gestión logística de eventos: -como encontrar el proveedor ideal tipos de eventos etapas de eventos como elegir un buen operador

1. 1
Gestión
logística de
eventos:
cómo encontrar el
proveedor ideal

2. 2
Gestión logística de eventos:
cómo encontrar el proveedor ideal
Organizar y llevar a cabo
exitosamente un evento puede ser
un proceso traumático y doloroso
si no se hace de forma correcta.
El primer paso para realizar un
evento exitoso es la elección
correcta del operador del evento.
Muchas personas recurren a las recomendaciones y al boca a boca para hacer
una elección más apropiada y disminuir la posibilidad de equivocarse en su
decisión.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que son diversos y variados los
tipos de eventos y que no siempre una recomendación de un tercero garantiza
el éxito de su evento.
Tipos de evento
• Según la temática y la metodología, los eventos pueden ser de tipo
cultural, tecnológico, social, de formación, etc.
• Según el perfil puede ser público, privado o corporativo.
• Según el alcance y objetivo puede ser un congreso, una reunión, una
capacitación, etc.

3. 3
Etapas de un evento
• Pre-evento: abarca toda la etapa de planeación y organización del
mismo. En esta etapa se definen el organizador, las funciones y los objetivos.
• Evento: es la etapa en la que se ejecuta, según lo planeado.
• Postevento: es la etapa de evaluación. En esta etapa se califican los
logros alcanzados y los esperados.
Independientemente del tipo de evento a realizar, cualquier operador de
eventos debe estar en la capacidad de darle soporte en estas tres etapas.
Cómo elegir un buen operador de eventos
1. Busque una solución todo en uno. Lidiar con varios proveedores para
diferentes aspectos del evento puede ser una experiencia frustrante y
desgastante. Está bien si un proveedor subcontrata otros servicios, pero usted
solo tiene contacto con uno solo.
2. Entienda cómo funciona el negocio. Hasta que no comprenda al 100%
cómo funciona la organización y operación del evento, no debe elegir al
proveedor. Es muy importante que elija a un proveedor que le explique con
claridad y transparencia y no use términos rebuscados.
3. Elija la pro actividad. Es muy importante que el proveedor sugiera y
brinde opciones, según sus necesidades. Esta ayuda es más valorada aún si se
trata de su primer evento o si usted desconoce la “etiqueta” o funcionamiento
del negocio.
4. Busque el método y la planeación. Tal vez la etapa más importante del
evento es la planeación de objetivos y presupuesto. Si su proveedor no le
brinda una planificación detallada, descártelo.

4. 4
5. La participación gremial es fundamental. Es preferible elegir un
proveedor que tenga cosas qué mostrar, más allá del día a día. Es decir, es
vital la participación en asociaciones especializadas.
Finalmente, no elija al primer recomendado. Busque diferentes opciones,
según las anteriores sugerencias y solicite un mínimo de tres cotizaciones con
sus respectivas presentaciones personales.
Elegir solo teniendo en cuenta el precio puede salirle caro. Recuerde que los
eventos son de detalles y atender hasta el más mínimo asunto también tiene
su precio.