Una de las típicas preguntas a las que se suele enfrentar un instructor de mejora de procesos es “¿Cuál es el número recomendado de miembros para formar parte del Equipo de Procesos?”. La respuesta nunca suele ser fácil de responder porque aún los más entendidos no se han puesto de acuerdo en ella y esto hace que normalmente la respuesta adecuada sea “depende”. A partir de una relación de actividades habituales que suelen y/o debieran ser realizadas por el equipo de mejora de procesos y contando con la información y conocimiento de algunas organizaciones, el autor plantea un modelo empírico que permita a las empresas determinar el numero adecuado de miembros para su equipo de mejora a partir de la selección de las actividades que realizará durante un año. El interesado deberá inicialmente registrar datos básicos referidos a la organización, como por ejemplo el número total de empleados y de gerencias, y los parámetros de tiempo como por ejemplo, número total de horas de trabajo al día, días de trabajo al mes, etc. A continuación, para cada una de actividades usualmente realizadas por los equipos de mejora, se registrarán datos específicos que permitan tener un estimado de horas-persona para la ejecución de esta actividad durante todo un año. Las posibles actividades son: Soporte a Gerencia, Evaluaciones, Acciones de Mejora, Formación y Soporte y Asesoría. La presentación constará de una introducción al modelo empírico, la explicación de los parámetros y datos necesarios para el cálculo, así como también una explicación de cada una de las cinco actividades tipo de la mejora de procesos que conforman el modelo. La idea es que al final de la ejecución del modelo, los interesados tengan una primera visión general de la cantidad de recursos que debería destinar a tiempo completo para poder alcanzar sus expectativas y tener una base más objetiva al momento de solicitar los recursos a los patrocinadores de la iniciativa de mejora.

1. El tamaño ¿importa?
Cálculo empírico para el número de miembros de un EPG
Enrique Morey
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2. Agenda
• Introducción al modelo
• Descripción del modelo
– Componentes
– Configuración de
parámetros
• Presentación de
resultados
• Reflexiones finales
IDEAL is a service mark of Carnegie Mellon University
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3. Todo un clásico…
¡DEPENDE! ¿Cuál es el número
de miembros
¡Jo! ¡Otra recomendado para
vez! un equipo de mejora?
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4. ¿Qué dice IDEAL?
• EL SEPG debería estar formado por personal a tiempo
completo que represente entre el 1% y 3% del personal
de desarrollo.
• En pequeñas organizaciones (menos de 100
profesionales) al menos una persona, el líder del SEPG,
debería estar dedicada al 100%.
• Cada cierto tiempo, el SEPG podría necesitar de
recursos adicionales de manera temporal (p.e. para el
desarrollo de las mejoras)
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5. Número Mágico
80
“1 miembro del SEPG por cada 80 personas en Desarrollo”
!
1/80 = 1.25% ∈ [1%,3%]
es
ul
R
L
EA
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6. Pero…
¡DEPENDE!
¿Se puede ser más
¡Jo! ¡Lo exacto?
sabía!
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7. ¿De qué depende?
“…Depende, ¿de qué
depende?, • Objetivos de negocio
de según cómo se mire
• Objetivos de mejora
todo depende…”
• Planes de acción
Pau Dones (Jarabe de Palo)
Depende (1999) • Oportunidades de mejora
• Actividades Recurrentes
• …
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8. Componentes para el cálculo
Parámetros de la Actividades
Empresa Típicas SEPG
Cálculo Empírico
para el Número
M
od
el
de Miembros de
un SEPG
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9. Parámetros de la Empresa
• Datos básicos referidos a la organización:
– Número total de empleados (incluyendo a la Gerencia)
– Número de Gerencias (mandos intermedios, gerentes,
directores)
– Horas de trabajo al día, días de trabajo al mes, al año, etc.
CONFIGURACION UNIDAD
Cantidad de empleados (incluyendo gerencia) de la organización personas
Plantilla de gerencias en la organización personas
Cantidad de empleados (sin incluir a la gerencia) de la organización personas
PARAMETROS VALOR
HORAS AL DIA 7
DIAS A LA SEMANA 5
SEMANAS AL MES 4
MESES AL AÑO 12
SEMANAS AL AÑO 48
DIAS AL AÑO 240
HORAS AL AÑO 1680
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10. Actividades Típicas de una SEPG
• Soporte a Gerencia
• Evaluaciones
• Acciones de Mejora
• Formación
• Soporte y Asesoría
Se registrarán, para cada una, datos específicos que
permitan tener un estimado de horas-persona para la
ejecución de esta actividad durante todo un año
© ESI 2007 10

11. Soporte a Gerencia
Consultoría a las gerencias de línea y staff para dar una
perspectiva amplia del esfuerzo de la mejora en los
distintos proyectos de desarrollo y apoyo en la definición
de objetivos, metas y expectativas.
– ¿Cuántas personas de gerencia necesitan soporte? ¿Con qué
frecuencia?
– ¿Cuánto tiempo en promedio toma este soporte?
CONFIGURACION UNIDAD
Gerencias que solicitan soporte al EPG personas
Frecuencia promedio de solicitudes de soporte de los gerentes periodo
Duración promedio del soporte días
Esfuerzo díario promedio dedicado al soporte a los gerentes esfuerzo
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12. Evaluaciones
Facilitación de evaluaciones internas y/o externas a los
procesos de software de la organización que permitan
determinar las fortalezas y debilidades de la organización.
– ¿Cuántas evaluaciones se realizan al año?
– ¿Cuál es el esfuerzo promedio del grupo de procesos en la
evaluación?
– ¿Cuántos miembros del grupo de procesos son parte del equipo
de evaluación?
