diseño e implementacion de un sistema documental

1. DISEÑO UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL SEGÚN ISO 15489
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Corporación universitaria Americana-SENA
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DISEÑO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN ISO 15489
Carlos Molina Charris
Nazly Cortesano Peñate
Yulis Varela Castillo
Yurleidis Romero Barraza
Verónica Verbel Escaño

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Tabla de contenido
1. Investigación preliminar ................................................................................................... 3
2. Análisis de las actividades comerciales . ……………………………..……………………………………….4
3. Identificación de los requerimientos en materia de gestión documenta…………5
4. Evaluación de los sistemas existentes ...................................................................... 6
5. Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentación ..................................................................................... 7
6. Diseño de un sistema de gestión documentos ........................................................ 8
7. Implementación de un sistema de gestión de documentos ................................. 9
8. Revisión posterior a la implementación .................................................................. 10

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1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Identificar la organización y su contexto administrativo
 Nombre de la organización: Corporación Universitaria América.
 Tipo de organización: Estudiantil.  Historia: En el año 2003, un grupo de profesionales, con vocación altruista y dedicada a diferentes procesos de formación, ven que desde la Educación Superior, aplicando nuevas estrategias educativas, resumidas en la flexibilidad, movilidad, competencias, créditos académicos y ciclos pueden contribuir en la construcción de un nuevo país incluyente, equitativo y con verdadera justicia social. Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la creación de la Corporación Universitaria Americana CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla (Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia), como una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el acceso a jóvenes de todo el país. En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe personería jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación Nacional, Nº 6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de Educación Nacional. Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas profesionales en: Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas y Derecho. La CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas que ha construido paso a paso su consolidación como Institución Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años, han cimentado procesos de formación en educación para el trabajo y el desarrollo humano, con programas que por su pertinencia, calidad y objetivo social, se han extendido a lo largo del país. Después de todos estos años de incansable labor, presentamos al país una institución transparente en su administración y en su responsabilidad

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social, donde su mayor preocupación ha de ser la atención y prestación de servicios a sus estudiantes y a la comunidad. CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo que a Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su acción, la formación por ciclos, considerando que la articulación de la educación para el trabajo y el desarrollo humano, la educación media, la educación técnica profesional, la tecnológica y la profesional, es la solución requerida con urgencia para enfrentar los retos del siglo que comienza. CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba la Educación Superior de la realidad del país. En el año 2003, un grupo de profesionales, con vocación altruista y dedicada a diferentes procesos de formación, ven que desde la Educación Superior, aplicando nuevas estrategias educativas, resumidas en la flexibilidad, movilidad, competencias, créditos académicos y ciclos pueden contribuir en la construcción de un nuevo país incluyente, equitativo y con verdadera justicia social. Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la creación de la Corporación Universitaria Americana CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla (Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia), como una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el acceso a jóvenes de todo el país. En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe personería jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación Nacional, Nº 6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de Educación Nacional. Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas profesionales en: Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas y Derecho.

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La CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas que ha construido paso a paso su consolidación como Institución Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años, han cimentado procesos de formación en educación para el trabajo y el desarrollo humano, con programas que por su pertinencia, calidad y objetivo social, se han extendido a lo largo del país. Después de todos estos años de incansable labor, presentamos al país una institución transparente en su administración y en su responsabilidad social, donde su mayor preocupación ha de ser la atención y prestación de servicios a sus estudiantes y a la comunidad. CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo que a Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su acción, la formación por ciclos, considerando que la articulación de la educación para el trabajo y el desarrollo humano, la educación media, la educación técnica profesional, la tecnológica y la profesional, es la solución requerida con urgencia para enfrentar los retos del siglo que comienza. CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba la Educación Superior de la realidad del país.
 Tipos de enlaces administrativos: Sistem center. Alcandía de Barranquilla, SENA

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2. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES COMERCIALES
Análisis y funciones de las actividades comerciales de la Corporación Universitaria Americana
Objetivos estratégicos
1. Estructurar una organización inteligente.
2. Desarrollar e implementar programas de Educación Superior abiertos y flexibles, a partir de
3. Prestar los servicios de apoyo a la educación media técnica y a la educación para el trabajo
Y el desarrollo humano,
4. Fomentar la investigación en las áreas técnicas laborales y profesionales desarrolladas por
La Corporación Universitaria Americana.
5. Crear el ambiente y desarrollar las actividades que propicien en la comunidad educativa, la
Capacidad para identificar y avanzar en su proyecto de vida.
6. Generar y consolidar convenios, alianzas estratégicas.
7. Fomentar el uso y aprovechamiento de herramientas tecnológicas de la información.
Objetivos de calidad
1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC.
2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas académicos frente al modelo de autoevaluación institucional.
3- Actualizar el sistema de información académico de la Institución.
4- Ampliar la oferta de programas nuevos de pregrado y postgrado en las modalidades presencial y virtual.
5- Fortalecer la producción investigativa de la Institución.
6- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social.
7- Elevar el nivel de desempeño del personal docente y administrativo.
8- Enriquecer el perfil del personal docente e investigador.
9- Optimizar el uso de los recursos financieros de la Institución.
10- Incrementar la eficacia de los procesos del SGC.
11- Elevar el nivel de satisfacción del cliente

