El documento presenta una introducción a los conceptos básicos de Microsoft Excel 2010, incluyendo definiciones de hoja de cálculo, hoja de trabajo, filas, columnas y celdas. Explica cómo seleccionar diferentes áreas de la hoja de trabajo y cómo ingresar datos numéricos, alfanuméricos, fórmulas y funciones. También cubre temas como formato de celdas, referencias absolutas y nombradas, y comentarios. El objetivo es que los estudiantes aprendan los elementos fundamentales de Excel para procesar y presentar datos.
2. Propósito
Qué el alumno conozca los elementos
básicos de EXCEL y su entorno, su manejo,
utilice las funciones básicas y realice
fórmulas, de una presentación profesional a
su hojas y libros de EXCEL.
3. Unidad de competencia:
Adquisición de habilidades para el análisis,
procesamiento de datos y presentación de
resultados, a través de aprender a utilizar
un software estadístico adecuado para el
procesamiento automatizado de datos,
EXCEL 2010.
4. Definición de hoja de cálculo
Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un
software a través del cual se pueden usar datos numéricos y
realizar cálculos automáticos de números que están en una
tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al
utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas
llamadas hojas de trabajo.
Además, las hojas de cálculo también pueden producir
representaciones gráficas de los datos ingresados:
histogramas
curvas
cuadros de sectores
Es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades
de oficina, que implican la organización de grandes
cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de
toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la
información sintetizada.
5. Actividades prácticas
Las actividades prácticas del presente curso
se basan en la hoja de cálculo de Microsoft
Excel 2010 la cual es una herramienta
poderosa de fácil uso por su accesibilidad y
entorno.
6. ¿Qué es Microsoft Excel?
Microsoft Excel es la hoja de cálculo del paquete de oficina
Microsoft Office. Para iniciarlo, simplemente se debe hacer
clic sobre el ícono apropiado en el menú inicio (en
Windows) o clic en el archivo de Excel (archivo con la
extensión .xlsx), o en el escritorio en el ícono de acceso
directo.
Un documento de Excel se denomina libro y contiene una
o más hojas de trabajo que se muestran en la barra de
etiquetas.
7. ¿Qué es la hoja de cálculo?
La hoja de cálculo muestra datos y fórmulas en
forma de una tabla (filas y columnas) llamada hoja
de trabajo.
Una hoja de trabajo está compuesta de filas
(listadas con números) y columnas (listadas con
letras). La intersección de una fila y una columna
forma una celda. Por lo tanto, la celda se
representa por un número y una letra.
8. ¿Qué es la hoja de cálculo?
Cada celda de una hoja de trabajo puede contener
valores. Estos valores se ingresan de manera directa
(números, texto, fechas, etcétera) o son calculados
automáticamente por la hoja de cálculo. Esto se conoce
como fórmulas, expresiones que calculan un valor con
respecto a uno o más valores en otras celdas de la hoja de
trabajo.
Las hojas de trabajo cuentan con una gran cantidad de
funciones integradas para realizar cálculos matemáticos,
estadísticos, etcétera.
Este es un ejemplo de una hoja de trabajo que contiene las
notas de los estudiantes donde la hoja de cálculo
automáticamente calcula el promedio.
10. Concepto de Celdas
• El modo conocido como A1, donde los números
de las filas se designan con números y la
columnas con letras. Por lo tanto, C4 designa la
celda en la intersección de la tercera columna
C y la 4a fila.
11. Selección de filas
Se puede seleccionar una fila entera al
hacer clic directamente en el encabezado
de la fila:
También se puede seleccionar un fila por medio de la
utilización del teclado al posicionarse en una celda de
la fila y presionar <Caps lock>+<espacio> al mismo
tiempo.
Al referirse a una fila en una fórmula, simplemente se
usa el nombre de la fila.
12. Selección de columnas
• De manera similar a la empleada
para seleccionar una fila entera,
puede elegirse una columna entera
al hacer clic directamente en el
encabezado de la columna:
• También se puede seleccionar un
columna por medio de la utilización
del teclado al posicionarse en una
celda de la columna y presionar
<CTRL>+<espacio> al mismo
tiempo.
• Al referirse a una columna en una
fórmula, simplemente se usa el
nombre de la columna.
