Este documento trata sobre la administración de inventarios y centros de almacenamiento. Explica que los inventarios incluyen materias primas, productos en proceso y artículos terminados. También describe los diferentes tipos de inventarios como inventarios generales, estacionales, mercaderías en proceso y productos semiterminados. Por último, detalla las formas y funciones de los inventarios, incluyendo su clasificación por forma, función y naturaleza de la demanda.

1. TOMA DE INVENTARIO
Y CENTROS DE ALMACENAMIENTO

2. Conteste marcando con una X si está de
acuerdo o no con las siguientes afirmaciones:

3. 2.- ¿Cuáles son los riesgos de un mal manejo
de Materiales ,según su opinión?

5. La administración de materiales en diversas industrias.
Las empresas en las industrias de servicio se preocupan principalmente por la adquisición y suministro de materiales. Su
centro de atención es el pedido ,recepción, almacenamiento y distribución interna de los suministros necesarios para
efectuar el servicio. En las empresas de compraventa, los productos de salida son casi iguales a los de entrada. Estas
empresas realizan ,en esencia, la función de cambio de dueño: compra de productos, almacenamiento, venta, recolección
de pedidos y envíos.
En las empresas de manufactura entran muchos artículos de diversos proveedores y salen varios artículos para los
clientes, pero se transforman los materiales de entrada. Estos cambios pueden ser físicos (mecanizado de piezas),
químicos (cambios en la estructura molecular) o acumulados (la combinación de piezas y componentes, como en un
proceso de montaje). En la manufactura se pueden identificar cinco actividades que distinguen los problemas de
administración de materiales:
• Hay un gran flujo de materiales que entran y salen de la actividad.
• Cambia la forma física de los materiales durante el proceso.
• El cambio de forma requiere tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, el proceso de conversión ocupa gran parte del esfuerzo,
capital y atención de la gerencia.
• Por lo general existe mucha actividad interna de administración de materiales ,Flujo de materiales ,materias primas,
piezas y productos dentro de las plantas y a Los sistemas de distribución.
• Las actividades logísticas tienen relación con mantener el flujo del producto que entra y sale de la actividad operativa,
pero tienden a subordinarse a las funciones de manufactura y mercadotecnia.

9. Concepto de Inventario.
Un Inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes que tiene por objeto facilitar la producción
o satisfacer la demanda de los clientes. Por lo general, los inventarios incluyen materia prima, productos en
proceso y artículos terminados .
Los almacenes de los inventarios se localizan en distintos puntos del proceso productivo, donde los flujos
conectan un almacén con otro.
La tasa a la cual puede reponerse un inventario es igual a la capacidad de abastecimiento y la tasa de
agotamiento del inventario es igual a la demanda.
El nivel de inventario sirve entonces como un amortiguador entre la oferta y la demanda.

10. Tipos de Inventarios.
Los inventarios generales están referidos a todos los elementos que requiere la empresa para su operatividad. Sin
embargo ,dependiendo de la naturaleza de las actividades de la empresa, es posible que éstas requieran de
inventarios estacionales.
Se denomina inventario estacional a todo aquel que, por razones climáticas o de otra naturaleza, la empresa tenga
que acumular, para mantener inalterada sus actividades productivas en los períodos donde no puede conseguir ese
tipo de elementos.

11. Mercaderías en proceso.
En la empresa manufacturera, hay procesos productivos que se aplican sobre la materia prima, con el objeto de
generar un bien o producto, que puede ser intermedio o final. Se habla de intermedio cuando este producto sirve a
otra empresa para producir otro bien que también puede ser intermedio o final. Por otro lado, el concepto
producto final, se refiere a aquel producto que va a ser utilizado directamente por los consumidores para satisfacer
una necesidad.
Cabe destacar que, en cuanto a las mercaderías en proceso lo fundamental es el grado de avance que tienen en
términos de la utilización de recursos, ya sea mano de obra , utilización de las maquinarias y equipos y asignación
de gastos generales de fábrica, y es por ello que resulta esencial la valorización oportuna y precisa de ese material
en proceso.
A este tipo de productos, también se le conoce, desde el punto de vista manufacturero, como productos en curso

