1. Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial
III-1Actualidad Empresarial
Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial ...................................................................................... III-1
Operación recípocras entre entidades del Sector Público ................................................................ III-3
........................................................................................................................................................................................................................................................ III-4
INFORMES ESPECIALES
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
C o n t e n i d o
III
InformeEspecial
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : Sistema de Abastecimiento y Control
Patrimonial
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 171 - Segunda
Quincena de Noviembre 2008
Ficha Técnica
1. Aspecto general
El Sistema de Abastecimiento y Control
Patrimonial está constituido por un
conjunto de normas, técnicas, métodos,
procedimientos, dispositivos legales e ins-
tituciones que regulan el proceso de abas-
tecimiento o logística, comprendiendo la
adquisición o compra, administración y
distribución de bienes, servicios, así como
el control patrimonial, que están orien-
tados a la solución de la administración
de bienes y servicios.
2. Objetivos
Como objetivo principal, regula las
determinaciones relacionadas con la
adquisición, administración y distribu-
ción de bienes, servicios y suministros
en estado óptimo garantizado y eficaz
para ser empleados en la producción de
servicios públicos que debe brindar la
entidad, así como en el apoyo logístico
a la ejecución de obras.
3. Fin
- Tiene como fin contribuir al empleo
racional y eficiente de los bienes y
suministros que requieren las en-
tidades, con la finalidad de evitar
paralizaciones a falta de ellos.
- Asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimientos de bienes y servicios
en los organismos que conforman la
Administración Pública.
4. Base legal
- Creación del Sistema de Abasteci-
miento, D. Ley Nº 22056.
- Normas generales del Sistema de
Abastecimiento R.J. Nº 018-80-INAP/
DNA.
- Aprueban Reglamento de la Ley
Nº 29151, Ley General del Sistema
Nacional de Bienes Estatales D.S. Nº
007-2008-VIVIENDA.
- Ley de Contrataciones y Adquisicio-
nes del Estado – D.S. Nº 083-2004-
PCM.
- Reglamento de la Ley de Contratacio-
nes y Adquisiciones del Estado – D.S.
Nº 084-2004-PCM.
- Instructivo Contable Nº 01 y 04
(Resolución de Contraloría Nº 072-
98-CG).
- Normas técnicas de Control Interno
(Resolución de Contraloría Nº 320-
2006-CG).
- Ley del Sistema Nacional de Presu-
puesto.
5. Funciones
Están orientadas a proporcionar los
elementos materiales (bienes y servi-
cios) y actividades complementarias en
forma oportuna para ser empleados en
las entidades gubernamentales para el
cumplimiento de sus fines. Básicamente,
sus funciones se resumen a las siguientes
actividades: recibir los bienes, los clasifi-
ca, los almacena, los ubica, los mantiene,
los cuida y los entrega con autorización y
solicita su reposición.
a) Programar, dirigir, coordinar, ejecutar
y controlar las actividades del Sistema
de Abastecimiento y administrar los
recursos materiales y los servicios
de mantenimiento de las entidades
públicas del Estado.
b) Adquirir, almacenar y distribuir los
recursos materiales y de servicio que
requieran los órganos de las entida-
des.
c) Efectuar el control de los activos fijos
y de las adquisiciones realizadas por
las entidades del Estado.
d) Organizar, actualizar, valorar y contro-
lar el inventarios de bienes muebles
de las entidades públicas.
e) Programar, organizar, dirigir, controlar
y evaluar el mantenimiento de las
unidades, así como la prestación de
servicios auxiliares.
f) Obtener los bienes y servicios que
requieran los órganos de la munici-
palidad, cumpliendo con las disposi-
ciones y requisitos establecidos.
g) Disponer el mantenimiento la repa-
ración oportuna de las maquinarias,
vehículos, equipo de propiedad
estatal.
h) Brindar el apoyo adecuado y opor-
tuno de las diferentes unidades en
materia de su competencia.
6. Área de Bienes o Abasteci-
miento y Control Patrimonial
Es la unidad encargada de la administra-
ción y gestión de los bienes (suministros
y activos fijos ), servicios y control pa-
trimonial.
a) Estructura
La estructura orgánica del área
de bienes o abastecimiento está
determinado por varios factores
en función al tamaño, la finalidad,
características, funciones, la disponi-
bilidad del personal y, lo que es más
importante, los recursos financieros
disponibles de la organización; por
lo tanto, usualmente, su estructura
es la siguiente:
N° 171 Segunda Quincena - Noviembre 2008

2. Instituto Pacífico
Área Sector Público
III-2
III
N° 171 Segunda Quincena - Noviembre 2008
7. Procesos Técnicos del Sistema
de Abastecimiento
a) Planeamiento y programación
Constituye una de las etapas más
importantes del Sistema de Abasteci-
miento, a través del cual se planifica
las adquisiciones que realizará la
organización durante el ejercicio,
mediante el equilibrio de estimación,
necesidades de bienes y servicios.
