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Gestión por
Procesos
Benjamín Félix Avendaño Gordillo
Para Reflexionar:
Imagina a un gerente municipal que no logra los objetivos del año. Recibe muchos
reclamos, siente que el servicio que le dan a la ciudadanía es muy lento y requiere
de muchos trámites.
El gerente comienza a buscar responsables.
¿Será el área de administración? o ¿El área de planificación y presupuesto?
¿Será adecuada la distribución de actividades en la organización?
¿Qué consideras que se podría mejorar en la organización?
¿Qué es Gestión?
La Carta Iberoamericana de Calidad
en la Gestión Pública persigue los
objetivos siguientes:
Promover un enfoque
común en Iberoamérica
sobre la calidad y la
excelencia en la gestión
pública, que integre las
distintas perspectivas
políticas y técnicas que se
encuentran presentes en los
diversos niveles y sectores
de las Administraciones
Públicas de la región.
Conformar un cuerpo de
principios y orientaciones
que sirvan de referencia a
las diferentes
Administraciones Públicas
de los Estados
iberoamericanos en la
formulación de políticas,
planes, modelos y
mecanismos que permitan
la mejora continua de la
calidad de su gestión
pública.
Proponer la adopción de
instrumentos que
incentiven la mejora de
la calidad en la gestión
pública, que sean
flexibles y adaptables a
los diferentes entornos
de las Administraciones
Públicas iberoamericanas
y a sus diversas formas
organizativas.
Recuerda:
Si no mides
resultados,no
puedes distinguir
entre el éxito y el
fracaso.
Si no puedes
recompensar el
éxito,quizás estés
premiando el
fracaso.
Si no puedes
reconocer el
fracaso,no lo
puedes corregir
Si no puedes
ver el éxito no
lo puedes
recompensar
Si puedes demostrar
resultados, puedes
generar un impacto
positivo en la población
Gestión por Resultados GpR
Es una estrategia de gestión que orienta la acción
de los actores públicos del desarrollo para generar
el mayor valor público posible a través del uso de
instrumentos de gestión ( planificación,
presupuesto, gestión financiera, monitoreo y
evaluación, etc) que, en forma coordinada y
complementaria, implementan las instituciones
públicas para generar los cambios sociales con
equidad y en forma sostenible en beneficio de la
población de un país”
El alcance de
metas de
desarrollo
La
responsabilización
de los funcionarios
públicos
La transparencia y
la imputabilidad
La utilización de los
datos disponibles
para mejorar el
proceso de decisión
¿Cuáles son los hitos de la GpR?
¿Cuáles son los Objetivos de la GpR?
2
Promover el
desarrollo de un
sistema de
información en apoyo
a una gestión basada
sobre el desempeño
4
Implementar un marco
institucionalque permita el
alcance de las metas en
términos de resultados
respetando las asignaciones
presupuestarias.
1
Aumentar la transparencia
y la imputabilidad de los
funcionarios y servidores
hacia el gobierno y la
población,
3
Clarificar las prioridades,
alinear los programas, los
sub- programas y los
proyectos; así
como asignar los recursos para
la ejecución de los mismos.
…
además
8
Asegurar un monitoreo
continuo y estrecho de la
ejecución de los
programas, sub-programas y
proyectos.
6
Ajustar las políticas y los
programas así como los
mecanismos
institucionales en función
de los resultados.
5
Proveer un enfoque de
gerencia pública que
precise los roles de todos
en la organización del
trabajo.
7
Hacer la evaluación de
programas para mejorar la
pertinencia, la eficacia de la
focalización, la economía, la
eficiencia y los impactos.
Tres Grandes Objetivos de la GpR
Economia Eficiencia Eficacia
Minimizar Costos
Minimizar costos de los
recursos y que estos estén
disponibles a su debido
tiempo en cantidad y
calidad apropiadas y al
mejor precio.
Maximizar Recursos
Obtener lo máximo de los
recursos disponibles. Es la
relación entre recursos
utilizados y productos
entregados en términos de
cantidad, calidad y
oportunidad
Cumplir Objetivos
Cumplir los objetivos
planteados y lograr los
resultados previstos.
Modelo de Gestión para Resultados al Servicios del Ciudadano - Perú
Modelo de Gestión para Resultados al Servicios del Ciudadano - Perú
Este pilar, denominado “La gestión por procesos, simplificación
administrativa y organización institucional” indica que el propósito de la
Gestión por Procesos es lograr que todas las entidades públicas “brinden a
los ciudadanos servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados
que los beneficien”.
Por su parte la simplificación administrativa, que se enmarca dentro de la
Gestión por Procesos, debe eliminarlos “obstáculos o costos innecesarios
para la sociedad, que genera el inadecuado funcionamiento de la
Administración Pública”. Finalmente, el diseño organizacional debe tomar
en cuenta, entre otras cosas, los procesos de la entidad, de modo que la
estructura esté alineada con estos
¿Que es
calidad?
¿Cuál sería el modelo correcto?
(a) Renault Clio (3 puertas)
(b) Audi R8
(c) Ford Focus Sedan (4 puertas)
“Calidad: grado en el que
un conjunto de
características inherentes a
un objeto (producto,
servicio, proceso, persona,
organización, sistema o
recurso) cumple con los
requisitos.”
“La calidad de los
productos y servicios
incluye no sólo su función
y desempeño previstos,
sino también su valor
percibido y el beneficio
para el cliente.”
La calidad como base para la eficacia de la gestión pública
Calidad implica entender los
requisitos de la persona y darle un
conjunto de bienes y/o servicios
públicos cuyas características
cumplan con satisfacer dichos
requisitos.
Esto significa que toda Entidad
debe primero conocer e
interpretar correctamente los
requisitos (necesidades y/o
expectativas) del cliente.
Así por ejemplo:
Proceso
“Emisión de Licencia de Conducir”
Requisitos de la
Persona
Producto Características
Rapidez
Licencias de
Conducir
Plazo máximo de
48 horas
Sin errores
Los datos de la
licencia sin ningún
error
El Enfoque Funcional nace con la Revolución Industrial - 1760
El enfoque Funcional, luego fue adaptado para servicios, y posteriormente para la Gestión Publica
Agotamiento del modelo jerárquico funcional
Los órganos trabajan
aisladamente.