13. Cómo seleccionar un bloque de
celdas
Para seleccionar una serie de celdas (también llamada bloque de
celdas), sólo se debe hacer clic sobre una celda, la celda de partida y
mover el ratón manteniendo presionado el botón izquierdo para resaltar
las celdas solicitadas hasta la celda de llegada:
Se debe tener en cuenta que la zona del nombre (a la izquierda arriba)
muestra la cantidad de filas y columnas que han sido seleccionadas. La
celda de partida tiene un color diferente, blanco. No obstante eso, esa
celda es parte de la selección tal como las otras celdas resaltadas.
14. Cómo seleccionar un bloque de
celdas
• Se debe tener en cuenta que la zona del nombre (a la izquierda
arriba) muestra la cantidad de filas y columnas que han sido
seleccionadas. La celda de partida tiene un color diferente, blanco.
No obstante eso, esa celda es parte de la selección tal como las
otras celdas resaltadas.
• También se puede seleccionar una serie de celdas al hacer clic en
la de partida y clic en la de llegada mientras se sostiene
presionada la tecla <SHIFT.
• Para escribir una serie de celdas en una fórmula se muestran las
coordinadas de la celda de partida y las de llegada separadas por
":" :
• Referencia_Celda_Partida:Referencia_Celda_LlegadaEn el
ejemplo anterior, la serie de celdas podría escribirse de esta
manera: D16:F21
15. Cómo seleccionar celdas
separadas
• Es posible seleccionar celdas separadas
(no contiguas) dentro de una serie, o sea,
celdas que no están una al lado de la otra.
Para hacerlo, se debe seleccionar celdas o
series de celdas mientras se mantiene
presionada la tecla control (<CTRL>).
• Para escribir una selección de celdas o
serie de celdas en una fórmula se
muestran las coordinadas de las celdas o
la serie de celdas separadas por punto y
coma:
• Ref_Celda1;Ref_Celda2;Ref_Celda_Partid
a_Serie1:Ref_Celda_Llegada_Serie1En el
ejemplo anterior, la selección de celdas
podría escribirse de esta manera:
D6;D8;D9
16. Cómo seleccionar filas contiguas
• Así como pueden seleccionarse numerosas celdas juntas, también es
posible seleccionar varias filas contiguas. Para hacerlo, simplemente
se debe seleccionar la fila de partida y hacer clic en la fila de llegada
mientras se mantiene presionada la tecla <SHIFT>:
• Para escribir esta selección en una fórmula, se separan la fila de
partida y de llegada con ":"
• Partida_fila;Llegada_fila
• En notación A1, puede escribirse así:
NúmeroDePartida:NúmeroDeLlegada. En el ejemplo anterior, la
selección de filas podría escribirse de esta manera: 6:9
17. Cómo seleccionar filas separadas
• Para seleccionar filas no contiguas, hay que
hacer clic sucesivamente en los
encabezados de las filas que se quieran
seleccionar mientras se mantiene presionada
la tecla control (<CTRL>):
• Para escribir una selección de filas
separadas en una fórmula, se muestran las
coordinadas de las filas separadas por punto
y coma:
• Ref_fila1;Ref_fila2;...En el ejemplo anterior,
la selección de filas podría escribirse de esta
manera: 6;8;9
19. Cómo seleccionar una hoja de
trabajo
Se puede seleccionar todas las celdas de una hoja de trabajo
al hacer clic sobre el cuadro vacío en la parte superior
izquierda de la misma:
20. Contenido de las celdas
• La celda de una hoja de trabajo puede contener un
valor o estar vacía. El valor de una celda tiene dos
características esenciales: un tipo, que por lo
general significa el tipo intrínsico de los datos.
• Existen por lo general tres tipos de valores:
– Valores numéricos, por ejemplo 3,1415927, 58%, o 1984.
– Valores alfanuméricos, por ejemplo Tabla2, Título o
Nombre.
– Fórmulas, que son las expresiones que representan
cálculos basados en los datos y realizados por la hoja de
cálculo.
21. Contenido de las celdas
• Un formato que representa la forma en la que la
hoja de cálculo muestra los datos Por ejemplo,
en el caso de un número, la hoja de cálculo
puede configurarse para mostrarlo como un
número entero, un número decimal (como
también la cantidad de espacios decimales que
se mostrarán), etcétera.
