La administración del tiempo tiene un fuerte componente humano. Comparto una presentación utilizada en mi trabajo de consultoría.

1. marcelobulk@gmail.com
Administración del Tiempo

2. Agenda de esta sesión
• Definiciones.
• Priorización.
• Importante & urgente.
• Tips y otros.
• World Café.
• Plan de acción.

3. ¿Qué es el tiempo?
• Es una invención humana, basada
en aspectos cósmicos.
• Es un recurso que tenemos que
aprender a utilizar.
• Su manejo puede ser la diferencia
vital entre éxito y fracaso.
• TODOS tenemos el mismo recurso…
nadie es privilegiado en eso.

4. Las mayores dificultades en su
manejo
• La dificultad más grande es la falta de una
educación apropiada con relación al
tema.
• Otras dificultades por superar:
– Interrupciones.
– Ritmo diario de vida.
– La dependencia del otro.
– La infraestructura de las ciudades.
– Falta de herramientas efectivas.

5. Reeducándose
• Si quieres realmente manejar bien el
tiempo, debes dedicar UN TIEMPO para
reeducarse.
• Comprender el tiempo y como funciona,
especialmente como se relaciona con
nuestro estado físico y anímico, no solo
ayuda a ser un mejor profesional, también
nos permite disfrutar más la vida.

6. Un pequeño test…
• Cada uno debe responder
el próximo test en el
tiempo indicado…
• Para no pasar del tiempo
límite, lo mejor es NO
PENSAR DEMASIADO.
Confía en tu intuición o
instinto y contesta de
forma natural.
• Al final del tiempo
indicado, seguiremos con
la dinámica.

7. Manejo óptimo del tiempo
• Priorización.
– Es el arte de distribuir las tareas sin horarios fijos y
que no sean urgentes.
• La priorización se basa en CRITERIOS.
– En el ambiente laboral, hay que tener en cuenta no
solo los propios, sino también los criterios de la
empresa: del jefe, de los compañeros, clientes y
proveedores.
– En el ambiente personal, los criterios suelen ser
subjetivos. Lo importante es aclarar cuales son, pues
si el tiempo se está manejando mal es porque los
criterios no están claros.

8. Importante video…

9. Vamos a evaluar…
• ¿Cuáles son las cosas más importantes en mi
trabajo? Prioricemos…
• ¿Cuánto tiempo dedico por semana a esto?
• En un ambiente laboral, el tiempo es colectivo,
es decir, compartimos nuestro tiempo y la
filosofía que hay por detrás con otras personas.
• Tenemos que cuidar mucho los interruptores del
tiempo.
• Y algo más…

10. Seguimos evaluando…
• Discernir entre IMPORTANTE
y URGENTE.
• Lo importante es aquello que
causará mayor impacto en lo
que hago.
• Lo urgente son situaciones
que surgen de forma
inesperada y que requieren
atención.
– ¿Cuáles urgencias podrían haber
sido evitadas?
– ¿Qué urgencias pueden ser
delegadas o compartidas?

11. Dependencias
• El tiempo colectivo es la relación del tiempo que tengo
con el de otras personas. Aunque yo tenga un buen
manejo del tiempo, no puedo imponerlo a los demás.
• Otra dependencia importante está relacionada con la
infraestructura de donde vivo, trabajo o paseo. Aunque
yo salga de mi casa a tiempo, muchas veces la
infraestructura impacta negativamente a la hora de
cumplir citas u otros compromisos.

12. El ritmo diario no te deja…
• Acelerado, en tal caso necesitas un manejo
del tiempo muy firme y flexible a la vez.
Conviene tener una secretaria o
desarrollar una agenda para este fin.
• Moderado, es lo perfecto para el manejo del
tiempo, puedes incluso utilizar técnicas como
tiempo disponible asignado. Una agenda es
suficiente.
• Lento, aunque no parezca puede servir para
perder tiempo. Llene el tiempo libre con
actividades de crecimiento personal o
esparcimiento inteligente.