Los objetivos
institucionales no se
logran pero los de los
departamentos, sí.
No sabemos si se
logran los resultados.
Agotamiento del modelo jerárquico funcional
Diseñar los procesos permite direccionar
los esfuerzos a objetivos comunes.
Diseñar los procesos facilita el trabajo
colaborativo.
Asegurarnos que lo que hacemos responde
a las demandas de los usuarios, no a la
oferta del servicio.
Crear un organizador común a la
organización.
De enfoque funcional a enfoque de procesos orientada a
resultados
G E S T I O N L I C E N C I A S
G E S T I O N R R H H
G E S T I O N C O M P R A S
CLIENTE
CLIENTE
ENFOQUE FUNCIONAL
Las funciones / Áreas
Gestionan la entidad
ÁREAS / PROCESOS
Se reconocen los procesos pero
predominan las funciones
ENFOQUE DE PROCESOS
ORIENTADA A RESULTADOS
Los procesos gestionan la entidad
Fuente: Optimiso - Centro de Desarrollo Industrial (2013)
Elaboración: SGP/PCM - 2014
Enfoque basado en procesos
Este enfoque se centra en la gestión y el control de los procesos y de las
interacciones entre estos procesos y las interfaces entre las jerarquías
funcionales de la entidad.
Los procesos deben estar alineados con los objetivos y alcance de la
entidad, y deben estar diseñados para portar valor.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando
las barreras entre diferentes unidades orgánicas y unificando sus enfoques
hacia los objetivos de la entidad.
Es decir, los procesos se ejecutan a través de los distintas órganos o
unidades orgánicas que conforman el organigrama de la entidad. Por
ejemplo, en el gráfico N° 2, se observa el proceso de emisión de licencias de
funcionamiento en una municipalidad, que puede pasar por las unidades
orgánicas de Trámite Documentario, Desarrollo Urbano y Tesorería
Ejem. Proceso Emisión de Licencia de Funcionamiento
Principales diferencias entre el enfoque funcional (Vertical)
y la gestión por procesos orientada a resultados (Horizontal)
Enfoque Funcional (Vertical)
Gestión por Procesos orientada a
Resultados (Horizontal)
Énfasis en el bien y servicio (producto)
Énfasis en el Ciudadano o destinatario delos bienes y
servicios
¿Quién cometió el error? ¿Por qué ocurrió el error?
Controlar a los servidores Desarrollar competencias de los servidores
Sólo busca hacer el trabajo Busca hacer un trabajo eficaz
Demora en adaptarse a los cambios del Se adapta rápidamente a los cambios del entorno
Departamentalismo (Compartimentos estancos) Trabajo en Equipo
Lenta coordinación Rápida coordinación
Concepto de
Proceso
Secuencia ordenadas y lógica de actividades de
transformación que:
A partir de entradas
• Informaciones
✓ pedidos de clientes
✓ datos de mercado
✓ especificaciones técnicas, legales...
• Recursos
✓ maquinaria
✓ recursos humanos
✓ materias primas
✓ consumibles
Alcanza unos resultados
Forma de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de trabajo de manera
transversal y secuencial a las diferentes
unidades de la organización, para contribuir
con el propósito de satisfacer las necesidades y
expectativas de los ciudadanos, así como con el
logro de los objetivos de la entidad.
Definición de
Gestión por
Procesos
La mencionada Norma Técnica define a los procesos como un:
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
productos o servicios, luego de la asignación de recursos”.
Para generar valor público alineada a la estrategia
institucional.
Norma Técnica «Implementación de la Gestión
por Procesos en las Entidades de la
Administración pública», mediante la RSGP N°
006-2018-PCM-SGP.
Implementación de la
Gestión por Procesos
Finalidad de la Implementación de la Gestión por procesos
Poner al alcance de las entidades
de la administración pública
disposiciones técnicas para la
implementación de la gestión
por procesos como una
herramienta que contribuye con
el cumplimiento de las metas
institucionales y, por ende,
causa un impacto positivo en el
bienestar de las personas.
La Gestión por Procesos en el Marco de la Modernización
de la Gestión del Estado
La gestión de procesos tiene
como propósito organizar, dirigir
y controlar las actividades de
trabajo de una entidad pública de
manera transversal a las
diferentes unidades de
organización, para contribuir
con el logro de los objetivos
institucionales. Está bajo el
ámbito del Sistema
Administrativo de
Modernización de la Gestión
Pública.
a
La institucionalización de la
evaluación de la gestión por
resultados, a través del uso de
recursos tecnológicos, la
planificación estratégica y
concertada, la rendición pública
y periódica de cuentas, y la
transparencia, es uno de los
principales objetivos de la Ley
Marco de Modernización de la
Gestión del Estado.
b
La Política Nacional de
Modernización de la Gestión
Pública señala que la gestión por
procesos es un componente de
la gestión pública orientado a
resultados, que contribuye con la
identificación de los procesos de
la entidad y los contenidos en las
cadenas de valor, que aseguren
que los bienes y servicios
públicos bajo su responsabilidad
generen productos de cara a las
personas, dados los recursos
disponibles.
c
Marco normativo que respalda la implementación de la gestión por procesos
Ley Marco de Modernización de la
Gestión del Estado y sus
modificatorias.
Reglamento de la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del
Estado
Política Nacional de Modernización
de la Gestión del Estado
Reglamento de Organización y
Funciones de la Presidencia del
Consejo de Ministros.
Lineamientos de Organización del
Estado.
Reglamento del Sistema
Administrativo de Modernización de
la Gestión Pública.
Decreto Supremo N° 007-2020-
PCM, Decreto Supremo que
establece disposiciones para la
gestión de reclamos en las entidades
de la Administración Pública.
