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Business Intelligence
Un repaso por la metodología de implementación
- Edison Medina La Plata -
Introducción
Business Intelligence continua afianzándose como una de las principales iniciativas en
la que piensan invertir las organizaciones, sin embargo hemos encontrado que en
muchos casos estas implementaciones no están generando los resultados esperados,
quedando luego en desuso. Uno de los principales problemas que encontramos en
nuestra experiencia, es que muchos de los proyectos no están siguiendo elementos
metodológicos válidos para este tipo de iniciativas, generando intentos fallidos.
El presente artículo permite contribuir a esta situación, revisando una metodología de
implementación probada en muchos proyectos en empresas de distinto tamaño y de
diversos sectores económicos. Esta metodología nace de estándares mundiales, pero
hemos realizado algunas adecuaciones para nuestros países. Así, revisaremos la
metodología de implementación de un proyecto de Business Intelligence que conlleve
a los resultados esperados, la misma que tiene en cuenta etapas muy identificadas,
desde una adecuada Planificación, pasando por el Análisis de Requerimientos
necesarios para la gestión, el modelamiento dimensional, los procesos de carga que
permiten alimentar el modelo anterior y llegando a la etapa de explotación, en la cual
se construyen los reportes y tableros de control necesarios.
Repasemos entonces la metodología, esperando que sea un impulso para el
afianzamiento de sus soluciones de Business Intelligence, y vaya contribuyendo a su
vez en el uso de metodologías en sus proyectos.
Metodología Business Intelligence
La metodología de implementación de soluciones de Business Intelligence que
revisaremos, parte de estándares mundiales, pero que hemos adecuado a las
características de nuestros países. Esta metodología, reúne todas las características
necesarias para llevar a la práctica exitosamente una iniciativa de Business
Intelligence.
En primer lugar debemos mencionar que toda implementación debe comenzar con una
etapa previa de planificación del proyecto. Esta etapa dirige la definición y alcance
correspondientes. La planificación de proyecto se centra en los recursos y
requerimientos de colocación de personal según nivel de habilidad, junto con las
asignaciones de tareas de proyecto, duración y secuencia. Revisemos cada uno de los
componentes de la metodología:

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Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
Planificación (Anteproyecto)
Antes de iniciar el desarrollo de cualquier proyecto de Business Intelligence, debemos
considerar en forma prioritaria una etapa preliminar asociada a la definición de las
iniciativas en la organización. Esta etapa debe considerar:
• Identificación de las áreas de oportunidad para aplicar Business Intelligence.
• Selección adecuada de la tecnología a utilizar.
• Identificación de problemas de calidad de datos
• Iniciar un proceso de Inducción con usuarios de la organización
Además:
• Evaluar el impacto de los sistemas transaccionales hacia la nueva solución.
• Organización interna para afrontar la implementación de los proyectos a
desarrollar.
Estas tareas deberán preparar el camino para un adecuado desarrollo de la solución
de Business Intelligence (Data Warehouse), no tenerlas en cuenta originará que las
etapas de desarrollo tomen más tiempo de lo previsto, esto ocurre con mayor
notoriedad en la etapa de Procesos de Carga, en la cual se encontrarán todos los
problemas de calidad que antes se debieron haber identificado.
Esta metodología, que tiene como bases estándares mundiales, ha sido probada en
muchos proyectos para organizaciones de diversos sectores económicos en el ámbito
local y regional. Cada una de las etapas de la metodología mostrada contiene
entregables, que van respaldando el avance del proyecto.
2. Arquitectura
Tecnológica y
Modelamiento
de datos
3. Extracción
Inicial
de datos
4. Actualización
Periódica de
datos
5. Explotación de
Datos
ADMINISTRACION DEL PROYECTO
Gestión de
Riesgos
Gestión de
RRHH
Gestión de
Comunicación
Gestión de
Calidad
Gestión de
Proveedores
Gestión de
Riesgos
Gestión de
RRHH
Gestión de
Comunicación
Gestión de
Calidad
Gestión de
Proveedores
1. Análisis de
Requerimientos
0. Anteproyecto
• Areas de Oportunidad (Priorización)
• Plataforma Tecnológica
• Identificación problemas de calidad
• Inducción a usuarios finales
• Areas de Oportunidad (Priorización)
• Plataforma Tecnológica
• Identificación problemas de calidad
• Inducción a usuarios finales
• Areas de Oportunidad (Priorización)
• Plataforma Tecnológica
• Identificación problemas de calidad
• Inducción a usuarios finales

