modelo de negocio

1

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Proyecto:
Actualización del Sistema de Información
de Bienes Muebles

MODELO DE NEGOCIO

William J. Montilva C.
Enoch Vasquez S.
Enero, 2007

Tabla de Contenido
Página
Introducción

1

1. Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . .

2

2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . .

3

2.1. Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . .

3

2.2. Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . .

3

2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . .

3

3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . .

5

3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . .

6

3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes .

6

3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

3.2.1.1. Proceso de Incorporación de Bienes . . . . . . . . . . . . . . .

7

3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes

..................

21

3.2.1.3. Proceso de Desincorporación de Bienes . . . . . . . . . . .

26

3.2.1.4. Proceso Modificación Características Físicas de Bienes

42

3.2.2. Procesos de Control de Bienes

.........................

3.2.2.1. Proceso de Inventario Físico de Bienes

44

...........

45

3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . .

48

3.3.1. Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes . . .

48

3.3.2. Proceso Rendición Mensual de la Gestión de Bienes . . . . . . . . .

50

4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53

5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de
Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . .

61
66

7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . .

68

Anexo A: Planillas y Formatos

A-1

Anexo B: Glosario

B-1

Bibliografía

C-1

Introducción
Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatización e
integración administrativa de la Universidad de Los Andes y específicamente en lo relativo
a la gestión administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a
continuación un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del
proyecto para la Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA.
El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el
sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control físico de los bienes
muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o
contexto donde el Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo
que este último proporcione los servicios de información requeridos para cumplir con tan
importante misión dentro de la administración universitaria.
Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de
Bienes de la Universidad de Los Andes, servirá para representar tanto gráficamente como
textualmente diferentes aspectos relacionados con la administración de los activos fijos de
la universidad. Dicho modelo permitirá describir los objetivos que el área financiera debe
alcanzar para el control físico de estos bienes. Los procesos y actividades que serán
realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar
estos procesos, así como el marco legal que regula dichos procesos. Así mismo, la
identificación de actores (personas o máquinas) responsables de la ejecución de estos
procesos y la definición de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe
en el método de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por
J. Montilva y J. Barrios [1].
El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los
principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuación:
La sección 1, define en términos generales el sistema de registro y control de bienes y
su contexto.
La sección 2, describe los objetivos generales y específicos de este sistema de
actividades (modelo de objetivos).
La sección 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir
dichos objetivos (modelo de procesos).
La sección 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, así como la
estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de
actores/unidades).
La sesión 5, señala las reglas de negocio que regulan la ejecución de estos procesos, las
cuales están representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el
control interno de bienes (modelo de reglas de negocio).
La sección 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de
trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos).
La sección 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para
ejecutar estos procesos (modelo de objetos).

1

Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes

Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios,
políticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las
adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles,
propiedad de la Universidad de Los Andes. Así como también, el control sobre el uso,
conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos.
Entiéndase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos,
mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duración que no estén
adheridos físicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes.
Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra
ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con
los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.

Sistema Financiero de la ULA
Sistema de Registro
y
Control de Bienes
Sistema
de
Compras

Sistema
de
Contabilidad

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

El vinculo con el Sistema de Compras se da a través de los procesos de solicitud,
adquisición y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o
producidos internamente en la institución.
Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser
registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control
perceptivo, verificación de comprobantes, asignación de códigos de inventario y rotulación
de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes,
creándose un registro único de identificación por cada bien registrado en el inventario.
Así mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas
contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos
fijos de la institución todos los bienes muebles adquiridos.

2

Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Según lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad
de Los Andes [2], artículo 1, donde hace mención que el principal objetivo de esta área
administrativa es la de practicar el control físico de los bienes muebles propiedad de la
Universidad de Los Andes.
Entendiéndose como control físico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones,
desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento y custodia de los activos fijos
tangibles de la Universidad.
Basados en este objetivo principal, así como de la misión y visión que se tiene de esta área
administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos.
2.1

Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes
Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada
administración y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas
vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes
contralores del estado, de toda la información oportuna, veraz y precisa sobre el
patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes.

2.2

Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes
Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la
Universidad de los Andes mediante la aplicación de las normativas legales que rigen
la materia.

2.3

Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes
1. Mantener el control físico de los bienes mediante el registro y control de las
incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento,
custodia y actualización del inventario físico de los bienes muebles de la ULA
con apego a las leyes y normativas vigentes.
1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que
reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles.
1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la
Universidad, ya sean por compra, donación o producción
institucional.

1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicación física y de
responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de
un recinto universitario a otro.
1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados
de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donación,
permuta, robo o inservibilidad.
1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier
cambio en las características físicas de un bien, así como de la
ubicación y responsable del mismo.
1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y
custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad.
1.2.1. Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el
levantamiento del inventario físico de los bienes muebles de la
Universidad.
1.2.1.1. Ejecutar la revisión física de los bienes muebles de cada
dependencia universitaria.
1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificación física
contra los registros llevados en forma automatizada.
1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto
manuales como automatizados
por las diferencias
encontradas.
1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal
que los utiliza en la ejecución de sus funciones.
1.2.3. Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo
a los bienes muebles de la Universidad.

La figura 2 presenta un diagrama jerárquico donde se resumen los objetivos generales y
específicos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

OBJETIVO 1:
Mantener el control físico de los bienes
muebles de la ULA mediante el registro y
control de sus incorporaciones,
desincorporaciones, traslados,
conservación, mantenimiento, custodia y
actualización del inventario físico con
apego a las leyes y normativas vigentes.

OBJETIVO 1.1:
Efectuar el registro de los movimientos
de bienes que reflejen las
incorporaciones, desincorporaciones y
traslados de bienes muebles.

OBJETIVO 1.2:
Efectuar el Control sobre el uso,
conservación, mantenimiento,
reemplazo y custodia de los bienes
muebles de la ULA.

OBJETIVO 1.1.1:

OBJETIVO 1.1.2:

OBJETIVO 1.1.3:

OBJETIVO 1.1.4:

OBJETIVO 1.2.1:

OBJETIVO 1.2.2:

Llevar un
registro de los
bienes muebles
adquiridos por
la Universidad
ya sea por
compra,
donación o
producción
institucional.

Mantener un
registro del
cambio de
ubicación física
y responsables
de los bienes
muebles cuando
estos son
trasladados de
un recinto
universitario a
otro.

Conservar un
registro de todos
los bienes
muebles
desincorporados
de los activos
fijos de la
Universidad, ya
sean por venta,
donación,
permuta, robo o
inservibilidad.

Mantener
actualizado
cualquier cambio
en las
características
físicas de los
bienes muebles,
así como de su
ubicación y
responsable.

Verificar el
estado, uso y
conservación de
los bienes
mediante el
levantamiento del
inventario físico
de bienes
muebles de la
Universidad.

Asignar
responsabilidades
para la custodia de
los bienes al
personal que lo
utiliza en la
ejecución de sus
funciones.

OBJETIVO 1.2.3:

Realizar
mantenimiento
periódico tanto
preventivo como
correctivo a los
bienes muebles de
la Universidad.

Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

3

Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un
conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de
negocio son modelados como una jerarquía de procesos con varios niveles de abstracción.
Tomando como base algunas reglas de modelado extraídas del método BMM [1], el nivel
más alto de la jerarquía de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente,
cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos
representados mediante Diagramas de Jerarquía de Procesos de UML Business.
Alternativamente, cada proceso del Diagrama de Jerarquía de Procesos puede ser descrito
usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue
dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que
ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por último, cada uno de los
procesos de más bajo nivel del Diagrama de Jerarquía de Procesos se describe
separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).

3.1

Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de
la ULA y específicamente en la misión de este sistema, se muestra a través de una cadena
de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este
sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.

Procesos Fundamentales
<<proceso>>

<<proceso>>

1. Registro de
Bienes

2. Control de
Bienes

Procesos de Apoyo
<<proceso>>
1. Planificación y Control de la
Gestión de Bienes
<<proceso>>
2. Rendición Mensual de la
Gestión de Bienes

Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA

3.2

Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes

Tal como se indica en el gráfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema
de Registro y Control de Bienes de la ULA son:
Proceso de Registro de Bienes y
Proceso de Control de Bienes.
3.2.1

Procesos de Registro de Bienes

El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros
permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y
traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel
de descomposición del proceso de Registro de Bienes.

