cómo usarán sus soluciones de
en modelos de datos específicos, pueden BI, saber cómo y cuándo se entregarán
ser más versátiles para las demandas los datos, implementar las iniciativas de
cambiantes de la organización. Por lo capacitación de los usuarios en los
tanto, una empresa que prevé un momentos adecuados y desarrollar un
crecimiento de BI rápido en toda la esquema para seleccionar el tipo de
organización, encontrará mayores solución que mejor se adapte a las
beneficios en la capacidad para desarrollar necesidades de sus organizaciones.
Artículo Tomado de: TEC - Technology
Evaluation Center.
“Cinco pasos para lograr un proyecto
de Business Intelligence exitoso”
Autor: Lyndsay Wise
Fecha: Junio 18/ 2007