CONFIGURACION UNIDAD
Número de evaluaciones al año evaluaciones
Esfuerzo del EPG a la planificación de la evaluación días
Esfuerzo del EPG en la ejecución de la evaluación días
Esfuerzo del EPG en el reporte de los resultados de la evaluación días
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13. Acciones de Mejora1
Control, seguimiento y reporte de estado del esfuerzo de
las iniciativas y acciones de mejora en fase de desarrollo.
Apoyo en la creación y actualización de las definiciones de
los procesos, surgidas a partir de las acciones de mejora,
incluyendo el mantenimiento del repositorio de procesos de
la organización.
– ¿Cuántas acciones de mejora se realizan en un año?
– ¿Cuánto es el tiempo promedio de desarrollo de las acciones de
mejora?
– ¿Cuánto toma el despliegue de las mejoras? ¿De qué tamaño
es la organización?
– ¿Cuántos cambios a los procesos se realizan? ¿Cuál es la
duración estimada para completarlas?
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14. Acciones de Mejora2
– ¿Cuál es la frecuencia para el reporte del estado de las
acciones de mejora?
– ¿Cuánto toma en promedio la realización del seguimiento?
CONFIGURACION UNIDAD
Número de acciones de mejora que se realizan actualmente acciones
Duración promedio del desarrollo de las oportunidades de mejora días
Esfuerzo díario promedio dedicado al desarrollo de las mejoras esfuerzo
Frecuencia de seguimiento del desarrollo de las oportunidades de mejora periodo
Numero total de seguimientos seguimientos
Duración promedio para el seguimiento de cada oportunidad de mejora hora
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15. Formación
Coordinación de cualquier formación o educación continua
relacionada con la mejora de procesos dentro de la
organización.
– ¿Cuántas formaciones coordina el equipo de mejora? (externos)
¿duración promedio? ¿alcance de la organización?
– ¿Cuántas formaciones entrega el equipo de mejora? (interno)
¿duración promedio? ¿alcance de la organización?
CONFIGURACION UNIDAD
Número de formaciones externas relacionadas con la mejora de procesos formaciones
Duración promedio de las formaciones externas días
Esfuerzo diario promedio dedicado a la coordinación de la formación esfuerzo
Número de formaciones internas relacionadas con la mejora de procesos formaciones
Duración promedio de las formaciones internas días
Esfuerzo diario promedio dedicado al dictado de la formación esfuerzo
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16. Soporte y Asesoría
Mantiene una relación de colaboración con los ingenieros
de software, desarrolladores y organización en general,
especialmente para la planificación, ejecución e instalación
de nuevas prácticas, tecnologías y/o acciones de mejora.
– ¿Cuánto porcentaje de la organización solicita soporte y/o
consultoría? ¿Con qué frecuencia?
– ¿Cuánto tiempo puede tomar?
CONFIGURACION UNIDAD
Número de empleados que solicitan soporte al EPG personas
Frecuencia promedio de solicitudes de soporte de los empleados periodo
Duración promedio del soporte horas
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17. Estimación Final Total Σ
Sumatorio del esfuerzo anual estimado para cada una de
las actividades que se pretende realizar.
¿incluye? Actividad Esfuerzo Total Anual
SI/NO Soporte a Gerencia 30 días
SI/NO Evaluaciones 20 días
SI/NO Acciones de Mejora 386 días
SI/NO Formación 34 días
SI/NO Soporte y Asesoría 685 días
TOTAL 1155 días
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18. Resultado Final
SUMA TOTAL DE ESFUERZO ESTIMADO dias 1155,43
PERSONAS NECESARIAS personas 5
% DE ORGANZACION % 1,00%
redondeado a
0.5 persona
calculado respecto al
!
es
ul
total de la organización
R
L
EA
ID
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19. Reflexiones Finales
• No existe un número mágico ni una fórmula exacta para
poder determinar el número de miembros de un SEPG.
• Sin embargo, la experiencia nos puede dar un rango
bastante cercano.
• El número de miembros del SEPG estará determinado
por las actividades que este grupo va a realizar.
• Y las actividades que va a realizar, van a estar en
función del enfoque, los objetivos y el compromiso que
la empresa quiera ofrecer y alcanzar.
• Por tanto, una estimación, aunque mínima, siempre será
necesaria para poder determinar cuántos miembros
serán necesarios
• Esta estimación debiera ser realizada por el encargado
del plan de mejora y la dirección.
• El encargado del plan de mejora debería tener
experiencia en el tema… o por lo menos debería saber
buscarla.
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20. Y finalmente, ¿Ud. que cree?...
…el tamaño ¿importa o no?
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21. ¿Preguntas?
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22. Muchas gracias por su atención…
Enrique Morey
Services Area
Senior Consultant
SCAMPI Lead Appraiser # 0700813-02
enrique.morey@esi.es
Parque Tecnológico, # 204
E-48170 Zamudio
Bizkaia (Spain)
Tel.: +34 94 420 95 19
Fax: +34 94 420 94 20
www.esi.es
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23. Periodo
• Frecuencia con la que se PERIODO DIAS AL AÑO
DIARIO 240
realiza determinada SEMANAL 48
actividad. QUINCENAL 24
MENSUAL 12
• Tabla con equivalencia a
BIMENSUAL 6
“días al año”. TRIMESTRAL 4
CUATRIMESTRAL 3
SEMESTRAL 2
ANUAL 1
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24. Esfuerzo
• Esfuerzo estimado ESFUERZO PORCENTAJE
MINIMO 10%
medido como porcentaje POCO 20%
del día que una persona NORMAL 40%
MEDIO TIEMPO 50%
estará dedicada para TIEMPO COMPLETO 100%
realizar una actividad.
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