Este documento presenta un resumen del sistema de organización y productividad personal conocido como Getting Things Done (GTD). GTD propone cinco pasos para procesar y organizar todas las tareas y proyectos pendientes, y mantener actualizados inventarios de acciones agrupadas por contexto. El documento también explica la importancia de realizar revisiones periódicas para asegurar el seguimiento y completar proyectos.

1. Curso de Efectividad Personal
usando
GETTING THINGS DONE
(GTD)
“Lograr que las Cosas se Hagan”
PRESENTADO POR
Luis X. González
Cd. de México
@Efectividad360

19. Símil usado en el Karate y que se usa en GTD:
- Estado de alerta: estar relajado, mente clara, con espacio, sin distracciones,
para actuar de la forma adecuada con cada próxima acción, ni por exceso
(de más) ni por defecto (de menos).
- En el Karate, los músculos tensos no dan un buen golpe.
- Si tiras una piedra al lago, el agua responde adecuadamente, ni de más ni de
menos, y luego vuelve a la calma.

20. ¿Qué es GTD?
Sistema y Hábitos
• Tomar control sobre nuestra vida de forma proactiva, en
lugar de limitarnos a reaccionar ante los acontecimientos
• Se trabaja de abajo a arriba:
-> del trabajo actual (tenerlo bajo control, enfoque horizontal) al
-> medio y largo plazo (perspectiva, enfoque vertical)
“Cuando el barco se
hunde, preocuparte por
el rumbo puede ser
importante pero evitar
que se hunda lo es más.
Con control evitas que
se hunda. Con
perspectiva logras
además llevarlo a buen
puerto por la mejor ruta”
- José Miguel Bolívar:

21. Enfoque Vertical:
Perspectiva (sentido del hacer,
tu motivo)
Enfoque Horizontal:
Control (Hacer)

22. Perspectiva,
enfoque
vertical:
Te guía para activar
acciones olvidadas
Similitud con:
Visión de hacia donde vas, al inicio de la app.

23. Control,
enfoque horizontal: día a
día, decides qué hacer en base a tu
inventario de acciones actualizado,
considerando:
- tus circunstancias,
- tu tiempo,
- tu energía y
- tu prioridad del momento.
Una vez vista tu ruta general, das iniciar viaje; ahora sigue Hacer, visión a nivel calle, tu día a día

24. Los 6 niveles de trabajo, en el libro de GTD

25. El enfoque horizontal
(lo que ocupa la mayor parte del tiempo)
– Adiós a las listas por prioridad (Ej. ABC, A1, A2, A3;
importante, no importante, urgente, no urgente)
– Adiós a las listas únicas
– Adiós a las listas de Personal y Profesional
– Adiós a las alarmas para todo
–En su lugar, revisar con regularidad:
• Calendario
• Inventario actualizado de próximas acciones

26. ¿Cómo tener ese inventario de acciones
actualizado?
Con los 5 pasos del sistema del flujo de Trabajo de GTD

27. Tip:
Escribir cosas sin verbo, para no pensar ni procesar al momento

28. Tip: separarlo, y hacerlo
al final de procesar. Pues
te puede llevar más de 2’.
Incubar:
- Lista Algún
día/ tal vez
- Diferir
acción en
calendario
Reference:
Archivero físico
A-Z y digital
* Vaciar a cero tus inboxs, dentro de 24-
48 hrs., para evitar caer en el caos.
* En orden secuencial, sin elegir.
* Minimiza tu número de inboxs.

29. Incubar
Hacer
Acciones propias procesadas y organizadas

30. • Son acciones físicas que tengo que
hacer antes de la próxima revisión
semanal.
• Se distribuyen en listas por
contexto.
– Tip: empezar la redacción de la tarea
por un verbo, así será más tachable.
• Ej:
– En lugar de: Cumpleaños Alexis
– Escribir: Marcar a Alexis para felicitarlo por
su cumpleaños
Próximas acciones

31. Antes: Listas únicas, todo revuelto, poco
eficiente en un mundo volátil

32. Ahora: Listas por contexto
(maximizar tu eficiencia centrándote en las acciones de ese contexto)
• Listas por contexto, lo que necesito para hacerlo:
– PERSONAS:
• @Esposa
• @Jefe
• @Subordinado
– LUGAR:
• @Oficina
• @Casa
• @Supermercado
• @Calle
– HERRAMIENTA
Tip en herramientas: Máximo 10 acciones
por contexto para que sea usable
- En revisión semanal dejar el
resto en la lista “Algún día/ tal vez”:
• @Email
• @Whatsapp
• @Teléfono
• @Computadora
• Adiós a las listas por categorías: personal, profesional.
Tip: Elige el el contexto
más eficiente para una
próxima acción

33. Revisar: Fase Fundamental del Método

34. Revisión
• Revisión diaria:
– calendario y
– contextos donde te encuentres cada día
• elige la próxima acción en base a tu contexto,
tiempo, energía y tu prioridad del momento.
• Revisión semanal (tip: día y hora fijos de fin
de semana):
– Calendario (anterior y futuro),
– Listas de proyectos activos,
– Listas de contextos
– Listas a la espera
– Listas algún día/tal vez de contextos y
proyectos inactivos
• Revisión ocasional:
– Lista de algún día tal vez cuando tiene
sentido (tip: poner etiquetas, y no
asignar contexto):
• Libros a leer, películas a ver, paseos , restaurantes,
etc.

