Este documento describe cómo las Oficinas de Finanzas pueden agilizar sus procesos de planificación, presupuestos y pronósticos actuales – procesos actualmente apoyados en hojas de cálculo. Indicamos recomendaciones para evaluar el estado de cosas actual e implementar un sistema de gestión del desempeño mediante una metodología ágil y efectiva.

1. Agilizando las 3Ps: planeación,
presupuesto y pronósticos
Transforme sus procesos migrando desde hojas de cálculo hacia herramientas de
análisis de negocios integradas
Resumen
Este documento describe cómo las Oficinas de Finanzas pueden agilizar sus procesos de
planificación, presupuestos y pronósticos, y otros análisis rutinarios que actualmente se
adelantan apoyados en hojas de cálculo. Presentamos recomendaciones para evaluar el
estado de cosas actual e implementar un sistema de gestión del desempeño mediante una
metodología ágil y efectiva.
Introducción
El contexto actual de negocios obliga a las organizaciones a reaccionar rápidamente a
cambios en el mercado y en la economía. Los gerentes deben tomar decisiones
informadas, rápidas y efectivas. Además, sufren una enorme presión para no fallar y dar
en el blanco la primera vez, pues el mercado no brinda segundas oportunidades.
Lanzando una mirada al interior de la organización, muchos gerentes no poseen
suficiente confianza en la información que usan para tomar decisiones críticas. La
información correcta no llega a manos de las personas adecuadas, y tampoco hay
suficientes analistas en nómina para responder rápidamente a cambios en pronósticos y
presupuestos.
En un mundo ideal, el personal debería enfocarse menos en recolección de datos y más
en el análisis del negocio. En el fondo, Ud. como gerente sabe que necesita una mejor
solución para gestionar el desempeño alrededor de las 3Ps – Planeación, Presupuestos y
Pronósticos –aunados a otros análisis de negocios como son cálculos de incentivos y
comisiones. Ud. necesita una solución que, además, le ayude a consolidar datos
financieros, a analizarlos y a generar reportes con facilidad. Necesita una solución que
articule los datos que pueda obtener de fuentes confiables con las acciones que se deben
tomar para cumplir con los planes estratégicos y operacionales del negocio.
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2. Problemas de Negocio
En el mundo actual, la reducción de costos y la presión para obtener el mejor
rendimiento de los recursos existentes son la orden del día. Es difícil encontrar
suficientes recursos humanos para dedicarlos a labores de análisis. Muchos gerentes no
exploran soluciones alternativas pues creen que son demasiado costosas, limitándose a
mantener procesos con base en hojas de cálculo, las cuales se tornan más ineficaces a
medida que crece la complejidad del negocio, mientras los responsables siguen confiando
en que las cosas no salgan mal.
En realidad, Ud. no está solo. Muchas organizaciones de todos los tamaños utilizan hojas
de cálculo para funciones financieras claves, como planeación estratégica, reportes y
consolidación financiera. Sin embargo, la proliferación de dichas hojas de cálculo para
gestionar el desempeño expone a muchas organizaciones a altos niveles de riesgo. Las
hojas de cálculo requieren procesos manuales que son intensivos, proclives a errores,
difíciles de consolidar y exhiben poca integración de datos. Además, no poseen control de
acceso o de versiones. Estos riesgos, e ineficiencias, pueden ser costosas para la
organización.
Necesidad de Autonomía
A pesar de sus riesgos ya conocidos, las hojas de cálculo están aquí para quedarse, por
una buena razón. Ellas proveen autonomía e independencia, pues el analista no necesita
depender del departamento de tecnología (TI). Además, son familiares, flexibles, y están
disponibles en toda la organización. El desafío yace en minimizar el riesgo, utilizando las
hoja de cálculo para algunas funciones, y los sistemas integrados para otras,
especialmente las 3Ps. Así, diversas personas en la organización pueden contribuir con
sus proyecciones financieras en un ambiente unificado y a través de un proceso
controlado. El objetivo debe también incluir la integración entre estas herramientas y las
hojas de cálculo que sobreabundan en la organización, para facilitar su uso.