12. Formas y funciones de los Inventarios.
El propósito de los inventarios es separar las diversas etapas de las operaciones. Dentro de este contexto, el
inventario puede clasificarse por la forma, la función o la naturaleza de su demanda.
a. Clasificación de inventarios por su forma.
En una operación característica, el inventario se mantiene en tres formas distintas:
• Como inventario de materias primas (puede incluso mantenerlo el proveedor).
• Como inventario de productos en proceso (IPP).
• Como inventario de bienes elaborados (se presentan con frecuencia en los canales de distribución).

13. b. Clasificación de inventarios por su función.
1. MERCADERIAS :Bienes adquiridos por la empresa para revenderlos sin ser sometidos a ninguna
transformación.
2. MATERIAS PRIMAS: Productos que se someten a un proceso de transformación con el fin de obtener los
artículos terminados.
3. REPUESTOS: Piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras
semejantes.
4. ENVASES: Recipientes recuperables o no, destinados a contener productos terminados.
5. EMBALAJES : Son envolturas , generalmente irrecuperables, que tienen como fin guardar los productos
terminados.
6. PRODUCTOS SEMl TERMINADO :Productos fabricados por la empresa y que no se destinan a la venta hasta que
se termina su proceso de elaboración, incorporación o transformación posterior.
7. PRODUCTOS TERMINADOS: Artículos fabricados por la empresa, destinados at consumo de particulares o a su
utilización por parte de otras empresas.
8. PRODUCTOS EN CURSO: Aquellos que se encuentran en fase de elaboración al cierre del ejercicio o al
momento del cierre del inventario físico.
9. SUBPRODUCTOS :Tienen la consideración de subproductos aquellos cuya importancia es secundaria en
relación con la actividad principal de la empresa.
10. RESIDUOS : Los productos que se obtienen como consecuencia de la fabricación de los productos principales
de la empresa, y que pueden ser reutilizados o vendidos.

14. Clase 2

15. ACTIVIDAD Realiza un listado de 15 empresas de la zona según la clasificación de sus actividades
industriales.

16. Logística
Logística es el proceso de planificar, implementar y controlar de manera eficiente y económica el flujo y
almacenamiento de materias primas, productos en proceso, inventario, y productos terminados con la
información asociada desde el punto de vista de origen hasta el punto de consumo para conformarse a las
necesidades del cliente.
Una vez definido el concepto, cabe profundizar en cuatro aspectos fundamentales:
1. Proceso: Conjunto de actividades
2. Flujo: Existe un movimiento, un traslado, un desplazamiento de materiales y de información asociada al
movimiento de dichos materiales.
3. Origen y Punto de Consumo: Indica los límites en los cuales se ejecuta la logística. Por un lado con
proveedores y por otro con los clientes.
4. Eficiencia y Eficacia: Tiene que ver con el logro de los objetivos. En algunos casos con la mínima utilización
de los recursos (eficiencia) y en otros lograrlo como sea (eficacia).
A modo de resumen, la Logística debe pretender dos grandes objetivos: Satisfacer las necesidades de los
olientes (internos y externos).

17. TIPOS DE INVENTARIOS
Sistema de inventario perpetuo
Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la
Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez
que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema
computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega. En la mayoría de
las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real;
la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se
mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se alcanza el punto de reordenar o
pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa.
Importancia del Inventario Perpetuo
La utilización del inventario perpetuo permite: Mantener la información de los stocks al día y actualizada. Verificar
la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y Salidas es diaria. Al departamento de
Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes.
En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo,
se utilizan Tarjetas de Existencias.

18. Sistema de inventario periódico
En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un
intervalo constante semanalmente, por mes, etc.
Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que tienen una utilización
monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor valor monetario o C.
Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud de éste depende de la tasa de utilización
durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está
diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado. En esta forma
la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta.
El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del
intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden. Las debilidades
del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a su
tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más
de un lugar.

