material de ayuda de excel para 3°1°

-1Planilla de Cálculo – Material de Consulta

Para poder comenzar con el cursado de Excel debés entender a que me refiero cuando se dice Formato
de Celdas y cómo podés modificar el formato de una celda o de un rango de celdas.
Excel ofrece muchas posibilidades de dar formato al contenido y al aspecto de las celdas, lo que permite
obtener presentaciones de verdadera calidad y acordes al destino final del trabajo realizado.
Para acceder a las opciones que Excel permite "tocar" del formato de una celda, podés utilizar el atajo de
teclado[Control+1], o la opción del menú
correspondiente: Formato y luego Celdas.
La imagen de la ventana Formato de celdas, que
estas observando permite que puedas identificar
cada una de
Número,

las fichas de dicha ventana:
Alineación,

Fuente,

Bordes,

Tramas Y Proteger, que a su vez agrupan distintas
opciones modificables del formato a las que podés
utilizar, con la finalidad de lograr la mejor forma de
mostrar la información.

A continuación, verás algunos ejemplos de formato aplicados a celdas de una planilla de cálculo, y una
aclaración que describe la o las fichas de la ventana Formato de celdas a las que se accedió para lograr
el formato que ves en la imagen de muestra.
Para lograr el formato con el signo monetario, en la ficha Número de la
ventana Formato de celdas seleccionamos la Categoría Moneda, y no cambiamos
ninguna de las otras opciones posibles: las posiciones decimales por defecto quedan
en 2, el Símbolo lo dejamos en $ y no tocamos la presentación de Números Negativos.
Aquí el texto de la celda está alineado al centro, para ello seleccionamos dentro de la
ficha Alineación, en el apartado Alineación del texto, la opciónCentrar del cuadro de
lista que tiene por título Horizontal. Pero eso no es todo, además el texto tiene el
efecto de Tachado y está en Negrita; dos opciones de formato que están entre las
opciones de la ficha Fuente.
Bueno, ahora no te detengas mucho a mirar la imagen que está a la izquierda ¡porque
te va a doler el cuello! Este efecto lo logramos modificando entre las opciones de la
ficha Alineación, en el apartado Orientación, la Inclinación del texto, que para el caso
del ejemplo está a 45º. También aquí, en la ficha Fuente fijamos el Tamaño el texto
en 12 y le aplicamos el Estilo Negrita.

Cuando, por ejemplo, cambiás el tamaño o alineación del texto contenido en una celda, observá
que también se actualiza la altura de la fila a la cual pertenece la celda, para ajustarse al tamaño
de su contenido. No pasa lo mismo cuando el contenido de la celda es más ancho que el ancho
de la columna que contiene a la celda, excepto que esté seleccionada la opción Ajustar texto en
el apartado Control del texto, entre las opciones de la ficha Alineación.

En este caso modificamos una de las opciones de la ficha Bordes; en el apartado
Línea elegimos el Estilo de línea doble. Luego, en la ficha Tramas, seleccionamos el
Color verde agua en el apartado Sombreado de celda.
El ejemplo final nos muestra una celda con formato de fecha; para conseguir aplicar
este formato a la celda, en la ficha Número de la ventana Formato de
celdas seleccionamos la Categoría Fecha, y no cambiamos ninguna de las otras
opciones posibles.

Prof. Lic. Roccasalvo P. Fernanda


Has podido apreciar que son muchas las posibilidades, y las combinaciones posibles entre una y otra
también.

Cómo aplicar formatos: Menú Formato, Barra de Formatos, Atajos de teclado
Podríamos decir que lo anterior fue solo la “vuelta previa” de lo que es la “carrera” hacia el Formato de
Celda. Paso a paso iremos profundizando más en este tema, en el que hay mucho para enseñar.
Antes vimos cómo acceder al cuadro de diálogo Formato de celda, y que allí están presentes todas las
fichas que te permiten dar el formato que querés a la celda o al rango de celdas.
No obstante, y con el fin de que puedas acelerar el proceso de edición, queremos decirte que entre las
opciones de formato hay varias que se pueden aplicar simplemente presionando un botón de la Barra de
Herramientas de Formato.
En el gráfico siguiente podés ver la Barra de Herramientas de Formato y para qué sirve cada botón:

Repasaremos cómo aplicar determinados formatos a una celda a través del cuadro de diálogo Formato
de celdas y luego a través de los botones de la Barra de Herramientas de Formato.
Suponé que necesitás aplicar al texto contenido en una celda estilo de letra cursiva, subrayado simple y al
contorno de la celda un borde de línea llena. Si aplicarás el formato a través del cuadro de
diálogo Formato de celdas seguramente te tomaría cierto tiempo, que gracias a la Barra de
Herramientas de Formato, la tarea solo se reduce a cuatro clics.
En efecto,
primer clic: presionar el botón Cursiva,
segundo clic: presionar el botón Subrayado,
tercer clic: desplegar las opciones del botón Bordes,
cuarto clic: seleccionar Bordes externos.
Si bien en la Barra de Herramientas de Formato no están presentes todas las opciones de formato
existentes en el cuadro de diálogo Formato de celdas, sí están allí las más comunes, como por ejemplo:
fuente Negrita, fuente Cursiva, Color de Relleno de la celda, Color de Fuente, etc.
No está demás comentar que a las Barras de Herramientas podés agregarles o quitarles botones para
adaptarlas a tus necesidades de trabajo, pero analizaremos esto en profundidad en un nivel más
avanzado.



Otra forma de acelerar la tarea de edición es utilizar los atajos o métodos abreviados de teclado que te
permiten realizar tareas comunes. Algunos ejemplos son los siguientes:

Como viste, hay varios caminos para aplicar un mismo formato; con la práctica podrás decidir cuándo
utilizar uno u otro.

Formato Condicional
Siguiendo con el tema formato, ha llegado el turno de
hablar de lo que es el Formato condicional.
El formato condicional es un formato (por ejemplo, un
sombreado de celda o un color de fuente) que Excel
aplica automáticamente a las celdas si una condición
que se especifica es cierta.
Podés utilizar los valores de las celdas seleccionadas
como el criterio para aplicar un formato, o una fórmula
que evalúe datos o condiciones que no sean los valores
de las celdas seleccionadas.
Se accede al cuadro de diálogo Formato condicional a
través del menú Formato, luego elegir la opción
Formato condicional…
En el siguiente gráfico podés observar el cuadro de diálogo Formato condicional, y allí seleccionada la
opción Valor de la celda en el primer cuadro de lista.

Más abajo podés ver las distintas opciones que te permiten validar el Valor de la celda, es decir que el
formato se aplicará cuando, por ejemplo, el valor que contenga la celda esté entre un valor y otro, o
cuando no esté entre un valor y otro, o cuando simplemente sea igual a un valor específico, etc.



En el primer gráfico podés ver que en el área central del cuadro de diálogo hay un cuadro blanco que dice
textualmente "Sin formato establecido". Bueno, allí tendrás una vista previa del formato que luego
establezcas ingresando, a través del botón Formato..., al cuadro de diálogo Formato de celdas.
A través del botón Agregar... podés especificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que
se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes.
Cuando utilizás varias condiciones, si hay más de una condición especificada verdadera, Microsoft Excel solo aplicará
los formatos de la primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean.

La imagen que está situada a la izquierda muestra el cuadro de diálogo
que abrís si presionás el botón Eliminar...
No hace falta dar muchas explicaciones: aquí podés tildar las casillas de
selección de las condiciones que querés eliminar, para luego Aceptar los
cambios.

Un ejemplo de utilización del formato condicional puede ser en una tabla con un listado de deuda.
Utilizarías el formato condicional para identificar visualmente en dicho listado los clientes de cada
vendedor, a través de un sombreado de color diferente para los clientes de cada vendedor.
Podés también utilizar formato condicional para informar visualmente datos ingresados erróneamente, es
decir que el formato de la celda cambie si el dato ingresado no es un dato esperado o válido.
Son muchas las formas de sacar provecho al formato condicional. Vos serás quien encuentre la mejor
utilidad de esta posibilidad que nos brinda Excel con el avance de los conocimientos y experiencia
adquiridos.