<<proceso>>

<<proceso>>

1. Registro de
Bienes

2. Control de
Bienes

<<proceso>>
1. Registro de Bienes
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1
Incorporación
de Bienes

1.2
Traslado de
Bienes

1.3
Desincorporación
de Bienes

1.4.
Modificación
Características
Físicas

Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes

3.2.1.1 Proceso de Incorporación de Bienes
Objetivo del proceso:
Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos
sean adquiridos por concepto de compra, donación o producción
institucional.
Diagrama general del proceso:
<<regla>>
•
•
•
•

Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Inventario
Circular vigente número 01-2003
Manuales o catálogos de cuentas
contables para el sistema de contabilidad
pública elaborado por Programa de
Modernización de la Administración
Financiera del Estado
• Publicación número 9 actualizada de la
Contraloría General de la República.

<<objetivo>>

<<actor>>

Registrar la incorporación de bienes
muebles s de la Universidad de los
Andes por compra, donación y
producción institucional.

• Director de Finanzas
• Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes

controla

cumple

<<regula>>

<<evento>>
Proveedor

Entrega de
bienes muebles

<<Información>>
• Solicitud de incorporación de
bienes muebles
• Comprobante de adquisición de bienes
( - Factura de compra,
- Recibo de producción o
- Acta de aceptación de bienes )
• Orden de Compra o nota de entrega
• Carta del ente externo que dona los bienes
• Cualquier otro documento que avale
la adquisición licita de los bienes

<<proceso>>

<<requiere>>

1.1 INCORPORACIÓN
DE BIENES

<<Información>>
Expediente de bienes conformado por:
• Fotocopia del comprobante de
adquisición de bienes
• Formatos F-I-21
• Formatos F-I-20 de cada
bien incorporado

Archivo de la OCCB

<<objeto>>
Bienes muebles marcados
Bien identificado

<<Información>>
<<ejecuta>>

<<actor>>
• Administrador de la
Dependencia
• Jefe de la OCCB
• Secretaria de la OCCB
• Registrador de Bienes
• Consejo Universitario

<<suple>>

Comprobante original de adquisición
(codificado con códigos contables
y números de inventario)

Dependencia
Universitaria

<<información>>
• Sistema de Control de Bienes
Muebles Versión Junio 2005
• Sistema de Reportes.
• Sistema de Correspondencia.
• Formatos Preelaborados
(F-I-20 y F-I-21)

• F-I-20: Recolección de datos bienes muebles.
• F-I-21: Formas de control de flujo.

Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporación de Bienes

Subprocesos asociados:
<<proceso>>

<<proceso>>

1. Registro de
Bienes

2. Control de
Bienes

<<proceso>>
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1
Incorporación
de Bienes

1.2
Traslado de
Bienes

1.3
Desincorporación
de Bienes

1.4.
Modificación
Características
Físicas

<<proceso>>
1.1 Incorporación de Bienes
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1.1
Control
Perceptivo

1.1.2
Verificación
de Recaudos

1.1.3
Asignación de
Códigos

1.1.4
Rotulación de
Bienes

Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporación de Bienes

3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo
Objetivo del subproceso:
Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de
producción o acta de aceptación correspondan con lo especificado en las
ordenes de compra o nota de pedido.
Fronteras:
Inicia:

Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos
por una dependencia universitaria.
Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
incorporación de los bienes adquiridos.
Actores:
Administrador de la Dependencia

Diagrama de Actividades:
Proveedor

Administrador Dependencia

Bien mueble
[Entrega]

Verificar Factura/Nota de Entrega

[pedido incorrecto]

Bien mueble
[Nota Devolución]

Informar proveedor

Jefe Oficina Central Control Bienes

[pedido correcto]

Procesar entrada de bienes

Solicitar registro de Bienes

Solicitud de incorporación
[Solicitada]

Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo

Procedimiento:
Actividades
1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de
producción o acta de aceptación.
2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de
entrega, orden de compra y/o factura y deberá verificar que
las características y las cantidades de los bienes sean iguales
a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra
y/o factura.
2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no
coinciden con la orden de compra, elabora
comunicación con las observaciones, notificando las
diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica
al proveedor.
2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden
con la orden de compra, se procesa entrada de los
bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la
incorporación de estos bienes adquiridos.

Actores
Proveedor

Administrador de
Dependencia

3.2.1.1.2 Subproceso de Verificación de Recaudos
Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales
como: la factura original de compra, recibo de producción, acta de
aceptación especifiquen claramente el precio, cantidad y características

físicas de los bienes adquiridos por compra, donación o producción
institucional.
Fronteras:
Inicia:

Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe la solicitud de incorporación de bienes y sus
respectivos recaudos.
Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos
recaudos para la incorporación de estos bienes.

Sub subprocesos asociados:
<<proceso>>
1.1 Incorporación de Bienes
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1.1
Control
Perceptivo

1.1.2
Verificación
de Recaudos

1.1.3
Asignación de
Códigos

1.1.4
Rotulación de
Bienes

<<proceso>>
1.1.2 Verificación de Recaudos
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1.2.1
Verificación
de Recaudos
por Compra

1.1.2.2
Verificación
de Recaudos
por Donación

1.1.2.3
Verificación de
Recaudos por
Producción

Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificación de Recaudos

3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra

Objetivo del sub-subproceso:
Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad
y características físicas de los bienes adquiridos.
Actores:
o
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Administrador
Dependencia

Solicitud de
incorporación
[solicitada]

Secretaria Oficina Central de Control
de Bienes


Revisar recaudos

Verificar factura

[completos]
[incompletos]
Solicitud de
incorporación
[Rechazada]

Registrador de Bienes
(interno)

Elaborar nota de
devolución

[no válido]

[válido]

Solicitud de
incorporación
[por asignación]

Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra

Procedimiento:
Actividades
1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de
solicitud de incorporación de bienes.
2. Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene
acompañada de la factura original de compra y su
respectiva orden de compra o nota de entrega.
3. Si los recaudos están incompletos los devuelve a la
dependencia universitaria.
4. Si los recaudos están completos, los remite al Jefe de la
Oficina.
5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha
solicitud, chequeando que la factura original contenga
explícitamente los datos de: marca, modelo, serial, cédula
y nombre del responsable, así como la ubicación física del
bien. Así como también, que esta venga a nombre de la
unidad organizativa que adquirió dichos bienes y no a
titulo de una persona natural.
6. Si los recaudos están correctos, entrega al Registrador de
Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de
bienes al inventario.
7. Si alguno de estos recaudos está incorrecto, solicita a la
Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución.
8. Elabora nota de devolución, la cual lleva la firma del Jefe
de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia
universitaria que solicitó la incorporación.

Actores

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Central de Control de
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación

Verificar que el acta de aceptación o carta de donación indique que los
bienes están siendo donados a la Universidad de Los Andes,
especificando además las características de los bienes donados.
Actores:
o
o
o
Dirección de Finanzas
o
Vicerrectorado Administrativo
o
Consejo Universitario
Administrador
Dependencia

Solicitud de
incorporación
[solicitada]

Secretaria Oficina Central de
Control de Bienes



Registrador de Bienes (
interno)

Revisar recaudosde
donación
[completos]

Verificar acta de aceptación

[incompletos]
Solicitud de
incorporación
[Rechazada]

Elaborar nota de
devolución a institución

[correcta]
[incorrecta]
Realizar inspección física de
bienes donados

Elaborar informe sobre la
donación

Enviar solicitud e informe al CU

Revisar solicitud de
donación bienes

Enviar Solicitud
al CU

Solicitud de
incorporación
[Resolución]

Recibir resolución de
incorporación por
donación
Entregar recaudos

Solicitud de
incorporación
[por asignación]

Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación

Procedimiento:
Actividades
1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio
donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes
donados, para lo cual solicita su incorporación, previa
aprobación del Consejo Universitario.
2. Remite la solicitud de incorporación de bienes por
donación y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina.
3. Revisa que la solicitud de incorporación venga
acompañada de un acta de aceptación o una carta del ente
externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente,
puede consignar si la hubiere, la factura original de
compra a nombre del ente o institución que dona los
bienes.
4. Verifica que el acta de aceptación o la carta de donación
exprese claramente que los bienes están siendo donados a
la Universidad y que refleje dentro de la misma, las
características de los bienes donados, tales como: marca,
modelo, serial, entre otros.
5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspección
física a los bienes donados.
6. Elabora informe donde se detallan las características de
los bienes, su estado físico y el costo unitario de cada uno
de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un
justiprecio.
7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez
lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y éste al
Consejo Universitario para su estudio y aprobación según
consta en el artículo 20 del Reglamento de Inventario.
8. Revisa informe de incorporación de bienes por donación y
lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe la resolución del Consejo Universitario, aprobando
o negando la incorporación de los bienes donados y la
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
10. Recibe y verifica la resolución del Consejo Universitario
de bienes donados.
11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptación o
rechazo para la incorporación de bienes donados.
12. Entrega recaudos para la incorporación de bienes al
Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Bienes

Director de Finanzas

Jefe de la Oficina
Bienes

Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción
Verificar que el recibo de producción detalle claramente la cantidad de
bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material
utilizado, así como el costo unitario de cada bien elaborado.
Actores:
o
o


[solicitada]

Control de Bienes


interno)

Revisar recaudos
de producción
[completos]

Verificar recibo de
producción

[incompletos]

[Rechazada]

Elaborar nota de
devolución a dependencia

[válido]
[no válido]

Solicitud de
incorporación
[por asignación]

Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción

Procedimiento:

1.
2.
3.
4.

Actividades
Recibe oficio de solicitud de incorporación de bienes por
parte del Administrador de la Dependencia.
Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene
acompañada del respectivo recibo de producción de los
bienes que han sido fabricados dentro de la institución.
Si los recaudos están incompletos, devuelve estos
recaudos a la dependencia universitaria.
Si los recaudos están completos, los remite al Jefe de la
Oficina.

Actores

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

5.

6.
7.
8.

Actividades
Verifica que el recibo de producción incluya la cantidad
de producidos, el desglose de costos por mano de obra y
el material utilizado, así como el costo unitario de
producción de cada uno de los bienes.
Si los recaudos están correctos, entrega al Registrador de
Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de
estos bienes al inventario.
Si alguno de estos requisitos está incorrecto, solicita a la
Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución
respectiva.
Elabora nota de devolución, la cual lleva la firma del Jefe
de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia
universitaria que solicitó la incorporación.

Actores

Jefe de la Oficina
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.1.3 Subproceso de Asignación de Códigos
Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de
la ULA mediante la generación y asignación de un código único de
identificación.
Fronteras:
Inicia:

Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos
necesarios para efectuar la incorporación de bienes.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los
expedientes de bienes para su rotulación.

Actores:
o
Registrador de Bienes (Interno)
o
o
o
Sistema de Control de Bienes Muebles

Secretaria Oficina Central

Recaudos Originales
[entrega a
dependencia]

Jefe Oficina Central Control
Bienes

[por asignación]

Registrador de Bienes (interno)

Sistema de Control de Bienes
Muebles

Consultar manual de códigos

Consultar códigos

[bien no definido]

[bien definido]
¿ Existe ?

Entregar
recaudos
originales

externo)

Agregar nuevo código

Registrar datos del bien
(Formato F-1- 20)

Archivar
expediente

Calcular número de unidad

Emitir planilla Formato FI20
Notificar registrador

Almacenar datos del bien
Imprimir Reporte

Enviar asignación de
trabajo mensual
Transcribir códigos en factura
Asignar expedientes
para rotulación

[expediente]

Registrar manualmente
formato F-1-21

[por rotulación]

Conformar expediente de bienes

Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignación de Códigos

Procedimiento:
Actividades
Actores
1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporación de
bienes (oficio con hoja de seriales, factura original
/recibo de producción /acta de aceptación de bienes).
2. Consulta en el sistema automatizado y en la sección de
Manual de Códigos, si cada uno de los bienes a
incorporar tiene una descripción de bienes ya definida en (Interno)
el sistema.
3. Si la descripción de un bien no esta registrada dentro del
sistema, se crea un registro donde se introduce el código y
la descripción que haga referencia a este nuevo bien.
3.1. Agrega los datos de descripción del nuevo artículo.
Sistema de Control de
Bienes Muebles
4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada
bien, proporcionando la marca, modelo, serial,
dependencia, concepto de adquisición, fecha de
(Interno)
adquisición, número de factura y precio unitario del bien.
5. Asigna automáticamente el número de unidad que se
encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda
al tipo de descripción de cada bien a registrar.
Bienes Muebles
6. Agrega los datos básicos de cada uno de los bienes que se
están incorporando al inventario.

Actividades
Actores
7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la
recolección de datos (Formato F-I-20) a través del sistema
(Interno)
automatizado.
8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de
Bienes Muebles
9. Anota los códigos de identificación de cada bien (código
o número de inventario) ya asignados, en el dorso de la
factura original, recibo de producción o acta de
aceptación.
10. Estampa mediante sello numérico los códigos contables
que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura
original, recibo de producción o acta de aceptación.
11. Señala además, el responsable de la codificación mediante
firma y sello producidos.
12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo
(Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la
misma ubicación física, anotando la fecha y responsable
de cada actividad en las secciones de codificación de
planillas, asignación de unidades y registro de unidades
(Interno)
respectivamente.
13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de
compra, recibo de producción o acta de recepción de
bienes.
14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser
devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos
para ser guardados en el archivo general de la oficina.
15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la
copia restante, el formato de control de flujo (Formato FI-21) y las planillas de recolección de datos (Formato F-I20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al Jefe de
la Oficina.
16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos
originales de la incorporación de bienes y una copia de los
mismos.
17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporación Secretaria de la
y las fotocopias de los recaudos.
Oficina Central de
18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio Control de Bienes
inicio al trámite de la incorporación de bienes, entregando
los recaudos originales debidamente codificados con los
códigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina.
19. Firma oficio de notificación y revisa que la asignación de
unidades corresponda con lo adquirido en las facturas,
Jefe de la Oficina
recibos o actas, así como sus respectivos códigos
contables y devuelve a la Secretaría para su envío.
Bienes
20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el
Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los

Actividades
Actores
formatos debidamente llenados.
21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la
ubicación física de la dependencia un Registrador de
Bienes (Externo), el cual se encargará de la rotulación y
marcado de estos bienes. Dicha asignación es asentada en
la hoja “asignación de trabajo mensual”.
22. Envía a la Secretaria la hoja asignación de trabajo
mensual y los respectivos expedientes, para que sean
distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos).
23. De acuerdo a la hoja asignación de trabajo mensual,
elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes
(Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el
Jefe de la Oficina.
Secretaria de la
24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original Oficina Central de
y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular
Control de Bienes
junto con la hoja de asignación de trabajo.
25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignación de
trabajo para su archivo y posterior control.

3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulación de Bienes
Marcar físicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de
bienes de la ULA mediante la elaboración y posterior pegado de las
placas o etiquetas, adhesivas o metálicas para la identificación de cada
uno de ellos.
Fronteras:
Inicia:

Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los
expedientes de los bienes a rotular.
Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el
sistema los datos de ubicación de cada uno de los bienes
rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas FI-20 y F-I-21 debidamente llenadas.

Actores:
o
Registrador de Bienes (Externo)
o

Control de Bienes

Registrador de Bienes (externo)

Muebles

Elaborar placas de identificación

Buscar código del bien

Programar visita dependencia

[por rotulacion]

Imprimir etiquetas

Ubicar físicamente el bien

[Acta de bienes faltantes]

[No]
Preparar Acta
Faltantes

¿ Existe ?