Resolución de Secretaría de Gestión
Pública N° 004-2019-PCMSGP, que
aprueba los Lineamientos N° 001-
2019-SGP, Principios de actuación
para la Modernización de la Gestión
Pública.
Resolución de Secretaría de Gestión
Pública N° 006-2019-PCM-SGP,
Norma Técnica para la Gestión de la
Calidad de Servicios en el Sector
Público.
Alcance de la Norma Técnica, Implementación de la Gestión por
Procesos en las Entidades de la Administración Pública
Es de aplicación obligatoria para las siguientes entidades:
El Poder Ejecutivo
El Poder Judicial y el Congreso de la República
Los Organismos Constitucionalmente Autónomos
El Seguro Social de Salud
Las universidades públicas
Los gobiernos regionales y gobiernos locales
Las mancomunidades regionales y municipales
Los organismos públicos de los niveles regional y local
Los programas y proyectos especiales
Las demás entidades que forman parte de la estructura del Estado
Las fases para
implementar la
gestión por procesos
son tres:
Determinación
de procesos
Seguimiento,
medición y
análisis
de procesos
Mejora de
procesos
Fases para la implementación de la gestión por procesos
Normas técnicas Nº 001-2018.SGP
Determinación de procesos
Paso 1
Identificación de
productos
Paso 2
Identificación de
procesos
Paso 3
Caracterización de los
procesos
Paso 4
Determinación de la
secuencia e interacción
de los procesos
Paso 5
Aprobación y difusión
de los documentos
generados
Determinación de procesos
Paso1.- Identificación de productos
Analizar la misión, visión, objetivos, políticas, planes, estrategias, y
fines institucionales para comprender la razón de ser de la entidad.
Para esto se requiere revisar las normas sustantivas aplicables (por
ejemplo, normas de creación, leyes de organización y funciones,
leyes orgánicas, normas específicas de asignación de competencias,
entre otras)
❑ Identificar y listar a todas las personas que reciben los productos
de la entidad.
❑ Listar los bienes y/o servicios públicos de la entidad en el marco
de sus competencias.
❑ Completar la matriz “Personas – bienes y/o servicios”,
determinando la relación entre las personas y los bienes y/o
servicios que la entidad ofrece a cada uno de ellos.
Determinación de procesos
Paso 2.- Identificación de procesos
Consiste en la identificación, por parte del equipo, de los
procesos como:
❑ Identificar los procesos misionales que son necesarios para
elaborar o brindar los productos identificados en el paso
anterior.
❑ Listar primero los procesos del nivel 0 que son los más
generales.
❑ Definir los siguientes niveles de acuerdo con la necesidad y
tamaño de la entidad.
❑ Con la información de los procesos misionales, se identifican los
procesos estratégicos y los procesos de soporte o de apoyo,
tomando en consideración las interacciones necesarias para el
funcionamiento sistémico de la entidad.
Determinación de procesos
Paso 3.- Caracterización de los procesos
01
Es el fin último que se
pretende alcanzar con la
ejecución de un proceso.
Objetivo del
proceso: 02
Es quien tiene la
responsabilidad y la
autoridad definida para
diseñar, implementar,
controlar y mejorar los
procesos a su cargo,
con el propósito de
asegurar que se cumpla
el resultado previsto.
Dueño del
proceso: 03
Necesidades y expectativas
de las personas son
ingresadas al proceso para
ser transformadas en los
productos. Los elementos
de entrada pueden ser
tangibles (expedientes,
formularios, solicitudes,
escritos, reclamos,
denuncias) y otros
intangibles
(información).
Elementos de
entrada:
Determinación de procesos
Paso 3.- Caracterización de los procesos
04
Es el conjunto articulado
de tareas permanentes,
continuas,
interrelacionadas y
secuenciales que
consumen los insumos
necesarios (recursos
humanos, tecnológicos y
financieros) para la
generación de los
productos.
Actividades:
05
Resultado de un proceso,
entendido como los
bienes y servicios que
recibe una persona y que
satisfacen sus necesidades
y expectativas, lo que
contribuye al logro de los
objetivos institucionales y
a la generación de
bienestar para la sociedad.
Producto: 06
Término genérico para
describir al receptor final del
producto, pudiendo ser una
persona, un grupo de
personas, una organización,
otro proceso, entre otros; y
pudiendo recibir de manera
general la denominación de
usuarios, beneficiarios,
administrados, clientes u otras.
Ejemplos: estudiantes,
pensionistas, contribuyentes,
asegurados, servidores.
Persona que recibe
el producto:
Determinación de procesos
Paso 3.- Caracterización de los procesos
07
Recursos humanos: Servidores que ejecutan los procesos,
caracterizados por un perfil técnico.
Instalaciones: Infraestructura física donde se ejecutan los procesos,
que, por defecto, deberían de incluir los servicios básicos para dicho fin
(electricidad, servicios de agua, telefonía, internet, entre otros). Ejemplo:
oficinas administrativas, centros de atención de personas, etc.
Sistemas informáticos: Sistema de soporte integrado que permite a
usuarios individuales obtener, compartir y gestionar información
mediante una combinación específica de software y hardware, y de esta
manera dar soporte a los procesos.
Equipos: Equipamiento utilizado en la ejecución del proceso. Por
ejemplo: computadoras personales.
Recursos: 08
Conjunto de actividades
(revisiones, inspecciones,
pruebas) orientadas a la
verificación del
cumplimiento de las
características previstas de
los elementos de entrada, de
las actividades y de los
productos resultantes de los
procesos.
Controles:
Determinación de procesos
Paso 3.- Caracterización de los procesos
09
Medida cuantitativa o cualitativa
observable, que permite describir
características, comportamientos
o fenómenos, a través de su
comparación con periodos
anteriores o con metas o
compromisos.
Se asocia con el objetivo del
proceso y sirve para la
determinación de metas.
Conceptualmente, se considera que
los indicadores tienen cuatro
dimensiones de desempeño:
eficacia, eficiencia, calidad y
economía aplicables a los
productos.
Indicador de desempeño:
Para facilitar la
visualización de los
diferentes niveles, es
factible la elaboración de
diagramas de bloques
que representen la
interacción de los
diferentes procesos.