Copia de Formatos
Muchas veces lograrás en una celda un formato atractivo, y desearás copiar solo el formato de esa celda
en otras celdas de la misma hoja de cálculo o de otras hojas, o incluso de otros libros.
Para eso, Excel permite copiar y pegar solo los formatos.
Hay dos formas de copiar y pegar solo formatos: una de ellas es mediante el botón de la Barra de
Herramientas Estándar Copiar formato:
Para la otra forma, primero tenés que iniciar la copia como si se tratara de una copia común, por ejemplo
por medio del botón correspondiente de la Barra de Herramientas Estándar o a través del método
abreviado de teclado: Control + C, pero luego, para pegar solo los formatos, hay que utilizar la
opción Pegado especial..., del menú Edición, y allí elegir el botón de opción Formatos.

Para poder copiar por medio del botón de Copiar
formatos: tenés que seleccionar la celda cuyo
formato querés copiar, luego hacer un clic en el
botón Copiar formatos, y finalmente hacer clic y
seleccionar la o las celdas donde pegar los formatos
copiados.

Existe otra forma de copiar los formatos y es a través del menú Edición. Primero iniciás la copia de la
celda de alguna manera habitual, luego accedés al menú Edición, allí a la opción Pegado especial..., en



el cuadro de diálogo que se abre seleccionás el botón de opción Formatos, y finalmente hacés clic en el
botón Aceptar.
Una particularidad del mecanismo de copiar formato por medio del botón Copiar formato, es que luego de que
iniciaste la copia, es decir que seleccionaste la o las celdas cuyo formato querés copiar, y de hacer clic en el
botón Copiar formato, el formato se pegará en la primera selección que realices inmediatamente después de
presionado el botón Copiar formato; y luego de soltar el clic del mouse el formato no puede pegarse nuevamente sin
antes iniciar el proceso de copia nuevamente con el botón Copiar formato.

Para copiar el formato de la celda o del rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, tenés que
hacer doble clic en el botón Copiar formato. De esa forma cada vez que hagas clic y selecciones una
celda o un rango de celdas, en estas se pegará el formato del rango copiado hasta que presiones
nuevamente el botón Copiar formato o presiones la tecla Escape.

Autoformatos
Las opciones de Autoformato son una colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de
fuente, tramas y alineación) que podés aplicar a un rango de datos.
Para los que no están prácticos en la presentación de trabajos, o aquellos cuya destreza no es
precisamente el diseño, Excel ofrece una colección de opciones de autoformato que se pueden aplicar de
manera automática, para que los trabajos tengan un diseño atractivo.
En la imagen que esta a tu derecha verás cómo
acceder al cuadro de diálogo Autoformato; una vez
que se accede a Autoformato se puede recorrer las
diferentes opciones de autoformato disponibles, y
finalmente con el puntero del mouse pulsar en el botón
Opciones: esto hace que se presenten en la parte
inferior del cuadro de diálogo las casillas de
verificación de los distintos Formatos a aplicar,
disponibles o no para su activación.
Podés elegir aplicar o no las configuraciones de
formatos de: Número, Borde, Fuente Tramas,
Alineación y Ancho y Alto, simplemente marcando o
desmarcando la casilla de verificación respectiva.
Una vez que has aplicado un autoformato, luego podés modificar aún más el diseño, a través de las
opciones de Formato de celdas.
Es decir que, cuando aplicás un autoformato, este no es intocable o fijo: luego podés seguir con el detalle
hasta donde quieras.
Bordes y Sombreados

Algo que ya habrás percibido a esta altura del cursado de esta unidad, es que a las celdas podés
aplicarles bordes, sombreados y tramas.
Si has sido un poquito observador, en algún momento visualizaste imágenes o animaciones que
mostraron estas posibilidades. De todas maneras ahora lo veremos mejor.
Recordarás la posibilidad de aplicar formatos a celdas individuales o a rangos de celdas: pues bien, los
bordes, sombreados y tramas no quedan fuera de esta posibilidad. Es decir que podemos aplicar un
borde, un sombreado o una trama (o una combinación de todos ellos) a una única celda o bien a un rango
de estas. Además, el rango de selección puede ser de celdas contiguas o no.



Aquí a la derecha está el cuadro de
diálogo Formato de celdas, y seleccionada la
ficha Bordes.
Entre los bordes Preestablecidos podés elegir
bordes
al Interior del
rango
que
has
seleccionado, al Contorno, o, para que no haya
bordes, elegís Ninguno. Igualmente, si leés la
aclaración del propio cuadro de diálogo, es claro
que tenés varias posibilidades de edición de los
bordes.
A la derecha del
gráfico están los
distintos Estilos de línea posibles y más abajo el
cuadro de selección del Color a aplicar al borde
que elegiste.
Los bordes del rango no tienen por qué ser todos del mismo Estilo o Color; por ejemplo a la derecha
podés tener línea de puntos de color rojo, a la izquierda línea llena de color azul, en la parte superior línea
doble de color verde y en la parte inferior ninguna línea.

Ahora el gráfico tiene la selección de la
ficha Tramas.
Podés ver que hay diferentes opciones
de Color para aplicar
al Sombreado de
celda que deseás.
Además,
en
el
cuadro
de
selección Trama podés
seleccionar
un
entramado para aplicar al rango de selección.

En el gráfico que está aquí a la izquierda están los dos botones que permiten, desde la Barra
de Herramientas de Formato, aplicar o eliminar Bordes y Color de relleno.
Incluso entre las opciones que se despliegan al hacer clic en la flechita del botón de Bordes, está Dibujar
bordes, que visualiza la Barra de Herramientas de Bordes y sus opciones de formato.
Estos dos botones ofrecen una manera rápida de aplicar un formato de Borde o de Color de relleno, sin
tener que acceder desde el cuadro de diálogo Formato de celdas a las mismas opciones de formato allí
presentes.
Bueno, hasta aquí llegamos con el módulo de Formatos de celda.
Has visto que las posibilidades son muchas, las combinaciones de estas posibilidades también, así que
vas a tener que ejercitarte bastante para adquirir práctica en estos temas.



Búsqueda y Reemplazos de datos
Cuando estés trabajando, más de una vez necesitarás localizar algún dato para verificar información, o
bien podés necesitar localizar un dato y reemplazarlo por otro.
Para realizar cualquiera de estas dos tareas es necesario abrir el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar. Dependiendo de la tarea específica, tenés en el cuadro de diálogo la ficha Buscar y la
ficha Reemplazar.
Prestá especial atención a los métodos abreviados de teclado que te permiten abrir el cuadro de diálogo.

Si querés que el cuadro de diálogo se abra directamente con la fichaBuscar seleccionada, el método
abreviado de teclado es Control + B. Pero si querés que sea la fichaReemplazar la seleccionada, cuando
abras el cuadro de diálogo, la combinación de teclas correcta es Control + L. Obviamente que una vez
abierto el cuadro de diálogo podés cambiar de una a otra según lo necesites.

Arriba hay una imagen del cuadro de diálogo con las opciones de búsqueda a la vista. A la derecha está
el botón Formato... que te permite especificar al detalle el formato de los datos buscados; entre el campo
de búsqueda y el botón mencionado hay un cuadro de muestra del formato que debe tener el dato
buscado (para el caso de la imagen superior, tiene el texto "Sin formato establecido").
Debajo del campo Buscar: están tres cuadros de lista desplegable, que a continuación describimos:
Aquí podés especificar dónde debe realizarse la búsqueda; tenés dos
opciones: solo en la hoja que en ese momento tiene el "foco", o sea la
hoja en la que estás trabajando; o bien en todo el libro, es decir en todas
las hojas que lo forman.
Estas opciones te permiten especificar si las búsquedas se realizan
primero en todas las celdas de una fila, luego en todas las celdas de la
siguiente fila, y así sucesivamente (Buscar Por filas); o bien si las
búsquedas se realizan Por columnas, es decir que se recorren las celdas
de arriba hacia abajo de una columna buscando los datos, luego se pasa a la siguiente columna y se
realiza el mismo proceso, y así en cada columna con datos de la hoja o del libro.
Entre estas opciones podés especificar si se deseas buscar el valor de las
celdas o sus fórmulas subyacentes.
Por ejemplo, el contenido visible de una celda puede ser “999”, y este
número puede ser el resultado de una fórmula, en este caso Buscar
dentro de: Valores encontrará esta celda al buscar "999", pero Buscar
dentro de: Fórmulas no la encontrará.
También podés elegir buscar Comentarios asociados a celdas.En la
ficha Reemplazar, el cuadro de lista Buscar dentro de: solamente
tiene disponible la opción Fórmulas.