19. Codificación por barras
Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los
artículos de inventario con información codificada digitalmente.
Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores.
La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la adopción de la Norma
Internacional MIL-STD-1189 en 1982.
Los códigos son ahora un método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos
que identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra información necesaria del
inventario.
Son también muy útiles para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo, el trabajo
hecho en él y quién lo hizo, y otros datos.
Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales,
comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos comercializados en los
supermercados; pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de líneas y
espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de información, la cual puede
ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador.

20. Codificación de las unidades de consumo
La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final:
alimentos, vestuario, ferretería, libros, etc.
Se debe identificar usando el código EAN-13 ( que consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el
código EAN-8 ( que consta de ocho dígitos).
EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de los mismos. Consta de
trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13° es un dígito de control que sirve para detectar lecturas
erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen.
Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el punto de pago y otras operaciones de
control de flujo de mercaderías, como control de inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas,
despacho de mercaderías, etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalación, puesta en
marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es
colocar el nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto. Los lectores se debieran ubicar en la
Bodega de Recepción de Materiales para registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta
“leer” con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la Bodega de Despacho, donde se
registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador rebajará automáticamente.

22. Dicho dígito se crea de forma automática
de la siguiente manera:
1.Se suman todos los números que ocupan
posición par y se multiplican por 3.
2.Se suman todos los números en posición
inpar y se multiplican por 1.
3.Se suman los dígitos que hemos obtenido
de la suma de los pares y de los impares.
4.Se resta de la decena superior que se ha
obtenido por ste mismo número y
obtenemos así el dígito de control.

25. Las Actividades Logísticas
Sin bien la logística es conocida como un proceso transversal que cruza a todas las áreas de una organización
(finanzas, Comercial, RR HH, producción, etc.), esta realiza actividades muy concretas. Definida la logística
como un proceso, está compuesta por un conjunto de actividades que se van ejecutando tanto a lo largo de
la cadena logística de la empresa, como así también a lo largo de la cadena de suministros. Estas actividades,
como se mencionó anteriormente, son desarrolladas en todo tipo de empresas y por ende, deben ser
coordinadas por el gestor logístico de manera que cada cliente interno, pueda cubrir sus necesidades de
materiales en términos de tiempo, condiciones y costos.
Entre las actividades que la logística desarrolla, se encuentran:
• Abastecimiento y Compras.
• Gestión de Almacenamiento.
• Inventarios.
• Transporte y Distribución.
• Manipulación de Materiales.
• Gestión de Información (logística)
• Servicio al cliente Logístico

27. ACTIVIDADES QUE CONTEMPLA EL MANEJO DE INVENTARIO
Levantamiento inicial del inventario. Corresponde a la actividad de registrar todos los bienes que
forman parte del inventario.
Actualización del inventario. Para mantener un inventario actualizado, es necesario agregar al
inventario cada bien que se incorpore. De igual forma, es necesario actualizar el inventario cada
vez que un bien cambia de estado, ubicación, responsable o es dado de baja.
Control del inventario. Es una revisión física de todos los bienes registrados en el inventario, con el
fin de identificar los posibles cambios, verificar su estado y detectar pérdidas (entre otros). Es
deseable que se realice, mensual, una vez por semestre, o al menos una vez al año.

28. ¿Cómo realizar el levantamiento inicial del inventario?
Para llevar a cabo un adecuado conteo y registro de los bienes en el inventario, es necesario definir un orden, de modo
que se contabilice la totalidad de los bienes y no se omita alguno de ellos. Se sugiere seguir los pasos que a continuación
se detallan:
(a) Planificación y preparación de la toma de inventario.
Comenzar con la planificación y preparación de la actividad. Para ello es necesario definir los tipos de bienes a ser
considerados para su registro en el inventario3. Luego, identificar todas las dependencias y demás bienes a ser
considerados.
Materiales para realizar el inventario
o Lápiz.
o Copias impresas y en blanco de la “Ficha de Inventario”.
o Etiquetas para registrar el código4 del bien a inventariar.
Otras consideraciones para realizar el inventario
El levantamiento inicial de inventario puede durar más de un día; por ello, se recomienda que la actividad sea planificada
con anticipación. Durante el tiempo que dure esta actividad, es importante que no se traslade equipamiento y productos ,
con el fin de evitar confusiones en el registro de los bienes. Consultar si hay bienes que están fuera de las dependencias
(reparación, garantía, etc.)