Determinación de procesos
Paso 4.- Determinación de la secuencia e interacción de los procesos
Consiste en la
determinación de la
secuencia e interacción
de todos los procesos de
la entidad,
considerando los
productos del proceso,
la persona que los
recibe y los elementos
de entrada.
Para desarrollar este paso se
utilizan diagramas de
bloques a fin de obtener la
representación gráfica de la
secuencia e interacción de
todos los procesos de la
entidad.
A esta representación
gráfica se le denomina
“mapa de procesos”.
A fin de tener una mejor
comprensión de los
procesos que conforman el
mapa de procesos, es
factible agregar una
breve descripción
conceptual de los procesos
incluidos en el denominado
mapa de procesos.
Determinación de procesos
Paso 5.- Aprobación y difusión de los documentos generados
Las fichas técnicas y los diagramas de los procesos y las fichas de los indicadores
de desempeño son revisados y aprobados por el dueño de los mismos, previa
conformidad del responsable de la materia de gestión por procesos en cada
entidad.
El mapa de proceso, con la conformidad de los participantes mencionados en el
paso anterior, en las fases que les correspondan, es consolidado por el
responsable de la materia de gestión por procesos en cada entidad, quien lo
revisa y da su conformidad sobre los aspectos técnicos, previa elevación a la
máxima autoridad administrativa de a entidad para su aprobación.
Los documentos aprobados serán difundidos mediante comunicaciones al
personal de la entidad, y, de ser el caso, a los grupos de interés. Las
comunicaciones podrán ser por medios escritos, murales, correos
electrónicos, portales web, sensibilizaciones, charlas, talleres,
capacitaciones, entre otros.
Secuencia de un proceso
Los procesos son transversales a la organización
Mapa de procesos nivel 0 - IPD
Diagrama de bloques – IPD – Procesos misionales nivel 1
Diagrama de Proceso – Proceso Nivel 2 Evaluación de la Subvención
Seguimiento, medición y análisis de procesos
El seguimiento, medición y análisis consiste en la verificación de su nivel de
desempeño e identificación de oportunidades de mejora. Esta fase se conforma
por los siguientes pasos:
Paso 2
Análisis de
procesos
Paso 1
Seguimiento
y medición
de procesos
Seguimiento, medición y análisis de procesos
Paso 1.- Seguimiento y medición de procesos
Consiste en seleccionar los indicadores de desempeño identificados en la fase anterior sobre los
que se realizará el seguimiento y la medición del desempeño de los procesos.
Para este paso se seleccionan los indicadores que permitan:
Verificar la
satisfacción de las
personas que
reciben los bienes y
servicios de la
entidad.
Verificar el
cumplimiento de
los plazos de
entrega de los
bienes y servicios.
Establecer la tasa
de inconformidad
de los bienes y
servicios.
Corroborar la
cobertura de la
entrega de los
bienes y servicios.
Seguimiento, medición y análisis de procesos
Paso 1.- Seguimiento y medición de procesos
Cuantificar la
productividad de
los servidores.
Cuantificar los
reclamos.
Medir los costos
del proceso.
Establecer el
desempeño de los
procesos de
soporte.
Luego de seleccionar los indicadores de los procesos, los dueños de los mismos o el órgano
responsable, en la entidad de su seguimiento y medición, procede a la recolección y al
procesamiento de los datos para su análisis.
Seguimiento, medición y análisis de procesos
Paso 2.- Análisis de procesos
Consiste en la comparación de los resultados obtenidos de la
medición y del seguimiento se compara con las metas definidas
para cada indicador con el propósito de cuantificar el desempeño
de los procesos.
El análisis debe realizarse a intervalos planificados y periódicos,
en función a cada proceso, con el propósito de identificar tendencias,
así como para evaluar los progresos de la entidad en el logro de sus
objetivos y, en función a ello, tomar decisiones que tengan un
impacto relevante en el funcionamiento de la entidad.
Del análisis de los resultados se identifican las brechas de
cumplimiento de las metas, de las que se desprenden los
potenciales problemas a resolver en los procesos, de acuerdo con
los pasos establecidos para la siguiente fase.
Mejora de procesos
Se refiere a la optimización del desempeño de los procesos en el marco de las prioridades de la entidad. Esta
fase se conforma por los siguientes pasos:
Análisis de Causa-
Efecto.
Paso 2
Selección de
mejoras.
Paso 4
Selección de
problemas en los
procesos.
Paso 1
Implementación
de mejoras.
Paso 3
Mejora de procesos
Paso 1.- Selección de problemas en los procesos.
Implica la identificación y selección de aquellos problemas cuya solución tenga un impacto en los siguientes
aspectos de la gestión de la entidad:
El logro de los
objetivos estratégicos
institucionales.
La satisfacción de las
personas.
La tecnificación de los
procesos.
La productividad de
los servidores.
El clima laboral.
Los flujos de trabajo
de los sistemas
administrativos.
La eficacia del uso de
los recursos.
La transparencia de los
procesos.
La forma de
organizarse.
Mejora de procesos
Paso 2.- Análisis de Causa-Efecto.
Consiste en el análisis e
identificación objetiva de
las causas que dan origen al
problema seleccionado
(para fines del análisis, el
problema es equivalente al
efecto).
Mejora de procesos
Paso 3.- Implementación de mejoras.
Consiste en la selección de la solución que sea factible de implementar y que se considere efectiva
para la eliminación o minimización del problema.
La factibilidad de la implementación estará en función a criterios tales como:
❑ Apoyo de la Alta Dirección,
❑ Impacto sobre la causa seleccionada,
❑ Costo que representa su aplicación,
❑ Tiempo que tomará su desarrollo,
❑ Disponibilidad de recursos,
❑ Autonomía del equipo y del dueño del proceso.
La mejora seleccionada se valida con el dueño del proceso, a fin de obtener su autorización para
proceder con su implementación y asegurar su involucramiento en los siguientes pasos.
Mejora de procesos
Paso 4.- Selección de mejoras
Consiste en la implementación y el seguimiento de las mejoras. Para este fin se elabora un plan de
trabajo para realizar la verificación del avance de las tareas asignadas a los involucrados en la
mejora.
En caso que se identifiquen desvíos de plazos para el cumplimiento de las tareas contenidas en el
plan de trabajo, se aplicarán medidas que corrijan el incumplimiento, como por ejemplo:
❖ Asignación de más recursos,
❖ Redefinición de alcances o plazos,
❖ Facilitación de coordinaciones de alto nivel jerárquico para agilizar tareas,
❖ Autorización para concluir la implementación.
Mejora de procesos
Paso 4.- Selección de mejoras
Luego de la implementación de las mejoras en los procesos, éstas se incorporan en la gestión
de la entidad, mediante las siguientes acciones:
Actualizando la
planificación
organizacional.
Actualizando o
mejorando la
prestación de los
bienes y
servicios.
Asignando
recursos de
acuerdo con las
nuevas
necesidades.
Elaborando o
actualizando la
documentación
de los procesos.
Actualizando
instrumentos de
gestión
organizacional.
Mejorando la
forma de
organizar los
equipos de
trabajo.
Capacitando a
los involucrados
en el proceso
mejorado.
Agregando el
método de
solución en la
gestión de la
entidad.
Gracias

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Gestión Procesos Mejora Servicios

  • 2. Para Reflexionar: Imagina a un gerente municipal que no logra los objetivos del año. Recibe muchos reclamos, siente que el servicio que le dan a la ciudadanía es muy lento y requiere de muchos trámites. El gerente comienza a buscar responsables. ¿Será el área de administración? o ¿El área de planificación y presupuesto? ¿Será adecuada la distribución de actividades en la organización? ¿Qué consideras que se podría mejorar en la organización?
  • 4.
  • 5. La Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública persigue los objetivos siguientes: Promover un enfoque común en Iberoamérica sobre la calidad y la excelencia en la gestión pública, que integre las distintas perspectivas políticas y técnicas que se encuentran presentes en los diversos niveles y sectores de las Administraciones Públicas de la región. Conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública. Proponer la adopción de instrumentos que incentiven la mejora de la calidad en la gestión pública, que sean flexibles y adaptables a los diferentes entornos de las Administraciones Públicas iberoamericanas y a sus diversas formas organizativas.
  • 6. Recuerda: Si no mides resultados,no puedes distinguir entre el éxito y el fracaso. Si no puedes recompensar el éxito,quizás estés premiando el fracaso. Si no puedes reconocer el fracaso,no lo puedes corregir Si no puedes ver el éxito no lo puedes recompensar Si puedes demostrar resultados, puedes generar un impacto positivo en la población
  • 7. Gestión por Resultados GpR Es una estrategia de gestión que orienta la acción de los actores públicos del desarrollo para generar el mayor valor público posible a través del uso de instrumentos de gestión ( planificación, presupuesto, gestión financiera, monitoreo y evaluación, etc) que, en forma coordinada y complementaria, implementan las instituciones públicas para generar los cambios sociales con equidad y en forma sostenible en beneficio de la población de un país”
  • 8. El alcance de metas de desarrollo La responsabilización de los funcionarios públicos La transparencia y la imputabilidad La utilización de los datos disponibles para mejorar el proceso de decisión ¿Cuáles son los hitos de la GpR?
  • 9. ¿Cuáles son los Objetivos de la GpR? 2 Promover el desarrollo de un sistema de información en apoyo a una gestión basada sobre el desempeño 4 Implementar un marco institucionalque permita el alcance de las metas en términos de resultados respetando las asignaciones presupuestarias. 1 Aumentar la transparencia y la imputabilidad de los funcionarios y servidores hacia el gobierno y la población, 3 Clarificar las prioridades, alinear los programas, los sub- programas y los proyectos; así como asignar los recursos para la ejecución de los mismos.
  • 10. … además 8 Asegurar un monitoreo continuo y estrecho de la ejecución de los programas, sub-programas y proyectos. 6 Ajustar las políticas y los programas así como los mecanismos institucionales en función de los resultados. 5 Proveer un enfoque de gerencia pública que precise los roles de todos en la organización del trabajo. 7 Hacer la evaluación de programas para mejorar la pertinencia, la eficacia de la focalización, la economía, la eficiencia y los impactos.
  • 11. Tres Grandes Objetivos de la GpR Economia Eficiencia Eficacia Minimizar Costos Minimizar costos de los recursos y que estos estén disponibles a su debido tiempo en cantidad y calidad apropiadas y al mejor precio. Maximizar Recursos Obtener lo máximo de los recursos disponibles. Es la relación entre recursos utilizados y productos entregados en términos de cantidad, calidad y oportunidad Cumplir Objetivos Cumplir los objetivos planteados y lograr los resultados previstos.
  • 12. Modelo de Gestión para Resultados al Servicios del Ciudadano - Perú
  • 13. Modelo de Gestión para Resultados al Servicios del Ciudadano - Perú Este pilar, denominado “La gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional” indica que el propósito de la Gestión por Procesos es lograr que todas las entidades públicas “brinden a los ciudadanos servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados que los beneficien”. Por su parte la simplificación administrativa, que se enmarca dentro de la Gestión por Procesos, debe eliminarlos “obstáculos o costos innecesarios para la sociedad, que genera el inadecuado funcionamiento de la Administración Pública”. Finalmente, el diseño organizacional debe tomar en cuenta, entre otras cosas, los procesos de la entidad, de modo que la estructura esté alineada con estos
  • 15. ¿Cuál sería el modelo correcto? (a) Renault Clio (3 puertas) (b) Audi R8 (c) Ford Focus Sedan (4 puertas)
  • 16. “Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes a un objeto (producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple con los requisitos.”
  • 17. “La calidad de los productos y servicios incluye no sólo su función y desempeño previstos, sino también su valor percibido y el beneficio para el cliente.”
  • 18. La calidad como base para la eficacia de la gestión pública Calidad implica entender los requisitos de la persona y darle un conjunto de bienes y/o servicios públicos cuyas características cumplan con satisfacer dichos requisitos. Esto significa que toda Entidad debe primero conocer e interpretar correctamente los requisitos (necesidades y/o expectativas) del cliente. Así por ejemplo: Proceso “Emisión de Licencia de Conducir” Requisitos de la Persona Producto Características Rapidez Licencias de Conducir Plazo máximo de 48 horas Sin errores Los datos de la licencia sin ningún error
  • 19. El Enfoque Funcional nace con la Revolución Industrial - 1760 El enfoque Funcional, luego fue adaptado para servicios, y posteriormente para la Gestión Publica
  • 20. Agotamiento del modelo jerárquico funcional Los órganos trabajan aisladamente. Los objetivos institucionales no se logran pero los de los departamentos, sí. No sabemos si se logran los resultados.
  • 21. Agotamiento del modelo jerárquico funcional Diseñar los procesos permite direccionar los esfuerzos a objetivos comunes. Diseñar los procesos facilita el trabajo colaborativo. Asegurarnos que lo que hacemos responde a las demandas de los usuarios, no a la oferta del servicio. Crear un organizador común a la organización.
  • 22. De enfoque funcional a enfoque de procesos orientada a resultados G E S T I O N L I C E N C I A S G E S T I O N R R H H G E S T I O N C O M P R A S CLIENTE CLIENTE ENFOQUE FUNCIONAL Las funciones / Áreas Gestionan la entidad ÁREAS / PROCESOS Se reconocen los procesos pero predominan las funciones ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADA A RESULTADOS Los procesos gestionan la entidad Fuente: Optimiso - Centro de Desarrollo Industrial (2013) Elaboración: SGP/PCM - 2014
  • 23. Enfoque basado en procesos Este enfoque se centra en la gestión y el control de los procesos y de las interacciones entre estos procesos y las interfaces entre las jerarquías funcionales de la entidad. Los procesos deben estar alineados con los objetivos y alcance de la entidad, y deben estar diseñados para portar valor. El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades orgánicas y unificando sus enfoques hacia los objetivos de la entidad. Es decir, los procesos se ejecutan a través de los distintas órganos o unidades orgánicas que conforman el organigrama de la entidad. Por ejemplo, en el gráfico N° 2, se observa el proceso de emisión de licencias de funcionamiento en una municipalidad, que puede pasar por las unidades orgánicas de Trámite Documentario, Desarrollo Urbano y Tesorería
  • 24. Ejem. Proceso Emisión de Licencia de Funcionamiento
  • 25. Principales diferencias entre el enfoque funcional (Vertical) y la gestión por procesos orientada a resultados (Horizontal) Enfoque Funcional (Vertical) Gestión por Procesos orientada a Resultados (Horizontal) Énfasis en el bien y servicio (producto) Énfasis en el Ciudadano o destinatario delos bienes y servicios ¿Quién cometió el error? ¿Por qué ocurrió el error? Controlar a los servidores Desarrollar competencias de los servidores Sólo busca hacer el trabajo Busca hacer un trabajo eficaz Demora en adaptarse a los cambios del Se adapta rápidamente a los cambios del entorno Departamentalismo (Compartimentos estancos) Trabajo en Equipo Lenta coordinación Rápida coordinación
  • 26. Concepto de Proceso Secuencia ordenadas y lógica de actividades de transformación que: A partir de entradas • Informaciones ✓ pedidos de clientes ✓ datos de mercado ✓ especificaciones técnicas, legales... • Recursos ✓ maquinaria ✓ recursos humanos ✓ materias primas ✓ consumibles Alcanza unos resultados
  • 27. Forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo de manera transversal y secuencial a las diferentes unidades de la organización, para contribuir con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los ciudadanos, así como con el logro de los objetivos de la entidad. Definición de Gestión por Procesos
  • 28. La mencionada Norma Técnica define a los procesos como un: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en productos o servicios, luego de la asignación de recursos”. Para generar valor público alineada a la estrategia institucional. Norma Técnica «Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración pública», mediante la RSGP N° 006-2018-PCM-SGP.
  • 30. Finalidad de la Implementación de la Gestión por procesos Poner al alcance de las entidades de la administración pública disposiciones técnicas para la implementación de la gestión por procesos como una herramienta que contribuye con el cumplimiento de las metas institucionales y, por ende, causa un impacto positivo en el bienestar de las personas.
  • 31. La Gestión por Procesos en el Marco de la Modernización de la Gestión del Estado La gestión de procesos tiene como propósito organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo de una entidad pública de manera transversal a las diferentes unidades de organización, para contribuir con el logro de los objetivos institucionales. Está bajo el ámbito del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública. a La institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, a través del uso de recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas, y la transparencia, es uno de los principales objetivos de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. b La Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública señala que la gestión por procesos es un componente de la gestión pública orientado a resultados, que contribuye con la identificación de los procesos de la entidad y los contenidos en las cadenas de valor, que aseguren que los bienes y servicios públicos bajo su responsabilidad generen productos de cara a las personas, dados los recursos disponibles. c
  • 32. Marco normativo que respalda la implementación de la gestión por procesos Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificatorias. Reglamento de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado Política Nacional de Modernización de la Gestión del Estado Reglamento de Organización y Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros. Lineamientos de Organización del Estado. Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública. Decreto Supremo N° 007-2020- PCM, Decreto Supremo que establece disposiciones para la gestión de reclamos en las entidades de la Administración Pública. Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 004-2019-PCMSGP, que aprueba los Lineamientos N° 001- 2019-SGP, Principios de actuación para la Modernización de la Gestión Pública. Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 006-2019-PCM-SGP, Norma Técnica para la Gestión de la Calidad de Servicios en el Sector Público.