Si la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas está marcada, cuando hacés una
búsqueda se distinguen los caracteres en mayúsculas de los caracteres en minúsculas. Es decir que si
está tildada esta casilla y buscás "Casa", si en alguna celda está por ejemplo "casa" no lo encontrará.
Si la casilla de verificación Coincidir con el contenido de toda la celda está tildada, cuando hacés una
búsqueda se buscará una coincidencia exacta y completa de los caracteres especificados en el cuadro
Buscar. O sea que, por ejemplo, si está tildada esta casilla (pero la casilla de Coincidir mayúsculas y
minúsculas no está tildada), y buscás "Casa", encontrará todas las celdas donde esté la palabra "casa",
independientemente de si está en mayúsculas o minúsculas.
El botón Buscar todo, posibilita que se busquen en el documento todas las repeticiones del texto
especificado por los criterios de búsqueda. Si deseás buscar y revisar cada repetición por separado,
debés pulsar en Buscar siguiente en lugar de pulsar en Buscar todo.
La búsqueda puede precisarse al punto del mínimo detalle del formato. Incluso podés pulsar el
botón Elegir formato de celda..., presente en todas las fichas del cuadro de diálogo Buscar formato, y
luego seleccionar la celda que tiene el formato que deseas forme parte del criterio de la búsqueda.
De la misma manera que para las búsquedas, también para los reemplazos podés realizar esta tarea de
especificación de los formatos.

Funciones

Es el momento de hablar de las funciones.
Podemos comenzar diciendo que gracias a las funciones se te hará más fácil el uso de Excel e
incrementarás la velocidad de edición y de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula.
Por ejemplo, es totalmente viable crear la siguiente fórmula: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10;
pero fijate cómo sería si utilizás una función que realice el mismo cálculo: =SUMA(A1:A10).
Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. Las funciones son
más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de cometer errores
tipográficos.
Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas, y también
directamente sobre números. Las funciones aceptan información, a la que se denomina argumentos, y
devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también
pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja
de cálculo.
Vamos a ver entonces la utilización y ejemplos las de funciones a las que seguramente les darás más
uso. Tené en cuenta que son solo algunas de las muchas funciones de las que Excel dispone.

Para
obtener
promedios
Excel
cuenta
con
la
función PROMEDIO, que calcula la media aritmética de los
argumentos, que pueden ser números, nombres, matrices o
referencias que contengan números. A la derecha tenés una
imagen que muestra el cálculo del promedio de los valores
contenidos en un rango de celdas.

Para calcular Máximos y Mínimos en Excel podés utilizar las
funciones MAX yMIN respectivamente. Los argumentos de
cualquiera de estas dos funciones pueden ser los mismos que
para la función PROMEDIO: números, nombres, matrices o
referencias que contengan números. La función omite los
valores lógicos y el texto que puede haber en el argumento de
la función. En la imagen de la derecha podés ver un ejemplo
para estas dos funciones. Para mostrarte que la función acepta



nombres de rangos de celda, primero asignamos al rango A2:A8 el nombreVentas_Mensuales, que
luego utilizamos como argumento de la función.
Más arriba la mencionamos, pero ahora vamos a verla
en la imagen que está aquí a la derecha; la
función SUMA efectúa la suma de los valores de un
rango de celdas. También podés ingresar como
argumento de la función directamente un valor, como
lo muestra el cálculo de la imagen que está aquí a la
derecha. La sintaxis de la función es la
siguiente: SUMA ( número1 ;número2; ...), donde
número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo
valor total o suma querés obtener.
Excel también posibilita que realizar sumas condicionales a través de la función SUMAR.SI. Esta
función suma las celdas en el rango que coincide con
el argumento criterio.
La
sintaxis
de
esta
función
es
la
siguiente: SUMAR.SI(rango; criterio ; rango_suma).
Donde rango es el rango de celdas que desea
evaluar; criterioes el criterio en forma de número,
expresión o texto, que determina las celdas que se
van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 100, "100" ">100", "sol";
finalmente rango_suma son las celdas que se van a
sumar.
Respecto de esta función hay dos observaciones que debés tener en cuenta: una es que las celdas contenidas
en rango_suma se sumarán solo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio; la segunda es que
si omitís rango_suma, la función sumará las celdas contenidas en el argumento rango.

Ahora verás la función CONTAR. Esta función cuenta el número de celdas que contienen números,
además de los números dentro de la lista de argumentos. La sintaxis de la función es la
siguiente: CONTAR(ref1;ref2;...), donde ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o
hacer referencia a distintos tipos de datos, pero solo se cuentan los números.
Mencionamos dos observaciones a tener en cuenta,
referentes a esta función: los argumentos que son
números, fechas o representaciones textuales de
números la función los cuenta; en cuanto a los
argumentos que son valores de error o texto que no
puede traducirse a números se pasan por alto. La
segunda observación habla de que si un argumento
es una matriz o referencia, solo se considerarán los
números en esa matriz o referencia, se pasan por
alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o
valores de error en la matriz o en la referencia.
La función condicional para contar (de manera similar que SUMAR.SI es para las sumas) es CONTAR.SI. Esta función
cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con elcriterio especificado. La sintaxis de
la función es la siguiente:CONTAR.SI(rango; criterio), donde rango es el rango dentro del cual desea contar las
celdas y criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar.
En la imagen que está más arriba tenés dos ejemplos, uno que utiliza la función CONTAR (cuenta los números en el
rango A1:A8) y el otro la función CONTAR.SI (cuenta las repeticiones del número 30 en el rango A2:A8).

Cuando seleccionás un rango de celdas con datos, podés ver en el sector resaltado de la Barra de
Estado el resultado del cálculo de la función seleccionada en el menú contextual. Por ejemplo, podés ver
rápidamente el resultado de la suma de los valores de un rango, simplemente seleccionando el rango de



celdas donde están ingresados dichos valores. Gracias a esto no necesitás introducir en otra celda de la
hoja de cálculo la función o fórmula que te brindaría la misma información.
Obviamente, para que puedas utiizar esta posibilidad de Excel, en cuanto a visualizar el resultado del cálculo de ciertas
funciones en la Barra de Estado, esta debe estar visible. Si la Barra de Estado no está visible, podés lograr que se
muestra accediendo al menú Ver, y allí seleccionar la opción Barra de Estado.

Función Si
Podemos pensar ahora esta situación: tenemos un negocio y en una planilla de cálculo cargamos las
ventas del equipo de vendedores para luego calcular las comisiones que cada uno de ellos debe cobrar.
Si la comisión es única es muy fácil, porque se multiplica el valor de cada venta por el porcentaje de
comisión. Pero ¿qué pasa si la comisión por ventas es, por ejemplo, 5% para ventas inferiores a € 50,00 y
10% para ventas superiores a € 50,00? Sería muy tedioso ingresar una fórmula por cada venta que
calcule el producto entre el porcentaje y el importe de venta, pero ingresando uno mismo el porcentaje
dependiendo del monto de la venta (5% o 10%).
Este es un buen ejemplo, que justifica la existencia y utilidad de la función condicional SI.
Concretamente, esta función devuelve un valor si la prueba lógica especificada es VERDADERO y otro
valor si es FALSO.
Utilizamos la función SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
La sintaxis de la función SI es la siguiente: SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso).
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=50 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 50, la expresión se evalúa
como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Para este argumento podés
utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que la función devuelve si la prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo,
si este argumento es la cadena de texto "Aprobado" y el argumento prueba_lógica se evalúa
comoVERDADERO,
la
función SI devuelve
el
texto
"Aprobado".
Si
el
argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este
argumento devuelve 0 (cero). Si querés visualizar la palabra VERDADERO, tenés que utilizar el valor
lógico VERDADERO para este argumento.
Por último valor_si_falso es el valor que la función devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Suspenso" y el argumento prueba_lógica se evalúa
comoFALSO, la función SI muestra el texto "Suspenso". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y
omitesvalor_si_falso (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor
lógicoFALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después
devalor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), la función devuelve el valor 0
(cero).

Muy bien, para entender mejor lo anterior, aquí debajo hay un ejemplo de la utilización del condicional SI,
basado en el caso imaginario del comienzo de esta página. La fórmula evalúa el monto de la venta, y si
este monto es menor a los € 50,00 se realiza el cálculo de las comisiones por el 5% (valor de la celda F2),
si este monto no es menor a los € 50,00 (o sea que es mayor o igual a € 50,00) se realiza el cálculo de las
comisiones por el 10% (valor de la celda F3).