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Funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y estrategias.
Actividades que constituyen a los cumplimientos de las actividades de la corporación universitaria americana.
o Crear una página web donde se recoja información que pueda ser de nuestro interés como las actividades que realiza nuestra organización, la estructura organizacional y la parte de gestión documental.
o Realizar informes anuales que proporciones la estructura organizacional y las actividades realizadas.
o Crear planes corporativos que nos permitan identificar lo0s objetivos y las funciones de la organización.
o Manuales de procedimientos que recopilan cantidad de información de cómo se debe llevar a cabo la organización y sus funciones.
o Legislación que abarca tanto la gestión de los documentos como las funciones administrativas.
o Informes o directrices emitidas por una auditorias, atención, reclamaciones.

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3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Mantener los soportes de los trabajos desarrollados.
 Organizar la documentación de una manera estratégica.
Si es necesario mantener evidencias para entregarla en una auditoria, es necesario mantener los formatos de flujo de información, debe estar retenido por cinco años.
Los formatos utilizados son actos, su procedimiento de almacenamiento se debe mejorar porque debe ser de manera departamental y no independiente como se viene realizando, los documentos no son destruidos sino sistematizados y se aseguran que sean accesibles y legibles a lo largo del tiempo.
4. EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES
En nuestra organización nos podemos encontrar con sistemas de gestión de información de tres tipos; basados en documentos en papel, electrónicos, o híbridos. Veremos que tenemos los siguientes tipos de documentos que pertenecen a los sistemas antes mencionados:
Programas y proyectos. Sistema Híbrido. Este es un documento clave para el funcionamiento de la organización, en él se recoge las pautas a seguir para desarrollar cada uno de los programas de la asociación y las actividades correspondientes de cada uno de ellos. Son de uso frecuente y se utilizan diariamente tanto en formato impreso como digital. Expedientes. Basado en papel. Serie de documentos imprescindibles para poder llevar a cabo el programa Jurídico, el usuario solicitante debe aportar una serie de documentos de carácter legal que serán presentados a la administración según corresponda en cada caso. Todos estos expedientes conforman el grueso del Archivo Físico de la organización. Cumplen su función administrativa y probatoria.
Actas. Sistema Híbrido. Las actas son el resultado de reuniones o asambleas internas que realiza la organización, o en conjunto con las demás asociaciones que forman la federación. En ellas se deja constancia de lo resuelto en dicaz reuniones.
Hojas de asistencia. Basado en papel. Son el resultado de la asistencia de los participantes a los cursos o actividades organizados por la asociación. Una vez terminado el curo no es necesaria su conservación, queda

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constancia en la ficha de registro en la base de datos de la participación del usuario cursos o actividades.
Hojas de firmas: Basado en papel, Este documento es similar al anterior. Tiene igual tratamiento.
Informes: Sistema Híbrido, Son el resultado de la evaluación de las actividades realizadas.
Memorias: Sistema Híbrido, Son documentos en los que consta un balance detallado de todos los programas llevados a cabo por la asociación, con datos estadísticos, resultados, etc. Están a disposición del público en formato electrónico a través de la web.
Comunicación a socios: Electrónico, Esta comunicación se lleva a cabo a través de correos electrónicos.
5. IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA SATISFACER LOS REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
La CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA como Institución de Educación Superior ha velado por la confidencialidad de todos los datos personales de sus estudiantes, proveedores y terceros desde todos los procesos. A fin de darle cumplimiento al artículo 10 del decreto 1377 de 2013, que reglamentó la Ley 1581 de 2012, la Corporación Universitaria Americana informa que previa la expedición de la norma. Se han organizado los datos personales de los estudiantes, proveedores y terceros, que son adecuados para el desarrollo de la actividad de formación y consultoría continua de la institución.
Identificar las estrategias más adecuadas
La documentación debe ser autorizada por el titular indicando el nombre completo y cedula de ciudadanía o en su defecto sus representantes, tutores o apoderados, caso en el cual estos deben acreditar la calidad en la cual actúan (anexando el documento que los acredite como tal).

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Evaluación de factores a favor y en contra de las estrategias
 El titular de los datos personales que reposan en la base de datos de la institución, podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir dichos datos mediante una página la cual tenga acceso digitando un código personal.
 Dar asesoría para que las personas conozcan la información y los servicios que existen en la página Web de la institución sea más clara.
Estrategias más adecuadas:
 Establecer contacto a través del correo electrónico para asesorar sobre las dudas que puedan tener los estudiantes al ejercer su derecho de acceso a la información.
 Establecer portales virtuales los cuales digiten códigos personales para el ingreso a sus datos, para así poder observar sus (notas, actualización de datos, certificados,) con la información de sus notas actualización de datos.
6. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTOS
OBJETIVOS
1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC.
2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas académicos frente al modelo de autoevaluación institucional.
3- Actualizar el sistema de información académico de la Institución.
4- Ampliar la oferta de programas nuevos de pregrado y postgrado en las modalidades presencial y virtual.
5- Fortalecer la producción investigativa de la Institución.
6- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social.
7- Elevar el nivel de desempeño del personal docente y administrativo.
8- Enriquecer el perfil del personal docente e investigador.