El plan debe considerar todas las
adquisiciones y contrataciones futuras
cuyo proceso de selección signifique
ilimitación pública, concurso público,
adjudicaciones directas públicas o se-
lectivas, así como las adjudicaciones
de menor cuantía programables.
Por otro lado, la programación se
refiere al proceso mediante el cual se
prevé en forma nacional y sistemática
la atención de las necesidades de
bienes y servicios.
b) Adquisición
Es la etapa a través del cual se de-
sarrollan los mecanismos y acciones
orientadas a obtener o adquirir los
bienes y servicios, formalizando su
propiedad y disponibilidad en base
a las necesidades previstas en el plan
anual, adquisición u obtención. Está
normada por la ley de contrataciones
y adquisiciones del estado y su regla-
mento.
c) Almacenamiento
Es el proceso técnico a través del cual
se realiza la ubicación temporal de
bienes en un espacio físico determi-
nado llamado almacén con fines de
custodia, hasta la entrega definitiva
o atención de los bienes, de acuerdo
a su requerimiento, como:
- Recepción.
- Verificación y control.
- Internamiento.
- Ubicación.
- Registro y control.
- Custodia.
d) Distribución
Es el proceso técnico que consiste
en la ejecución o desarrollo de un
conjunto de actividades o naturaleza
técnico-administrativo que se refieren
a la entrega directa de los bienes, a los
usuarios para el cumplimiento de sus
funciones metas y objetivos trazados.
Consta de las siguientes etapas:
- Formulación del pedido.
- Autorización de despacho.
- Acondicionamiento de bienes a entregar.
- Control y verificación de materiales.
- Entrega de materiales.
e) Registro y Control
Es la etapa a través del cual se registra
y controla el flujo de operaciones tanto
del ingreso como la salida de bienes,
los mismos que se detallarán en los
respectivos registros y documentos
diseñados para este fin e informar a las
respectivas áreas que lo requieran.
El control se refiere al conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro
de la entidad para salvaguardar sus
activos y verificar su exactitud.
- Verificaciones.
- Inspecciones.
- Inventarios.
f) Mantenimiento y Seguridad Patri-
monial
Proceso técnico a través del cual se
desarrollan e implementan activida-
des relacionadas con la operación,
mantenimiento y seguridad de los
bienes de capital (maquinaria, equi-
po, muebles e inmuebles, etc.), con la
finalidad de preservar dichos bienes
e incrementar su vida útil.
g) Información
Proceso a través del cual se recoge,
analiza y evalúa la información
necesaria acerca de los proveedores
de bienes y servicios. Se sustentan
a través de una base de datos que
permite su análisis y verificación para
calificar su idoneidad de los provee-
dores de los bienes y servicios que
oferta los precios y la calidad de los
productos.
En este proceso se incluyen también
la catalogación de los bienes, así
como el registro y control de la in-
formación del flujo de bienes.
8. Proceso Técnico de Registro
y Control de Existencias
Consiste en registrar tanto el ingreso
como la salida de los bienes en los respec-
tivos libros y documento, con la finalidad
de controlar el movimiento de los mismos
en forma documental e informar a las
respectivas áreas que lo requieran.
Objetivo
- Controlar el movimiento y gestión de los
bienes.
- Controlar las salidas existentes y contra-
rrestar con los inventarios físicos.
- Informar sobre el movimiento de ingresos
y salidas de bienes a la oficina de contabi-
lidad a través de notas de contabilidad.
- Controlar el movimiento de bienes
patrimoniales, estado de conservación,
uso, utilidad económica, depreciación,
reevaluación, etc.
a) Ingreso de Bienes
Tiene como finalidad centralizar el
ingreso al almacén de todos los bie-
nes, aun cuando la naturaleza física
de los mismos requiera su ubicación
directa o en otro lugar o dependencia
solicitante.
Todos los bienes adquiridos ingre-
sarán físicamente al almacén de la
entidad para su custodia temporal,
o de lo contrario su ingreso se reali-
zará administrativamente mediante
documentos.
Documentos a utilizar son:
- Orden de compra.
- Guía de remisión del proveedor.
- Nota de entrada a almacén.