• La celda puede tener un estilo, eso sería, una
apariencia visual en particular (fuente, tamaño,
color, bordes, etcétera), independiente del valor
que contenga. Ingreso de datos numéricos
22. Ingreso de datos numéricos
Al ingresar números en
una celda (incluyendo
signos monetarios,
porcentajes, etcétera), la
hoja de cálculo interpreta
los datos como si fuesen
números, lo que permite
utilizar fórmulas
matemáticas en ellos. De
manera predeterminada
(sin que medie ninguna
acción voluntaria) los datos
reconocidos como
números se justificarán
hacia la derecha en la
celda.
23. Ingreso de datos alfanuméricos
Al ingresar letras en una celda, la hoja de cálculo
interpreta los datos como alfanuméricos y por eso
bloquea la opción de utilizar herramientas
matemáticas en ellos. De manera predeterminada,
los datos reconocidos como alfanuméricos se
justificarán hacia la izquierda en la celda.
24. Como ingresar una función
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario)
que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función: primero en una celda, comenzar a ingresar
la función con el signo "igual" (=). Y a continuación
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por COMA O PUNTO Y COMA.
25. Cómo ingresar una fórmula
• Las fórmulas son expresiones que al ser interpretadas por
la hoja de cálculo permiten realizar cálculos utilizando los
datos de otras celdas.
• Para ingresar una fórmula en una celda, se debe
seleccionar la celda y comenzar a ingresar la fórmula con
el signo "igual" (=). Si la sintaxis ingresada luego del signo
igual (=) no es correcta, la hoja de cálculo mostrará un
mensaje de error precedido por el carácter #. En el caso de
una referencia de celda inválida, la hoja de cálculo
mostrará el valor #REF!.
26. Cómo ingresar una fórmula
• Una fórmula puede contener referencias de otras celdas,
expresiones, lo que significa que son operadores que
permiten realizar operaciones simples en los valores de
otras celdas, como también funciones.
• Las funciones integradas de la hoja de cálculo permiten
realizar cálculos elaborados basados en valores de la hoja
de cálculo, como ser, promedios, redondeos, etcétera.
27. Cómo definir el formato de una
celda
El formato de una celda
define la manera en que
la hoja de cálculo
mostrará su valor. Para
definir el formato de una
celda, hay que ir al menú
Formato > Celda y
seleccionar la pestaña
Número. La hoja de
cálculo ofrecerá una
serie de formatos
divididos por categoría:
28. Referencias absolutas de celdas
• En modo A1: la referencia absoluta de
una celda se escribe con el número de fila
y el de columna precedidos por el signo $.
• $LetraDeColumna$NúmeroDefilaPor
ejemplo, $A$34 representa la celda
localizada en la intersección de la
columna indicada, A y la fila 34.
29. Referencias nombradas
Puede darse un nombre a una celda o a un grupo
de celdas. Para nombrar una celda en Excel, se
debe seleccionar la celda o la serie de celdas a
nombrarse y se debe ir al cuadro de nombres,
escribes ahí el nombre y enter.
Cuando una celda o la serie de celdas posee un
nombre (a veces se usa el término etiqueta), puede
ser referenciada por nombre. Esta funcionalidad es
útil especialmente cuando ciertas celdas o serie de
celdas contienen datos característicos porque se
pueden referenciar por nombre aún si las celdas o
serie de celdas han sido movidas.
30. Referencias nombradas
Por ejemplo, en una factura, es útil usar un
nombre de celda como totalsin para la celda que
proporciona el total sin impuesto de un pedido.
También puede crearse una celda llamada IVA
que contenga el valor de Impuesto al valor
añadido. Por eso, al tener que calcular el total con
impuestos incluidos, sencillamente se debe
multiplicar la celda llamada totalsin por la celda
llamada IVA.
31. Comentarios
Los comentarios (a veces denominados
anotaciones) se pueden agregar a una celda para
proporcionar información adicional que no se
quiere (o no se puede) mostrar en la hoja de
trabajo.
Para agregar un comentario en una celda en
Excel, se debe seleccionar la celda o la serie de
celdas a nombrarse y luego ir a Insertar >
Comentario o hacer clic sobre la celda o grupo de
celdas con el botón derecho del ratón y elegir
insertar comentario.
