Gerardo Herero Morales ¿Por qué la Administración del Tiempo en base a "Urgente - Imprtante es una falacia?

1. Administración del Tiempo:
Pros y Contras del Sistema Urgente –
Importante
Este es el sistema más conocido de administración del tiempo. Data de la
década de los años 20´s cuando un profesor universitario estadounidense
tuvo la idea de ubicar dos dimensiones: urgencia e importancia y de ahí se
derivaron 4 cuadrantes como se muestra en la siguiente gráfica:

2. Posteriormente se atribuye su uso al general estadounidense de la segunda
guerra mundial y después presidente de Estados Unidos Dwight D.
Eisenhower que se conociera como la “Matriz Eisenhower”.
El sistema se hizo conocido masivamente con la publicación del libro “Los 7
Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” del Dr. Stephen Covey y así es como
se le conoce: el sistema Covey.
Es posible que el 90% o más de los cursos a nivel mundial de Administración
del Tiempo sean réplicas del sistema Covey.
Ahora bien, veamos qué pros y contras tiene. Empecemos por los pros.
1) El sistema es relativamente fácil de entender. Todos tenemos una idea de
lo que es el concepto urgente-no urgente, importante-no importante, por lo
que se puede enseñar fácilmente.

3. 2) Cuando no se tiene un sistema mejor, esto es un avance a la opción de
estar desorganizados.
3) Es un sistema básico e introductorio, que funciona para personas de baja
actividad laboral, quienes, por ejemplo tienen pocas actividades por
clasificar.
¿Cuáles serían los contras?
1) El definir el concepto “urgente”. Para una persona o un contexto
particular puede significar inmediatamente. Para otra persona puede
significar algo que hacer dentro de un período de 24 horas. Pero para otra
persona puede ser dentro de 72 horas.
2) El definir el concepto importante es también vago y no preciso, ya que lo
que es importante para alguien no lo es para otras personas.
3) El tercer cuadrante es el cuadrante misterioso. Ya que es muy difícil que
haya actividades que no importen, ¡pero que a la vez sean urgentes!
4) Si el cuadrante 3 son actividades que no importan y las del cuadrante 4
también no importan, ¿para qué hacerlas?, si de todos modos no importan.
Lo que nos lleva al punto…
5) Podríamos cancelar fácilmente los cuadrantes 3 y 4, quedándonos sólo
con el 1 y el 2. Si tenemos 100, 200 actividades por clasificar y sólo dos
cuadrantes, se saturarían rápidamente.
6) Para ejecutivos mandos medios y superiores, que fácilmente pueden
tener 300-1,000 actividades por clasificar en un año a partir de hoy, el tener
sólo dos cuadrantes hace que estemos casi en el punto de partida, con un
montón de cosas por hacer y no saber por dónde empezar.
7) Covey no proveyó información de un sistema de priorización de
actividades más allá de mencionar “put first things first” (pon las cosas
prioritarias primero). Esto es insuficiente para la gente que le gusta la
precisión, como planeadores de la producción, ingenieros, líderes de
proyectos y directivos.

4. 8) El sistema es incompatible con las tecnologías de administración de
proyectos, y software como MS Project, donde no podemos alimentar
actividades con un parámetro “urgente”.
9) El sistema es incompatible con la metodología SMART (que una actividad
sea específica, medible, alcanzable, relevante, en un tiempo definido), de
planeación de objetivos, ya que nos pide ser eSpecíficos.
¿Qué podemos hacer?
Apegarnos a la S de Smart, ser eSpecíficos. Por ejemplo, en vez de decir:
“Esta actividad urge y es importante”
Decir, “esta actividad la quiero terminar para mañana Jueves 28 de Julio, a las
4 de la tarde y está en el número 7 de mi lista de prioridades”.
En pocas palabras, no digas que algo es “urgente”. Di para cuándo, día y hora
lo quieres hacer, o si lo delegaste cuándo quieres que lo termine la persona
encargada. (De hecho la palabra "urgente" debería estar prohibida en las
empresas ya que todo es “urgente” para todos y se diluye el impacto de la
instrucción.
No digas que es “importante”. Si la vas a delegar di: “Juan, esta es la actividad
que quiero que hagas en la prioridad #7, insértala y recorre todas las otras
prioridades de la lista que te dado un número hacia arriba”.
Hay varios métodos mejores que los vagos urgente-importante. En el curso
Administración del Tiempo y Productividad, te mostramos varias maneras de
organizar tu agenda personal, delegar y organizar los trabajos y proyectos de
equipo. Y lo mejor de todo, usarás tus actividades reales tus propios casos,
no importa si eres el director, el dueño de la empresa, gerente o supervisor,
no importa si has tomado varios cursos previos, nacionales o extranjeros.
Saldrás con las respuestas a administrar el recurso más escaso de todos: el
tiempo.

5. Derechos reservados, Ing. Gerardo Herrero Morales, 2016.
Más información del próximo curso:
http://ccestrategica.com/0,6,administraci%EF%BF%BDln-del-tiempo-y-
productividad.html
Testimoniales:
http://ccestrategica.com/0,229,administraci%EF%BF%BDln-del-tiempo-y-
productividad.html
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