- Control visible de almacén.
b) Salida de Bienes
Tiene como finalidad controlar la sa-
lida de bienes a través de los pedidos
comprobantes de salida, así como la
asignación y responsabilidad de los
bienes patrimoniales.
Etapas
- Formulación de pedidos.
- Autorización de despacho.
- Acondicionamiento de los materiales
entregados.
- Chequeo y verificación.
- Entrega a los usuarios.
Documentos a utilizar
- Pedido de comprobante de salida.
- Nota de transferencia.
- Kárdex físico.
- Control visible de almacén.
c) Inventario Físico
Proceso técnico a través del cual
se verifica y determina los bienes
existentes del almacén, y consiste en
Área de adquisición
u obtención
Área de recepción y
almacenamiento
Área de registro
e información
Área de control
patrimonial
- Planeamiento.
- Saneamiento y recuperación de bienes.
- Internamiento.
- Verificación.
- Ubicación.
- Identificación.
- Catalogación.
- Registro de proveedores.
- Identificación.
- Clasificación.
- Codificación.
- Mantenimiento.
- Seguridad y custodia.
- Programación.
- Registro y control.
- Registro y control.
- Mantenimiento y segu-
ridad.

3. III-3
Área Sector Público III
Actualidad EmpresarialN° 171 Segunda Quincena - Noviembre 2008
constatar la existencia física y real de
los bienes almacenados, apreciar su
estado de conservación o deterioro y
condiciones de seguridad.
9. Proceso Técnico de Distribu-
ción de Almacenes
Es la actividad que consiste en solicitar o
requerir los materiales o bienes del alma-
cén, a fin de cumplir con las acciones o
actividades derivadas de su función y se
formula en base a los respectivos cuadros
de necesidades. Se atiende en base a una
programación preestablecida a través
del pedido comprobante de salida, que
corresponde a la unidad usuaria.
a) Formulación de pedido
Conjunto de actividades pendientes
a atender y dar salida de los bienes
que se encuentran almacenados por
medio de procedimientos y normas
que faciliten y regulen su salida. Su
función es entregar los materiales
solicitados al usuario en condiciones
de calidad exigida y cantidad deter-
minada.
Documentos que se utilizan
- Cuadro consolidado de requerimiento.
- Pedido comprobante de salida.
- Nota de transferencia.
- Kárdex físico.
- Control visible de almacén.
b) Entrega de materiales
Esta tipo de actividad es inherente
al almacén y consiste en entregar los
bienes a los usuarios que lo solicitaron
en condiciones adecuadas y conforme
a los requerimientos, para lo cual
firmará el correspondiente pedido de
comprobante de salida en señal de
conformidad.
c) Autorización de despacho
Consiste en otorgar la autorización
correspondienteparalaatencióndelos
pedidos, los mismos que deberán ser
incluidos en el cuadro de necesidades.
Comprende la numeración y el
pedido de comprobante de salida,
la aprobación del Director o jefe de
abastecimiento, la valoración de la
pecosa y el registro de salida autori-
zado en el respectivo kárdex.
d) Registro y control de salida de
materiales
Son actividades que consisten en
desarrollar mecanismos de control
de salida de materiales encargados
al personal de vigilancia y seguridad,
que se encuentren conforme con los
documentos que sustenten su salida. El
registro respectivo de salida será conta-
bilizadoconelkárdexfísico,asícomoel
kárdex físico valorado y los respectivos
vouchers de salida de bienes.
e) Acondicionamiento y verificación
de materiales para su entrega
Comprende las acciones destinadas a
poner a disposición los bienes para su
correspondiente despacho. Incluye el
retiro de los bienes de su ubicación y
colocarlos listos en el lugar destinado
para su entrega determinando el tipo
de embalaje, destino de la carga,
características físicas del material
de embalaje, peso y volumen de la
carga. Además, se deberá tener en
consideración la protección de los
bienes y evitar posibles daños de
roturas, deterioros, pérdidas, etc.