35. Lista de
- Se revisará cada semana, para verficar que en la
siguiente semana cada proyecto tenga al menos:
Una próxima acción, o un asunto a la espera, o un
compromiso en el calendario.
- De lo contrario hay que incubar el proyecto.
- Dos tipos de planificación de proyectos:
– Proyectos evidentes: Del reverso del sobre.
– Proyectos no evidentes: GTD ofrece un método natural
de 5 pasos. Natural, pues es el método que usa el
cerebro.

36. Revisión de la Perspectiva
• 1 vez al mes.
• Para detectar
acciones
descuidadas y
así activarlas.
• Tip: 1er domingo
de mes.
• INDIVIDUALES:
Salud, Espiritualidad, Desarrollo Personal, Finanzas
• FAMILIARES
• SOCIALES
• LABORALES
• SERVICIO A LA COMUNIDAD
Propósito y valores

37. Hacer

38. Tener en cuenta antes de implantar GTD:
Las ventajas de GTD se ven desde el inicio...
pero sin hábitos consolidados se pueden esfumar
• “Caerse del carro”
– Expresión que conocen los
usuarios de GTD.
– El propio David Allen la utiliza
para definir lo que ocurre si no
usas bien GTD y el sistema
colapsa y deja de ser útil.
– “Caerse del carro” es parte
inevitable del proceso.
– El número de caídas puede ser
mayor o menor, y está en tu
mano reducirlo al máximo.
Fuente: Libro Productividad Personal,
Aprende a liberarte del estrés con GTD.
José Miguel Bolívar, 2015.
http://amzn.to/2pRAjWT

39. Practicando GTD
Ejemplos

40. Lugar de trabajo de David Allen
- Estructura que te libera, trabajas sin la resistencia que la distracción provoca -
(Publicado en YouTube el 2-mayo-2016)
1. Bandeja de entrada
2. Bandeja de material de soporte,
en progreso o a la espera
3. Bandeja de lecturas
4. Bandeja para instrumentos de
trabajo
EtiquetadoraArhivero de
proyectos en curso
o carpetas para
tener a mano
Libreta de notas y pluma
Computadora con software de trabajo para ver los pendientes
Un lugar para cada cosa, y
cada cosa en su lugar;
quita estrés mental, al no
tenerlo todo revuelto
“Cuida el orden y el orden cuidará de ti”
San Agustín

41. Algunas de mis herramientas:
• 1er cajón de escritorio: bandeja física, e instrumentos
• 2do cajón: material de soporte
• 3er cajón (y otros archiveros fuera de escritorio): archivo de referencia
• Cajón cercano fuera de escritorio: material de soporte no
frecuente, y material a la espera.
• Calendario Google, Gmail y Google Keep (para check lists;
archivo de referencia; tiene opción de compartir).
• Software sincronizable: versión web móvil
Mi reseña de doit.im:
https://goo.gl/Rcj0GK

42. Más información
1er libro de GTD, 2001, actualizado en 2015:
Último libro, 2009
Make it all Work:
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43. Más información del autor
• Podcasts de en
• Audiolibro de GTD en
• Videos en con David Allen
• David Allen en
• Suscripción a GTD Newsletter (con tips del autor):
http://gettingthingsdone.com/?newsletter_on=1
• Video curso con David Allen en :
https://goo.gl/LumtmL

44. Libro Recomendado
para empezar a practicar GTD
• Enseña GTD de una Forma
muy Explícita y da buenos tips
para implementarlo.
• Por José Miguel Bolívar:
– Autor del blog Optima Infinito
(Efectividad centrada en las
personas) http://amzn.to/2pRAjWT

45. Otra medios de información
• Getting Thing Done in 15 minutes:
https://hamberg.no/gtd
• Multitud de Blogs en español: varios de ellos
recomendados en lateral del blog de
www.jeronimosanchez.com
• Entrevista a usuario de GTD, publicada el 24-abril-17:
https://goo.gl/2WjDA9
• Sígueme en Twitter, publicación diaria de posts de
efectividad personal: http://twitter.com/Efectividad360

46. BONUS:
Procesar interrupciones
• Rompe la concentración:
– minimiza el tiempo que tardas en volver a concentrarte
• con buenos hábitos y un sistema.
“No trates de eliminar las interrupciones, hazlas parte de tu trabajo”
• Pueden ser ajenas o propias.
– Propias: sí las puedes eliminar
• internas: captura
• externas: internet; redes sociales; inbox de email: procesar 1 o 2 veces al día, a menos
que tu trabajo no lo permita.
– Ajenas: captura (la mayoría de las veces), si es respuesta rápida hazla y
vuelve a lo que estabas haciendo, si requiere tu presencia y es más
importante, atiéndela y vuelve a los que estabas haciendo.
TIPS:
- No dejes lo que estás haciendo por alguna tarea que te ha surgido de repente
y puede esperar
- Las interrupciones invitan a realizar más tareas, no te dejes llevar, anota y
continúa.
- Prestar atención a una única cosa a la vez.

47. ¡Muchas gracias
por su atención!
Luis X. González http://twitter.com/Efectividad360