Funciones para la Fecha
A continuación veremos algunas de las funciones con las que Excel trabaja con las fechas. Pero antes
comentaremos cómo trata Excel a las fechas.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los
cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1; de esta manera, por
ejemplo el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque viene 39.448 días después del 1 de
enero de 1900. Es decir que, cuando ves en la pantalla de tu computadora el 01/01/2008, en realidad es
el número 39448 pero con el formato adecuado para que lo visualices como una fecha.

Hablando ahora sí de las funciones de fecha, la
función HOY() devuelve el número de serie de la fecha
actual. Si el formato de celda en la que ingresás la
función es General antes de escribirla, el resultado
tendrá formato de Fecha, es decir que no necesitás
aplicar formato Fecha a la celda antes o después de
ingresar la función para que luego de ingresada la fecha
se muestre con el formato correspondiente.

Otra función que trabaja con fechas es DIA. Esta
función, cuya sintaxis es: DIA(núm_de_serie), devuelve
el día de una fecha representado por un número de
serie. El resultado de la función se expresa como un
número entero comprendido entre 1 y 31. Junto a esta
explicación tenemos el cálculo de la función DIA para el
resultado obtenido antes con la función HOY().

Veamos ahora la función MES. Esta devuelve el mes de
una fecha representado por un número de serie. El
resultado de la función arroja un número entero
comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Similar
a DIA,
la
sintaxis
de
la
función
es
la
siguiente:MES(núm_de_serie).
La última función que veremos relacionada con las
fechas
es AÑO.
Muy
similar
a
las
funciones MES y DIA vistas en los párrafos anteriores,
la función AÑO devuelve el año correspondiente a una
fecha como número entero comprendido entre 1900 y
9999. La sintaxis de la función esAÑO(núm_de_serie).

Llegamos, con las dos funciones que se verán a continuación, al final de esta muestra de las posibilidades
que brinda Excel para el cálculo.
Te mostraremos dos funciones que son de mucha utilidad para realizar búsquedas de información en
planillas con muchos datos. Estas funciones son BUSCARV y BUSCARH.
Comenzaremos por BUSCARV, con esta función puedes buscar un valor específico en la columna más a
izquierda de una matriz y como resultado obtener el valor que está en la misma fila de una columna
especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa "Vertical".



La sintaxis de la función es:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado).
Vamos por partes:
valor_buscado es el valor que buscas en la primera columna de la matriz_valor_buscado, éste puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de información dónde buscas los datos. Puedes utilizar una referencia a un
rango o un nombre de rango.
Observa la siguiente imagen, en las dos primeras columnas tienes los datos sobre los que se realizarán
las búsquedas, luego, en la columna que tiene por título Función de búsqueda, está el texto de la
función que calcula el resultado que visualizas en la siguiente columna, o sea que para el primer caso, la
función=BUSCARV(554;A2:B9;2;FALSO) arroja como resultado Pulsera.

Lo explicado para BUSCARV es en cierta manera análogo para realizar búsquedas horizontales con la
función BUSCARH. Con esta función buscas un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de
valores y, a continuación, le indicas que devuelva el valor de la misma columna de una fila especificada.
Debes utilizarBUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte
superior de la tabla de datos y deseas encontrar información que se encuentre dentro de un número
especificado de filas. Obviamente la H de BUSCARH significa "Horizontal".
La sintaxis de esta función es muy similar a la sintaxis de la
función BUSCARV:BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
La explicación de los argumentos de la función es idéntica que para BUSCARV, con la diferencia
deindicador_filas (en lugar de indicador_columnas), que especifica el número de fila
en matriz_buscar_endesde el cual debe devolverse el valor coincidente.
En la siguiente imagen verás algunos ejemplos de utilización de la función BUSCARH. Al igual que en los
ejemplos para BUSCARV, debajo del encabezado Función de búsqueda está el texto de la función que
está escrita en la columna que tiene por título Resultado, y cuyo resultado está a la vista.



Gráficos en Excel
Bien, es tan amplio y entretenido (al menos para mi) el tema de la creación, personalización y
organización de gráficos, que no sé por dónde comenzar.
Con Excel podés crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo.
Podés “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial para gráficos.
Cuando insertás un gráfico, este queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que
si en algún momento los datos “origen” cambian, el gráfico se actualizará de forma automática.
Los gráficos de Excel contienen muchos objetos (títulos, etiquetas en los ejes, leyendas, etc.) que pueden
ser seleccionados y modificados individualmente según las necesidades. En las figuras que están aquí
abajo, hay varios ejemplos de gráficos, todos ellos en función de los mismos datos origen.

La forma más rápida de insertar un gráfico es a través de la tecla [F11] o la combinación de teclas [Alt +
F1]. Esto hace que se cree un gráfico en una hoja nueva a partir de los datos o valores del rango actual.



¿Sencillo, no? Pero esto recién empieza...
El gráfico anterior es un gráfico por defecto
que Excel crea a partir de los datos de la
tabla. Luego podés modificar el Tipo de
gráfico, la información que desees presentar,
las combinaciones de colores, etc.
A partir de ahora verás que las posibilidades
de personalización aquí son muchas, y que
gracias
al Asistente
para
gráficos
seguramente te aproximarás al diseño del
gráfico que deseas.

Distintas formas de crear graficos
Otra manera de introducir un gráfico en Excel es mediante el Asistente para gráficos, al que se accede a
través del botón correspondiente de la barra de herramientas:
, o bien a través de la opción
correspondiente del menú Insertar, cuya imagen ves aquí a la derecha.
Antes de acceder al Asistente para gráficos, es conveniente que
estés en alguna celda de la tabla que tiene los datos origen, o bien con
toda la tabla con los datos origen seleccionada. De todas maneras
el Asistente para gráficos permite también seleccionar mediante
referencias los datos a representar gráficamente, es decir que en el
Asistente también podés ingresar o modificar por teclado las
referencias.
.

Paso a Paso en el Asistente de Gráficos

Bien, del primer paso del Asistente no hay mucho para
explicar. Dependerá del tipo de datos o información que estás
tratando de representar gráficamente cuál será el tipo y
subtipo de gráfico que elijas. Para que lo recuerdes, en la
siguiente imagen podés ver el cuadro de diálogo del Asistente
en el paso.



El segundo paso del asistente puede necesitar más aclaraciones.
Primero veamos qué podemos hacer en la
ficha Rango de datos. A continuación hay dos
imágenes. Cada imagen es un gráfico resultante a
partir de los datos de la misma tabla, con la
diferencia de que en uno de los gráficos está
seleccionado el botón de opción que indica que
las series están en las Filas, y en la otra imagen
está seleccionado el botón de opción que indica
que las series están en las Columnas. Observa
uno y otro y verás claramente cómo cambia el
gráfico cuando está una u otra opción
seleccionada.

Ahora veamos las opciones presentes en la ficha Series. En la siguiente imagen verás de qué manera
podés especificar que en la Leyenda del gráfico se muestren los nombres reales de las series, o bien
personalizarlos.



El tercer cuadro de diálogo del Asistente, Asistente para gráficos - paso 3 de 4: opciones de gráfico,
te permite configurar todos los aspectos referentes a la presentación del gráfico, y en el mismo cuadro de
diálogo verás una vista preliminar del mismo.

Cuarto y último paso del Asistente, que se refiere a la ubicación del gráfico. Podés colocar el gráfico en la
hoja en la que estás trabajando o en otra nueva.



Te hago una pregunta: ¿una vez insertado el gráfico, podrías modificarlo?
Afortunadamente podés cambiar hasta incluso el origen de datos que lo genera, agregando o quitando
series de datos; también podés agregar o quitar títulos, modificar los colores de líneas y tramas, etcétera.

Como Cambiamos los elementos de un gráfico creado.

Ya has visto que los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas,
títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico.
Podés configurar los gráficos, añadir objetos, o bien dar formato a los que ya existen para modificar su
apariencia.
Siempre antes de dar formato a un objeto gráfico, es necesario seleccionarlo.
Cuando seleccionás un gráfico, se visualiza la barra de herramientas Gráfico.