Operación recípocras entre entidades del
Sector Público
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : Operación Recípocras entre entidades del
Sector Público
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 171 - Segunda
Quincena de Noviembre 2008
Ficha Técnica
1. Aspectos generales
Son transacciones económicas financie-
ras que realizan las entidades del sector
público con la finalidad de intercambiar
operaciones que comprometen tanto los
activos como los pasivos, ingresos y gas-
tos: compra-venta, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, saldos mantenidos
en caja, etc. Mediante la liquidación
recíproca de documentos y valores,
originados por contratos compra-venta
de servicios, convenios de colaboración
y otras transacciones entre entidades
del sector público, aprovechando la ca-
pacidad administrativa e infraestructura
instalada en las distintas entidades del
sector público, cuyo resultado proviene
de la aceptación de una propuesta de
ejecutar dichas operaciones y establecer
una fecha futura y cierta para su liqui-
dación (cobro o pago o disponibilidad
del efectivo en bancos). Por lo tanto,
las entidades que realicen dichas tran-
sacciones deberán registrar y controlar
su contabilidad en forma separada en
registros auxiliares analíticos a través
de cuentas de orden, tanto para las
operaciones de activo y pasivo (cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, inversio-
nes, patrimonio, etc.) y de resultados
(ingresos y gastos). De tal manera, que
facilite la información para efectos de
eliminarlos previamente y consolidar
los Estados financieros (Nivel de pliego
sector o a Nivel nacional).
2. Normativa legal
- Resolución de Contraloría Nº 170-
2003-EF/93.01. “Adicionar disposi-
ciones complementarias para el cierre
contable”.
- Resolución Directoral Nº 002-2006-
EF/93.01, que aprueba la Directiva
Nº 02-2006-EF/93.01, Cierre Con-
table y Presentación para la elabo-
ración de la Cuenta General de la
República.
- R.D.Nº 004-2007-EF/93.01. Metodo-
logía para la elaboración de Estados
Financieros consolidados a Nivel
Sector Público.
- NIC-SP 6. Estados Financieros conso-
lidados y tratamiento contable de las
entidades controladas, aprobado por
R.C. Nº 029-2002-EF/93.01.
3. ¿Qué son reportes de saldos
por operaciones recípocras?
Los reportes de saldos por operaciones
recíprocas son formatos aprobados con
Resolución de Contraloría Nº 170-2003,
en diciembre de 2003, para registrar y
revelar los saldos pendientes productos
de operaciones recíprocas con otras enti-
dades del Sector Público, las mismas que
deben estar consideradas y mostradas
en el activo corriente y no corriente de
las cuentas Caja y Bancos y Cuentas por
cobrar, así como el pasivo corriente y
no corriente de las cuentas por cobrar
y otras Cuentas por cobrar, así como
el patrimonio por las operaciones que
hayan significado transferencia de bienes
de capital y otras transferencias.
4. Objetivo
Se debe evitar la doble contabilización
de los saldos de las partidas, cuentas por
cobrar, o pagar, cuentas de patrimonio,
cuentas de Ingresos y Gastos, etc., así
como en el proceso de integración y
consolidación de la Cuenta General de
la República en el nivel correspondiente
(Contaduría Pública de la Nación) del
Sector Público o en cualquier otro nivel,
a fin de verificar la correcta contabi-
lización de las operaciones recíprocas
entre las entidades públicas o por

4. Área Sector Público
III-4
III
1. ¿Qué diferencia existe entre una obligación y contingencia del Estado?
2. ¿Qué es una deuda comercial?
3. ¿Cuáles son las fuentes de financiamiento externo?
Respuesta a las preguntas planteadas en la primera quincena de noviembre de 2008
Área Sector PúblicoPreguntas y Respuestas
1. ¿En qué consiste la Administración de Pasivos?
Unasegundaalternativaes,precisamente,realizaroperacionesdeadminis-
tración de los pasivos, mediante operaciones, tales como canjes de deuda
antigua por nueva deuda, recompra de deuda, emisión de bonos, etc. Estas
operaciones modifican el servicio de deuda, que incluye la amortización
más los intereses, y por lo tanto reducen el déficit fiscal y las necesidades
de financiamiento.
2. ¿Qué recurso capta el Estado para ejercer sus funciones?
El Estado para realizar sus funciones y brindar servicios a la ciudadanía
(salud, educación, infraestructura, agua, luz, etc.), requiere de recursos
(fuentes)afindeaplicarlosalosdestinos(ousos)quelaLeydePresupuesto
establece. Dentro de los recursos, existen los ingresos fiscales corrientes y
de capital y el endeudamiento con fuentes internas y externas.
3. ¿Por qué es importante tener un Balance del Estado?
El manejo financiero eficiente del Estado es importante al igual que
una empresa para la toma de decisiones. Basándose en la información
completa, un gerente necesita conocer no sólo el flujo de caja, ingresos
menos egresos y saldos operativos, sino necesita entender su balance,
activos y pasivos y descripción de su patrimonio; por ello, una estrategia
integral del manejo de los pasivos del Estado, que sirva como fuente de
información que permita al gobierno diseñar una estrategia eficiente de
manejo, tanto de sus activos como pasivos.
