Este documento presenta una propuesta para sistematizar los archivos de una institución educativa donde la autora trabaja como secretaria. La propuesta incluye organizar los libros de notas por año académico, crear fichas para cada estudiante con su información académica, y utilizar software para digitalizar toda la información y hacer más eficiente el manejo de los archivos y la emisión de certificados. El objetivo es mejorar la comunicación con los clientes y agilizar los trámites administrativos mediante la implementación de tecnologías de

1. “Propuesta de Cambio como
profesional de CIDBA”.
Sistema de Archivo
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2. SISTEMA DE ARCHIVO
PROPUESTA DE CAMBIO COMO SECRETARIA
CHERILS ORTIZ MARTINEZ
GRUPO 2
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
COROZAL-SUCRE
2013
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3. SISTEMA DE ARCHIVO
PROPUESTA DE CAMBIO COMO SECRETARIA
CHERILS ORTIZ MARTINEZ
GRUPO 2
DOCENTE
MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
COROZAL-SUCRE
2013
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4. INTRODUCCION
Luego de ver unos temas en la materia de expresión oral y escrita, se aplicará
lo aprendido en este trabajo, para llevar a cabo unos propósitos para mejorar
el manejo de la información de los archivos en la empresa.
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5. OBJETIVOS
 Poner en práctica todos los conocimientos adquiridos en expresión oral y
escrita, en relación con mi campo laboral.
Aprovechar al máximo la tecnología para llevar acabo la propuesta para la
empresa.
Comunicar a cada compañero de trabajo de la parte administrativa, cada paso
a realizar para esta propuesta.
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6. CAMPO LABORAL:
Secretaria – Sistema de Archivos
Soy secretaria egresada del SENA Seccional Sucre en el año 2001, inicié mi etapa
productiva en el año 2002 en un prestigioso colegio de la capital Sucreña, el mejor colegio
del departamento, pero en ese año nada, absolutamente nada lo hacían a computador, los
certificados de los alumnos y los certificados laborales de los funcionarios de la empresa se
hacían a máquina de escribir.
Realicé en el computador, un modelo de certificados de notas de los alumnos, y se lo
presenté al rector de la institución y le gustó, y desde entonces se hacen ese modelo en los
certificados y en las cartas laborales.
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7. PROPUESTA COMO PROFESIONAL EN MI CAMPO LABORAL
Aún la institución no se encuentra del todo
sistematizada, y la idea es sistematizar toda la
información que se encuentra en la empresa, como las
notas de cada estudiantes, hoja de vida de cada
funcionario de la institución como también de aquellos
que ya no se encuentran laborando en la misma, para
mejor manejo del archivo, y ubicar con exactitud un
Imagen tomada en: www.gifmania.com
documento en el archivo físico.
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8. Para proceder a sistematizar, primero debemos organizar los libros de notas por año
académico desde que inició la institución en el año 1966.
Mirar el libro general de acta de grado que me sirve de guía para ver
los nombres de los alumnos que se graduaron por cada año.
Acta de Grado de la Institución
Las Fichas de matrículas debidamente foliadas, es
de utilidad en el proceso, porque encontramos toda
la información personal del estudiante y registra el
Ficha de matrículas de
Estudiantes
año y el grado al que ingresó a la institución.
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9. Después analizar los libros de matrículas, procedemos a buscar los libros de
notas, para determinar los grados que hizo cada estudiante y luego hacerles una
ficha donde se relacione el año en que entró a la institución, el grado inicial que
cursó (sea 6 , 7 8 …) , en que año lo cursó, en que libro se encuentra sus notas,
en que folio y si repitió algún grado.
Con
todos
estos
datos
analizados
y
verificados, procedemos a ver el software
que
nos
serviría
para
sistematizar
la
información adecuadamente.
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10. Libros de
Matriculas
Fichas del
Estudiante
Hojas de Vidas
Sistematización
Libros de
Notas
Se mantiene organizada la empresa y se brinda una excelente atención al cliente.
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11. Cuando la empresa cuente con toda la información sistematizada, cada alumno y
funcionario que solicite una certificación no tenemos que dirigirnos a los libros, a
buscar año por año, sino que al ingresar el nombre del alumno o del funcionario (en
caso de certificación laboral) al sistema, este nos arroje toda la información del
solicitante, como el grado que hizo, en que año, en que libro se encuentran las notas,
numero de folio y si tiene copia de certificados, número de matrícula, esto cuando es
un alumno o ex alumno el que solicita certificados; en el caso del funcionario: tiempo
laborado en la empresa, en que área , horas, carga académica en el caso de los
docentes, etc.
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12. ¿CUÁL ES MI APORTE DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA?
El aporte principal es haber identificado la situación de la empresa, para luego
investigar el procedimiento a seguir en la sistematización de los archivos según las
nuevas tecnologías de información y comunicación con el fin de llevar una excelente y
eficiente organización de la empresa.
Con lo aprendido en esta materia, se tendrá una mejor comunicación entre los
funcionarios del colegio y los clientes, que son los padres de familia y alumnos, siendo
más analíticos y objetivos al momento de brindar la información.
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13. CONCLUSIÓN
Al finalizar la materia de expresión oral y escrita, mejoré en la forma de
comunicarme y de analizar las diferentes situaciones que se presentan en mi
campo laboral y personal.
Logré alcanzar los objetivos propuestos,
comunicando a los funcionarios de la empresa para colocar en marcha la idea
de sistematizar los archivos de la Institución Educativa, que servirá de apoyo
a la gestión administrativa.
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14. BIBLIOGRAFIA
Archivo General de la Nación. Ley 594 de julio 14 de 2000
http://www.archivogeneral.gov.co/
Archivos y Asesorías Totales de Colombia “ASETOCOL”:
Importancia del Archivo en la Entidad
http://www.asetocol.com/index.php?option=com_content&view=article&id=2&Itemid=31
Wikipedia, la enciclopedia libre: Sistema de archivos
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos
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