Verificar datos en recaudos con
características físicas del bien
[hay diferencias]
[Acta de diferencias
bien/factura]

Preparar acta de
diferencias físicas

[no hay dferencias]

Colocar placa de identificación

Completar datos en formatos FI20 y FI21

Registrar datos de ubicación del bien

Agregar datos de ubicación

Emitir planillas Formatos FI20 y FI21

Revisa registro de datos del bien

Solicitud de incorporación[
Incorporada]

Actalizar expediente de bienes

Imprimir listados

Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulación de Bienes

Procedimiento:
Actividades
1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y
verifica que lo indicado en la factura original, recibo de
producción o acta de aceptación coincida con lo
especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21.
2. Ingresa al sistema automatizado y específicamente en el
módulo de impresión e introduce los códigos de
inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o
etiquetas de identificación.
3. Imprime las etiquetas de identificación de cada bien
mueble.
4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los
bienes a marcar.
5. Ubica físicamente los bienes según la localización
reflejada en el formato F-I-21.
6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra,
recibo de producción o acta de aceptación y en los
formatos F-I-20 coincida con lo percibido físicamente en
los bienes.
7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique
la localización física (conjunto, edificio, nivel y recinto) y
la cédula del responsable de cada bien.
8. Coloca la placa o etiqueta de identificación a cada bien
mueble y estampa con marcador en un sitio visible el
código de inventario correspondiente.
9. Transcribe los datos que fueron completados en los
formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de
inventario.
10. Agrega los datos de ubicación y responsable de cada uno
de los bienes rotulados.
11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla
definitiva de recolección de datos de un bien (F-I-20), la
cual será anexada al expediente de bienes.
12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes
rotulados.
13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de
elaboración de placas, colocación de placas y trascripción
de los datos, la fecha de realización de la actividad y el
nombre y firma del responsable.
14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.

Actores

(Externo)

Bienes Muebles

(Externo)

Bienes Muebles
(Externo)
Bienes Muebles
(Externo)

3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes
Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean
cambiados de ubicación física y responsable dentro de los recintos
universitarios.
Fronteras:
Inicia:

Cuando la Dependencia Universitaria envía a la Oficina
Central de Control de Bienes la autorización de traslado de
bienes.
Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes
actualiza los datos de ubicación y responsable en el sistema
automatizado y archiva original de la autorización de traslado.
Actores:
o
o
o

<<regla>>

<<objetivo>>

<<actor>>

• Reglamento del Sistema de Inventario de
la ULA
• Manual de procedimientos para el control
de activos fijos.

Mantener un registro del cambio de ubicación
física y responsables de los bienes muebles
cuando estos son trasladados de un reciento
universitario a otro


<<controla>>

<<alcanza>>

Archivo de la OCCB

<<regula>>

<<Información>>

<<evento>>
Solicitud de traslado
de bienes

• Autorización de
Traslado de Bienes
certificada

<<proceso>>

Dependencia
Universitaria
<<requiere>>

1.2. TRASLADO
DE BIENES

<<objeto>>

<<Información>>

Bienes muebles trasladados

• Planilla de Autorización
de Traslado de Bienes

<<ejecuta>>

<<actor>>
• Jefe de la OCCB

Dependencia que
cede el bien

<<suple>>

<<Información>>
• Sistema de Reportes
• Sistema de Correspondencia

Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes

Dependencia que
recibe el bien /
Depósito de
Bienes


<<proceso>>

<<proceso>>

1. Registro de
Bienes

2. Control de
Bienes

<<proceso>>
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1
Incorporación
de Bienes

1.2
Traslado de
Bienes

1.3
Desincorporación
de Bienes

1.4.
Modificación
Características
Físicas

<<proceso>>
1.2 Traslado de Bienes
<<proceso>>

<<proceso>>

1.2.1
Traslado de
Bienes entre
Dependencias

1.2.2
Traslado de
Bienes a los
Depósitos

Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes

3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias
Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias
universitarias.
Actores:
o
o
o

Administrador
Dependencia

Control de Bienes


Muebles

Autorización Traslado F-13
[Solicitud]

Enviar solicitud
de traslado

Enviar al Jefe de la OCCB

Autorización Traslado
F-13
[Nota Devolución]

Verificar Autorización
no válida

válida

Registrar traslado

Modificar ubicación /
responsable

Preparar reporte de traslado

F-13
[Copia]

Informar Dependencia

Archivar Autorización de traslado

Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

Procedimiento:
1.
2.

3.
4.

5.

Actividades
Recibe por triplicado la autorización de traslado de bienes
por parte de la dependencia universitaria que desea ceder
bienes y la remite al Jefe de la Oficina.
Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de
los representantes de las dependencias que ceden y reciben
los bienes, así como también una descripción de los bienes
a trasladar con su respectivo número de inventario.
Si no cumple con los requisitos, devuelve autorización de
traslado a la dependencia origen y da por terminado el
proceso.
Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la
autorización de traslado, entregando las dos copias a la
dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se
encargará posteriormente de entregar una copia a la
dependencia que recibe los bienes.
Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes,
reflejando el cambio de ubicación física y responsable del
uso directo de estos bienes.

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Actividades
6. Modifica los datos de ubicación física y responsable de los
bienes trasladados.
7. Archiva original de la autorización de traslado en el
archivo de traslados.

Actores
Sistema de Control
de Bienes Muebles
Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos
Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una
dependencia a los depósitos de bienes adscritos a la Oficina Central de
Control de Bienes.
Actores:
o
o
o

Enviar solicitud
de traslado

Control de Bienes

Bienes Muebles

Autorización Traslado F-13
[Solicitud / 3 copias]

Enviar al Jefe de la oficina

F-13
[Nota Devolución]


Verificar Autorización

no válido

válido

Firmar y sellar autotización
F-13
[Copia]

Ejecutar inspección física

Clasificar bien: desuso / inservible

Registrar traslado

Modificar ubicación
/responsable

Trasladar bienes a deposito

Archivar Autorización de traslado

Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos

Procedimiento:
Actividades
1. Recibe la autorización de traslado de bienes (triplicado)
por parte de la dependencia universitaria que desea
trasladar bienes al depósito de la Oficina Central de
Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina.
2. Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de
del representante de la dependencia que entrega los
bienes, así como la descripción exacta de los bienes a
trasladar con sus respectivos números de inventarios y
características de cada uno de ellos.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorización de
traslado a la dependencia que entrega a depósito los
bienes y da por terminado el proceso.
4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde
se encuentran los bienes a trasladar.
5. Realiza una inspección ocular con la finalidad de
constatar el estado físico y las características de los
bienes.
6. Firma los triplicados de la autorización de traslado,
entregando una copia a la dependencia universitaria que
entrega los bienes.
7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado físico
de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles.
8. Traslada los bienes a cada uno de los depósitos de bienes
adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El
depósito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la
Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y
Educación y el depósito de bienes inservibles ubicado en
el galpón de producción de medicamentos en San Juan de
Lagunillas.
9. Registra el traslado de bienes al depósito dentro del
sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a
la Oficina Central de Control de Bienes bajo la
responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina.
10. Modifica los datos de ubicación física y responsable de
cada uno de los bienes traslados.
11. Archiva original y copia de la autorización de traslado en
el archivo de traslados.

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Bienes

Sistema de Control
de Bienes Muebles
Jefe de la Oficina
Bienes

3.2.1.3 Proceso de Desincorporación de Bienes
Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los
bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos
fijos bien sean por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.
Fronteras:
Inicia:

Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
desincorporación de una serie de bienes adscritos a su
dependencia. También, cuando por decisión de la jefatura de
la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la
institución bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o
inservibilidad o si un ente o institución externa solicita la
donación de bienes a la ULA.
Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
remite copia del Acta de Desincorporación de Bienes a la
Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a
la propia Oficina de Control de Bienes.

<<regla>>
• Reglamento de Sistema de Inventario de
la ULA, Sección 3 De la
Desincorporación, artículos 28 al 41.
de activos fijos.

<<objetivo>>

<<actor>>

Llevar un registro de los bienes muebles que
han sido desincorporados de los activos fijos
de la Universidad en caso de venta, donación,
permuta, robo o inservibilidad.
Archivo de la OCCB

Dependencia
Universitaria

<<controla>>

<<regula>>

<<evento>>

<<alcanza>>

Solicitud de
desincorporación de
bienes

<<Información>>

<<proceso>>

<<evento>>
Solicitud de
donación de bienes

1.3 DESINCORPORACIÓN
DE BIENES

Ente externo
a la ULA

• Acta de desincorporación
de bienes
• Informes técnicos
• Resolución del Consejo
Universitario

Dependencia,
Vicerrectorado
Administrativo,
Dpto. Contabilidad

<<objeto>>
<<Información>>
• Solicitud de desincorporación
de bienes muebles
• Solicitud de donación de bienes
• Informes de soporte

Bienes muebles desincorporados o
Bienes muebles donados

<<requiere>>

<<ejecuta>>

<<actor>>
•
•
•
•
•

Secretaria de la OCCB
Jefe de la OCCB
Director de Finanzas
Vicerrector Administrativo

<<suple>>

<<información>>
Muebles

Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporación de Bienes

Ente externo
a la ULA

<<proceso>>

<<proceso>>

1. Registro de
Bienes

2. Control de
Bienes

<<proceso>>
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.1
Incorporación
de Bienes

1.2
Traslado de
Bienes

1.3
Desincorporación
de Bienes

1.4.
Modificación
Características
Físicas

<<proceso>>
1.3 Desincorporación de Bienes
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

1.3.1
Desincorporación
por Venta

1.3.2
Desincorporación
por Donación

1.3.3
Desincorporación
por Permuta

1.3.4
Desincorporación
por Robo

1.3.5
Desincorporación
por Inservibilidad

Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporación de Bienes

3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporación por Venta
Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que
por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta.
Actores:
o
o
o
Unidad de Auditoria Interna
o
o
o
o

Control de Bienes


Auditoria Interna


Comisisón de Licitaciones

Bienes Muebles

Informe Desincorporación
[solicitud de auditor]
Realizar inspección en
Deposito de Bienes
Asignar auditor
no hay bienes
inservibles

hay bienes
inservibles

Enviar Informe de
Recomendaciones

Elaborar Informe de
Desincorporación por Venta

[Solicitud informe técnico y
recomendaciones]

Revisar Informe de

Enviar informe al CU de

[Recomendaciones]
Enviar Solicitud de
Desincorporación al CU

Envíar Resolución del CU

[Resolución]
Acta Desincorporación
[Solicitud de firma / 4 copias]

Archivar resolución
[creación]

Elaborar acta de Desincorporación
por Venta

Firmar acta Desincorporación
por Venta

[firmada / 4 copias]
[notificación, informe,
resolución (copia 1)]

[notificación, informe, resolución (
original Contabilidad)]

[notificación, informe y
resolución (copia 2)]

Enviar oficio notificación

Revisar documentación

[Acta apertura de sobres,
informe y avisos de
prensa]

Desincorporar Bienes por Venta
en el sistema automatizado

Enviar acta del proceso de
apertura de sobres

Modificar estado
de un bien

Archivar Acta Desincorporación por
venta, informe y resolución, acta de
apertura de sobres (copia)

Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Venta

Procedimiento:
1.

2.

3.

4.

Actividades
Actores
Recibe solicitud de desincorporación de bienes por parte
de una dependencia universitaria o la Jefatura de la
Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes
por venta.
Realiza la inspección física de los bienes a desincorporar
en los depósitos adscritos a la Oficina Central de Control
de Bienes, tomando fotografías para dejar constancia del
Jefe de la Oficina
estado físico de cada uno de los bienes.
Elabora informe técnico donde especifica las
Bienes
características generales de los bienes (marca, modelo,
serial y color), sus características contables (fecha de
adquisición, costo de adquisición, justiprecio y número de
inventario), así como su estado físico.
Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna
solicitando a un auditor para que evalúe los bienes a
desincorporar por remate o venta, anexando el informe
técnico.

Actividades
5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspección física de dichos bienes, elaborando un informe
de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina
Central de Control de Bienes.
6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de
la Oficina.
7. Elabora oficio de desincorporación dirigido al Dirección
de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo
Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo
para su debido estudio y aprobación, anexando el informe
técnico y el informe de recomendaciones.
8. Revisa informe de desincorporación de bienes por venta y
lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o
negando la desincorporación de bienes por venta y lo
10. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega
al Jefe de la Oficina.

Actores
Unidad de Auditoria
Interna
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes


Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
11. Revisa la resolución del Consejo Universitario y solicita a Jefe de la Oficina
la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación Central de Control de
por venta.
Bienes
12. Elabora el acta de desincorporación por venta,
especificando las características de los bienes
involucrados, así como el procedimiento seguido para
realizar dicha desincorporación.
13. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del
Secretaria de la
acta de desincorporación para las firmas de las partes
Oficina Central de
involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector
Control de Bienes
Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna y un
representante de la dependencia universitaria.
14. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
15. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del
informe técnico, del informe de recomendaciones y de la
resolución del Consejo Universitario.
16. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y Jefe de la Oficina
17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad, Bienes
Comisión de Licitaciones de la Dirección de Servicios
Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando
la desincorporación de bienes por remate o venta.

Actividades
18. Recibe de la Comisión de Licitaciones la copia del acta
del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisión
de Licitación y recortes de los avisos publicados en los
periódicos y lo remite al Jefe de la Oficina.
19. Revisa los documentos enviados por la Comisión de
Licitación.
20. Registra en el sistema automatizado la desincorporación
de bienes por venta, introduciendo el concepto de
desincorporación, fecha de desincorporación y número de
21. Agrega los datos de concepto, fecha y número de
resolución a cada uno de los bienes desincorporados.
22. Archiva los documentos que avalan la desincorporación
por venta.

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes
Bienes Muebles
Jefe de la Oficina
Bienes

3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporación por Donación
Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por
su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier
ente o institución.
Actores:
o
o
o
o
o
o


Secretaria Oficina Central Control Bienes



Contabilidad

Realizar inspección
donación no
válida

Solicitar
desincorporación

donación
válida
Solicitud Desincorporación
[solicitada]

Verificar informe
técnico

no válido
[Nota devolución]

Elaborar Informe

[Solicita Autorización]

válido

Notificar
Dependencia

Estudiar

es donación

Verificar de solicitud
donación/Empresa

de lo
contrario

Aprobar
Elaborar Acta

Desincorporar Bienes
no válida

válida
Archivar Acta (copia)

Remitir Acta

[Copia 2]

[Original]

[Resolución]

Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Donación

Procedimiento:
Actividades
Actores
1. Recibe solicitud de un ente o institución (externa) que Secretaria de la
requiere la donación de bienes propiedad de la ULA.
Oficina Central de
Control de Bienes
2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los
depósitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de
Bienes en desuso y/o inservibles.
3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica
mediante oficio al ente o institución solicitante y finaliza
el procedimiento.
Jefe de la Oficina
4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depósito,
elabora informe de desincorporación de bienes por
Bienes
donación, el cual especifica las características generales
de los bienes (marca, modelo, serial y color),
características contables (fecha y costo de adquisición,
justiprecio y número de inventario) y el estado físico de
los bienes a ser donados.
5. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas,

Actividades
quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a
través del Vicerrectorado Administrativo para su debido
estudio y aprobación.
6. Revisa informe de desincorporación de bienes por
donación y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
negando la desincorporación de bienes por donación y lo
9. Revisa la resolución del Consejo Universitario.
9.1. Si la resolución es aprobatoria, solicita a la Secretaria
la elaboración del acta de desincorporación por
donación con cuatro (4) ejemplares.
9.2. En caso contrario, notifica vía oficio la no aprobación
de la misma a la institución que solicita la donación.
10. Elabora el acta de desincorporación por donación,
especificando las características de los bienes a ser
donados, anexando carta de solicitud de donación por
parte de la institución y la resolución del Consejo
Universitario.
11. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta
de desincorporación para sus respectivas firmas por parte
del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe
de la Oficina Central de Control de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna, un
representante de la dependencia universitaria que posee
los bienes y un representante de la institución solicitante.
informe técnico y de la resolución del Consejo
Universitario.
14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad
notificando la desincorporación de bienes por donación.
de bienes, especificando que el concepto de
desincorporación es por donación, su fecha de
desincorporación y el número de resolución del Consejo
Universitario.
16. Agrega los datos de cada uno de los bienes
desincorporados: concepto, fecha y número de resolución.
17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de
bienes, de la siguiente manera: una copia a la institución
que recibe la donación, una copia al Vicerrectorado

Actores

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Bienes

Bienes Muebles
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Actividades
Actores
Administrativo, una copia a la Oficina de Control de
Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporación de bienes por
donación en el archivo principal de la oficina.
19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a Jefe de la Oficina
la institución solicitante.
Bienes

3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporación por Permuta
Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto
de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser
intercambiados por otros bienes.
Actores:
o
o
o
o
o
o


de Bienes



Sistema de Control
de Bienes Muebles

Realizar inspección
en Dependencia

[solicitada]

Verificar datos de
desincorporación por
permuta
no válido

[Nota devolución]

[Solicita Autorización]

no válida
válida
Elaborar Informe técnico
desincorporación por permuta

válido

Revisar Informe
técnico / permuta

Notificar
Dependencia
Enviar informe técnico al CU

Envíar Resolución
desincorporación por
permuta del CU

[Resolución]
no aprobada

aprobada

Elaborar acta de desincorporación
por permuta

[firmada]

[sin Firma]

Firmar acta desincorporación
por permuta / traslado

Modificar Estado
de un bien

Desincorporar Bienes por permuta

Archivar copia de Acta, informe y
resolución

[Copia+informe+resolución]

Enviar Acta de
desincorporación

[Original+informe+
resolución]

Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Permuta

Procedimiento:
Actividades
1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de
desincorporación de bienes por permuta con los siguientes
recaudos: informe técnico de los bienes a desincorporar,
cotización de los nuevos bienes, carta de aceptación del
proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la
ULA y su respectivo monto.
1.1. Si cumple con los requisitos, envía dicha solicitud al
Jefe de la Oficina.
1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus
respectivos recaudos.