Instituto Pacífico
Las preguntas planteadas a continuación serán absueltas en la primera quincena de diciembre de 2008
N° 171 Segunda Quincena - Noviembre 2008
entidades vinculadas, con el propósito
final de elaborar la Cuenta General de
la República.
5. ¿Cómo se define la integración
y consolidación, relación con
las operaciones recíprocas?
La integración y consolidación es el pro-
ceso por el cual se presenta información
de un conjunto de unidades o entidades
del sector público, tratadas como si fuera
una sola unidad; para lo cual se elimina-
rán operaciones y transacciones, cuentas
por pagar, transferencias patrimoniales
etc., entre los dos distintos niveles del
sector público producto de los saldos
existentes de operaciones recíprocas.
Esta información se requiere más para
efectos macroeconómicos, y decimos
que se eliminan porque al elaborar la
Cuenta General de la República no se
puede considerar, por ejemplo, que el
Estado le deba al mismo Estado, o que
determinado ministerio “A” le tendrá que
cobrar al ministerio “B”.
Utilidad de Consolidación
Que sirve para medir las relaciones entre
un nivel y otro nivel del Sector Público
o entre el Sector Público y el resto de
economía (entidades que no pertenecen
al sector público).
6. ¿Cómo debe presentarse los
reportes de saldos de Opera-
ciones recíprocas?
Se debe presentar los eventos que tienen
lugar entre componentes del conjunto de
unidades de gobierno consideradas como
una sola entidad, como:
- Las transacciones de compra y venta de
bienes y servicios (Estado de Gestión).
- Los préstamos y pago de intereses (Saldos
del Balance General–Pasivo y Estado de
Gestión).
- La tenencia de saldos que origina la com-
pra y venta de bienes y servicios (Saldos
del Balance General).
- La tenencia de deuda (Saldos en el Balance
General, Pasivo, cuentas 40, 41, 42 y 46).
- Las transferencias corrientes y de capital
entregadas y recibidas (Estado de Gestión
cuenta 75 y Balance General, cuenta
56).
- Los impuestos pagados que origina gastos
a la entidad (Estado de Gestión–cuenta
65).
- La inversión en el capital de una empresa
(saldo en inversiones y participaciones
Balance General).
- Obligaciones Tesoro Público (saldo Balance
General – Pasivo – cuenta 44).
- Los depósitos en Bancos, etc. (saldo Balan-
ce General – Caja y bancos – cuenta 10).
7. Operaciones recípocras, se-
gún-SP7
El párrafo Nº 39 de la NIC-SP 7. Estados
Financieros Consolidados y tratamiento
contable de las entidades controladas se-
ñala “Al preparar los Estados Financieros
consolidados, los Estados de la entidad
controladora y sus entidades controladas
se combinan rubro a rubro agrupando
partidas iguales de activos, pasivos, pa-
trimonio, ingresos, gastos, eliminando
previamente los saldos y transacciones
entre entidades (Operaciones recíprocas)
al interior de la entidad principal (Pliego
nacional - Cuenta General de la Repúbli-
ca). Incluyendo ventas, transferencias, in-
gresos, gastos, cuentas por cobrar y pagar
párrafo Nº 41 y 42 de la NIC-SP 7.
————————x ———————— DEBE HABER
————————x ———————— DEBE HABER
————————x ————————
————————x ————————
211 MATERIALES DE CONSUMO 1,000
421 BIENES 1,000
644 ARRENDAM. FINANCIERO 10,000
645 SERVICIOS POR TERCEROS 16,000
422 SERVICIOS 26,000
421 BIENES 1,500
104 BANCOS CTAS. CORRIENTES 1,500
Por la compra de periódicos fase
girado y pagado.
422 SERVICIOS 20,000
104 BANCO CTA. CORRIENTE 20,000
Porelpagodeserviciosfasegirado
y devengado.
————————x ———————— DEBE HABER
————————x ————————
————————x ————————
214. ALIMENT. PARA PERSONAS 10,000.
421. BIENES 10,000
421 BIENES 10,000
441 GASTOS CORRIENTES 10,000
Por la adquisición de alimentos
para vaso de leche fase girado.
441 ESTOS CORRIENTES 15,000
751 EN EFECTIVO 15,000
Pago por la compra de alimentos
para vaso de leche fase pagado.
Ejemplo:
Saldos de Cuentas de Pasivo y Patrimonio
por Operaciones Recíprocas.
a) Por la compra de Periódicos
c) Por la compra de servicios fase com-
promiso.
b) Por la adquisición de alimentos para
Vaso de Leche. Fase compromiso.