1. ACTIVIDAD 8. TRABAJO COLABORATIVO # 2
HEIMAN ADRIAN BRAVO RIVERA
Código. 71´360.435
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
Grupo 210106_39
Profesor:
CARLOS EDUARDO DÍAZ GIL
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y DE NEGOCIOS
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS
28 Mayo 2de 2013

2. INTRODUCCIÓN
En el proceso de ejecución de un proyecto, el cuerpo ejecutivo en cabeza de su gerente, debe
asumir un rol administrativo, orientado a la asignación de actividades, que den paso a la participación de todas las
áreas, las cuales aportaran significativamente en la consecución de objetivos y principios propuestos por la
organización en las diferentes celebraciones de proyectos.
Dentro de las etapas del ciclo de vida de un proyecto, es necesario que se realicen chequeos o controles, que
encaminen todos los esfuerzos y trabajos al cumplimiento secuencial de metas para la finalización a cabalidad del
proyecto como tal.
En dichos procesos se ve inmerso la estructura con la que debe fundamentarse una organización,
en cuanto su jerarquización de funciones, como parte de la gestión necesaria para ejecutar cualquier tipo de
proyectos, su financiación, externalización de servicios si se requiere, aplicación de normatividades para asegurar
la calidad en los procesos, controles presupuestales, y la finalización mediante una elaboración de un informe
final como compendio de actividades y resultados alcanzados para los clientes.
La presente presentación pretende abordar los anteriores conceptos, que a su vez se ven
consignados en la segunda unidad del módulo de estudio del curso Administración y Gestión de Proyectos

3. ACTIVIDAD 8. TRABAJO COLABORATIVO # 2
Para la realización de un proyecto se requiere estimar las actividades y tareas
necesarias para ejecutarlo. El augurio de éxito es adoptar rigurosamente métodos y
estrategias encaminadas a la planificación de aquellas tareas y organizarlas por orden de
prioridad, como es el caso de la planificación prospectiva, la cual permite la toma de
decisiones, debido a que se pueden identificar peligros y oportunidades de determinadas
situaciones futuras, y a su vez permite generar acciones alternativas, propiciando una
gama más amplia en los procesos que se pueden llevar a cabo en un proyecto.
En sí la planificación prospectiva tiene un enfoque desde el futuro hacia el presente, lo
que lo diferencia de métodos tradicionales. Su metodología incluye la vinculación de del
ente ejecutivo de una organización, el sector financiero y presupuesto, así como los
demás departamentos, “quienes se encargan de estimar un diseño ideal o del futuro
deseable para el proyecto” (1), elaboran un modelo actual representando el panorama
real, donde se tomaran decisiones para tratar en el futuro.
(1)Planeación prospectiva. [en línea]
<http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/planeacion_prospectiva.pdf> [Citado
el 18 de Mayo de 2013]

4. ACTIVIDAD 8. TRABAJO COLABORATIVO # 2
En muchas ocasiones en el desarrollo de proyectos, quizá algunas de las funciones y
tareas requieran de recurrir la externalización de servicios, o contratación de
proveedores de servicios externos, quienes ejecutaran tales tareas con sus propios
recursos humanos y herramientas. “Con esta adopción de servicios externos se tiende a
no perder esfuerzos y enfoque del capital humano de la empresa hacia los objetivos
claves del proyecto”(2). La forma más conocida de externalización es el outsourcing, que
trae consigo una serie de ventajas para la organización como:
 Reducción de costos.
 Incremento de la eficiencia y productividad de actividades auxiliares
 Incrementa el control sobre su propio negocio.
 Se produce puede aliviar problemas financieros de flujos de caja, liquidez. Etc.
 El outsourcing brinda una ventaja competitiva, debido a que permite flexiblemente el
aumento en la productividad de todas las áreas de la empresa.
(2) Grupo BN Outsourcing. Ventajas e inconvenientes del outsourcing. [en línea] de
<http://www.bnoutsourcing.com/esp/articulos/ventajas-y-desventajas-del-outsourcing>
[Citado el 18 de Mayo de 2013]

5. ACTIVIDAD 8. TRABAJO COLABORATIVO # 2
El outsourcing pueda conllevar a experimental las siguientes
desventajas:
Puede resultar un proceso costoso, por lo que se aconseja
estudiar específicamente las tareas que se piensan externalizar
Hay que ser riguroso con la escogencia de la empresa
proveedora de servicios, para evitar posibles inconvenientes en
cuanto al abandono de actividades por falta de recursos de la
empresa que presta este servicio.
Se puede perder el control sobre la prestación del servicio
solicitado, con la intensión de no perder el enfoque de actividades
que una organización realiza para un determinado proyecto.
En resumen en la externalización de servicios se presentan
ventajas y desventajas, que para la empresa que hace uso de
este proceso y la proveedora de servicios deben considerara
para tomar decisiones que eviten posibles inconvenientes.

