SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ALMACENES

1. Universidad Fermín Toro
Decanato de Investigación y Postgrado
Maestría Gerencia Empresarial
Barquisimeto, Estado Lara.
JILIO 2018
Autora: Digna Valor
Prof.: Edecio Freitez
Nombre de la asignatura:
Electiva - Sistemas de
Información
y Decisión Gerencial

2. Hospital Dr. “Jesús Yerena”-Caracas
El Hospital General del Lídice Dr. Jesús Yerena conocido
alternativamente como Hospital de Lídice, presta servicios de medicina
general. Debe su nombre a un destacado médico, investigador e
historiador venezolano el Doctor Jesús Antonio Yerena quien fuese
profesor de Anatomía y falleciera en 1970.
Departamento seleccionado: Almacén General
Se encarga de planear el almacenamiento de los diversos insumos
recibidos en el hospital, planificar el movimiento, el abastecimiento y llevar
el control exacto de las existencias que son tan importantes para prestación
del servicio de salud.
En este sentido, se facilita su acceso y la labor de otros departamentos
como el de compras.

3. DEBILIDADES O FALLAS
INTERNAS EXTERNAS
Falta de manual de procedimiento del sistema de almacén; que sirva de
guía al usuario.
Poca efectividad en el proceso de selección de compras, se hacen compras sin
un requerimiento especifico de las áreas, lo que ocasiona el riesgos de no
poder atender a tiempo alguna emergencia, esto ocasionado por el mal registro
en el sistema.
Inventarios no controlados, lo que permite pérdida, robos y deterioro
de los insumos así como Distorsión en la información, debido al
desconocimiento del funcionamiento del sistema de almacén.
Compra de insumos no esenciales.
Falta de supervisión por el personal de informática y jefe área, al
usuario del sistema de inventario, lo que ocasiona falta de compromiso
en las funciones del personal del área.
La capacitación al personal es anual, lo que conlleva a que no se actualicen en
los nuevos procesos que se van surgiendo diariamente sobre el sistema de
información que se utiliza en el almacén, limitando la capacitación del
personal que ingrese nuevo.
Poca confiabilidad en los inventario, lo que no permite establecer la
existencia real física y la registrada en el sistema, lo que retrasa o
imposibilidad la toma de decisiones efectivas, en cuanto a compra y
disponibilidad de los insumos para cubrir las emergencias medicas del
hospital. Esto debido a la falta de compromiso en cargar la información
en el sistema de almacén.
Software sin actualizar, ocasionando que el sistema se ponga lento y en
algunos caso se cuelgue con frecuencia.
Los trabajadores desconocen de algunos procesos de almacenamiento Falta de producto ocasionado por el retraso en la entrega de existencias.
Cuenta con déficit de personal y sobre todo la falta de personal
competente, personal de informática.
Pérdida de la conexión a Internet o de la red, evitando mantener actualizado
el sistema, con las entradas y salidas de los deferentes insumos
Entradas y salidas de insumos sin control, lo que imposibilita conocer
cuál es el nivel de stock del almacén,
.

4. Sistemas informáticos que allí utilizan:
Sistema administrativo de control de almacenes
Sistema de control de auditorias
Sistema de acceso del personal
Sistema seleccionado para el presente trabajo
Sistema de control de almacenes
Nombre del Sistema: Programa para Control de Almacenes y Farmacias
(ProCAFA)
Tiene como función principal la de Mantener un Control en el Sistema
Auxiliar de Cuentas para las Proveedurías, Almacenes y Depósitos
Nacionales, apoyando las operaciones del día a día del almacén., entre
ellas; centralizar las tareas, ubicar los productos, realizar un control de
stock, gestionar los datos del almacén, entre otras.
En tal sentido todos los aspectos, definiciones y cualquier otra
normativa se basan en la publicación Nº 15 de la Contraloría General de la
República.

5. ARBOL DE LA SITUACION PROBLEMA

6. ESQUEMA DE SOLUCIÓN
debilidad DESCRIPCIÓN RESPONSABLE COOPERA
Ausencia de manual de
procedimiento del sistema
de almacén
Formar un comité
Interdisciplinario
Elaborar manual de
normas y
procedimientos del sistema de almacén
Departamento de
almacén
Coordinaciones de farmacia,
suministro y
las diferentes
unidades o
Departamentos.
Políticas del usuario del
sistema de almacén
Implementar y mejorar la parte de
gestión de pedido, compra,
almacenamiento recepción de las
existencias del almacén, con la adopción
de medidas que permitan el compromiso
de los usuarios de los registros
permanentes y constantes de los
insumos en el sistema de almacenes.
Departamento de
almacén
Alta dirección
Implementación de un
Software
instalación de un sistema que no sólo
sea utilizado por el área de almacén,
sino que se encuentre enlazado con las
diferentes áreas del hospital que
abastece insumos a los diferentes
servicios como; farmacia, servicio de
emergencia, suministro, areas de
consultas, laboratorios, rx, áreas
quirúrgicas, y otras dependencias
Sistema de informática
Departamento de
almacén

7. Los sistemas de información en los almacenes, en
conclusión, apoyan los procesos de
almacenamiento en la cadena de abastecimiento.
Su meta es encontrar la solución óptima a la
configuración del almacén y agilizar el proceso de
la gestión de inventarios. En este sentido se
minimizan las pérdidas de inventario, reducen los
costos operativos, incrementa la capacidad del
almacén y la exactitud del inventario, controla la
operación en tiempo real, e incrementa el nivel del
servicio al usuario o paciente. Además el
impactará positivamente fuera de la organización,
en la distribución y el control de los insumos.