Este documento ofrece consejos sobre la estructura, redacción, tipografía y principios básicos de diseño para crear documentos de forma profesional. Explica que un documento debe estar bien estructurado y redactado, usar tipografía adecuada y aplicar los principios de contraste, proximidad, alineación y repetición para mejorar la legibilidad y comunicación. Siguiendo estas pautas, un diseño logrará transmitir credibilidad y guiar eficientemente la lectura.

1. http://www.flsc.es/documentos
Guía Básica para el Diseño de
Documentos
Fernando Luis Sánchez Casado

2. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Índice
Introducción ........................................................................................ 3
Estructura del documento .................................................................... 3
Referencias o bibliografía .............................................................................3
Redacción y tipografía.......................................................................... 4
Redacción.....................................................................................................4
Tipografía.....................................................................................................4
Descifrabilidad...................................................................................................................... 5
Legibilidad ............................................................................................................................ 5
Principios básicos de diseño................................................................. 6
Contraste .....................................................................................................6
Proximidad...................................................................................................6
Alineación ....................................................................................................7
Repetición ....................................................................................................8
Resumen.............................................................................................. 8
Referencias .......................................................................................... 9
2

3. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Introducción
En este texto, recojo algunos principios básicos de diseño, necesarios para
lograr documentos de apariencia profesional y que cumplan de manera óptima
con su objetivo de comunicación.
Estructura del documento
Como estructura de contenidos para un documento de cierta amplitud
propongo la siguiente:
Título del documento.
Créditos, que incluirán el nombre del autor o autores, entidades
involucradas, fecha (si viene al caso), etcétera. Si la autoría corresponde a
varias personas u organizaciones, el orden de aparición obedecerá a los
criterios que se hallan acordado.
Índice, que recogerá la relación de los capítulos y apartados que
conformen el documento.
Prefacio, introducción, objetivos o cualquier otro u otros apartados que
sitúen en contexto a los contenidos.
Cuerpo del documento, con el resto de capítulos, apartados o epígrafes,
que den estructura al contenido.
Conclusiones o resumen, en el que quedan recogidas las ideas
fundamentales del documento.
Apartado de referencias o bibliografía, en el que deberemos incluir las
fuentes utilizadas para la elaboración del documento y aquellas otras que
consideremos de interés o utilidad para los lectores.
En cualquier caso, deben ser los responsables del proyecto quienes fijen la
estructura y el estilo, de acuerdo con los fines a que vaya destinado el
documento a elaborar.
Referencias o bibliografía
Las referencias bibliográficas o a documentos electrónicos deben seguir un
esquema con cierto grado de normalización.
En el caso de referencias bibliográficas, uno de los esquemas aceptados es el
siguiente:
3

4. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Apellido1, Nombre1; Apellido2, Nombre2;…(año de publicación). Título de la obra
(edición), Editorial, ciudad, número de páginas.
Martínez, P; Cabello, M.; Díaz Martín, J.C. (1997). Sistemas Operativos. Teoría y Práctica (2ª.
Ed.). Ediciones Díaz Santos, S.A., Madrid, 254 pp.
La referencia de un documento electrónico podría ser:
Autor o propietario del dominio, título, dirección web.
Harvard Business School, Working Knowledge, http://hbswk.hbs.edu.
La cita literal de un texto debe aparecer entrecomillada y con una mención
a la fuente:
“Uno de los grandes inconvenientes de los directorios de un nivel es la confusión de los
nombres de ficheros entre los usuarios” (Martínez, P, et al., 1997).
Redacción y tipografía
Un documento debe estar pensado para ser leído. Debemos revisar
nuestros escritos y si su lectura nos parece difícil, es que lo es.
Dos aspectos fundamentales de cualquier documento escrito son la manera
en la que está redactado y la tipografía empleada.
Redacción
Lo más importante en un texto es que esté correctamente redactado. Un
documento con faltas de ortografía, mala sintaxis, que contenga errores
gramaticales y de léxico, o que tenga una redacción farragosa resulta poco fiable
y nada legible.
Debemos tener en cuenta que un documento presenta tanto el conjunto de
ideas que recoge, como a su autor. Cualquier documento transmite también una
imagen de quien lo ha escrito.
Tipografía
Para redactar un documento debemos utilizar, a lo sumo, dos o tres tipos
de letras y otros tantos colores.
En el caso de documentos escritos, el subrayado está prohibido. Los textos
subrayados se deben mostrar en cursiva.
4

5. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Para seleccionar la tipografía más adecuada en cada caso, debemos atender
a dos criterios: su descifrabilidad y su legibilidad. Estas propiedades
dependerán del medio en el que se vayan a mostrar (impreso o pantalla).
Descifrabilidad
Esta propiedad hace referencia a la facilidad para identificar un fragmento
de texto pequeño, tal como un encabezamiento o un título.
Cuando pretendemos que un fragmento de texto sea descifrable, es
preferible usar tipos de letra sin serifa (de francés sans serif, sin gracia), como
Arial, Verdana o Lucila Sans.
Esos tipos son también adecuados para textos que deban leerse en una
pantalla, puesto que la forma de los caracteres se ajusta perfectamente a los
píxeles del dispositivo.
Para que un texto sea descifrable hay que tener en cuenta lo siguiente:
Hay que evitar grandes cantidades de texto a los que se les haya aplicado
algún efecto, como subrayado, negrita, cursiva. Tampoco hay que abusar
de la variedad de colores, del texto en mayúsculas, de los cambios en la
fuente tipográfica, etcétera.
Son más descifrables las líneas de texto cortas que las largas. Este es el
motivo de que libros y periódicos estructuren sus páginas en columnas.
Si no tenemos sólidos conocimientos de diseño, es preferible ser
conservador en el momento de seleccionar un tipo de letra.
Legibilidad
La legibilidad es la facilidad con la que se lee un texto extenso.
En el caso de documentos impresos, son más legibles las tipografías con
serifa, como Garamond, Times o Palatino.
Si el texto se va a presentar en pantalla, resultará más legible una tipografía
sin serifa, aunque algunas con ella también son adecuadas (Palatino).
Dentro de lo posible, hay que evitar escribir con mayúsculas, salvo que
busquemos el efecto anguloso y cuadrangular que aportan.
LAS MAYÚCULAS SON POCO LEGIBLES, PORQUE APENAS HAY
DIFERENCIAS ENTRE LETRAS.
Las letras minúsculas presentan formas fácilmente reconocibles, lo que las
hace más legibles.
5

6. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Principios básicos de diseño
La redacción de un documento pretende comunicar su contenido. Esto será
más fácil si el resultado de nuestro trabajo es claro, limpio y está bien
estructurado.
Para conseguir esto, es necesario tener en cuenta cuatro principios básicos
de diseño: contraste, proximidad, alineación y repetición.
Contraste
El contraste permite diferenciar distintos elementos, creando una jerarquía
de información. Para ser efectivo, el contraste entre esos elementos debe ser
evidente.
Gracias al contraste, podemos extraer rápidamente aquello que necesitamos
de entre una gran cantidad de información. Nos ayuda a definir lo más
importante.
Para contrastar elementos, podemos recurrir a cambios en la tipografía,
efectos como la negrita, introducción de colores, una ordenación espacial
diferente, inclusión de imágenes guía, etcétera.
En cualquier diseño, debe haber un punto focal que señale lo más
importante. A partir de él, crearemos una jerarquía de prioridades.
Cuando el documento que acabamos de redactar contenga elementos
diferenciados, pero su visión resulte confusa, deberemos utilizar el principio del
contraste para crear una jerarquía, para trazar un camino que dirija la vista
hacia un punto focal y desde él, a los distintos elementos agrupados por orden
de importancia. Es el caso de los títulos en éste documento.
Por otro lado, habrá ocasiones en las que no sea conveniente introducir
contraste. Esto ocurre, por ejemplo, cuando preparamos un texto continuo,
como un relato literario.
Proximidad
El principio de proximidad se refiere a la relación que se establece entre dos
elementos cercanos entre sí.
Al igual que el contraste (y que el resto de principios de diseño), la
proximidad y la introducción de espacios visuales sirven para crear una
jerarquía en la información: dos elementos próximos, estarán relacionados de
alguna manera; si aparecen separados, no tendrán ninguna relación.
6

7. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Al establecer relaciones de proximidad entre elementos, el documento
aparecerá más organizado y será más legible. Para comprobar que el principio
de proximidad está correctamente establecido en un diseño, hay que mirarlo
con los ojos entornados y cercionarse de que las agrupaciones de elementos que
aparecen reflejan las relaciones correctas.
Alineación
Este principio de diseño nos insta a que todos los elementos estén alineados
entre sí y a que, una vez elegido un patrón de alineaciones, éste se mantenga a
lo largo de todo el documento.
Los diseños que respetan este principio presentan una apariencia
profesional, tienen una mejor estructura y resultan más claros y legibles. Se
trata de mejorar la estética del documento y sobre todo, de aumentar su
capacidad de comunicación.
Una correcta alineación requiere de la existencia de líneas de flujo
invisibles, denominadas líneas base, a las que se ajustan los distintos
componentes del documento. Su objetivo es dirigir la vista y facilitar el examen
rápido del texto, para hacernos una idea de las ideas fundamentales.
En el documento que está leyendo, puede encontrar varias de éstas líneas
base:
El texto aparece justificado en ambos márgenes, siguiendo sendas líneas
base verticales, situadas a tres centímetros de los bordes laterales de la
página.
Los títulos están alineados a la izquierda, según dos líneas base que
determinan la categoría dentro de la estructura jerárquica del documento.
La primera línea de cada párrafo, las listas con viñetas y los títulos
secundarios están sangrados hacia la derecha, ocho milímetros respecto
al margen del resto del texto. De esta forma, hemos creado una nueva
línea base vertical.
Los encabezados, los pies de página y los recuadros de textos aparecen
alineados respecto al centro de la página, según otra línea base vertical.
La alineación centrada transmite tranquilidad y formalidad, al aportar
simetría. Esto es algo que deberemos tener en cuenta cuando el efecto
buscado sea otro.
7

8. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Repetición
La repetición de ciertos elementos a lo largo del documento aporta
consistencia al diseño. En nuestro caso, la tipografía, los formatos, o los
encabezados permiten al lector encuadrar dentro de una misma unidad a los
distintos párrafos, epígrafes, capítulos y páginas.
Para aplicar el principio de repetición, es conveniente recurrir a la
simplicidad en lugar de optar por la inclusión de demasiado artificios, que
pueden contrastar excesivamente y que pueden eliminar los puntos focales que
deseemos establecer.
Resumen
El buen diseño de un documento lo hace más legible y facilita la
comunicación de sus contenidos. Para lograrlo, es preciso que esté bien
estructurado y redactado, que la tipografía elegida sea adecuada y que se
apliquen los cuatro principios básicos de diseño: contraste, proximidad,
alineación y repetición.
Un diseño acertado aportará a nuestro trabajo valor estético, un aspecto
profesional y credibilidad. Al establecer desde el principio una jerarquía clara
de los contenidos y presentarlos de forma atractiva, conseguiremos guiar los
ojos del lector a través del documento y haremos más grata y ágil su examen y
lectura.
8

9. Guía Básica para el Diseño de Documentos
Referencias
Williams R.; Tollett, J. (2006). Diseño Web. Edición 2006. Ediciones Anaya Multimedia,
Madrid, 352 pp.
9