Para “editar” un objeto gráfico concreto primero tenés que seleccionarlo. Esto se puede hacer
directamente desde el cuadro de lista de la barra de herramientas Área del grafico, o bien, si querés
hacerlo con el mouse, pulsando sobre el objeto gráfico que engloba el que deseas modificar y luego
volver a pulsar sobre el objeto particular que deseas seleccionar.
La imagen de abajo muestra cómo seleccionar la Leyenda del gráfico a través del mouse.



Tambien para seleccionar la leyenda podés
hacer otro clic sobre el texto o en la clave de uno
de los datos de la leyenda para seleccionarlo. Si
hacés doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro
de diálogo que presenta las opciones para
formatearlo.
.

Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los menús de Excel,
como Insertar y Formato, muestran posibilidades específicas para dicho gráfico y para el o los elementos
seleccionados.

Cuando seleccionás el gráfico, automáticamente el menú Datos cambia su nombre a Gráfico.

Menú Gráfico
De forma resumida, podemos decir que las opciones de este menú son los pasos del Asistente.
Verás que se pueden volver a modificar todas
las opciones del gráfico, que fueron definidas
cuando lo insertaste a través del asistente.
Podés seleccionar nuevamente el tipo y subtipo
de gráfico seleccionando la opción Tipo de
gráfico…; podés volver a definir los datos
origen a través de la opción homónima: Datos
origen…, estableciendo allí un nuevoRango de
datos, o bien agregando o quitando Series de
datos; podés cambiar o agregar los Títulos al
gráfico si no lo habías hecho en los pasos del
Asistente; podés visualizar u ocultar los ejes;
etc.



Manejo de Base de Datos en Excel
Ahora nos introduciremos en el mundo de las Bases de datos. Veremos que se puede trabajar
con Bases de datos utilizando Excel.
Comenzaremos por decir que otra de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de
información, por ejemplo de nombres, direcciones, teléfonos, etc. Entonces, con Excel podés trabajar con
listas de información sencillas, o con listas más complejas, también conocidas como bases de datos.
Pues bien, una base de datos en Excel no es más que una lista o una tabla que contiene una o más
columnas.
Con las funcionalidades de Excel para administrar la información contenida en listas se puede, por
ejemplo, ordenarla según diversos criterios, buscar datos específicos, e incluso extraer copias de
información de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de Access, con
Excel no se puede trabajar con bases de datos relacionales. Brevemente te cuento que las Bases de
datos relacionales son un tipo particular de bases de datos en las que la información es almacenada en
varias tablas con campos relacionados, consiguiendo fundamentalmente que la información no esté
duplicada.
Aunque Excel es básicamente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de listas, que
pueden ser muy útiles para, por ejemplo, analizar tendencias de ventas de un mercado, guardar los
nombres de clientes y sus direcciones, almacenar datos de existencias en depósitos, etcétera.
Así, la combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de cálculo y de
gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de negocios y sistemas de gestión que no
sean excesivamente complicados.
Veremos ahora las partes o, mejor dicho, cómo está formada básicamente una base de datos en Excel.
Toda lista debe contener nombres de campo (en Inglés 'field names'), en una fila situada en la parte
superior (llamados encabezamientos o 'headers'). Además la lista deberá tener por lo menos una fila de
datos directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros.
En la imagen de abajo se puede ver lo que se describe en el párrafo anterior. En la fila de la parte
superior están los nombres de los campos que forman el encabezamiento, y debajo de este tenemos
todos los datos de una fila, que son el primer registro de la tabla.

Cuando introducimos nombres de campo en la parte superior de la lista, tenemos que tener en cuenta los
puntos siguientes: es conveniente que
los nombres de campo sean diferentes
unos de otros; no debe haber filas
vacías debajo de los nombres
de campo;
una
vez
definidos
los encabezamientos de la tabla, los
datos o registros se ingresan como
habitualmente se hace con los datos en
una hoja de cálculo.
La imagen de la derecha ejemplifica
una base de datos.



Si observás con atención, verás que la información de la tabla no responde a ningún orden (por ejemplo
alfabético o numérico). Muy bien, cuando pases a la siguiente página verás cómo ordenar la información
de la base de datos.

Ordenar los Datos de una Lista
Algo que necesitarás realizar con frecuencia, sobre todo cuando trabajes con tablas que contengan
muchos registros, será ordenarlos para luego, por ejemplo imprimir algún informe, o encontrar
información rápidamente.
Si por ejemplo tenés un listado de clientes, seguramente necesitarás ordenarlo por alguno o algunos de
sus campos, como por ejemplo: el campo Apellido y Nombre, o por el campo Zona, o por el campo Tipo
de Cliente, o por el campo Vendedor, para luego realizar informes o localizar información.
La manera más rápida de ordenar una tabla, en orden ascendente o descendente por alguno de sus
campos, es seleccionar alguna celda de la columna del campo por el cual deseás establecer el orden y
presionar alguno de los botones Orden ascendente
Herramientas Estándar.

u Orden descendente

de la Barra de

Ordenar los Datos de una Lista por varios campos
Cuando queremos que el ordenamiento se efectúe considerando el orden de más de uno de los campos
de la tabla, es más ágil solicitar que la tabla se ordene por medio de las opciones del cuadro de diálogo
Ordenar.



Para concluir con el tema ordenamiento, describiremos brevemente el resto de las opciones disponibles
en el cuadro de diálogo Ordenar.
En la imagen que está a la derecha tenés el cuadro de diálogo Ordenar, y allí están resaltadas las
opciones del apartado La lista tiene fila de encabezamiento y el botón Opciones..
Cuando ordenás una lista o tabla, no es necesario que
tenga rótulos de columna en la fila superior. Si ese es el
caso, tenés que seleccionar la opción No;entonces, cuando
ordenes, se seleccionará toda la tabla, incluso la primera
fila, y en los cuadros de lista las opciones para seleccionar
serán como las que ves en la imagen, indicando
directamente la o las columnas por las que se realizará el
ordenamiento. Esto puede ser útil cuando desees ordenar
solamente una parte de la tabla; primero tenés que
seleccionar la parte de la misma que quieras ordenar, y
luego
ordenarla
indicando
que No hay
fila
de
encabezamientos, y elegir luego la o las columnas que
regirán el orden.

Referente al botón Opciones: si pulsás en él se visualiza el cuadro de diálogo que está aquí a la derecha.
Allí, en el cuadro de lista Primer criterio de ordenación: podés personalizar el criterio de orden eligiendo
alguno de la lista.
Si hacés clic en la casilla de selección Distinguir
mayúsculas de minúsculas, se distinguirán
mayúsculas de minúsculas en la ordenación y,
finalmente, en el apartado Orientación le indicás
a Excel si está seleccionada la opción Ordenar de
arriba hacia abajo, que debe ordenar las filas por
los valores de una o varias columnas, y si está
seleccionada la opción Ordenar de izquierda a
derecha, le indicás a Excel que ordene las
columnas por los valores de una o varias filas.
Como hemos visto, es mucho lo que se puedes lograr con esto de la ordenación de listas o tablas.

Aplicación de Filtros Automáticos
Los Filtros automáticos son la manera más rápida de seleccionar solo los elementos que querés mostrar
de una lista, es decir, que proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos.
Con operaciones tan simples como seleccionar y hacer clic, podés filtrar rápidamente aquellos datos que
no deseás ver o imprimir. Los datos que no cumplen los criterios que has especificado en el filtro
simplemente no se muestran, y los restantes registros permanecen visibles en la hoja de cálculo.
Antes de seleccionar un filtro automático tenés que asegurarte de que no haya otro activado. Esto se
puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Autofiltro, a la que
accedés a través del menú Datos, opción Filtro. En caso de que exista, debés desactivar el filtro
anterior antes de volver a empezar, volviendo a elegir ese comando u opción, con lo cual se desmarca la
opción Autofiltro.



En la siguiente imagen verás una tabla con datos
correspondientes a un listado de deudas. Para
crear un filtro automático en una lista no tenés
más que posicionarte en alguna celda de la lista
y acceder al menúDatos, opción Filtro, y dentro
de esta seleccionar la opción Autofiltro. Observá
que los nombres de campo que están como
encabezamientos de las columnas pasan a ser
listas desplegables que te permiten realizar la
selección.

En el caso de que la base de datos o lista esté formada por distintos campos, y que hayas aplicado a
cada uno de ellos un filtro automático, en el resultado final solo verás aquellos registros que cumplan
todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros.

Si en la columna del campo en la que querés establecer un filtro hay
celdas vacías, podés mostrar los registros para las celdas vacías
haciendo clic en la opción correspondiente de la lista desplegable del
campo con celdas vacías. En la imagen de la derecha tenés un caso
de celdas vacías en una columna; observá que aparecen las
opciones (Vacías) y (No vacías). Podés establecer el fitro por
cualquiera de ellas.

Si querés personalizar aún más el filtro automático, tenés que elegir la opción (Personalizar...) de la lista
desplegable. Cuando hacés esto, se abre el cuadro de diálogo que está aquí debajo.
ebajo del texto Mostrar filas en las
cuales:, está en color azul el nombre
del campo cuyo filtro vas a
personalizar (para el caso de la
imagen es el campo Cliente). Entre
las opciones que podés elegir en las
dos listas desplegables del lado
izquierdo están: es igual a, no es
igual a, es mayor que, es mayor o
igual que,es menor que, es menor
o igual que, comienza por, no
comienza por, termina con, no
termina
con,contiene y no
contiene.
En las dos listas desplegables del lado derecho, si hacés clic en la flechita, se listan todos los valores de
celda que hay en la columna (en este caso Cliente), pero no necesariamente debés elegir uno de los
valores de la lista, o sea podés escribir en cualquiera de los dos cuadros de la lista de la derecha el valor
para el criterio del autofiltro. Por ejemplo, podés indicarle a Excel a través de este cuadro de diálogo que
realice un Autofiltro personalizado de los Clientes que: "contienen" entre los datos de la columna Cliente el



nombre "Carlos", es decir que en el cuadro de lista superior izquierdo elegirás la opción "Contiene" y en el
superior derecho escribirás el nombre "Carlos". Si lo deseas podés utilizar junto a alguno de los
operadores lógicos "Y" u "O" el otro par de opciones, para acotar aún más el filtro.
Debajo del texto Mostrar filas en las cuales:, está en color azul el nombre del campo cuyo filtro vas a
personalizar (para el caso de la imagen es el campo Cliente). Entre las opciones que podés elegir en las
dos listas desplegables del lado izquierdo están: es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o
igual que,es menor que, es menor o igual que, comienza por, no comienza por, termina con, no
termina con,contiene y no contiene.
En las dos listas desplegables del lado derecho, si hacés clic en la flechita, se listan todos los valores de
celda que hay en la columna (en este caso Cliente), pero no necesariamente debés elegir uno de los
valores de la lista, o sea podés escribir en cualquiera de los dos cuadros de la lista de la derecha el valor
para el criterio del autofiltro. Por ejemplo, podés indicarle a Excel a través de este cuadro de diálogo que
realice un Autofiltro personalizado de los Clientes que: "contienen" entre los datos de la columna Cliente el
nombre "Carlos", es decir que en el cuadro de lista superior izquierdo elegirás la opción "Contiene" y en el
superior derecho escribirás el nombre "Carlos". Si lo deseas podés utilizar junto a alguno de los
operadores lógicos "Y" u "O" el otro par de opciones, para acotar aún más el filtro.
En la siguiente imagen podés ver cómo se aplica un filtro personalizado a una tabla:

Finalmente, si en un momento dado querés mostrar de nuevo todos los registros, olvidándote por tanto de
las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, seleccioná el comando Mostrar
Todo del menú Datos, opción Filtro. Recordá que esta es una acción o procedimiento que no se puede
deshacer
Habrás visto que entre las opciones de autofiltro, cuando pulsás en la flechita de alguno de los campos las dos
primeras opciones de la lista que se despliega te posibilitan realizar lo que viste en la página anterior: Establecer un
Orden Ascendente o Descendente de acuerdo con la columna o campo en el que desplegaste las opciones de
autofiltrado.

Obtener Subtotales
Con Excel podés calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista.
Cuando insertÁs subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Observá la siguiente imagen: los subtotales que automáticamente Excel agrega a la lista están resaltados
con un color verde. Podés ver que antes de cada cambio de zona hay un subtotal:



Antes de insertar Subtotales, tenés que ordenar la lista para agrupar las filas cuyos subtotales deseás
calcular. Luego de ordenada la tabla, podés obtener los subtotales de cualquier columna que contenga
números.
Excel calcula los subtotales con una función de
resumen. Una función de resumen es un tipo de
cálculo que combina datos de origen cuando
insertás subtotales automáticos en una lista o
base de datos. Algunos ejemplos de funciones
de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.
Podés mostrar subtotales en una lista con más
de un tipo de cálculo a la vez.
Los valores del total general (que está al final
del esquema, no se visualiza en la imagen
superior) se obtienen a partir de los datos de
detalle y no de los valores de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función
de

resumen Promedio,

la

fila Total

general mostrará el promedio de todas las filas
de detalle de la lista y no el promedio de los
valores de las filas de subtotales.
Para terminar con este tema analizaremos juntos la función que utiliza Excel para los cálculos de los
Subtotales.
Bien, justamente la función que realiza los cálculos es la función SUBTOTALES, cuya sintaxis es la
siguiente:SUBTOTALES (núm_función ; ref1 , ref2, ...). Esta función devuelve un subtotal en una lista o
base de datos. Generalmente te será fácil crear una lista con subtotales utilizando el
comando Subtotales del menú Datos, y, en todo caso, luego de creada la lista de subtotales, cambiarla
modificando la fórmula SUBTOTALES.
En cuanto a la sintaxis de la función, el argumento núm_función es un número de 1 a 11que indica qué
función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.
En cuánto a Ref1, Ref2, ..., Ref29 son de 1 a 29 rangos o referencias para los cuales deseás calcular el
subtotal.
Seguramente que la función que más utilizarás para el cálculo de Subtotales será la número 9, que es la
función Suma y obviamente sumará los valores de los rangos.
Si deseás cargar manualmente la función subtotales para, por ejemplo, obtener subtotales cuando aplicás
filtros automáticos, la función debe ser ingresada en una fila al final de la tabla, o en una fila por sobre los
rótulos de columna, empleando en la fórmula SUBTOTALES el número de función 9.



Observá la siguiente imagen: tiene aplicado un autofiltro, y la función SUBTOTALES calcula la suma de
los importes del rango que se visualiza.

Vincular hojas y Libros

Siguiendo con el Manejo de datos en Excel, veremos aquí cómo vincular hojas y libros a través de
fórmulas.
Primero vamos a responder a un interrogante: ¿qué es un Vínculo? Un Vínculo es una referencia a otro
libro u hoja. Si el vínculo es a otro libro, suele llamarse referencia externa o remota. También es posible
establecer un vínculo con otro programa o con otro libro ubicado en la intranet o en internet. Pero iremos
paso a paso, por ahora nos limitaremos a vincular la información de diferentes hojas o de diferentes libros.
Es posible referenciar celdas y rangos de celdas de hojas del mismo libro, así como también celdas y
rangos de celdas de hojas de otros libros, estén abiertos o no.
Seguramente te preguntarás para qué utilizar vínculos si podés tener toda la información necesaria en
una misma hoja. Responderé esta pregunta con un par de ejemplos que justificarán su uso.
Podés por ejemplo vincular la información de varios libros e integrar los datos pertinentes en un libro de
resumen; de este modo, si se modifica la información de los libros de origen, no será necesario cambiar
manualmente el libro de resumen.
Lograrás también ver el beneficio de vincular la información de diferentes libros, porque gracias a ello
simplificás modelos grandes y complejos, de manera que al dividir un modelo complicado en una serie de
libros interdependientes, podrás trabajar en el modelo más simple sin necesidad de abrir todas las hojas
relacionadas con él. Tené en cuenta que los libros de menor tamaño son más fáciles de modificar, no
necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con ellos con más rapidez.
Las fórmulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de si el libro de
origen (el que proporciona datos a la fórmula) se encuentran abiertos o cerrados. Cuando el libro de
origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja
de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la
siguiente fórmula calcula el promedio de los valores contenidos en el rango A10:B15 de la
hoja Insumos del libro Precios.xls:

Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso, o sea que para el ejemplo
anterior es:



Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene caracteres no alfabéticos, se deberá poner el nombre (o
la ruta de acceso) entre comillas sencillas ' ... ' , tal como se ve en la imagen anterior.

Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro seguido de un
signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula calcula el promedio de los valores
contenidos en el rango costos del libro Precios.xls: =Promedio(Precios.xls!costos)
Existe otra forma de pegar un vínculo a una celda o rango de celdas de una hoja del mismo libro, o a una
celda o rango de celdas de una hoja de un libro distinto, a través del cuadro de diálogo Pegado especial.
Con el botón Pegar vínculos del cuadro de diálogo Pegado especial, podés pegar referencias al rango de
celdas que copiaste.

Validación de datos
Para terminar con el tema de Manejo de datos, aprenderás a validar la entrada de datos.
Comenzaré por comentar el significado del tema central de la página: la validación de datos es una
función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en
una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y los
notifiquen de las entradas incorrectas.
Esto es muy útil por ejemplo si diseñamos una tabla que será utilizada por otras personas; con la
validación de datos podemos restringir el ingreso de información incorrecta, informando además cuáles
son los datos permitidos o no, orientando de esa manera el trabajo de los usuarios, facilitando su tarea e
impidiendo errores por falta de información o controles.

En la pestaña Configuración, en el
apartado Criterio de validación, está el
cuadro de lista Permitir:, donde podés
elegir alguna de las siguientes opciones
de la lista: Cualquier valor (opción por
defecto),Número
Entero,
Decimal,
Lista, Fecha, Hora, Longitud del texto
y Personalizada.
En el gráfico que está más abajo tenés el
cuadro de lista Permitir: abierto, con las
opciones a la vista.

Explicaré a continuación, brevemente, la utilidad de las opciones:
Cualquier valor: no hay restricciones, podés ingresar cualquier valor. Igualmente, podés definir un
mensaje entrante o de error. El mensaje entrante –siempre que selecciones la celda con validación– se
mostrará, pero no tendrá ningún efecto o no se mostrará nunca el mensaje de error si es que lo
especificas.



Número entero: cuando elegís esta opción, se mostrará otro cuadro de lista,
que podés visualizar a la izquierda de este párrafo, con las opciones que te
permiten especificar por ejemplo si el número entero permitido de ingreso
tiene que estarentre un máximo y un mínimo, o tiene que ser igual a un valor
específico, etc. En el campo que define el o los valores permitidos, podés
ingresar referencias a celdas o nombres de rangos que pueden apuntar
incluso a otras hojas o a otros libros.
Número decimal: el tratamiento es igual que el de Número entero, pero los
números aceptados pueden ser decimales.
Longitud del texto: igual que antes, visualizas el cuadro de lista Datos:, y allí
tenés que indicar el tipo de restricción que desees.
Fecha u Hora: si elegís alguna de estas dos opciones en el cuadro de lista Permitir:, también se visualiza
el cuadro de lista Datos:, con las mismas opciones antes explicadas para Número entero y Número
decimal; por supuesto que en los campos de validación de datos permitidos deberás ingresar fechas u
horas o bien referencias a celdas o rangos de celdas con estos tipos de datos.
Lista: cuando seleccionás esta opción en Permitir:, se visualiza debajo de este el campo Origen:, si
pulsás allí podés definir, escribiéndolos textualmente, los valores separados por comas que formarán las
opciones de la lista. Si querés utilizar un rango de celdas con un nombre definido, y obviamente este
rango tiene entre sus datos las opciones que formarán la lista, debés escribir el signo igual (=) seguido del
nombre del rango. Para utilizar referencias de celda, simplemente seleccionás las celdas en la hoja de
cálculo y luego presionás ENTRAR
.
Para definir una lista SIEMPRE las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de
cálculo. Si necesitás hacer referencia a otra hoja o libro, debés utilizar un nombre definido y asegurarte de
que el libro del que necesitás tomar las opciones para la lista está abierto. Además, debés asegurarte de
que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
Personalizada: cuando elegís esta opción se visualizará el cuadro Fórmula:, allí podés escribir una
fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no
válidas).
Para cualquiera de las opciones presentes en el cuadro Permitir:, excepto para la opción Cualquier
valor, visualizarás en el cuadro de diálogo la casilla de verificación Omitir blancos. Si querés permitir
valores en blanco (nulos) debés activarla, pero si deseás evitar la entrada de valores en blanco (nulos)
debés desactivarla.
En la ficha Mensaje entrante, podés definir para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando el
usuario haga clic en la celda.
Para que el mensaje se muestre, debés
asegurarte de que esté activada la casilla de
verificación Mostrar mensaje al seleccionar
la celda y luego escribir el título y el texto del
mensaje que deseas mostrar.



En la pestaña Mensaje de error, podés especificar cómo deseás que Microsoft Excel responda cuando
se escriban datos no válidos.
Ante todo, asegurate de que esté activada la
casilla de verificación Mostrar mensaje de
error si se escriben datos no válidos; de lo
contrario, no visualizarás nada.
Luego podés seleccionar alguna de las
opciones de estilo, que responden de la
siguiente manera: para mostrar un mensaje
informativo que no evite la especificación de
datos
no
válidos,
seleccioná
la
opción Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, pulsá en
Advertencia. Finalmente, para evitar el ingreso de datos no válidos, elegí Límite. En los campos
reservados para el Título: y para el Mensaje de error:, podés definir un mensaje o bien dejarlos en blanco
y Excel mostrará un mensaje de error por defecto.

Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas.
Vamos a ver cómo utilizar fórmulas y funciones.
Debe recordar que las referencias a celdas se usan para referirse al contenido de una celda o grupo de
celdas. El uso de referencias permite utilizar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja
de cálculo para realizar determinados cálculos. También podés hacer referencia a las celdas de otras
hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
Ya a esta altura seguramente lo tenés bien claro, pero igual lo reiteramos: a una celda se la referencia
siempre por su identificador de columna –una letra o conjunto de dos letras–-, y de fila –un número–-. Por
ejemplo , la celda AG2 es la que se encuentra en la intersección de la fila 2 con la columna AG.

En una hoja de cálculo, la referencia de la celda activa puede verse
en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.
Observá la imagen de la derecha.

Acordate de que los rangos de celdas se expresan por medio del
operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera
celda del rango de la referencia a la última celda del rango. Por
ejemplo, en la imagen que está aquí a la derecha podés ver una
selección rectangular cuya referencia es A2:B4.

Algo que no viste antes son las Referencias Múltiples, que
consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto
y coma (;). En la imagen de la derecha podés ver una selección
doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia
esB1:C2;C4:C5.
Ahora sí a interiorizarte de lo que es Referencia Relativa, Absoluta y Mixta de celda.



Excel utiliza siempre Referencias Relativas para las direcciones de celdas que introducís en nuevas
fórmulas. Una Referencia Relativa en una fórmula se basa en la posición relativa de la celda que
contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambiás la posición de la celda que contiene
la fórmula, se cambia también la referencia. Si copias la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente. Para ejemplificar lo dicho, presentamos una animación que realiza la copia de
dos celdas con fórmulas que tienen Referencias Relativas.
El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el mouse para apuntar a la celda cuya
referencia se desea insertar. Cuando deseás introducir la referencia a una celda en una fórmula, tenés que pulsar en
dicha celda. De esta forma se minimizan también los errores en la inserción de referencias a celdas.

En ciertos casos deberás evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una
nueva posición. Pues bien, aquí tenés que utilizar Referencias Absolutas. Las Referencias Relativas se
convierten en Absolutas introduciendo el carácter "$" antes de la letra de la columna y antes del número
de fila. Una Referencia Absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en
una ubicación específica. Si cambiás la posición de la celda que contiene la fórmula, la Referencia
Absoluta permanece invariable. Si copias la fórmula en filas o columnas, la Referencia Absoluta no se
ajusta. De forma predeterminada, cuando ingresás nuevas fórmulas se utiliza Referencias Relativas; y si
lo deseás vos mismo podés cambiarlas a Referencias Absolutas.
Un último caso de referencia de celda son las Referencias Mixtas. Una Referencia Mixta tiene una
columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna
absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si
cambiás la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la Referencia Relativa y
la Referencia Absoluta permanece invariable. Si copiás la fórmula en filas o columnas, la Referencia
Relativa se ajusta automáticamente y la Referencia Absoluta no se ajusta.
Para terminar con el tema de referencias, verás que a una Referencia Absoluta o Mixta podés insertarla
de dos formas diferentes: una forma es, cuando introducís la fórmula, teclear el carácter $ delante del
índice de fila y/o de columna que querés mantener constante; para la otra forma debes colocar el punto
de inserción en la barra de referencias de manera que esté dentro de la referencia a la celda, pulsás la
tecla F4 y verás que pasás cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos.

Impresiones
Como Imprimir numero de filas y letras de columnas en cada hoja
Comencemos: ¿te has preguntado si hay alguna forma de imprimir las letras de las columnas y los
números de las filas, además de la propia información de la planilla de cálculo? Pues sí, esto es posible.
La siguiente imagen aclara la pregunta.

Puede que en algún momento necesites imprimir las letras de las columnas y los números de las filas. Si
ese es el caso, no es un problema para Excel: has visto lo sencillo que es configurar la impresión para
lograrlo.



Algo que necesitarás con mucha más frecuencia que lo explicado antes es configurar la impresión para
que en la parte superior de cada hoja y/o en la parte izquierda de cada hoja se repitan los datos de
determinadas áreas de la planilla.

Como imprimir rotulo de filas y columnas
Cuando trabajes con una tabla, como una lista de precios, cada columna tendrá seguramente un título.
Por ejemplo, para el caso de la lista de precios tendrías los siguientes títulos de columna: Código,
Artículo, Presentación y Precio Caja.
Si la lista de precios tiene pocos renglones y querés imprimirla, es probable que entre en una hoja, con lo
que no habría problemas.
Pero si la lista de precios tiene varios renglones, por ejemplo son 30 hojas todas repletas de precios
¿cómo hacer para que en cada hoja aparezcan los títulos de las columnas?
Por suerte podemos indicarle a Excel una o un grupo de filas para que se repitan en la parte superior de
la impresión de cada hoja. Con esto te
liberás del trabajo de tener que ir hoja
por hoja controlando cada cambio de
página para ubicar los títulos de las
columnas.
Si deseas repetir una o un grupo de
columnas como rótulos de filas al
comienzo de cada hoja, tenés que
indicarlas en el campo reservado para
tal fin, que se muestra en la siguiente
imagen.

Es totalmente viable especificar filas para que se repitan en la parte superior de cada hoja y al mismo tiempo
especificar columnas para que se repitan a la izquierda de cada hoja. Esto te será muy útil si el trabajo que necesitás
imprimir tiene títulos de columna y títulos de fila, además de tener muchas filas y muchas columnas con información.

Como Imprimir encabezados y pie de páginas
Demos otro paso en el tema de la impresión.
En alguna oportunidad habrás visto, por ejemplo en libros, revistas o periódicos, que en la parte superior o
inferior de cada hoja está anotado el nombre de la publicación y el número de capítulo y de hoja, y
también puede estar anotada la fecha de la publicación, el nombre de su autor, etcétera.
Bien, esto es lo que se conoce con el nombre de Encabezado –cuando está en la parte superior de cada
página– y Pie de página –cuando está en la parte inferior de la hoja–. En la imagen que está aquí debajo
están ambos ejemplificados



En la imagen podes observar el cuadro diálogo para acceder a la pestaña Encabezado y pie de página :
los espacios reservados para la vista previa del Encabezado y del Pie de página; los dos cuadros de
lista: Encabezado: y Pie de página:, que de
manera
predeterminada
tienen
la
opción (ninguno) seleccionada;
y
los
botones Personalizar el encabezado y
Personalizar el pie de página….
Muy bien, pero si no te gusta el tipo de fuente
con el que está el Encabezado o el Pie de
página, o querés cambiarlo o poner tu propio
texto… no es un problema para Excel.
Aquí es donde entran en juego las
funcionalidades de los botones Personalizar
encabezado y Personalizar pie de página….
el cuadro de diálogo que se abre tiene el título
acorde
al
botón
que
has
presionado: Encabezado o Pie de página,
pero el diseño es el mismo en ambos casos.

ejemplo


No hacen falta muchas palabras más. De todas maneras, no está demás aclarar que podés escribir el
texto que desees en cualquiera de los campos, además de insertar el número de página y/o la fecha y/o la
hora, etc.
Por ejemplo, podés configurar en la Sección izquierda del Pie de página el siguiente texto: - Excel nivel
básico -; en la Sección central podés configurar el texto como: < Fecha: &[Fecha] >; y en la Sección
derecha puedes escribir: - Página Nº &[Página] de &[Páginas] - .
El resultado que obtendrías sería el siguiente ( de acuerdo, también hice algunos arreglitos en las fuentes,
pero está lindo, ¿sí?).

Como imprimir áreas especificas de una hoja
Pondré un ejemplo para justificar la funcionalidad que luego explicaremos.
Suponé que estás realizando un trabajo para presentar en la Escuela, y que además del área principal, o
mejor dicho, del área que luego querés imprimir para presentar a los profesores, tenés en la misma hoja
varias celdas plagadas de cálculos auxiliares que no deseás que se impriman en el informe final. ¿Qué
hacer?
En Excel podés indicar cuál es el Área de impresión, es decir el área de la hoja de cálculo que se
imprimirá cuando decidas realizar la impresión del trabajo. Así, si volvemos al ejemplo del trabajo plagado
de cálculos auxiliares, podés especificar el Área de impresión de forma tal que ningún cálculo o
anotación auxiliar se plasme en el “flamante informe” que presentarás a tus profesores de la Universidad.
Observa la siguiente imagen cómo definir el Área de impresión.

Otra de las formas de Establecer el área de impresión es mediante el cuadro de diálogo Configurar
página, en la ficha Hoja. Recordá que a este cuadro de diálogo accedías a través del menú Archivo,
opciónConfigurar página…. En la siguiente imagen está el cuadro de diálogo mencionado y el
campo Área de impresión resaltado; allí es donde se puede ingresar el rango de celdas que será el Área
de impresión.



Pero esta no es la única forma de imprimir un área específica de una hoja de cálculo.

Pregunta: ¿qué pasa si no querés cambiar el área de impresión, pero deseás imprimir solo un rango de celdas del área
de impresión?

Es más, con la posibilidad que luego verás, podés indicar incluso que se imprima un rango de celdas que
ni siquiera forme parte del área de impresión.
En la imagen que verás a continuación, el Área de impresión de la hoja es la que fue definida en la
imagen anterior: rango A1:D6. Verás que podés indicar un rango diferente para que se imprima.

Como habrás visto, son muchas las posibilidades para especificar qué parte de la hoja o rango de celdas
deseas que se impriman.
Sin embargo, acá no se terminan las posibilidades de impresión



Como imprimir varios libros y varias hojas simultáneas
Si un libro Excel tiene varias hojas y necesitás imprimir solo algunas, tenés que utilizar el teclado y el
mouse para marcar las hojas que querés que se impriman.
Tenés que pulsar con el botón izquierdo del mouse
en las etiquetas de las hojas que deseas imprimir,
manteniendo presionada la tecla Mayúsculas (para
seleccionar
hojas
adyacentes)
o
la
tecla Control (para seleccionar hojas no adyacentes).

Para imprimir todo el libro también podés
seleccionar todas las hojas que lo componen y
luego realizar la impresión de manera corriente,
pero es más largo el procedimiento que el que
antes visualizaste.

Nos queda solamente ver cómo realizás la impresión de varios libros a la vez.
Muy bien, en la siguiente imagen te mostraré cómo lograrlo, y más abajo hay algunas consideraciones a
tener en cuenta para que efectivamente se impriman “todas” las hojas de los libros que decides imprimir.



Algo importante a tener en cuenta cuando querés realizar la impresión de varios libros a la vez, es
que inmediatamente que das clic a la opción Imprimir del menú Herramientas, la impresión comienza, o
sea que no podés realizar vista previa alguna de lo que luego se plasmará en el papel.
Otra cosa más importante aún para lograr la impresión de “todas” las hojas de los libros seleccionados, es
que en cada uno de estos libros deben estar seleccionadas todas las hojas.
¿Cómo? Claro, cuando hayas guardado los libros que deseas imprimir, tenés que haberlo hecho con
todas las hojas seleccionadas en cada libro.
Esto es así porque lo que en realidad se logra con el proceso que te mostramos en la animación anterior
es lanzar la impresión de todas las hojas seleccionadas de cada uno de los libros que hayas elegido para
realizar la impresión.
Es decir que si has seleccionado dos libros para imprimir, pero en cada uno de los libros está únicamente
seleccionada la hoja activa, se imprimirá solamente el rango de celdas del área de impresión de las hojas
activas de cada libro seleccionado.


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