De otro autor

1. 1
Planificación Estratégica en
organizaciones públicas
Curso Internacional
Gestión Pública por Resultados: Planificación
Estratégica, Evaluación institucional y construcción de
Indicadores de Transparencia e Integridad
Ciudad de Panamá, Panamá
16-20 de Abril 2007
Marianela Armijo
Consultora
Área de Políticas Presupuestarias y Gestión
Pública
ILPES/CEPAL
Marianela.armijo@cepal.org

2. 2
Quienes somos,que
hacemos y para
quienes
Donde
queremos ir
Cómo podemos
llegar
Como sabemos
que llegamos
Objetivos
Estrategias
Indicadores de
Desempeño
Misión
La medición del desempeño es
parte de un largo proceso de planeamiento

3. 3
PLANIFICACION ESTRATEGICA
“Proceso que se sigue para determinar los
objetivos y las metas de una organización y las
estrategias que permitirán alcanzarlas”
(*)
La Planificación estratégica fija los límites dentro
de los cuales tiene lugar el control y evaluación de
gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno
Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

4. 4
“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas
para
alcanzar las metas de la organización”
Proporcionan una base para la toma de decisiones
respecto de los cursos de acción propuestos
Constituyen un medio
para establecer el
PROPÓSITO
ORGANIZACIONAL en
términos de:
OBJETIVOS
PROGRAMAS DE ACCION
PRIORIDADES EN LA ASIGNACION
DE RECURSOS
ESTRATEGIAS

5. 5
Planificación Estratégica en las
organizaciones públicas
 Marco de referencia para la
asignación de recursos del
presupuesto a los objetivos
y metas prioritarias de las
organizaciones públicas

6. 6
Presupuesto orientado a resultados y
planeación estratégica
 Es un Presupuesto cuya formulación esté apoyada por una fase
de planificación que permita “ priorizar “ objetivos y asignación
de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.
 Es un Presupuesto que provea información sobre lo que las
entidades hacen con los recursos y cuales son los logros
(productos, resultados intermedios y finales)
 Presupuesto con definición de responsables por la gestión
 Es un Presupuesto transparente tanto al interior de la entidad
como hacia fuera)

7. 7
Definición de estrategias en
diferentes niveles de decisión
gubernamental
 Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos Estratégicos
 Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)
 Planificación Estratégica Institucional- Ministerial
 Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada,
etc)
 Programación Anual Operativa

8. 8
Definiciones estratégicas al
interior de la institución, entidad
Planificación
Estratégica Dirección
Planificación Estratégica
DIVISIONES/DEPARTAMENTOS
AREAS DE APOYO

9. 9
Esquema del Proceso de Planificación Estratégica
MISION
VISION
ANALISIS
INTERNO:
Estructura
Organizacion
al
Procesos
Funciones
Recursos
Humanos,
tecnológicos
Fortalezas
y
debilidades
Amenazas
/Oportunidades
ANALISIS
EXTERNO
CONTEXTO
Factores
Institucionales
Marco Legal
Económicos
Tecnológicos
Marco
Presupuestario
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
METAS
INDICADORES
ESTRATEGIAS,
AREAS CLAVES DE
DESEMPEÑO
E,E,E,C
PROGRAMAS, PLANES,
PROYECTOS

10. 10
VISION, MISION, OBJETIVOS, INDICADORES
MISION
VISION
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
METAS
PROYECTOS, ACCIONES
ESPECIFICAS
INDICADORES
PLAN
ESTRATEGICO
RAZON DE SER DE LA
ENTIDAD, FIN, PROPOSITO
FUTURO, ESCENARIO
DESEADO, COMO QUIERE
SER LA ENTIDAD
MEDIOS PARA LOGRAR LA
MISION, VISION, OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
LOGROS QUE PERMITEN
MATERIALIZAR LAS
ESTRATEGIAS Y CUMPLIR LA
MISION
ANALISIS DEL
MEDIO EXTERNO
E INTERNO
PROPOSITOS
FUNDAMENTALES
CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO
DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

11. 11

12. 12
PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE
GESTION
Planificación
Estratégica
Control de Gestión
Control de actividades

13. 13
CICLO DEL CONTROL DE GESTION
Consideración de
nuevos productos y
objetivos estratégicos
Revisión de
presupuestos y
programas
Medidas
correctivas
EVALUACION
PRESUPUESTO
METAS / PROGRAMACION
EJECUCION
PLANIFICION
ESTRATEGIA
(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión.
Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998

14. 14
Conceptos
Visión
Misión: Productos-Usuarios
Objetivos Estratégicos
Metas
Indicadores

15. 15
VISION
Valores y principios de la organización que
orienta y dar el marco para el accionar de su
propósito, imagen objetivo.
“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL
ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA
EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA
PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD”
Instituto de Normalización Previsional

16. 16
MISION
Declaración fundamental que le da el carácter
constitutivo
a la organización y a su acción, establece su
mandato
Fija los los propósitos, fines y límites de la
organización
Señala la dirección de las acciones a seguir

17. 17
PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA
DEFINICION DE LA MISION:
 ¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
 ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE
GENERA?
 ¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E
INTERNOS?
 ¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS
PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.
 ¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/
PROGRAMA?