6. ACTIVIDAD 8. TRABAJO COLABORATIVO # 2
Dentro de la definición de las etapas en las que se puede desarrollar un
proyecto, una vez que se han adelantado las estimaciones preliminares en
torno a los costos de instalación y los de funcionamiento, se abre la
posibilidad de” estudiar las diferentes opciones de financiación disponibles,
para atender las necesidades de capital en las distintas etapas”(3) el grupo de
dirección debe estimar las fuentes financiación y obtención de recursos, como
créditos comerciales, créditos bancarios, pagarés, papeles comerciales,
financiamiento por cuentas por cobrar, financiamiento por medio de
inventarios, hipotecas, bonos, arrendamientos financieros, de acuerdo a su
conveniencia y que provea la mejor opción de pago de obligaciones por ende
antes de tomar una decisión de inversión se deberían conocer las “
restricciones de orden financiero que puedan cambiar notablemente el rumbo
del proyecto; puede suceder que, las necesidades de dinero sean muy
superiores a las posibilidades de conseguirlo, entonces habrá replantear las
hipótesis iniciales en torno al cubrimiento, tecnología y organización”(4).
(3) Fuentes de financiamiento. [en línea] <http://antioquia.gov.co/antioquia-
v1/organismos/planeacion/descargas/banco_proyectos/libro/12_fuentes_finan
ciacion.pdf> [citado el 18 de Mayo de 2013]
(4) Ibid.,

7. ACTIVIDAD 8. TRABAJO COLABORATIVO # 2
El mundo atraviesa constantes cambios, que propulsan dinámicas sociales
que afectan positivamente o negativamente la economía, al vernos inmersos
en este casting social, y como generadores de tales impactos, en el desarrollo
de proyectos se debe dar una precisa interpretación de la realidad y enfoque
hacia las actuales tendencias económicas, incentivando el crecimiento de la
nación en cuanto al tema se refiere.
Por último tras haber dado un esboce de la estructura organizacional de un
proyecto, sus fuentes de financiación, sistema de gestión de la calidad,
definición de producto y la actuación frente a la economía mundial, resulta
necesario definir, la importancia que tiene cada proyecto realizado, sus
impactos y su presentación final. Así de esta manera se puede definir que
tras un extenuante recorrido, suma de esfuerzos y tiempo para alcanzar sus
objetivos, se debe hacer una extracción de los elementos positivos y
negativos para tomar acciones de mejora, relacionando todo el contenido de
su desarrollo en un documento final, que exponga estructuradamente los por
menores de cada actividad realizada, y den muestra que se han alcanzado los
objetivos ya planificados, y se socialice tal información al interesado como es
el caso de los clientes o inversionistas. En esta actividad se debe dar
claramente el cierre financiero, liberación de recursos humanos y disposición
para nuevos proyectos, documentación y soporte de movimientos contables y
contractuales, y demás información útil para posteriores consultas.

8. MAPA CONCEPTUAL

9. CONCLUSIONES
 La planificación es una herramienta y guía para una organización, determina lineamientos
para la definición de actividades estructuradamente dentro de un proyecto.
 La externalización de servicios, contribuye a que el equipo de trabajo de un proyecto no
desvíe su atención hacia el cumplimiento de objetivos claves, y contribuyen con el espíritu
competitivo de una empresa.
 La externalización demanda una especial atención en cuanto a las actividades que realmente
requieran un proveedor externo de servicios, debido a que puede resultar una práctica
costosa para la empresa.
 Una empresa adopta la normalización de procesos, que se ajusten a los estándares
establecidos en la norma ISO 9000, para generar calidad tanto en el producto final, en los
procesos, y generación de satisfacción en el cliente.
 El método de financiación escogido por una organización, contempla una asignación de entes
auditores para verificar la correcta destinación de recursos económicos, para el cumplimiento
de objetivos de un proyecto.
 En el documento final de cierre de un proyecto, debe consignarse y documentarse todos los
procesos que han asegurado el cumplimiento de metas en cuanto a presupuesto y tiempo,
para satisfacción del cliente.

10. BIBLIOGRAFÍA
Dirección de proyectos. [En línea] < http://www.iil.com/spain/pin/ > [citado el 18 de Mayo
de 2013]
Fuentes de financiamiento. [en línea] <http://antioquia.gov.co/antioquia-
v1/organismos/planeacion/descargas/banco_proyectos/libro/12_fuentes_financiacion.pdf>
[citado el 18 de Mayo de 2013]
Gestión de proyectos - Lista de control: organización del proyecto. [En línea]
<http://wiki.es.it-processmaps.com/index.php/Gesti%C3%B3n_de_proyectos_-
_Lista_de_control:_organizaci%C3%B3n_del_proyecto>[citado el 18 de Mayo de 2013]
Grupo BN Outsourcing. Ventajas e inconvenientes del outsourcing. [En línea] de
<http://www.bnoutsourcing.com/esp/articulos/ventajas-y-desventajas-del-outsourcing>
[Citado el 18 de Mayo de 2013]
Mendoza Barbosa, Oliva. (2008). Material: Compilación página web, Administración y
gestión de proyectos. Módulo del curso. UNAD.
Mendoza Barbosa, Oliva. (2008). Administración y gestión de proyectos. Protocolo del
curso. UNAD.
Planeación prospectiva. [En línea]
<http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/planeacion_prospectiva.pdf> [Citado
el 18 de Mayo de 2013]