13. Herramientas efectivas
• Junto con la falta de una educación apropiada,
muchos no han recibido tampoco herramientas
efectivas en el manejo del tiempo. En realidad,
hay personas que ni siquiera saben utilizar un
reloj (por eso no lo usan).
• Investigar a través de leer, consultar con
otros o venir a seminarios abre tu mundo a
entender las herramientas que hay y como
usarlas efectivamente.

14. Agendas
• Normales son útiles para personas que no manejan tanto la
informática o que no quieren complicarse con sofisticaciones.
Es necesario crear el hábito de anotar compromisos,
así como sus cumplimientos, y determinar tiempos de
duración de actividades.
• Sofisticadas son las agendas con muchos tipos de categoría,
utilizan colores y otros elementos físicos para ayudar el
usuario a manejar el tiempo de forma efectiva. Si tienes una
agenda así, tome un curso o siéntate con alguien que
te explique los diversos aspectos. Ten la meta de usar
al menos 80% de sus recursos.

15. Agendas electrónicas
• Eventos te ayudan a programarte mejor; evitar agendar
cosas que son de rutina.
– Para un mejor uso del tiempo colectivo, utilice las invitaciones
personales.
– En lo posible, enviar a las personas invitadas la agenda de la
reunión o algo para prepararlas a este evento.
– Alarmas te ayudan a recordar eventos importantes.
• Tareas te ayudan a organizar la información recibida.
• Contactos te ayudan a mantener los datos de los
demás a la mano.

16. Plan de acción I
• Haremos un plan de acción humanista.
Para ello, vamos a realizar una sesión de
World Café, que ya será explicada.
• Esto nos dará más insumos.
• Al final, escribiremos en una hoja de papel
un plan para un mejor manejo del tiempo.

17. Plan de acción II
• El plan debe contener:
– Fortalezas sobre el manejo del tiempo.
– Cambios importantes por realizar.
– Cuándo ser realizarán estos cambios.
– Cambios deseables, y cuándo se piensa hacer.
– Oportunidades de mejora y cómo se
trabajará.
– CÓMO SÉ QUE ESTOY MEJORANDO.

18. Plan de acción IIIa
1. Realiza tu DOFA personal con relación al
manejo del tiempo.
1. Las debilidades corresponden a las razones
por las cuales no lo manejo bien, y las
fortalezas en qué soy bueno, manejando el
tiempo.
2. Las oportunidades son situaciones que están
por venir y que facilitarán el manejo del
tiempo, mientras las amenazas indican
situaciones que lo dificultarán.

19. Plan de acción IIIb
2. Definimos de forma genérica:
Productividad=Eficacia+Eficiencia
Por lo tanto, el tiempo productivo es el que
genera o aporta a una mayor productividad
(procesos y resultados).
3. El tiempo improductivo es lo opuesto.
Ahora, dibujamos visualmente usando una
gráfica de torta cómo distribuimos nuestro
tiempo en una semana, entre productivo e
improductivo.

20. Plan de acción IIIc
4. Soluciones: generar una tabla con actividades (por lo
menos 3), con fecha y descripción, que me pueden
ayudar a aumentar mi tiempo productivo.
5. Implementación.
a. Rediseñar la torta, indicando a cuánto se quiere llegar en
tiempo productivo.
b. Indicar fecha para cumplir esto.
c. Elegir, entre las personas del salón, alguien que le acompañe
en esta realización; esta persona debe firmar el plan.
d. En el periodo de un mes, mostrar a su jefe el plan de acción.

21. Ejercicios prácticos…

22. Conclusiones en la práctica…
• En una oficina, todo manejo de tiempo, incluso
individual, es colectivo.
• Un manejo óptimo del tiempo hace que las
tareas sean más agradables e interesantes.
• Factores importantes para manejar el tiempo
colectivamente:
– Negociación.
– Trabajo en equipo.
– Precisión en la comunicación.