29. (b) Visita a las dependencias y registro de los bienes en el inventario.
En cada dependencia, se sugiere identificar todos los bienes a ser ingresados en el inventario. Para cada bien
ingresar la siguiente información:
1. Código: Código generado para individualizar el bien en el inventario.
2. Tipo: Tipo de bien a inventariar. Por ejemplo: PC fijo, Monitor plano, PC portátil, netbook, impresora, mesa,
entre otros.
3. Marca/Modelo: Marca y modelo del bien.
4. N° de Serie/Licencia: Número de serie del equipo o licencia de software.
5. Estado: Estado en el que se encuentra el bien. Estos pueden ser:
• Operativo. Bien que puede ser utilizado sin problema.
• No Operativo. Bien que requiere ser reparado para ser utilizado.
• De baja. Bien que es dado de baja, que no puede ser utilizado.
6. Responsable: Nombre o cargo de la persona responsable o que tiene asignado el cuidado y/o el uso del bien
detallado. Ubicación: Nombre de la dependencia donde se encuentra el bien.
7. Fecha de ingreso: Fecha de adquisición del bien.
8. N° factura/Boleta: N° Factura, Boleta o Guía asociada al bien cuando fue adquirido.
9. Procedencia: Medio por el cual el establecimiento ha adquirido el bien (por ejemplo: enviado por el
Ministerio por TEC, LMC, donaciones, compra del Sostenedor, etc.).
10. Fecha de baja: Fecha en que es dado de baja el bien (si corresponde).
11. Observaciones / Motivos de baja: Observaciones relacionadas al estado del bien u otras como motivos por el
que fue dado de baja.

30. (c) Traspaso de la información
Finalizado el registro, se sugiere traspasar la información recogida en papel a formato digital usando la “Ficha de
Inventario” (planilla de cálculo, base de datos o sistema de inventario).
Es importante que, una vez completado el registro digital del inventario, se establezca un mecanismo de
respaldo, tanto en un medio digital como en papel.

31. Clase 4

32. PROCESO LOGISTICO
Organización óptima de un Centro de
Distribución
IN
OC y Recepción
Almacenamiento
OUT
Preparación de Pedidos
Procesos de
Valor Agregado
MAQUILA
Logística Inversa
Devoluciones
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
C
L
I
E
N
T
E
S

33. 1. RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS
La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de
almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las materias primas,
materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa.
Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante
del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de
Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante
de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de
pedido del proveedor.

34. 2. ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las
Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante.
No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega es
responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos.
3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes
de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de
anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controlados
por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contraloría.
El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento
escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

35. 4.- REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la
distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico,
a lo menos, de:
Órdenes de Compra (copia).
Vales de requisición o entrega.
Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento.
Guías de Despacho de proveedor ó salida.
Guías de Ingreso
Registros computacionales.
Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de
materiales
dentro de una Bodega.

36. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES
El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en
general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas :
a. Que sean adquiridas por la empresa.
b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse
hasta ser requeridas posteriormente.
c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algún
tratamiento especial.
Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no correspondan según
las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de
este hecho.
1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir
oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los
artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción.
2. Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que
acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra.

37. 3.El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones
entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos
corresponden exactamente a los solicitados.
4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de
bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al
transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso de ausencia de guía, el
encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original.
Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de
despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.
5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo
señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones
Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de Recepción).
Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).
Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.
6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con roturas o
marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones
de lo pedido.

38. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES
El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:
Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
Mayor rapidez de operación,
Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

41. ACTIVIDAD
Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a
implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de
bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual
donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un
restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los
materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo