1. AP1 ÍNDICE
AP2 CARTA SOLICITUD SERVICIO DE AUDITORÍA
AP3 OFERTA TÉCNICA FINANCIERA
AP4 CARTA CONFIRMACIÓN
AP5 CONTRATO DE AUDITORÍA
ELOHIM S.A
INDICE
Del 1 de Junio al 31 de Diciembre 2014
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3. Quito, 2 de Mayo ,2014
INGENIERA
Yesenia Celorio
GERENTE GENERAL
PICC AUDITORES CONSULTORES
Presente.-
Reciban un cordial saludo de parte de ELOHIM S.A, quienes esperamos se
encuentren cosechando éxitos en las labores que desempeñan. Nos es grato
informarle que nuestra empresa requiere servicios de Auditoría Administrativa con
base a las leyes establecidas en nuestro país. Por lo cual me permito solicitarle
una propuesta técnica y financiera para la ejecución de la Auditoría Administrativa
a la Empresa que dirijo ELOHIM S.A, del periodo 1 de junio al que 31 de diciembre
de 2014.
Esperando que los servicios especializados que ofrecen nos ayuden principalmente a
mejorar nuestro sistema de calidad enfocado a brindar un servicio de alta calidad a
nuestros clientes, requerimos nos haga llegar su propuesta.
Atentamente,
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Ing. HERNAN PANTOJA
GERENTE GENERAL
ELOHIM S.
ELOHIM S.A
CARTA SOLICITUD SERVICIO DE AUDITORÍA
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4. INTRODUCCION
PICC. ASOCIADOS CONSULTORES. S.A. es constituida con el propósito
principal de proveer prestaciones de calidad, de manera ágil y oportuna, en el
ámbito contable, administrativo, auditoría administrativa, auditoría financiera,
siendo una de las consultoras con un buen desempeño profesional en el mercado.
Nuestra firma tiene como ejercicio profesional las siguientes actividades.
Ejecutamos un trabajo con un alto grado de confiabilidad, mediante el
cumplimiento de las respectivas leyes o reglamentos vigentes.
Nuestra función es garantizar nuestro servicio, con la respectiva
capacitación, reclutamiento y actualización que exige la demanda.
Priorizar por un enfoque gerencial mediante la evaluación de todos lo
proceso que tiene la empresa con el fin de identificar los riesgos.
PERFIL DE LA FIRMA
Nuestra firma tiene como objeto proporcionar una evaluación independiente sobre
el desempeño, determinar deficiencias o irregularidades en las áreas del Fondo,
orientada a mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos, para finalmente emitir
un informe que contenga conclusiones y recomendaciones de los aspectos más
significativos, el mismo que sea tomado como herramienta de mejora continua .
SERVICIOS
Sobre la dirección y su organización:
análisis del funcionamiento de los consejos directivos
análisis de reglamentos y estatutos
análisis de delegación de competencia, responsabilidades, recursos y su
administración.
definición de parámetros para medir los resultados.
análisis de las disposiciones legales y estatutarias.
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OFERTA TÉCNICA FINANCIERA
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5. Sobre los instrumentos de la dirección:
auditoría de estados financieros
revisiones limitadas
revisión de proyecciones financieras y presupuesto procedimientos de
auditoría previamente acordados
evaluación de sistemas de control interno
auditoría interna.
Auditoría para pymes.
Auditoría empresas de transporte, etc.
Nuestra empresa presta también asesoramiento para pymes considerando ya
como un tipo de entidad importante en el mercado es por eso que nuestro equipo
de trabajo se encuentra debidamente capacitado para ejercer estos tipos de
auditoría.
Es placentero ser calificados como una firma auditora que cuenta con excelente
perfil profesional en este sector.
OFERTA TECNICA Y FINANCIERA
AUDITORIA VALOR AGREGADO
Hemos incorporado en nuestro proceso de Auditoría algunos aspectos que
consideramos de gran valor para ELOHIM S.A:
► Evaluación de control interno: Nuestra evaluación considerará, además, los
mapas de riesgo que pudieran existir, con el objetivo de enfocarnos en aquellos
riesgos importantes para la alta administración, lograr más eficiencia en la
auditoría y, de ser pertinente, sugerir recomendaciones. Dedicaremos un número
significativo de horas, en una etapa temprana de la auditoría, para revisar
procesos críticos, tales como: control de gestión administrativa, control de
seguridad de la transferencia.
En forma continua informaremos al Directorio y a la alta administración, los
avances de la auditoría realizada, los hallazgos sustanciales y los temas
importantes que surjan en el transcurso de nuestro trabajo. Todo esto será
informado en reportes preliminares y discutidos con la administración.
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6. Para cumplir con el objetivo anterior proponemos lo siguiente:
Reuniones trimestrales con la administración sobre planificación, estrategia
de auditoría, status de la auditoría sobre los controles internos, temas de
advertencia temprana y cartas a la administración.
Reuniones mensuales de los profesionales de ELOHIM S.A con nuestro
equipo multidisciplinario. Así podremos discutir la identificación y detección
de asuntos importantes y proponer en conjunto una solución técnica
adecuada a las necesidades de la sociedad
Reuniones con el Directorio de ELOHIM S.A, para analizar el avance de
nuestra auditoría y las materias relevantes surgidas de nuestra revisión.
Discusión con la administración para evaluar el desempeño de nuestro
equipo.
► Evaluación del ambiente de los sistemas de información: Nuestra firma pone
especial énfasis en el análisis de los sistemas de información, que soportan la
mayor parte de los procesos de negocio significativos.
EXPERIENCIA
Para prestar servicios de auditoría de calidad, comienza primero con la
independencia; mantenerla aumenta la confianza de los usuarios en la opinión del
auditor. Independencia significa que los auditores deberían estar –y parecer
estar– libres de intereses que pudieran amenazar o afectar la objetividad,
integridad y el escepticismo profesional.
Los profesionales del equipo de trabajo han sido seleccionados por su experiencia
en las empresas de transporte comercial, o bien por su competencia en algún área
relevante, lo que garantiza que los riesgos que pueden impactar a la auditoría
estarán adecuadamente cubiertos y que el proceso de revisión será eficiente.
Un equipo con experiencia y un alto nivel de compromiso puede hacer una gran
diferencia en la entrega del servicio, la rapidez en las respuestas y la disponibilidad
para resolver los temas que preocupan a la administración. Los estándares de
calidad de Ernst & Young establecen que un socio de Auditoría –en promedio–
puede atender como máximo 30.000 horas, con el objetivo de garantizar una
atención de calidad para todos nuestros clientes. En un proceso de auditoría de
gestión, quienes finalmente hacen la diferencia, son las personas.
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7. ALCANCE Y ENFOQUE DE LA AUDITORIA
La Auditoría que propone nuestra firma considera estos desafíos y visualiza como
un aspecto clave la revisión y el monitoreo de los procesos y sistemas encargados
de soportar el flujo de información. Nuestros programas de Auditoría contemplarán
los recursos y procedimientos necesarios para comprender el proceso, identificar
tempranamente las debilidadesy proponer oportunamente las mejoras necesarias
a los sistemas.
También consideramos una oportunidad mutua el poder ayudar a mantener la
armonía en los procesos de control interno frente a los cambios esperados por la
administración.
Nuestro enfoque de Auditoría tiene en consideración el gobierno corporativo de
las compañías como una variable relevante a la hora de definir el riesgo de
auditoría. Entendemos que, en la medida que la compañía adopta las mejores
prácticas de gobierno corporativo, se genera un ambiente de control positivo que
se extiende al resto de la organización y estamos convencidos que, desde nuestro
rol de auditores, podemos contribuir a un buen funcionamiento del gobierno
corporativo. Independencia y pro actividad de parte de los auditores externos,
canales de comunicación abiertos con el comité de auditoría del directorio, así
como recomendaciones que permitan agregar valor en los temas de gobierno
corporativo, son elementos que consideramos esenciales estén presentes en la
Auditoría que proponemos para ELOHIM S.A.
En auditorías de este tipo de compañías, el proceso de transición puede
transformarse en un problema de difícil solución. Podemos garantizar que nuestro
proceso de transición será rápido, sin sorpresas y con mínimos costos en cuanto
a distracción del personal de ELOHIM S.A.
Recientemente hemos llevado a cabo procesos exitosos para Grupo
Noroccidental Cía. Ltda., Compañía de Carga pesada Reina Del Cajas S.A.
(Cuenca, Azuay), ENETSA (Manta, Manabí), TRANSERPET CIA.LTDA. (Quito,
Pichincha)
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8. METODOLOGÍA DE NUESTRO TRABAJO
Nuestro trabajo consistirá en la Auditoría Administrativa en donde tenemos los
siguientes factores de la empresa a revisar:
Recabar los manuales de procedimientos, políticas, programas y reglamentos
internos; para verificar que las operaciones de la empresa se realicen con base
en la normatividad.
Solicitar el organigrama actualizado para analizar la estructura organizacional
Solicitar la plantilla de personal actualizada, para:
a) Realizar una inspección física y verificar que el personal se encuentre en
su área de adscripción.
b) Verificar que se cuente con un control de asistencia, mediante el cual se
registre la asistencia y permanencia del personal.
Que pertenecen al 31 de diciembre del 2014, en el primer caso se incorporan las
etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo
fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya
que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y
congruente.
En el segundo caso se incluye la evaluación del control interno lo que permite
determinar su contribución al control para el funcionamiento de la organización.
En relación con nuestro examen, efectuaremos un estudio y evaluación de la
estructura de control interno hasta el grado que sea necesario para determinar la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría que
aplicaremos
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9. Observación, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal
de la empresa realiza las actividades.
• Cálculo: consiste en la verificación matemática de alguna partida.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Nuestra empresa evaluara todos los departamentos que posee la entidad
mediante todo lo que compete a papeles de trabajo como
Cuestionarios, entrevistas y cedulas narrativas,
PLAZOS
El plazo para concretar el proceso de auditoria con respecto a todo lo planificado
será de 149 días laborables a partir del contrato que se suscribió entre el conceso
de nuestra firma auditora y el ente que será auditado
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Se encuentra estructurado por 3 etapas y abarcará un total de 60 días laborales
los cuales se desglosan de la siguiente manera:
ETAPA N.-1: PLANIFICACIÓN DE AUFITORIA
Días estimados: 20
ACTIVIDADES:
• Visita a las instalaciones de la empresa
• Determinación de las pruebas a ejecutar
• Cuestionarios de acción para la auditoría
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10. ETAPA N.-2: EJECUCION DE LA AUDITORÍA
Días estimados: 30
ACTIVIDADES:
• Realización de la reunión de apertura
Asignación de tarea al equipo
Preparación de documentos
• Evaluación de procedimientos por departamento
• Ejecución de pruebas y análisis sustantivos
• Generación de hallazgos de auditoria
Preparación a las conclusiones
ETAPA N.-3COMUNICACON DE RESULTADOS
Días estimados: 10
ACTIVIDADES:
Preparación Borradores de los informes a gerencia
Presentación de los informes pertinentes
Aprobación y distribución del informe de auditoria
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11. EQUIPO Y COORDINACIÓN
Del grupo de trabajo que conforma nuestra Firma hemos asignado a los
siguientes profesionales para el cumplimiento de las actividades contempladas
en esta propuesta:
INFORMES A EMITIRSE
El producto final a presentar luego de la Auditoría es el Informe Final, el cual
contendrá Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones.
HONORARIOS
El valor total de esta oferta es de US $ 5.500,00 (CINCO MIL QUINIENTOS
00/100 Dólares de USA), más IVA, POR EL AÑO 2013 los mismos que serán
cancelados de la siguiente manera:
60% En calidad de anticipo, a la firma del contrato.
20% A la entrega del informe borrador.
20% A la entrega del informe final, previo la aprobación por parte del
contratante.
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CATEGORÍA NOMBRE
PROFESIÓN Y
ESPECIALIZACIÓN
EXPERIENCIA
INICIALE
S
Senior Yesenia Celorio Ing. Contabilidad y Auditoría 15 años Y.C.
Socio Edwin Cifuentes Ing. Contabilidad y Auditoría 15 años E.C.
Junior Gabriel Iguasnia Ing. Contabilidad y Auditoría 6 años G.I.
Junior Isabel Pantoja Ing. Contabilidad y Auditoría 6 años I.P.
12. CONFIRMACIÓN DE INICIO DEL EXAMEN DE AUDITORÍA
Quito, 01 de junio de 2013
Señores:
Yesenia Celorio
JEFE DE AUDITORÍA
INFOADEX AUDITORES & ASOCIADOS S.A
Presente;
En respuesta al OFICIO No. 110 Comunicación de inicio de examen de
auditoría, le confirmo que el personal de “ELOHIM S.A.” y mi persona hemos
recibido la comunicación y estamos dispuestos a entregar toda la información y
documentación necesaria para realizar la Auditoría Administrativa desde el 1 de
julio al 31 de diciembre de 2013.
Estaremos siempre a sus órdenes para que pueda cumplir su trabajo de la
mejor manera posible.
Atentamente,
Sr. Hernán Pantoja
GERENTE GENERAL
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CARTA CONFIRMACIÓN
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13. CONTRATO DE AUDITORÍA
CLÁUSULAS
I CONTRATANTES.- Celebran el presente contrato, por una parte la empresa
ELOHIM S.A., representada legalmente por el Sr Ing. Hernán Pantoja, Gerente
de la empresa, y por otra parte la empresa PICC Auditores Consultores
II OBJETO DEL CONTRATO. El objeto del contrato está enfocado a estipular
los términos y condiciones bajo los cuales la Auditora presta los servicios de
Auditoría de Gestión que se realizarán sobre la base del análisis de los procesos
Comercial y
Logística.
III RELACIÓN PERSONAL.- Las partes indican que el presente contrato es de
orden civil y que no existe relación de dependencia personal entre la Empresa y
la Auditora.
IV MATERIA DE CONTRATO.- La empresa ELOHIM S.A., suscribe el contrato
con la Auditora para que ésta presente los servicios de auditoría, y la Auditora
acepta prestar tales servicios, todo de conformidad con la siguiente especulación:
Efectuar la Auditoría de Gestión a los departamentos, Comercial y Logística de la
empresa ELOHIM S.A., domiciliada en la ciudad de Quito, por el periodo del 1 de
junio al 31 de diciembre del 2013. Dicho examen tendrá por objeto evaluar el
grado de eficiencia, eficacia que presentan los procesos de los departamentos
antes mencionados.
V OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA AUDITORA.-
Durante la vigencia de este contrato la auditora se obliga a:
a) Realizar la Auditoría de Gestión en los departamentos mencionados; entregar
oportunamente a la empresa en mención los informes que se obtengan con
motivo de dicha auditoría, así como a cumplir las demás obligaciones que se
establecen expresamente en los términos del presente contrato.
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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONALES
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14. b) No subcontratar ni ceder en forma parcial o total en favor de cualquier otra
persona física o moral los derechos y obligaciones derivados del presente
contrato.
c) Avisar por escrito sobre las circunstancias que impliquen la inversión de tiempo
adicional o decremento para la prestación de los servicios objeto de este contrato.
d) Informar oportunamente a la Empresa ELOHIM S.A., de los hechos y razones
debidamente justificados que lo imposibiliten para cumplir, en su caso, con las
obligaciones que le señala el presente contrato.
e) Guardar total y absoluta reserva sobre la información que le proporcione la
Empresa ELOHIM S.A., así como a la que tenga acceso con motivo de la auditoría
objeto de este contrato, además de los resultados que arrojen las investigaciones
practicadas, obligándose a utilizar dicha información exclusivamente para los
fines del presente contrato, por lo que no podrá divulgarla en provecho propio o
de terceros.
f) Los resultados que se deriven de la auditoría pertenecerán a la Empresa
ELOHIM S.A., los cuales podrán ser utilizados en los departamentos pertinentes
para incorporar mejoras en el accionar de la empresa.
g) La Auditora no es responsable de perjuicios originados por actos fraudulentos,
manifestaciones falsas e incumplimiento intencional por parte de los
administradores, directores, funcionarios y empleados de la empresa ELOHIM
S.A.
VI OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA ELOHIM
S.A.- La empresa se compromete a entregar con la debida oportunidad la
información que la Auditora, solicita en cada una de las visitas a las instalaciones.
Para mejor cumplimiento de la auditoría, se ha previsto una amplia colaboración
del personal de la empresa para con la Auditora. La oportunidad y forma de esta
cooperación será coordinada a través de la Coordinadora de Talento Humano,
durante el transcurso del trabajo de auditoría. Toda la información solicitada por
la Auditora para llevar a cabo sus labores deberá ser proporcionada por la
Empresa de manera oportuna.
VII HORARIOS PARA LA AUDITORÍA.- Para la realización del examen la
Auditora iniciará su trabajo a partir del 1 de Junio del 2014 y entregará al Cliente
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15. el informe final de auditoría incluirá las conclusiones y recomendaciones
pertinentes para mejorar el desempeño de las áreas de estudio el 31 de
Diciembre del 2014. Se proporcionará el calendario de trabajo en condiciones
normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del
Auditor.
VIII OCTAVA. MONTO DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO.-
El Cliente pagará a la Auditora la compensación por los servicios prestados de
acuerdo con las tarifas establecidas en este convenio. El valor total por el trabajo
de auditoría es de USD 4.500,00 incluido el impuesto al valor agregado tarifa
12%, que serán pagados de la siguiente forma:
50% En calidad de anticipo, a la firma del contrato.
25% A la entrega del informe borrador.
25% A la entrega del informe final, previo la aprobación por parte
del contratante.
IX PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO.- El presente contrato
considerando la naturaleza de las labores a realizarse, durará desde la fecha de
su celebración es decir desde el 1 de junio hasta el 31 de diciembre del 2014,
tiempo dentro del cual la Auditora realizará su trabajo y terminará con las labores
contratadas.
Una vez, fijadas las cláusulas del presente contrato y con previo entendimiento
de las partes se procede a la firma del mismo, en la ciudad de Quito el día 31 de
mayo del
2014.
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AUDITORA GERENTE GENERAL
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