Actores

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

2.
3.

4.

5.

6.
7.
8.

Actividades
Verifica que los recaudos consignados detallen las
características físicas de los bienes (marca, modelo, serial,
color, descripción, precio unitario y estado físico).
Realiza una inspección ocular de los bienes en la
dependencia que solicitó la desincorporación de bienes
por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con
lo especificado en los recaudos.
Elabora informe de desincorporación de bienes por
permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio
coinciden con las características generales de los bienes,
señalando además la fecha y costo de adquisición de los
bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a
recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de
la dependencia universitaria, si la hubiere.
Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas,
quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a
través del Vicerrectorado Administrativo para su debido
estudio y aprobación.
Revisa informe de desincorporación de bienes por
permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo.
Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o
negando la desincorporación de bienes por permuta y lo
Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega

9. Revisa la resolución del Consejo Universitario.
9.1. Si la resolución es aprobatoria, solicita a la Secretaria
la elaboración del acta de desincorporación por
permuta.
9.2. En caso contrario, notifica vía oficio la no aprobación
a la dependencia que solicita la desincorporación.
10. Elabora el acta de desincorporación por permuta,
anexando la resolución del Consejo Universitario.
11. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta
de desincorporación para sus respectivas firmas por parte
del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe
de la Oficina Central de Control de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna y un
representante de la dependencia universitaria que posee
los bienes a permutar.
informe técnico y de la resolución del Consejo
Universitario.

Actores

Jefe de la Oficina
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Bienes

Actividades
notificando la desincorporación de bienes por permuta.
de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha
de desincorporación y el número de resolución del
Consejo Universitario.
bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia
que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado
Administrativo, una copia a la Oficina de Control de
Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporación de bienes por
permuta en el archivo principal de la oficina.

Actores

Bienes Muebles
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporación por Robo
Mantener un registro de la desincorporación de todos los bienes muebles
que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de
haberse constatado su desaparición física o robo.
Actores:
o
o
o
o
o
o

Administrador
Dependencia

Control de Bienes


Sistema de Control
de Bienes Muebles

Auditoria Interna


Revisar Datos de
Notificación de Robo
[Informa]

[Devolución]

Verificar datos de
Notificación de robo
no válido

[Solicitud al CU, expediente de robo]

Cambiar el estado de
los bienes muebles

Revisar Expediente por
Robo

válido
Armar expediente sobre
el robo de bienes

[Informe del CICPC]

Enviar al CU solicitud de
desincorporación por robo

Solicitar al CICPC estado
de la investigación
Envíar Resolución del CU sobre
Desincorporación por robo

Enviar al CU Solicitud de
Desincorporación por robo
[resolución del CU]

[Original+informe+resolución]

por Robo

por Inservibilidad2

Desincorporar Bienes por robo
Modificar estado
de un bien
Archivar informe y resolución,acta
de desincorporación por robo
[resolución y
expediente de robo (
copia 1)]

[resolución y expediente
de robo (copia 2)]

Enviar Acta de
desincorporación por robo

[resolución, expediente de robo.
Dpto Contabilidad]

Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Robo

Procedimiento:
1.

2.
3.

4.

Actividades
Recibe oficio de una dependencia universitaria
notificando la desaparición de bienes por robo o hurto,
consignando con éste los siguientes recaudos: informe del
responsable exponiendo los hechos y detallando las
características de los bienes hurtados, informe de la
denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones
Científicas, Penales y Criminalísticas (CICPC) y lo remite
Revisa la documentación consignada con la notificación
de robo o hurto de bienes.
Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes
de los bienes que han sido hurtados, conformando un
nuevo expediente con la siguiente información: fotocopia
de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de
adquisición (factura de compra, recibo de producción o
acta de aceptación), informe del responsable e informe de
la denuncia ante el C.I.C.P.C.
Ingresa al sistema automatizado y cambia la condición o
estado de los bienes hurtados como “desaparecido”.

Actores

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Bienes

Actividades
5. Modifica la condición o estado actual de los bienes
robados.
6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando información sobre
los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los
bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido
efectuadas con los bienes de la Universidad.
7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en
espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su
defecto por la dependencia agraviada.
8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificación de las
acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones
de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina.
9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde
somete a su consideración la desincorporación de los
bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la
documentación recabada de los bienes y el informe de
resultados emitido por el C.I.C.P.C.
10. Entrega original y copia del oficio y la documentación
recabada del hurto de bienes a la Dirección de Finanzas
para su revisión, quien a su vez lo debe remitir al Consejo
Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo
para su estudio y aprobación.
11. Revisa
la
documentación
recabada
para
la
desincorporación de bienes por robo y lo remite al
Vicerrector Administativo.
negando la desincorporación de bienes por robo y lo
14. Revisa la resolución del Consejo Universitario,
solicitando a la Secretaria la elaboración del acta de
desincorporación por robo, si esta ha sido aprobada. En
caso contrario, se da por terminado el trámite de
desincorporación.
15. Elabora el acta de desincorporación por robo,
especificando las características de los bienes
involucrados, así como el procedimiento seguido para
realizar dicha desincorporación.
acta de desincorporación para las firmas de las partes
involucradas: responsable de la dependencia afectada,
Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de
la Oficina Central de Bienes y un representante de la
unidad de Auditoria.

Actores
Bienes Muebles

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes


Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Actividades
18. Anexa a cada acta de desincorporación, las copias del
expediente de bienes desaparecidos, la resolución del
Consejo Universitario, así como toda la documentada
recabada para ese momento.
19. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y
notificando la desincorporación de bienes por robo.
de bienes por robo, introduciendo la fecha y número de
bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la
dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al
Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de
Control de Bienes y la restante al Departamento de
Contabilidad.
24. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el
archivo principal de la oficina.

Actores

Jefe de la Oficina
Bienes

Bienes Muebles

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.1.3.5 Subproceso de Desincorporación por Inservibilidad
Llevar un registro de los bienes muebles que son desincorporados del
inventario de la ULA por concepto de inservibilidad, cuando estos
presenten un estado de deterioro que no sea posible su reparación.
Actores:
o
o
o
Unidad de Auditoria Interna
o
o
o
o


[Solicitada]

Control de Bienes


[solicitud de auditor]

Verificar datos de
solicitud
no válida

Inspeccionar Deposito
de Bienes

válida

[Nota de Devolución]

Auditoria Interna


Bienes Muebles

[Solicitud al CU, informe técnico y
recomendaciones]

Nombrar auditor

no hay bienes
inservibles
hay bienes
inservibles

Enviar Informe con
Recomendaciones

Elaborar Informe de Desincorporación
por Inservibilidad

Revisar Informe por
Inservibilidad
Enviar informe
Desincorporación por
Inservibilidadal C:U:

[Recomendaciones]
Enviar Solicitud de
Desincorporación por
Inservibilidad al CU
[Resolución]

Envía Resolución Desincorporación
por Inservibilidad

por Inservibilidad

[Original+informe+resolución]

[firmada]

por Inservibilidad
Modificar estado
de un bien

Desincorporar Bienes por
Inservibilidad

Archivar informe y resolución,acta
de desincorporación

Enviar Acta de desincorporación
por Inservibilidad

[informe, resolución: copia1]

[informe, resolución: original dpto
Contabilidad]

Figura 24. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Inservibilidad

Procedimiento:
Actividades
1. Recibe oficio de una dependencia universitaria solicitando
la desincorporación de bienes por inservibilidad o cuando la
Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide
desincorporar bienes que se encuentran en los depósitos de
bienes adscritos a dicha oficina.
2. Realiza la inspección física de bienes en la dependencia que
solicita la desincorporación o en los depósitos de bienes en
desuso o inservibles de la ULA, fotografiando dichos bienes
para dejar constancia de su estado físico.
3. Elabora un informe técnico de desincorporación, donde se
describen las características generales de los bienes (marca,
modelo, serial y color), sus características contables (fecha
de adquisición, costo de adquisición, justiprecio y número
de inventario), su estado físico, así como las razones por las
cuales se desea desincorporar estos bienes.
4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna
solicitando formalmente la asignación de un representante
de esa unidad, con la finalidad de inspeccionar los bienes
objeto de desincorporación, anexando el informe técnico.