  • 33. Alcance de la Norma Técnica, Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública Es de aplicación obligatoria para las siguientes entidades: El Poder Ejecutivo El Poder Judicial y el Congreso de la República Los Organismos Constitucionalmente Autónomos El Seguro Social de Salud Las universidades públicas Los gobiernos regionales y gobiernos locales Las mancomunidades regionales y municipales Los organismos públicos de los niveles regional y local Los programas y proyectos especiales Las demás entidades que forman parte de la estructura del Estado
  • 34. Las fases para implementar la gestión por procesos son tres: Determinación de procesos Seguimiento, medición y análisis de procesos Mejora de procesos Fases para la implementación de la gestión por procesos Normas técnicas Nº 001-2018.SGP
  • 35. Determinación de procesos Paso 1 Identificación de productos Paso 2 Identificación de procesos Paso 3 Caracterización de los procesos Paso 4 Determinación de la secuencia e interacción de los procesos Paso 5 Aprobación y difusión de los documentos generados
  • 36. Determinación de procesos Paso1.- Identificación de productos Analizar la misión, visión, objetivos, políticas, planes, estrategias, y fines institucionales para comprender la razón de ser de la entidad. Para esto se requiere revisar las normas sustantivas aplicables (por ejemplo, normas de creación, leyes de organización y funciones, leyes orgánicas, normas específicas de asignación de competencias, entre otras) ❑ Identificar y listar a todas las personas que reciben los productos de la entidad. ❑ Listar los bienes y/o servicios públicos de la entidad en el marco de sus competencias. ❑ Completar la matriz “Personas – bienes y/o servicios”, determinando la relación entre las personas y los bienes y/o servicios que la entidad ofrece a cada uno de ellos.
  • 37. Determinación de procesos Paso 2.- Identificación de procesos Consiste en la identificación, por parte del equipo, de los procesos como: ❑ Identificar los procesos misionales que son necesarios para elaborar o brindar los productos identificados en el paso anterior. ❑ Listar primero los procesos del nivel 0 que son los más generales. ❑ Definir los siguientes niveles de acuerdo con la necesidad y tamaño de la entidad. ❑ Con la información de los procesos misionales, se identifican los procesos estratégicos y los procesos de soporte o de apoyo, tomando en consideración las interacciones necesarias para el funcionamiento sistémico de la entidad.
  • 38. Determinación de procesos Paso 3.- Caracterización de los procesos 01 Es el fin último que se pretende alcanzar con la ejecución de un proceso. Objetivo del proceso: 02 Es quien tiene la responsabilidad y la autoridad definida para diseñar, implementar, controlar y mejorar los procesos a su cargo, con el propósito de asegurar que se cumpla el resultado previsto. Dueño del proceso: 03 Necesidades y expectativas de las personas son ingresadas al proceso para ser transformadas en los productos. Los elementos de entrada pueden ser tangibles (expedientes, formularios, solicitudes, escritos, reclamos, denuncias) y otros intangibles (información). Elementos de entrada:
  • 39. Determinación de procesos Paso 3.- Caracterización de los procesos 04 Es el conjunto articulado de tareas permanentes, continuas, interrelacionadas y secuenciales que consumen los insumos necesarios (recursos humanos, tecnológicos y financieros) para la generación de los productos. Actividades: 05 Resultado de un proceso, entendido como los bienes y servicios que recibe una persona y que satisfacen sus necesidades y expectativas, lo que contribuye al logro de los objetivos institucionales y a la generación de bienestar para la sociedad. Producto: 06 Término genérico para describir al receptor final del producto, pudiendo ser una persona, un grupo de personas, una organización, otro proceso, entre otros; y pudiendo recibir de manera general la denominación de usuarios, beneficiarios, administrados, clientes u otras. Ejemplos: estudiantes, pensionistas, contribuyentes, asegurados, servidores. Persona que recibe el producto:
  • 40. Determinación de procesos Paso 3.- Caracterización de los procesos 07 Recursos humanos: Servidores que ejecutan los procesos, caracterizados por un perfil técnico. Instalaciones: Infraestructura física donde se ejecutan los procesos, que, por defecto, deberían de incluir los servicios básicos para dicho fin (electricidad, servicios de agua, telefonía, internet, entre otros). Ejemplo: oficinas administrativas, centros de atención de personas, etc. Sistemas informáticos: Sistema de soporte integrado que permite a usuarios individuales obtener, compartir y gestionar información mediante una combinación específica de software y hardware, y de esta manera dar soporte a los procesos. Equipos: Equipamiento utilizado en la ejecución del proceso. Por ejemplo: computadoras personales. Recursos: 08 Conjunto de actividades (revisiones, inspecciones, pruebas) orientadas a la verificación del cumplimiento de las características previstas de los elementos de entrada, de las actividades y de los productos resultantes de los procesos. Controles:
  • 41. Determinación de procesos Paso 3.- Caracterización de los procesos 09 Medida cuantitativa o cualitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos, a través de su comparación con periodos anteriores o con metas o compromisos. Se asocia con el objetivo del proceso y sirve para la determinación de metas. Conceptualmente, se considera que los indicadores tienen cuatro dimensiones de desempeño: eficacia, eficiencia, calidad y economía aplicables a los productos. Indicador de desempeño: Para facilitar la visualización de los diferentes niveles, es factible la elaboración de diagramas de bloques que representen la interacción de los diferentes procesos.
  • 42. Determinación de procesos Paso 4.- Determinación de la secuencia e interacción de los procesos Consiste en la determinación de la secuencia e interacción de todos los procesos de la entidad, considerando los productos del proceso, la persona que los recibe y los elementos de entrada. Para desarrollar este paso se utilizan diagramas de bloques a fin de obtener la representación gráfica de la secuencia e interacción de todos los procesos de la entidad. A esta representación gráfica se le denomina “mapa de procesos”. A fin de tener una mejor comprensión de los procesos que conforman el mapa de procesos, es factible agregar una breve descripción conceptual de los procesos incluidos en el denominado mapa de procesos.