Por ello, la administración del riesgo inherente al uso de hojas de cálculo no presenta una
disyuntiva, ni obliga a escoger entre su uso exclusivo o su reemplazo total por un sistema
integrado. Antes bien, es posible aprovechar la inversión realizada en hojas de cálculo de
forma tal que trabajen junto a un sistema integrado.
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3. Solución Propuesta
Al establecer estrategias para transformar procesos basados solo en hojas de cálculo, las
organizaciones pueden llegar a un nivel que permita mayor precisión, transparencia y
rigor, a la vez que permiten a los usuarios finales operar en un ambiente familiar para
ellos.
Basados en nuestra experiencia implementando proyectos alrededor de las 3Ps,
Procalidad recomienda la siguiente metodología:
1. Auditar los procesos actuales
2. Pensar en grande comenzando en pequeño
3. Confrontar las barreras culturales frente a la adopción de nuevas tecnologías
A continuación, profundizaremos cada uno de estos puntos.
1. Auditar los procesos actuales
Este primer paso involucra comprender el uso actual de hojas de cálculo, evaluar los
riesgos asociados, identificar oportunidades para mejorar y establecer un monitoreo
durante un período de observación, durante el cual se puedan evaluar algunas de las
siguientes preguntas:
¿Cómo generan los planes, presupuestos y pronósticos? Probablemente encontrará una
multitud de hojas de cálculo, creadas por algunos pocos "usuarios poderosos" que
trabajan en diversas unidades funcionales.
¿Dónde se guardan los datos? ¿Tiene confianza en sus datos? Si los presupuestos y la
información financiera clave se guardan en una variedad de archivos que contienen hojas
de cálculo, las cuales se enlazan entre sí y usan macros difíciles de comprender, sus datos
financieros están en riesgo.
¿Cómo es la colaboración en su organización a través de unidades de negocios y zonas
geográficas? Probablemente encontrará que muchos de los responsables por aportar
datos colaboran a través de correos electrónicos, enviando un flujo interminable de hojas
de cálculo anexadas a correos que se cruzan, a veces con versiones indicadas en los
nombres de los archivos que cambian constantemente.
¿Cómo crean reportes y corren análisis para la toma de decisiones? Probablemente, las
presentaciones más estratégicas, aquellas para la Junta Directiva, inversionistas y otros
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4. tomadores de decisiones, son hechas usando funciones en hojas de cálculo con base en
información de fuentes que a veces no son confiables.
¿Cómo actualizan los planes, presupuestos y pronósticos en su organización?
Cualquiera de sus usuarios funcionales le podrá confirmar que elaborar revisiones es un
proceso más desgastante que la primera vez que se hace el presupuesto. Muchas veces es
difícil entender o recrear la lógica del creador original de la hoja de cálculo.
¿Cómo manejan el control de versiones – las iteraciones de los planes, presupuestos,
pronósticos, reportes y análisis? En la mayoría de las organizaciones hay que adivinar
para saber si la hoja de cálculo tiene la información más actualizada.
¿Qué tan actualizados y útiles son sus presupuestos y análisis basados en hojas de
cálculo? Probablemente estarán ya desactualizados cuando la versión "final" sea
aprobada, impresa y distribuida.
Las hojas de cálculo son herramientas familiares y flexibles, pero no fueron diseñadas
para manejar la gestión del desempeño para empresas complejas y de rápido crecimiento
en mercados altamente competitivos. Las hojas de cálculo no fueron creadas para aplicar
definiciones rigurosas y controles exigentes de sus procesos de negocio. La intención
nunca fue que sirvieran de repositorio para datos con millones de celdas. Tampoco
fueron creadas para el uso simultáneo de decenas de usuarios dentro de su empresa.
Muchos de nuestros clientes tienen procesos alrededor de las 3Ps que son más complejos
de lo que necesitan ser por su dependencia de hojas de cálculo desconectadas. Así, los
equipos de trabajo dentro de la Oficina de Finanzas gastan tiempo innecesario en
recolección y validación de datos, en actualización de versiones, en corrección de errores,
y en otras tareas poco productivas, en vez de estar analizando la información.
El diagrama a continuación muestra el estado de cosas en una empresa que depende
solamente de hojas de cálculo para su presupuesto y análisis críticos de negocio:
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5. 2. Pensar en grande comenzando en pequeño
Una solución de gerenciamiento del desempeño de clase empresarial no necesariamente
está más allá de sus posibilidades. Dicha solución no tiene que ser costosa. Mantenerse en
hojas de cálculo genera riesgos que no deben ser tolerados.
El éxito en un mercado dinámico depende de proporcionar la información correcta a las
personas indicadas en el momento adecuado. El éxito requiere una solución de
gerenciamiento del desempeño integrada que pueda unir el conocimiento a la acción, y
que pueda crecer con su negocio, ayudando en la toma de decisiones estratégicas y
operacionales.
Existe una solución disponible hoy en el mercado, con una amplia y reconocida
trayectoria de dos décadas y miles de clientes satisfechos: TM1. Dicha solución integra
los aportes de los diversos usuarios funcionales junto con las fuentes de datos, y además
facilita la administración del proceso, como vemos a continuación:
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6. Sistema organizado alrededor de solución integrada TM1
Diseñada por Applix, la herramienta ha sido ampliada y es distribuida hoy por IBM bajo
la línea Cognos1. IBM ha optimizado su código para que sea escalable a las más grandes
empresas. Hoy por hoy, TM1 se usa en diversos bancos en el mundo – por ejemplo,
HSBC – y en miles de empresas del sector real para gestionar presupuestos, elaborar
planeación y pronósticos, y realizar análisis de todo tipo, incluyendo cálculos de
comisiones, rentabilidad de productos, y en general, cualquier análisis que uno pueda
hacer en una hoja de cálculo. TM1 viene en dos presentaciones: para uso en pequeños
grupos, y para uso a nivel empresarial2.
El sistema se puede implementar con el grupo actual de analistas responsables por la
planeación financiera. Una vez que el sistema esté implementado y sea probado durante
el primer ciclo de presupuesto y planificación, el número de usuarios contribuyentes
puede aumentar, de forma tal que se pueda elaborar el presupuesto con mayor nivel de
1 TM1 es diferente del producto Cognos Business Inteligence pues usa su propio motor de datos en memoria, pero
IBM lo ofrece bajo la línea Cognos por tratarse de una herramienta analítica complementaria a la inteligencia de
negocios.
2 Para pequeños grupos, TM1 se ofrece como un módulo dentro de Cognos Express, el cual se puede adquirir por
separado. Para nivel empresarial, se ofrece como Cognos TM1 Enterprise.
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7. granularidad, y para esto, la interface web que ofrece el sistema es sumamente
conveniente:
Interface web de TM1
Además, TM1 permite el control del flujo de aprobación de la contribución de cada
miembro del proceso, también a través de una interface web:
Proceso de flujo de aprobación para presupuestos
Finalmente, TM1 permite la visualización y exploración gráfica y tabular de los datos,
mediante una interface que, incluso, puede operarse de forma desconectada, tal como se
ve a continuación:
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8. Interface desconectada para exploración y visualización de TM1
La arquitectura de TM1 facilita su implementación rápida involucrando al usuario final –
algo clave a la hora de generar impacto en la organización y confrontar el cambio cultural
que supone la introducción de una nueva forma de hacer las cosas.
3. Confrontar las barreras culturales frente a la adopción de nuevas tecnologías
Procalidad utiliza una metodología ágil para la implementación de proyectos alrededor
de las 3Ps, con el fin de involucrar al usuario final durante todo el proceso y no
sorprenderlo con un sistema que, tal vez, no era el esperado. Así, se superan las barreras
culturales frente a la adopción de nuevas tecnologías.
Sistemas flexibles como TM1 requieren una metodología ágil para su desarrollo. Los
usuarios finales deben estar involucrados para que conozcan cómo funciona el sistema al
inicio del proyecto, para que puedan entender la tecnología y captar conceptos
fundamentales, tal como el concepto de multi-dimensionalidad. Eso posibilita que los
usuarios finales puedan ayudar con mayor eficacia a la hora de definir requerimientos, lo
cual genera un sistema que satisfaga los requisitos de negocios.
Además, TM1 es una solución orientada para que el usuario final no dependa del
departamento de tecnología. Así, todas las reglas de negocio insertas dentro del sistema
son accesibles al usuario administrador, quien generalmente forma parte del equipo de la
Oficina de Finanzas, de forma tal que pueda actualizarlo a medida que surja la necesidad
de hacer cambios en dichas reglas.
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9. Desarrollando en una serie de iteraciones, es más factible llegar a la solución ideal. Para
alcanzar esta meta, los usuarios y desarrolladores deben trabajar juntos. Las iteraciones
pueden durar desde unas pocas horas hasta algunas semanas cada una. Lo importante es
producir una parte tangible del sistema que los usuarios puedan experimentar y sobre la
cual puedan proveer retroalimentación. El desarrollo a ser evaluado puede ser un
prototipo o una parte más sofisticada del sistema total. Con base en esta
retroalimentación, los cambios pueden implementarse durante la siguiente iteración.
La gráfica siguiente ilustra este abordaje:
Metodología ágil para la implementación de TM1
Como muestra el diagrama, el primer paso en esta metodología ágil es la planeación
inicial. Esta fase debe ser corta y en ella se entienden los requisitos del negocio. Luego, el
proyecto se mueve a la primera iteración del desarrollo del sistema. Dentro de esta
iteración, la fase de planeación y requisitos involucra una comprensión más detallada de
los requisitos, seguida por el análisis, diseño e implementación de la parte del sistema
que se está desarrollando. Dentro de este período, el usuario final se mantendrá
involucrado en el proceso de proveer su valiosa retroalimentación al desarrollador a
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10. medida que evoluciona el sistema. Luego habrá pruebas de la funcionalidad desarrollada
durante la iteración seguida por una evaluación de lo que se ha producido.
Luego de esta evaluación, habrá más iteraciones, si fueran necesarias, hasta que el
sistema satisfaga todos los objetivos deseados. Al concluir dichas iteraciones, el proyecto
entra en la fase del despliegue o implementación final.
Las ventajas de esta metodología son que el diseño no se congela al inicio del proyecto,
como sucede con metodologías más tradicionales. Dado que los usuarios finales y
desarrolladores trabajan conjuntamente para evaluar y re-evaluar el sistema durante el
desarrollo, de esta forma es más factible que la solución ideal sea alcanzada.
El sistema es adaptable a cambios durante el desarrollo sin afectar el progreso del
proyecto. La flexibilidad de la plataforma TM1 permite que se hagan ajustes fácilmente.
Esta metodología ágil también es menos dependiente en la documentación inicial
comparada con la metodología tradicional. Al crear prototipos e iteraciones tempranas
del sistema, los usuarios pueden ver claramente cómo funciona el sistema y así pueden
ayudar a direccionar el desarrollo del sistema mismo, y no solo de una versión
documentada de lo que obtendrían.
Para que tenga éxito, la metodología ágil requiere de gerentes de proyecto y líderes
técnicos experimentados, que puedan detectar las necesidades del usuario final y adaptar
el flujo del proyecto según sus necesidades. Procalidad cuenta con personal con
experiencia probada en proyectos de gestión del desempeño, tanto en Colombia como en
el exterior.
En resumen, nuestra metodología mejora la calidad final de la solución implementada,
pues el usuario final se involucra durante todo el proceso3.
Conclusión
Su negocio no puede seguir dependiendo de hojas de cálculo desconectadas y difíciles de
descifrar, pues corre un alto riesgo de que se cometan errores. Existen sistemas
integrados que pueden ser implementados de forma ágil, y TM1, con los servicios de
consultoría de Procalidad, es la respuesta a sus necesidades.
3 En ciertos casos, recomendamos una metodología tradicional, por ejemplo, cuando los requisitos son claros desde el
principio y el cliente no tiene la disponibilidad para acompañar el proceso de desarrollo. La recomendación de cuál
metodología utilizar se hace conjuntamente con el cliente antes de iniciar el proyecto, pues ambas metodologías son
válidas y tienen sus méritos propios.
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11. Lo invitamos a que entre en contacto con nosotros para una demostración del producto y
de nuestra metodología de consultoría para agilizar los procesos alrededor de las 3Ps,
contactando a:
Mauricio Román Rojas
Procalidad S.A.
Tel. +57 (1) 613-6676
mauricio.roman@procalidad.com
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