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Actividades
5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspección física de dichos bienes, elaborando un informe
de inspección con sus respectivas recomendaciones, el cual
es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.
6. Recibe informe de inspección y lo remite al Jefe de la
Oficina.
7. Elabora oficio de desincorporación de bienes por
inservibilidad dirigido al Director de Finanzas, quien a su
vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del
Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y
aprobación, anexando el informe técnico y el informe de
inspección.
8. Entrega original y copia del oficio de desincorporación a la
Dirección de Finanzas para su revisión y posterior envío al
Vicerrectorado Administrativo.
9. Revisa informe de desincorporación de bienes por
inservibilidad y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
negando la desincorporación de bienes por inservibilidad y
lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
11. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al
Jefe de la Oficina.
12. Revisa la resolución del Consejo Universitario, solicitando
a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación
por inservibilidad, si esta ha sido aprobada. En caso
contrario, se da por terminado el trámite de
desincorporación.
13. Elabora el acta de desincorporación por inservibilidad,
especificando las características de los bienes involucrados,
así como el procedimiento seguido para realizar dicha
desincorporación.
acta de desincorporación para sus respectivas firmas:
responsable de la dependencia involucrada, Director de
Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina
Central de Bienes y un representante de la unidad de
Auditoria.
16. Anexa a cada acta de desincorporación, el informe técnico
de los bienes a desincorporar, el informe de inspección y
la resolución del Consejo Universitario.
notificando la desincorporación de bienes por

Actores
Unidad de Auditoria
Interna
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Dirección de
Finanzas
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

Actividades
inservibilidad.
18. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de
bienes por inservibilidad, cambiando su estado actual por
desincorporación e introduciendo la fecha y número de
19. Agrega los datos de concepto, fecha y número de resolución
a cada uno de los bienes desincorporados.
20. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y

Actores

Sistema de Control
de Bienes Muebles
Jefe de la Oficina
Central de Control
de Bienes

bienes por inservibilidad, de la siguiente manera: una copia
a la dependencia que desincorpora los bienes, una copia al
Secretaria de la
Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de
Oficina Central de
Control de Bienes y la restante al Departamento de
Control de Bienes
Contabilidad.
22. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el archivo
principal de la oficina.

3.2.1.4 Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien Mueble.
Mantener actualizado tanto en los archivos manuales como
automatizados cualquier cambio o alteración de las características
físicas de los bienes de la Universidad.
Fronteras:
Inicia:

Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe notificación de cambios en las características
físicas de bienes por parte de una dependencia universitaria.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes informa a la unidad de origen de los cambios
realizados y guarda los documentos probatorios de estos
cambios en los archivos de la Oficina Central de Control de
Bienes.

<<objetivo>>

<<regla>>

Mantener actualizado el registro de bienes
debido a cualquier cambio en las
características físicas de un bien, así como el
cambio de ubicación y/o responsable de bienes
dentro de una dependencia.

<<actor>>

• Reglamento del Sistema de Inventario de
la ULA, Artículo 7

<<controla>>

<<regula>>

<<alcanza>>

<<evento>>

<<proceso>>

Notifica cambio de
característica física
Dependencia
Universitaria

<<Información>>

<<requiere>>

<<Información>>

1.4 MODIFICACIÓN
CARACTERÍSTICAS
FÍSICAS

• Planillas F-I-20 de
cada uno de los bienes
modificados

Archivo de la OCCB

• Notificación cambio de
característica física de
bienes

<<ejecuta>>

<<suple>>

<<actor>>
• Jefe de la OCCB

<<Información>>

Figura 25. Diagrama del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien


Control de Bienes

Jefe Oficina Central Control
Bienes

Sistema de Control
de Bienes Muebles

Solicitar cambio de
características

Solicitud de cambio de
caracterísiticas
[solicitada]

Enviar al jefe de Oficina

Aclualizar
características de un
bien

Información
[notifica cambio]

Informar
dependencia

Archivar solicitud

Modificar
Características
de un bien

Figura 26. Diagrama de Actividades del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien

Procedimiento:
1.

2.
3.

4.
5.
6.

Actividades
Recibe una notificación del cambio de características
físicas de bienes por parte de una dependencia
universitaria, luego de haberse practicado el
mantenimiento o reparación de los mismos.
Envía la notificación de cambios al Jefe de la Oficina
Central de Control de Bienes.
Registra en el sistema automatizado los cambios en las
características físicas de los bienes muebles descritos en
la notificación y emite una nueva planilla F-I-20 por cada
bien modificado.
Modifica los datos de las características físicas de cada
uno de estos bienes.
Imprime la planilla F-I-20 de cada bien mueble
modificado.
Archiva la notificación de cambio y las planillas F-I-20 de
cada bien.

7. Informa a la unidad de origen de los cambios realizados.

3.2.2

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes
Jefe de la Oficina
Bienes
Bienes Muebles
Jefe de la Oficina
Bienes
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Procesos de Control de Bienes

El control de bienes agrupa a una serie de procesos y actividades dirigidas a la verificación
de la existencia y estado físico de los bienes, así como la conservación, mantenimiento y
custodia de los activos fijos tangibles de la ULA. Dichos procesos se muestran en la figura
27.
<<proceso>>

<<proceso>>

1. Registro de
Bienes

2. Control de
Bienes

<<proceso>>
2. Control de Bienes
<<proceso>>

<<proceso>>

<<proceso>>

2.1
Inventario Físico
de Bienes

2.2
Custodia de
Bienes

2.3
Mantenimiento de
Bienes

Figura 27. Subprocesos del proceso de Control de Bienes

3.2.2.1 Proceso de Inventario Físico de Bienes
Verificar físicamente la situación o estado actual de los bienes adscritos
a una dependencia universitaria, así como el cotejo con los registros de
inventario automatizados llevados por la Oficina Central de Control de
Bienes.
Fronteras:
Inicia:

Cuando una dependencia universitaria realiza la solicitud para
ejecutar el inventario físico de sus bienes o el Jefe de la
Oficina Central de Control de Bienes planifica el
levantamiento del inventario de una dependencia para efectos
de control.
Termina: Cuando la dependencia universitaria recibe el informe sobre la
situación del inventario de sus bienes adscritos.


<<regla>>
• Reglamento de Sistema de Inventario de la
ULA, Disposiciones generales, artículos 9,
11 y 15.
• Ley de Universidades, Artículo 73, punto 7.
• Circular vigente número 01-2003.
de activos fijos.