  • 43. Determinación de procesos Paso 5.- Aprobación y difusión de los documentos generados Las fichas técnicas y los diagramas de los procesos y las fichas de los indicadores de desempeño son revisados y aprobados por el dueño de los mismos, previa conformidad del responsable de la materia de gestión por procesos en cada entidad. El mapa de proceso, con la conformidad de los participantes mencionados en el paso anterior, en las fases que les correspondan, es consolidado por el responsable de la materia de gestión por procesos en cada entidad, quien lo revisa y da su conformidad sobre los aspectos técnicos, previa elevación a la máxima autoridad administrativa de a entidad para su aprobación. Los documentos aprobados serán difundidos mediante comunicaciones al personal de la entidad, y, de ser el caso, a los grupos de interés. Las comunicaciones podrán ser por medios escritos, murales, correos electrónicos, portales web, sensibilizaciones, charlas, talleres, capacitaciones, entre otros.
  • 44. Secuencia de un proceso
  • 45. Los procesos son transversales a la organización
  • 46. Mapa de procesos nivel 0 - IPD
  • 47. Diagrama de bloques – IPD – Procesos misionales nivel 1
  • 48. Diagrama de Proceso – Proceso Nivel 2 Evaluación de la Subvención
  • 49.
  • 50.
  • 51. Seguimiento, medición y análisis de procesos El seguimiento, medición y análisis consiste en la verificación de su nivel de desempeño e identificación de oportunidades de mejora. Esta fase se conforma por los siguientes pasos: Paso 2 Análisis de procesos Paso 1 Seguimiento y medición de procesos
  • 52. Seguimiento, medición y análisis de procesos Paso 1.- Seguimiento y medición de procesos Consiste en seleccionar los indicadores de desempeño identificados en la fase anterior sobre los que se realizará el seguimiento y la medición del desempeño de los procesos. Para este paso se seleccionan los indicadores que permitan: Verificar la satisfacción de las personas que reciben los bienes y servicios de la entidad. Verificar el cumplimiento de los plazos de entrega de los bienes y servicios. Establecer la tasa de inconformidad de los bienes y servicios. Corroborar la cobertura de la entrega de los bienes y servicios.
  • 53. Seguimiento, medición y análisis de procesos Paso 1.- Seguimiento y medición de procesos Cuantificar la productividad de los servidores. Cuantificar los reclamos. Medir los costos del proceso. Establecer el desempeño de los procesos de soporte. Luego de seleccionar los indicadores de los procesos, los dueños de los mismos o el órgano responsable, en la entidad de su seguimiento y medición, procede a la recolección y al procesamiento de los datos para su análisis.
  • 54. Seguimiento, medición y análisis de procesos Paso 2.- Análisis de procesos Consiste en la comparación de los resultados obtenidos de la medición y del seguimiento se compara con las metas definidas para cada indicador con el propósito de cuantificar el desempeño de los procesos. El análisis debe realizarse a intervalos planificados y periódicos, en función a cada proceso, con el propósito de identificar tendencias, así como para evaluar los progresos de la entidad en el logro de sus objetivos y, en función a ello, tomar decisiones que tengan un impacto relevante en el funcionamiento de la entidad. Del análisis de los resultados se identifican las brechas de cumplimiento de las metas, de las que se desprenden los potenciales problemas a resolver en los procesos, de acuerdo con los pasos establecidos para la siguiente fase.
  • 55. Mejora de procesos Se refiere a la optimización del desempeño de los procesos en el marco de las prioridades de la entidad. Esta fase se conforma por los siguientes pasos: Análisis de Causa- Efecto. Paso 2 Selección de mejoras. Paso 4 Selección de problemas en los procesos. Paso 1 Implementación de mejoras. Paso 3
  • 56. Mejora de procesos Paso 1.- Selección de problemas en los procesos. Implica la identificación y selección de aquellos problemas cuya solución tenga un impacto en los siguientes aspectos de la gestión de la entidad: El logro de los objetivos estratégicos institucionales. La satisfacción de las personas. La tecnificación de los procesos. La productividad de los servidores. El clima laboral. Los flujos de trabajo de los sistemas administrativos. La eficacia del uso de los recursos. La transparencia de los procesos. La forma de organizarse.
  • 57. Mejora de procesos Paso 2.- Análisis de Causa-Efecto. Consiste en el análisis e identificación objetiva de las causas que dan origen al problema seleccionado (para fines del análisis, el problema es equivalente al efecto).
  • 58. Mejora de procesos Paso 3.- Implementación de mejoras. Consiste en la selección de la solución que sea factible de implementar y que se considere efectiva para la eliminación o minimización del problema. La factibilidad de la implementación estará en función a criterios tales como: ❑ Apoyo de la Alta Dirección, ❑ Impacto sobre la causa seleccionada, ❑ Costo que representa su aplicación, ❑ Tiempo que tomará su desarrollo, ❑ Disponibilidad de recursos, ❑ Autonomía del equipo y del dueño del proceso. La mejora seleccionada se valida con el dueño del proceso, a fin de obtener su autorización para proceder con su implementación y asegurar su involucramiento en los siguientes pasos.
  • 59. Mejora de procesos Paso 4.- Selección de mejoras Consiste en la implementación y el seguimiento de las mejoras. Para este fin se elabora un plan de trabajo para realizar la verificación del avance de las tareas asignadas a los involucrados en la mejora. En caso que se identifiquen desvíos de plazos para el cumplimiento de las tareas contenidas en el plan de trabajo, se aplicarán medidas que corrijan el incumplimiento, como por ejemplo: ❖ Asignación de más recursos, ❖ Redefinición de alcances o plazos, ❖ Facilitación de coordinaciones de alto nivel jerárquico para agilizar tareas, ❖ Autorización para concluir la implementación.
  • 60. Mejora de procesos Paso 4.- Selección de mejoras Luego de la implementación de las mejoras en los procesos, éstas se incorporan en la gestión de la entidad, mediante las siguientes acciones: Actualizando la planificación organizacional. Actualizando o mejorando la prestación de los bienes y servicios. Asignando recursos de acuerdo con las nuevas necesidades. Elaborando o actualizando la documentación de los procesos. Actualizando instrumentos de gestión organizacional. Mejorando la forma de organizar los equipos de trabajo. Capacitando a los involucrados en el proceso mejorado. Agregando el método de solución en la gestión de la entidad.