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9- Optimizar el uso de los recursos financieros de la Institución.
10- Incrementar la eficacia de los procesos del SGC.
11- Elevar el nivel de satisfacción del cliente.
DEPARTAMENTOS Y SUS RESPONABILIDADES
Rectoría: Encargada de la evaluación de la institución, mejorar la calidad de los sistemas, planear
Secretaria general: encargada de suministrar información a usuarios y clientes de la organización
Realizar trámites de admisiones registros, sistemas de información académica, también encargado del archivo y correspondencia de la institución y velar sobre el bienestar al aprendiz
DISEÑOS DE PROCESO DE TRABAJO
 El diseño de proceso de trabajo ayudaría en bien común para la empresa debido a que nos ayudaría a organizar y administrar el funcionamiento de la organización.
 Crear una mejor cultura organizacional: esto nos ayudaría a trabajar en equipo y nos ayudaría dar bueno procesos para la empresa.
 Un buen clima organizacional: la empresa contara con un buen ambiente puesto que nos ayudaría a trabajar conformes a una buena comodidad laboral.
 Mejorar tanto productividad como la competitividad.
 La estructura organizacional: Para la creación de una estructura organización es necesario implementar el modelo que más se adapte, sin antes haber analizado el tamaño de la organización, la tecnología

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y el ambiente, es necesario aplicar sistemas de gestión de calidad que mejores los procesos documentales.
 Ofrecer capacitaciones para mejorar la calidad y capitalizar el talento y la capacidad de los empleados y de los procesos documentales.
PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN
Los principales documentos de que se deriven para llevar la comunicación en la parte interna de la institución son:
 Convocatoria.
 Acta.
 Autorización.
 Avisos y anuncios.
 Boletines y revistas.
 Memoria de actividades.
 Nota interna.
 Solicitud (como modelo de instancia normalizado).
Los principales documentos de que se sirve la empresa
Para llevar a cabo las comunicaciones externas son:
 Anuncios.
 Carta circular.
 Tarjetas.
 Invitaciones.
 Saludas.
DISEÑO DE UN SISTEMA DOCUMENTAL
Instalar un software que nos permita almacenar la información de la documentación, que nos garantice la seguridad de la información y que nos permita el acceso de solo el personal adecuado y también un ciclo de vida para los documentos y todos los procesos realizados en nuestra institución.
Un programa que nos agilice el trabajo para un mejor rendimiento de nuestro trabajo y se vea reflejado mediante todos los procesos a realizar en la institución.

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Por ultimo preparar el plan inicial para su implementación.
Y dar solución a las falencias encontradas en la organización.
7. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Enfoque de Sistemas para la Gestión
El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
Mejora Continua
Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
Mejorar continuamente el desempeño organizacional implica que los estándares de desempeño sean cada vez más exigentes, que en lo posible se vaya más allá de los requisitos de los clientes y que esto se vea reflejado en unos indicadores de gestión que demuestren la mejora en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
Enfoque basado en hechos para la Toma de Decisiones
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información y no simplemente en la intuición.
La recopilación ordenada y sistemática de la información para el seguimiento de indicadores, en un marco de procesos y el análisis de los mismos, permite a quienes tienen la responsabilidad en la toma de decisiones, que éstas se tomen en forma más eficiente y eficaz.
Transparencia
La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social.

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Las actuaciones de las Entidades públicas, deben realizarse privilegiando el interés y la responsabilidad social sobre el interés particular o individual; lo que quiere decir que el manejo de los recursos debe hacerse con total transparencia frente al ciudadano y con toda la responsabilidad ética que al empleado público corresponde como administrador de recursos que son de propiedad común a toda la sociedad representada en el Estado.
Para esto, es necesario que las entidades proporcionen los medios para que los ciudadanos tengan acceso fácil y oportuno a la información sobre la gestión que estas realizan.
8. REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN
Hipótesis
Podemos implementaran un archivo de manera cronológica grupal dividido por carrera y dependiendo de la actividad desarrollada, de esta manera sabremos o soportaremos ante cualquier auditoria o ente controlador.

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9. FLUJOGRAMA
Si
No
INICIO
Ingresa la documentación a C.U.A.
¿Se lleva a cabo un registro de la documentación archivada?
Registro de la documentación
Se radica y se registra en la planilla de entradas
Separar y repartir la documentación
El registro de la documentación se archiva cronológicamente
Personalizada.
La documentación no es archivada de forma correspondiente a cada departamento
Firma de recibido, para evidencia (Auditoria)
Archivar la documentación
FIN