18. 18
PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA
DEFINICION DE LA MISION:
 ¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA
COBERTURA ACTUAL?
 ¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO
Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA
INSTITUCION/PROGRAMA?

19. 19
El valor de una organización no se limita al valor
operativo de la MISION ACTUAL
¿Serán necesarias
estas funciones y
estos productos?

20. 20
Aspectos a considerar en la
declaración de la Misión
 Nivel de concreción o abstracción:
Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”
Departamento Juvenil de Massachusetts. USA
“Reducción de la contaminación”
Departamento Medio Ambiental. USA
.
 Riesgo implícito en los compromisos
asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los
resultados comprometidos?

21. 21
Utilidad de una “buena” declaración
de Misión
 Establecen el marco que justifica la intervención
pública en el ámbito de responsabilidad
 Capacidad de mantener el foco directivo en lo
importante
 Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades
administrativas de la institución
 Mostrar a los grupos de interés la creación de valor
público esperado

22. 22
Misión Institucional
SERVIU XI
 El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión
contribuir a mejorar la calidad de vida de la
población regional, a través de la materialización
de Planes y Programas propuestos por la
Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo,
generando igualdad de oportunidades que permitan
acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad
climática local y ciudades más seguras y equitativas
para la comunidad de nuestra región, focalizando
nuestro trabajo en el sector más carente y de
escasos recursos.

23. 23
Análisis de productos y
usuarios
Para lograr una formulación consistente
de la misión QUE-PARA QUIEN, deben
definirse cuales son los:
PRODUCTOS ESTRATEGICOS
USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

24. 24
ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS
 Principal bien o servicio que la institución
proporciona directamente a un usuario
externo”
Tangibilidad o intangibilidad
Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de
gobierno, las prioridades institucionales.
Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.
Número de transacciones
Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto
destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de
funcionarios afectados a la provisión del servicio

25. 25
Principal bien o servicio que la institución proporciona
directamente a un usuario externo”
•Servicios “pagados”: tarifas por certificados
•Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones
•Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto
nacional)
ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS

26. 26
Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios
internos/externos de la institución:
• Relación con los usuarios externos de la institución
• Importancia en el proceso productivo general
• Recursos consumidos para la provisión del servicio (financieros,
recursos humanos, etc)
• Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organización:
rapidez, oportunidad, precisión
• Quién más provee el servicio/ producto en la institución
ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

27. 27
Análisis de Usuarios/Clientes
Principal
 RECEPTOR DIRECTO DE LOS
SERVICIOS/PRODUCTOS
 QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A TRAVES
DE UN TRATO DIRECTO CON LOS PROVEEDORES
DE ESTOS
 A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL
SERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA SU
GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL
SERVICIO

28. 28
Análisis de Usuarios/Clientes Interno
AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJO
REALIZADO POR EL OTRO
SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTION
ORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO
NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMO
FACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS
SERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS

29. 29
Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación
PF1 PF2 PF3 PF4
PI
1.1
PI
1.2
PI
2.1
PI
2.2
PI
3.1
PI
3.2
PI
4.1
PI
4.2
PI
4.3
EVALUACION
ESTRATEGICA
Cuantos
Productos a
quienes
Costo PF/I
Resultado
Intermedio
Final- Impacto
A1.1.
1
A1.2.
1
A1.1.
2
A2.1.
1,2
A3.2
A3.1 A4.1.
1
A4.
A4.1.
2
OPERATIVA
I I
I I I
I I I
I I I
I
Costo PI/
PI/Nº
Trabajadores
Costos Insumos
Nº de trabajadores
I I
I
U1 U4
U3
U2
USUARIOS EXTERNOS
PRODUCTOS
FINALES
PRODUCTOS
INTERM.

30. 30
PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
1
Subsidios Habitacionales
Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er
decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de allegados
o arrendatarios
Discapacitados
Adulto mayor
Organizaciones Comunitarias.
•Corporaciones.
•Fundaciones que representan poblaciones de
escasos recursos.
Familias de ciudades que viven en condiciones de
allegados o arrendatarios.
Fundaciones que representen poblaciones de escasos
recursos
Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º
al 6º decil) que no poseen viviendas
Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios
(7º al 8º decil) que no poseen viviendas

31. 31
PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
2
Viviendas
Familias y/o pobladores de escasos recursos
(1er al 3er decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de
allegados o arrendatarios
Discapacitados
Adulto mayor
Familias de ciudades que viven en condiciones
de allegados o arrendatarios.
Familias y/o pobladores de sectores pobres y
medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas
Familias y/o pobladores de sectores emergentes
medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

32. 32
PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
3
Obras Urbanas y Programas Concursables
Habitantes de Condominios de Vivienda
Sociales que postulan a programas de
condominios
Organizaciones Comunitarias.
•Corporaciones.
•Fundaciones que representan
poblaciones de escasos recursos.
Usuarios de calles urbanas de la región
Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos
Provinciales y Municipalidades
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

33. 33
La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades
prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar
las ventajas.
Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos
deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas
ministeriales
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener
un accionar coherente con la misión?
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

34. 34
Su definición debe permitir identificar acciones en
ámbitos de:
programación
procesos
cobertura
calidad
oportunidad del servicio, etc
“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar,
generar, adecuar”
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

35. 35
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y
mejorando los procesos constructivos”
“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de
espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”
“Promover el desarrollo personal y profesional de los
funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

36. 36
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención
y promoción de salud”
“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectores
de población indigentes y de escasos recursos”
“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones
de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización
operativa”
Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

37. 37
Objetivos Estratégicos
Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de
entrega del servicio, a través de la informatización del registro de
solicitudes de asistencia
Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos
Servicio de Cooperación Técnica. Chile

38. 38
Objetivos Estratégicos
SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO
Descripción
Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la
población regional de escasos recursos, sin desatender otros
grupos demandantes del sector.
Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la
ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales,
orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros
beneficiarios.
Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la
materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación
del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos
y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.

39. 39

40. 40
Qué capacidad tienen los directivos
públicos para establecer Objetivos
Estratégicos
Facultades, flexibilidad
Recursos presupuestarios
Apoyo político
Comprensión del Ministro, Usuarios,
Ciudadanía
ETC,,,,,

41. 41
METAS
 CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE
LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U
OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y
PRODUCTO IDENTIFICADO
 CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE
ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN
HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
 TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

42. 42
REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS
 DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE
PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS
Y FINANCIEROS.

43. 43
REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS
 IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR
LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS
ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

44. 44
REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS
 ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA
GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD,
ECONOMIA

45. 45
Ejemplos de Metas ambiguas
y adecuadas
 Metas ambiguas
 Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas
 Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas
 Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región
 Lograremos que nuestros usuarios estén completamente satisfechos
con nuestros servicios
 Metas adecuadas
 Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud
para todos
 Mejorar el tiempo promedio de atención a los usuarios, reduciendo a 30
minutos el trámite de iniciación de actividades comerciales
 Aumentaremos el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20%
antes del 31 de Diciembre de 2006

46. 46
INDICADORES
 INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS
VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS
 MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA
INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS
OBJETIVOS Y METAS

47. 47
EJEMPLOS PLANIFICACION
ESTRATEGICA COMO PARTE DEL
PRESUPUESTO NACIONAL

48. 48

49. 49

50. 50
BALANCE GESTION INTEGRAL
DEFINICIONES ESTRATEGICAS
EVALUACION DE
PROGRAMAS
INDICADORES DE
DESEMPEÑO
BALANCE GESTION INTEGRAL
PROCESO PRESUPUESTARIO
EVALUACIO
N INTERNA
DIPRES
FORMULACION LEY DE PRESUPUESTOS EJECUCION
Presentación
Proyecto
Aprobación
Ley
FONDO CONCURSABLE
PROGRAMA DE
MEJORAMIENTO DE
GESTION
BALANCE GESTION INTEGRAL
CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN E INTEGRACIÓN AL CICLO
PRESUPUESTARIO
Misión: Productos, usuarios
Objetivos Estratégicos
Metas, Indicadores

51. 51
Planificación Estratégica como insumo para un
Presupuesto orientado a Resultados: factores
críticos
 Rol de las entidades centrales con
compentecias en Planificación, Presupuesto y
Evlauación
 Incentivos para los Jerarcas y funcionarios:
cómo potenciar un uso efectivo como insumo
para la Programación y formulación
presupuestaria

52. 52
Planificación Estratégica como insumo para un
Presupuesto orientado a Resultados: factores
críticos
 Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer
un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE
 Regularidad, continuidad en la aplicación y
articulación entre la Planificación Institucional y
Programática
 Alinear la planificación estratégica al ciclo
presupuestario y considerarlo como insumo para su
formulación

53. 53
Planificación Estratégica como insumo para un
Presupuesto orientado a Resultados: factores
críticos
 Internalización de la PE en los procesos de la
institución
 Unidad de control de gestión, profesionales
capacitados en las técnicas de gestión
(planificación, indicadores, evaluación)
 Tecnologías de información (simples y
accesibles) para asociar la planificación
estratégica al control de gestión.

54. 54
Planificación Estratégica como insumo para un
Presupuesto orientado a Resultados: factores
críticos
 Capacidad de retroalimentar a los niveles
directivos (centros de responsabilidad) el
nivel de logros de compromisos alcanzados y
generar acciones correctivas.
 Comunicación de los resultados de la
planificación estratégica