1. DEFINICIONES
Para facilitar el uso de este Manual se hace un listado de las principales
definiciones asociadas al Modelo de operación por procesos y se publican
conceptos relacionados en Wikisena, enlace (172.16.221.93/wikisena)
Actividad: conjunto de tareas que permiten obtener un subproducto para
contribuir a generar un resultado al final del proceso, que generan valor
agregado al mismo. Cada actividad consta de uno o más procedimientos.
Anexo: documento o elemento que complementa el cuerpo del trabajo, que se
relaciona directa o indirectamente con el procedimiento documentado. Ejemplo:
Formatos, tablas, figuras, diagramas y otros documentos de apoyo.
Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una entidad.
Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el
trabajo.
Auditoria interna: proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permitan determinar la
extensión en que se cumplen los criterios para la auditora interna
Caracterización del proceso: descripción detallada de los procesos.
Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para
realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese
producto o servicio.
Cliente: “Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio”.
Código: identificación numérica o alfanumérica que se asigna a un documento
para diferenciarlo de los demás de la organización, dándole un carácter único. El
código responde a un formato acordado consensualmente, es asignado por una
autoridad competente dentro de la empresa.
Diagrama de flujo: representación gráfica de los procedimientos de cada
actividad.
Diseño y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos de una
política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en
especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

2. Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: relación entre los resultados y los recursos utilizados.
Enfoque basado en procesos: identificación y gestión sistemática de los procesos
empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos
se conocen como <<enfoque basado en procesos>>
Entidades: entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de
servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.
Entrada: insumos o recursos necesarios para el desarrollo del proceso
(requerimientos de información, energía, suministro, materia prima).
Formato: documento diseñado para consignar datos o información sobre un
proceso, una actividad o un procedimiento.
Manual de procesos y procedimientos: documento que tiene por objeto definir y
unificar los procesos, actividades y procedimientos generales que se llevan a
cabo en la Entidad para su aplicación.
Mejora continua: acción permanente y sistemática que se realiza sobre todos y
cada uno de los procesos de innovación o estratégicos, misionales o de valor, de
apoyo y de evaluación con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño general de la institución.
Cadena de valor: representación gráfica de la interrelación de los procesos que
muestra su interconexión para la contribución a la creación de valor en el
proceso misional principal de la entidad.
Parte interesada: organización, persona o grupo que tenga un interés en el
desempeño de una entidad.
Planificación de la calidad: parte de la gestión de la calidad enfocada al
establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los
procesos operativos necesarios yde los recursos relacionados, para cumplir los
objetivos de la calidad
Procedimiento: “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso”.
Proceso: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.
Producto: Resultado de una tarea, un proceso o conjunto de procesos.

3. Proveedor: proceso, organización o persona que proporciona un producto y/o
servicio.
Responsable: persona y/o dependencia encargada de ejecutar la actividad.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita
obligatoria.
Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en función de su
competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
Riesgo: toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda
entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el
logro de sus objetivos.
Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos y expectativas.
Sistema de gestión de calidad: herramienta de gestión sistemática y transparente
que permite dirigir y evaluar e desempeño institucional, en términos de calidad y
satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está
enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
Tarea: operación mínima que con otras de la misma especie, en secuencia
conjunta, conforman un procedimiento dentro de un proceso.