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Análisis de Requerimientos
El primer paso en una solución de Business Intelligence consiste en determinar los
requerimientos de información, los procesos de trabajo llevados a cabo, la
infraestructura de sistemas, bases de datos y aplicaciones de origen de la información
para en función de estos ajustar las mejores herramientas tecnológicas disponibles
para dar soporte a sus operaciones de manera que le permita a la gerencia alcanzar
su visión y metas, y al mismo tiempo tener una retroalimentación exacta del
funcionamiento de la empresa para tomar decisiones basadas en información.
En esta etapa se realizarán reuniones de trabajo con los usuarios funcionales, quienes
nos transmitirán sus necesidades de información. Esta etapa es de mucha importancia
y se requiere el apoyo del sponsor del proyecto para que las personas involucradas se
comprometan con éste.
Es muy importante resaltar que lo fundamental en esta etapa es la identificación de
todas las variables y métricas del área u organización. Las variables son aquellos
criterios por los cuales analizaremos el negocio (por ejemplo: cliente, producto,
sucursal, etc.) y una métrica es el elemento medible por el que consultaremos las
variables identificadas (por ejemplo: venta, costo, rentabilidad, etc.).
1.1Recepcióny
evaluaciónde
Requerimientos
1.5Validaciónde
Requerimientos
1.2Análisisde
Fuentesdedatos
1.3Definiciónde
Requerimientos
(Star Nets)
1.4Elaboraciónde
Prototipos
Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
En primer lugar, una buena práctica es definir las reuniones de trabajo con los diversos
grupos de usuarios. Para ello recomendamos tres reuniones con cada grupo; en la
primera se trata de identificar las necesidades de información a partir del conocimiento
que vamos obteniendo del manejo del área, además de las variables y métricas. Como
consecuencia de esta reunión, debemos corroborar con los responsables de los
sistemas transaccionales si la información solicitada existe en las bases de datos o
están en hojas de cálculo o simplemente no existe registro alguno.
Como consecuencia de esta reunión, se elaboran lo que llamamos diagramas
funcionales, los cuales esquematizan las necesidades de información a través de las
variables y métricas que identificamos con los usuarios.

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Tiempo
Vendedor
Geografía
Producto
Cliente
Año
Mes
Semana
Empresa
Supervisor
Vendedor
Sucursal Zona Sector
Familia
Línea
ProductoTipo
Cliente
Cliente
Ciudad
Ventas Soles
Ventas Dólares
Ventas Unidades
Ciudad
Modelo Conceptual de representación de variables y métricas
Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
Como podrá notarse en el diagrama, lo hemos organizado de tal manera que en el
rectángulo de la izquierda colocamos las métricas (ventas soles, ventas dólares y
ventas unidades), y en la derecha colocamos las variables solicitadas, organizadas en
grupos que llamaremos «dimensiones». Nótese que éstas van tomando características
jerárquicas con los atributos considerados en cada caso (por ejemplo: año, mes,
semana). Las denominaciones de estos grupos deben identificar al grupo de datos, y
siempre deben guardar una relación directa con ellos. Por ejemplo: Producto, quien
representa a Familia, Línea y Producto.
La segunda reunión de trabajo es la oportunidad para que los usuarios puedan
identificar las variables y métricas solicitadas, y validarlas. Por ejemplo, un usuario
podría identificar ahora que sería importante también analizar su información en
períodos <diarios>, lo que haría que adicionemos en la dimensión tiempo este dato,
luego de la <semana>. Asimismo, podría identificarse algunos datos que no serían
importantes de considerar. Es decir, se valida completamente el diagrama.
Una segunda finalidad de este diagrama, y siempre en la segunda reunión, es
transmitir a los usuarios el carácter dinámico que tendrá la solución al combinar las
diversas variables de acuerdo con las necesidades actuales o las que se puedan
presentar a futuro.
Aquí no se trata de definir todos los reportes posibles que los usuarios se plantearán a
futuro, se trata de considerar todas las variables y métricas del área —en este caso
ventas— que originarán múltiples requerimientos de análisis de información.
Un tema adicional es solicitar a los usuarios los reportes en los cuales basan su
gestión. En complemento, algo que genera valor a la consolidación de requerimientos
es trabajar con los usuarios los bosquejos o prototipos de análisis de información que
hoy no pueden realizar por las limitaciones de la tecnología actual.
Recordemos que Business Intelligence no es reproducir los reportes actuales en la
forma de una herramienta más bonita. Se busca generar valor con la información, para
apoyar decididamente la toma de decisiones, en este contexto, es de vital importancia,
poder trabajar escenarios de análisis con los mismos usuarios, pero con
características más dinámicas.

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En la tercera reunión de trabajo se termina de validar los diagramas funcionales y los
prototipos desarrollados, estos se refieren a los diseños previos de análisis de
información y Tableros de Control que finalmente serán desarrollados con la
herramienta analítica. Toda la información trabajada a lo largo de las reuniones de
trabajo es consolidada en un documento de «Análisis de requerimientos». En éste, a
los diagramas funcionales —debidamente detallados con definiciones, cálculos e
inclusive ejemplos de datos— se suman los prototipos desarrollados.
Este representa el entregable de esta etapa, el mismo que debe ser validado por los
usuarios responsables y es la base para el desarrollo de la solución.
Modelamiento de datos
Con todos los requerimientos definidos en la etapa anterior, en esta se realiza el
diseño del modelo dimensional correspondiente.
2.2Definición
de Procesos de
CargaInicial
2.4Definiciónde
Plataforma
Tecnológica
2.1Diseño
de ModeloLógico
de Basede Datos
2.3Definición
de Procesos de
Actualización
Periódica
2.5Instalación
dePlataforma
Tecnológica
2.6Plande
Trabajode
Implantación
Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
Esta etapa comprende las siguientes actividades:
1. Definición del modelo lógico de base de datos. Con los requerimientos
relevados en la primera etapa del proyecto y esquematizados en los diagramas
funcionales (Star Net), se desarrolla el modelo lógico del repositorio. El mismo
que deberá ser validado con el equipo técnico del proyecto.
2. Diseño del modelo físico de base de datos. Una vez validado el modelo lógico
de datos, estamos en condiciones de establecer el modelo físico de datos, de
acuerdo a los atributos definidos para cada una de las tablas de Hechos y
Dimensionales.
3. Dimensionamiento de Infraestructura Tecnológica. Determinados en forma más
precisa las dimensiones de tablas y proyecciones de información a manejar en
el Data Warehouse, se valida el dimensionamiento de la Infraestructura
tecnológica, esbozada en la Planificación del proyecto.
4. Definición de la estrategia de almacenamiento de información. Sobre la base de
las necesidades de información histórica y almacenamiento a futuro, se definen
estrategias de almacenamiento de esta información.
5. Creación de Base de datos. Esta etapa considera la creación de las fuentes de
datos en el motor de base de datos definido.

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El entregable de esta etapa será el Diseño Técnico, conteniendo los modelos de
datos y especificaciones técnicas para los procesos de carga.
Procesos de Extracción, Transformación y Carga (ETL)
Diseño y desarrollo de los procesos ETL necesarios para alimentar en forma inicial y
periódica los modelos desarrollados. En esta etapa el equipo técnico de la
organización proporcionará el personal técnico necesario para el apoyo en el
desarrollo de dichos procesos, específicamente en la extracción de las fuentes de
datos actuales, quienes son conocedores de sus sistemas transaccionales y la
problemática de ellos.
Extracción Inicial de datos
Corresponde al desarrollo de los procesos que permitirán tener data de producción
inicial en el Data Mart o Data Warehouse. Aquí se podrá encontrar información en
distintas plataformas, que requieren ser procesadas.
3.4 Desarrollo
de Procesos
3.1 Construcción
de Base de Datos
3.5 Pruebas
y Ajustes
3.2 Diseño de
Procesos de
Carga Inicial
3.6 Carga Inicial
de Datos
3.3 Desarrollo de
Procedimientos
Manuales
Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
Se consideran aquí las siguientes etapas:
1. Construcción de base de datos. Se refiere a la construcción propiamente dicha
del repositorio de datos que alojará la solución. Esto considera todos los
espacios previstos, teniendo en cuenta las características de la solución.
2. Diseño de Procesos de carga inicial. En esta etapa se aprovecha para realizar
el diseño de los procesos de carga, es decir, el mapeo y consideraciones de
carga necesarias para que más adelante se trabaje solo en la construcción de
los procesos.
3. Desarrollo de procedimientos manuales. Se considera esta etapa para los casos
en que se requieran datos que no se encuentran en bases de datos y requieren
algún mecanismo manual para su ingreso.
4. Desarrollo de procesos. En este paso se construyen propiamente dichos todos
los procesos de carga, diseñados anteriormente.
5. Pruebas y ajustes. En la medida que se vayan desarrollando los procesos, se
irán realizando las pruebas y ajustes correspondientes, a fin de garantizar un
buen procesamiento de información

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6. Carga Inicial de datos. Finalmente, esta etapa culmina con la carga histórica de
información acordada con los usuarios de la organización.
Actualización periódica de datos
Corresponde al desarrollo de los procesos que permitirán tener periódicamente
alimentado el Data Warehouse. Los períodos de carga son definidos con el equipo
de trabajo, pudiendo ser diarios, semanales, mensuales, etc.
4.3 Desarrollo de
Procesos de
Actualización
4.2 Desarrollo de
Procedimientos
Manuales
4.1 Diseño de
Procesos de
Act. Periódica
4.5 Pruebas y
Ajustes
Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
Las etapas consideradas aquí son similares a la de carga inicial:
1. Diseño de Procesos de actualización periódica. En esta etapa se aprovecha
para realizar el diseño de los procesos de carga, es decir, el mapeo y
consideraciones de carga necesarias en la solución.
2. Desarrollo de procedimientos manuales. Se considera esta etapa para los casos
en que se requieran datos que no se encuentran en bases de datos y requieren
algún mecanismo manual para su ingreso.
3. Desarrollo de procesos de actualización. En este paso se construyen
propiamente dichos todos los procesos de carga, diseñados anteriormente.
4. Pruebas y ajustes. En la medida que se vayan desarrollando los procesos, se
irán realizando las pruebas y ajustes correspondientes, a fin de garantizar un
buen procesamiento de información.
El gran entregable de esta etapa son los procesos de carga desarrollados. Además
del documento de Diseño Técnico, debidamente actualizado.
Explotación de Información
Corresponde al desarrollo de los reportes dinámicos y tableros de control solicitados
por los usuarios y definidas en la etapa de Análisis de Requerimientos. Se refiere a los
prototipos de análisis bosquejados en la primera etapa del proyecto y desarrollados
aquí con la herramienta analítica seleccionada.
Además, se considera en esta etapa la capacitación formal tanto a los usuarios finales
como a los usuarios técnicos para el correcto uso y soporte de la solución
desarrollada.

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5.5 Soporte Post-
Implantación
5.2 Desarrollo
de Consultas
5.3 Instalación de
herramienta de
Usuario Final
5.1 Construcción
de interfaz para
usuario final
5.4 Capacitación
Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina
Se considera en esta etapa de manera prioritaria la construcción de reportes y
tableros de control, definidos en la etapa de Análisis de Requerimientos. Se tienen
los siguientes pasos:
1. Construcción de interfaz para usuario final. Se refiere a construir una capa de
visualización para los usuarios, que no tenga ninguna característica técnica. Es
decir, las variables y métricas deben estar en un lenguaje fácil de entender para
los usuarios, aislados de la complejidad técnica.
2. Desarrollo de reportes y tableros de control. Se refiere al desarrollo propiamente
dicho de los reportes y tableros del control, establecidos en la primera etapa del
proyecto. Es de importancia considerar un proceso de validación de estos
reportes y tableros.
3. Instalación de herramienta de usuario final. Es el momento de disponer a los
usuarios de la organización de la herramienta analítica, que podrán utilizar para
apoyar su toma de decisiones.
4. Capacitación. Acompañando la instalación de la herramienta analítica a los
usuarios, se debe establecer un plan de capacitación a ellos que consideren la
presentación de todos los reportes y tableros de control construidos. Además de
transmitirles el conocimiento necesario para que puedan construir reportes y
tableros nuevos.
5. Soporte Post Implantación. Finalmente, debe establecerse la organización
interna que en adelante deberá dar soporte a la solución desarrollada.
El entregable de esta etapa son los Reportes dinámicos y Tableros de Control
debidamente desarrollados y validados con los usuarios. Además, de la
capacitación a los usuarios de la organización en los reportes y tableros realizados.
Adicionalmente, en esta etapa final se considera el proceso de Pase a Producción,
lo que se realiza en coordinación con los usuarios responsables, y de acuerdo a las
políticas de la empresa.
Administración del proyecto
En paralelo a las tareas de desarrollo, resaltamos aquí la importancia de la gestión del
proyecto, de acuerdo a estándares que permitan un acompañamiento adecuado.
Resaltamos aquí el hecho de poner especial atención a la gestión de Riesgos,
Recursos, Humanos, Calidad, Comunicación, Proveedores, y todos los elementos
necesarios para una administración de proyecto como se exige en un proyecto de
gestión como este.