<<objetivo>>

<<actor>>

Verificar el estado, uso y conservación de los
bienes mediante el levantamiento del inventario
físico y posterior cotejo con los registros
automatizados de todos los bienes muebles de
la Universidad


Archivo de la OCCB

<<controla>>
<<alcanza>>

<<regula>>

<<evento>>
Dependencia
Universitaria
o Jefe de la
OCCB

<<Información>>

Solicitud levantamiento
inventario físico de
bienes

<<Información>>

• Informe de resultados
del levantamiento físico
de bienes de una
dependencia

<<proceso>>

<<requiere>>

2.1 INVENTARIO FÍSICO
DE BIENES

<<objeto>>
Bienes muebles marcados,
bienes muebles no identificados,
Bienes muebles faltantes

• Solicitud del levantamiento del
inventario físico de una
dependencia
<<ejecuta>>

<<actor>>
• Jefe de la OCCB

Dependencia

Vicerrectorado
Administrativo,
Dirección
Finanzas,
Auditoria Interna

<<suple>>

<<Información>>
Muebles
• Formato Preelaborado
(‘F-I-20-B)

• F-I-20-B: Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico

Figura 28. Diagrama del proceso de Inventario Físico de Bienes


Secretaria Oficina
Central de Control
de Bienes


Muebles


Visitar Dependencia
Programar inventario físico

[Oficio levantamiento
Inventario]

Enviar oficio

Recolectar datos
Inventario físico

Elabora oficio
Planilla F-1-20-B
[Registro]
Asignar Registardor
de Bienes
Cotejar Inventario

Consultar Bienes

hay diferencias

no hay diferencias

Registrar Diferencias en F1-1-20

Planilla F-1-20-B
[Cotejada]

Actualizar característica física,
localización y/o responsable

Revisar bienes con códigos
de inventario sin incluir

Agregar datos del bien

Revisar Planilla

[Informe Inventario]

Revisar características físicas.
ubicación y responsable

Elaborar Informe Inventario

Verificar bienes sin
identificación

Archiva Planilla F1-20-B

bien no
registrado

Consultar características

bien
registrado

Anexar en F-1-1-20
como "no Identificado"

Rotular bien

Verificar bienes
registrados sin ubicar

Cambiar estado
a "faltante"

Figura 29. Diagrama de Actividades del proceso de Inventario Físico de Bienes

Procedimiento:
1.

2.

3.
4.

Actividades
Recibe solicitud para obtener el inventario físico
actualizado de una dependencia universitaria o el Jefe de
la Oficina Central de Control de Bienes planifica, para
efectos de control, el levantamiento del inventario físico
de bienes de una dependencia.
Programa la realización del levantamiento del inventario
físico de bienes de una dependencia, determinando su
período de realización, así como, el personal requerido
para su ejecución.
Asigna un Registrador de Bienes para que realice el
levantamiento del inventario físico en la dependencia.
Elabora oficio dirigido a la máxima autoridad de la
dependencia a fin de notificarle la realización del
levantamiento del inventario físico de bienes.

Actores
Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Jefe de la Oficina
Bienes

5.

6.

7.

8.
9.

Actividades
Realiza el levantamiento del inventario físico de los
bienes en la dependencia asignada, usando la planilla que
registra los datos de las características físicas del bien, su
localización física y el responsable de su uso
(Recolección de datos bienes muebles levantamiento
físico: Formato F-I-20-B).
Coteja cada bien registrado en la planilla F-I-20-B contra
los registros automatizados del inventario de bienes de la
ULA.
6.1. Si el bien está registrado y existen diferencias en las
características físicas, localización y/o responsable,
se actualiza en el sistema automatizado los datos de
alguna característica física, localización y/o
responsable.
6.2. Si el bien ya tiene asignado un número de inventario
y no está registrado en el sistema, se agregan los
datos de este bien en el sistema, realizando un
justiprecio.
6.3. Si el bien no tiene ninguna identificación, es decir, no
está marcado, se verifica si está registrado en el
sistema, suministrando algunos datos de sus
características físicas, tales como: marca, modelo,
color, serial.
6.3.1. Si está registrado en el sistema, se procede a
marcar el bien con el número de inventario
suministrado por el sistema y se actualizan sus
datos en caso de ser necesario.
6.3.2. Si no está registrado en el sistema, se anexan
al informe final como “bienes no identificados
(no marcados)”.
6.4. Por otra parte, si existen bienes registrados en el
sistema que no fueron ubicados físicamente en la
dependencia, se cambia la condición o estado de los
mismos como “bienes faltantes”, reflejándolos
también en el informe final.
Modifica los datos que reflejan las características físicas
de un bien o agrega los datos de un bien no registrado o
modifica la condición o estado de un bien como bienes
faltantes.
Revisa los datos de los bienes registrados en las planillas
de recolección de datos de levantamiento físico (Formato
F-I-20-B).
Elabora informe que será enviado a la dependencia, donde
se le indica el tiempo empleado en el levantamiento
físico, cantidad de bienes inspeccionados, cantidad de
bienes identificados físicamente y no registrados en el

Actores

(Externo)

Bienes Muebles

Jefe de la Oficina
Bienes

Actividades
sistema, cantidad de bienes no marcados y cantidad de
bienes faltantes. Para el caso de los bienes no marcados,
se le solicita a la dependencia la certificación de
propiedad de los mismos y una exposición de motivos por
los cuales estos bienes no están incorporados al
inventario.
10. Envía copia del informe a la Dirección o Jefatura de la
dependencia donde se realizó el inventario físico de
bienes, al Vicerrectorado Administrativo, a la Dirección
de Finanzas y a Auditoria Interna.
11. Archiva el informe original con las planillas de
levantamiento físico F-I-20-B.

3.3

Actores

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Procesos de Apoyo

Los procesos de apoyo agrupan a todos los procesos y actividades que sirven de soporte a
los procesos primarios o fundamentales de una organización o empresa. En este sentido, los
procesos de apoyo que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de
Bienes Muebles son básicamente procesos de administración y control de bienes, entre
ellos están:
Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes y
Proceso de Rendición mensual de la Gestión de Bienes
3.3.1

Planificación y Control de la Gestión de Bienes
Planificar y controlar la ejecución de las actividades de rotulación e
inventarios físicos de bienes solicitados por una determinada
dependencia, las cuales son realizadas por los Registradores de Bienes
(Externos).
Fronteras:
Inicia:

A final de cada mes, cuando los Registradores de Bienes
(Externos) elaboran el informe mensual de actividades
realizadas.
Termina: Cuando los Registradores de bienes (Externos) reciben la hoja
de asignación mensual de trabajo.

<<regla>>

<<objetivo>>

<<actor>>

• Ley Orgánica de procedimientos
Administrativos.
de activos fijos.
• Código de Ética del Funcionario Público.

Planificar y controlar las actividades inherentes al
registro y control de los bienes muebles y
específicamente para la incorporación de bienes y
el levantamiento del inventario físico de bienes en
las dependencias


<<controla>>
<<alcanza>>

<<regula>>

<<Información>>
• Hoja de asignación de
trabajo mensual realizado
• Solicitudes de incorporación
de bienes muebles
• Solicitudes del levantamiento
del inventario físico

<<proceso>>
<<requiere>>

1. PLANIFICACIÓN y CONTROL
DE LA GESTIÓN DE BIENES

<<Información>>
• Hoja de asignación de
trabajo mensual

<<suple>>

<<ejecuta>>

<<actor>>

<<Información>>

• Jefe de la OCCB

Muebles

Figura 30. Diagrama del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes

de Bienes



Asignación de trabajo mensual
[consulta]

Estimar porcentaje de
actividades ejecutadas

Revisar Asignación de trabajo
pendientes

Asignación de trabajo mensual
[consulta2]

Planificar actividades de
rotulación e inventaio físico
Recibir planificaión
de actividades

Figura 31. Diagrama de Actividades del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes

Procedimiento:
Actividades
1. Elabora el informe mensual de actividades realizadas,
especificando la cantidad de comprobantes de adquisición
de bienes codificados, la cantidad de bienes rotulados por
comprobante de adquisición, los levantamientos de
inventario físico realizados, entre otros.
2. Imprime original y copia del informe y lo remite al Jefe
de la Oficina.
3. Revisa el informe mensual de actividades de cada uno de
los Registradores de Bienes (Externos) y devuelve copia
debidamente firmada a cada Registrador.
4. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por cada uno de
los Registradores, así como el porcentaje de trabajo
pendiente por ejecutar.
5. Elabora la planificación mensual de actividades que será
llevada a cabo por la Oficina Central de Control de
Bienes, en función de las nuevas solicitudes de
incorporación de bienes, del número de bienes pendientes
por rotular, así como de los levantamientos de inventario
físico a realizar.
6. Envía hoja de “asignación de trabajo mensual” a la
Secretaria de la Oficina, para que se las remita a los
Registradores de Bienes (Externos).
7. Entrega la hoja de “asignación de trabajo mensual” a cada
Registrador de Bienes (Externo).

3.3.2

Actores

(Externo)

Jefe de la Oficina
Bienes

Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

Rendición Mensual de la Gestión de Bienes
Rendir informe a la Dirección de Finanzas de las actividades mensuales
realizadas por la Oficina Central de Control de Bienes en cuanto a la
gestión de bienes muebles.

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