Este documento define conceptos clave como bases de datos, sistemas de administración de bases de datos y Microsoft Access. Explica las ventajas de almacenar información en una computadora en lugar de hacerlo manualmente. Además, ofrece consideraciones generales para crear bases de datos como definir su estructura y objetivo antes de su creación. Finalmente, define registros como conjuntos de campos que se refieren a un concepto y campos como cada dato individual dentro de un registro.

1. ACCESS

2. DEFINICIONES
• Base de datos (database).
Colección o recopilación de
datos relacionados y
organizados en forma
electrónica.
• Sistema de administración de
bases de datos (DBMS, database
manager system). Es el programa
que se encarga de crear y
administrar la base de datos,
de tal manera que Microsoft
Access es un DBMS y los
archivos que genera y

3. VENTAJAS REPRESENTA TENER INFORMACIÓN EN
UNA COMPUTADORA CONTRA HACERLO
MANUALMENTE
1.Facilidad en el procesamiento de la
información.
2.Gran velocidad de respuesta.
3.Posibilidad de organizar los datos
conforme a criterios distintos.
4.Precisión en los cálculos y obtención
de informes fácilmente.

4. CONSIDERACIONES GENERALES DE LAS BASES
DE DATOS
1. Antes de crear una base de datos, es
conveniente tener una clara idea de para qué
se utilizará y qué información deberá
proporcionar; es decir, definir su
estructura.
2. Si se conoce el tipo de informes que se
espera obtener, es posible definir
conceptualmente la base de datos.
• De esta manera se evita que se omitan datos que
pueden ser muy importantes, o que se incluyan
otros que nunca se emplearán, y sí ocupan un
espacio valioso en el disco, pero, sobre todo,

5. CONSIDERACIONES GENERALES DE LAS BASES
DE DATOS
3. Una base de datos bien estructurada se integra
con información relativa a un concepto principal
definido.
• Por ejemplo, si la base de datos consiste en un
directorio telefónico, el concepto principal son las
personas o empresas que se incluirán y los datos:
nombre, domicilio, código postal y número
telefónico.
• Si se trata de la nómina de una empresa, el concepto
principal consiste en el registro del pago a los
empleados y sus datos serán: número del empleado,

6. REGISTROS Y CAMPOS
Cada uno de los datos que se incluyen en la
base de datos (nombre, domicilio, fecha, etc.),
recibe el nombre de Campo (Field) y se ubica en
las columnas, mientras que el conjunto de
campos que se refiere a un concepto en
particular, como una persona, empresa,
producto, actividad o cualquier otro, se
denomina Registro (Record) y ocupan los
renglones o filas de la tabla. Un Registro es,

7. REGISTROS Y CAMPOS
Los registros pueden contener uno o más campos.
Cada Campo se refiere a una característica o
dato particular del registro.